Inkomsten en uitgaven Fotografica

Transcriptie

1 Inkomsten en uitgaven Fotografica 2013 Totaal jaar Totaal jaar Inkomsten Uitgaven Resultaat Begroting +/ Begr 2014 Contributie binnenland leden Contributie buitenland leden Contributie jeugd 8 Contributiekorting half jaar -236 Betalingsverschillen 24 Totaal contributies Diversen Verkoop artikelen Rente Totaal overige inkomsten Kaartverkoop Tafelhuur Publiciteitskosten Locatie kosten Overige kosten , Totaal voorjaarsbeurs Kaartverkoop Tafelhuur Publiciteitskosten Locatie kosten Overige kosten Totaal najaarsbeurs Bievres PHT Porto & handling Advertentie inkomsten Totaal publicaties Bestuurskosten Regionale beurzen Publiciteit algemeen Drukwerk algemeen Betalingsverkeer/ inning contr Administratiekosten Verzekeringspremies Overige kosten Totaal bestuurs- en beheerskosten Reservering jubileum Resultaat Reserveringen Totaal

2 Balans Fotografica per 31 december 2013 ACTIVA Bankrekeningen Spaarrekeningen Kasgeld 0 Totaal liquiditeiten Debiteuren 0 Te ontvangen bedragen 0 waarborgsom Post NL 314 Vooruitbetaald drukwerk 542 Overige vooruitbetalingen 140 Totaal vorderingen 996 Totaal Activa PASSIVA Eigen vermogen begin Resultaat Totaal eigen vermogen Voorziening jubileum Crediteuren 963 Vooruitontvangen bedragen Overige te betalen kosten 750 Totaal schulden op korte termijn Totaal Passiva

3 Toelichting op resultaten en balans Fotografica 2013 Contributies De contributie inkomsten waren dit jaar vrijwel gelijk aan hetgeen we hadden begroot. Ten opzichte van 2012 is het ledenaantal met 3 gestegen. In 2013 konden we 58 nieuwe leden verwelkomen, maar er zegden er 47 op, 6 leden zijn overleden en 2 leden die ondanks een aanmaning hun contributie niet hebben betaald zijn uitgeschreven. Het totaal aantal betalende leden in 2013 was 996, waarvan 21 nieuwe halfjaarleden, die dus voor een half jaar betaald hebben. Overige inkomsten De rente inkomsten vallen dit jaar mee doordat het bedrag in 2013 is verantwoord, dat al in 2012 op deposito is gezet bij ING bank. De rente op direct opvraagbare spaarrekeningen was in 2013 onveranderd laag. Exploitatie beurs Voorjaar De voorjaarsbeurs was de derde die op onze nieuwe locatie bij Home Boxx Nieuwegein werd gehouden. De locatiekosten waren flink lager dan de begroting. Dat kwam doordat was verzuimd om elektriciteit aan te vragen, om een EHBO-post te bemannen en om een vergunning aan te vragen. Het was sterk de vraag of de beurs wel door had kunnen gaan omdat de eigenaar van Home Boxx betrokken raakte bij een faillissement. De ruimte kon door de lage buitentemperatuur nauwelijks goed verwarmd worden. De kaartverkoop was minder tijdens deze beurs dan in voorgaande jaren; in totaal betalende bezoekers, waarvan 725 niet-leden. Hetzelfde gold voor het aantal betaalde tafels: 242 betaalde tafels, terwijl we in de begroting van 270 waren uitgegaan. De publiciteitskosten bestaan slechts uit een advertentie in het blad Verzamelen en de kosten van het drukken van flyers en affiches. Daarnaast wordt op de web site en via de elektronische Nieuwsbrief reclame gemaakt voor de beurs. De overige kosten bestaan voor 357 uit kosten van het drukken van toegangskaarten, deze kosten zijn niet opgenomen voor de najaarsbeurs en voor 275 uit portikosten voor correspondentie naar tafelhouders. Door de lagere locatiekosten was het resultaat van deze beurs financieel gezien positief ( 798). Najaar Bij de najaarsbeurs zijn opnieuw de locatiekosten naar beneden gebracht; een niveau van wordt acceptabel geacht. De overige kosten waren aanmerkelijk minder dan bij de voorjaarsbeurs; geen drukkosten van toegangskaarten, maar wel kosten van toegangsbadges. In het najaar 2013 is voor het eerst gewerkt met toegangsbadges voor tafelhouders. Daarmee wordt bespaard op de portokosten en is de controle op de toegang tot de beurs vereenvoudigd. Bovendien kunnen beursbezoekers zien met welke tafelhouders zij zaken hebben gedaan. De kaartverkoop was vrijwel gelijk aan die van de voorjaarsbeurs: in totaal hadden we bezoekers, waarvan 708 niet leden. Het aantal betaalde tafels was met 270 stuks weer op het gebruikelijke niveau en gelijk aan het budget. Na de financieel gezien wat tegenvallende voorjaarsbeurs liet deze beurs weer een flink positief resultaat van zien. Kosten busreis Bièvres De busreis naar Bièvres ging ook in 2013 niet door, omdat er geen 40 betalende leden konden worden gevonden. Kosten Publicaties De kosten van het drukwerk van de PHT s waren vrijwel gelijk aan de begroting. De advertentieopbrengsten en de kosten van porto en handling waren iets lager dan begroot. Bestuurs- en beheerskosten In de bestuurskosten zitten met name de kosten van de ALV ( 600), km-vergoedingen ( 1.775), kosten afscheid bestuurslid ( 841) en printkosten ( 175). Een deel van de km vergoedingen betreft de reiskosten naar regionale bijeenkomsten. Door gebruik te maken van verzending van correspondentie via en het bedrukken van standaard-enveloppen met een printer is op dat

4 drukwerk bespaard. De overschrijding van de bestuurskosten is veroorzaakt door de hogere kosten van het afscheid van de penningmeester en de hotelhuur van de ALV. De kosten van regionale bijeenkomsten betreffen de kraamhuur voor de beurs in Zoetermeer. In publiciteit algemeen zitten de kosten van het drukwerk en het verdelen van flyers en affiches. De kosten van drukwerk algemeen betreffen het drukken en verzenden van de contributienota s aan leden die niet beschikken over een mailadres. Gebruik is gemaakt van de drukwerkservice van Post.nl ( 406). De kosten van contributie inning bedroegen 318, voornamelijk portokosten. De bankkosten bedroegen in totaal 300. Het bedrag aan administratiekosten van betreft volledig de aanschaf en onderhoud van een nieuwe versie van het gebruikte boekhoudpakket van Davilex. De overige kosten bestaan voornamelijk uit de aanschaf van een beamer om regionale activiteiten te ondersteunen. Per saldo zijn de bestuurs- en beheerskosten in totaal hoger uitgekomen dan begroot. Jubileumreserve Voor het 40-jarig jubileum in 2017 is in het voorgaande boekjaar (2012) een bedrag van gereserveerd. Over 2013 is opnieuw een bedrag van aan de jubileumreserve toegevoegd. Resultaat Het jaar 2013 wordt afgesloten met een positief resultaat van Daarmee blijft de financiële situatie van de vereniging zich uitermate gunstig ontwikkelen en is het eigen vermogen inmiddels gestegen tot bijna Het bestuur ziet dan ook vooralsnog geen aanleiding de contributie voor 2014 of 2015 naar boven bij te stellen. Wat zorgen blijft baren is de trend van de terugloop van het aantal leden. Hetzelfde geldt voor de dalende trend van het beursbezoek en de tafelverhuur. Wanneer de trend niet wordt omgebogen zal een contributieverhoging in de toekomst onvermijdelijk zijn Balans In de post spaarrekeningen zitten direct opvraagbare tegoeden van bij Moneyou, bij Leaseplan Bank en van bij ING. Vooruitbetaald drukwerk van 542 betreft flyers en posters voor de voorjaarsbeurs De overige vooruitbetalingen betreffen de auteurskosten voor PHT De vooruitontvangen bedragen betreffen de reeds binnengekomen contributie voor 2014 en vooruitbetaalde tafelhuur. In overige te betalen kosten zitten de nog te vergoeden schrijverskosten van in totaal 350 betreffende voorgaande jaren. Er wordt maximaal 3 jaar nog openstaande schrijversvergoeding gereserveerd. Verder zit daarin een bedrag van 400 voor het maken van een plattegrond van Home Boxx.

5 Toelichting op de begroting 2014 De contributie inkomsten in 2014 zijn gelijk gehouden aan die van Weliswaar kent het ledental een dalende tendens, maar die kan mogelijk door ledenwerfacties worden omgebogen. De ontvangen rente zal lager zijn dan in 2013 omdat geen rente over een ING jaardeposito wordt uitbetaald. Voor het overige is rekening gehouden met een rentepercentage van 1,3 % voor direct opvraagbare spaartegoeden (gelijk aan de rente op een zakelijke spaarrekening bij ING in februari 2013). Aangezien tafelverhuur en bezoekersaantallen moeilijk te voorspellen zijn, worden de beursinkomsten van de voor- en najaarsbeurs als gelijk verondersteld. Daarbij is van gematigde verwachtingen uitgegaan. Tafelhouders die pas inschrijven (en betalen) na de uiterste sluitingsdatum moeten een hoger tarief betalen. De latere inschrijvingen zorgen voor veel extra werk bij de opening van de beurs. Bovendien is het moeilijk om goed toezicht te houden op tafelhouders die er een sport van maken om onbetaald op de beurs te gaan staan. Bij de najaarsbeurs is de toegang voor de leden gratis, de contributie voor de niet-leden en de introducés is iets verhoogd. De locatiekosten zijn gebaseerd op het nieuwe contract dat met Home Boxx is afgesloten, waarbij kosten als (eind)schoonmaak, tafelhuur en opstellen van tafels in de (vaste) huurprijs zijn verwerkt. De begrote publiciteitskosten bestaan alleen uit een advertentie in het blad Verzamelen. Het kosten van PHT zijn gebaseerd op 4 bladen met 36 pagina s incl. omslag). Ook de portokosten nemen toe wegens tariefverhogingen bij Post NL met name voor buitenlandse zendingen. We hopen weer op 4 advertenties. De geraamde bestuurs- en beheerskosten zijn gebaseerd op extrapolatie. De kosten voor betalingsverkeer en contributie inning zijn gelijk gehouden. Het bestuur wil ledenpassen gaan invoeren, waarmee leden goedkopere toegang kunnen krijgen voor de eigen beurzen (en mogelijk buitenlandse beurzen). Passen worden pas verstrekt wanneer de contributie is voldaan. In 2013 is gestart met het reserveren van per jaar voor het 40-jarig jubileum in Op deze wijze zullen we dan beschikbaar hebben voor de viering daarvan. Ook voor 2014 wordt een in totaal een positief resultaat begroot. Sjaak Boone, 22 april 2014