ONLINE Handleiding Scipio Online Versie 1.0 2011 Copyright 2011 Hagru BV
INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk 1 Hoofdstuk 2 Hoofdstuk 3 Hoofdstuk 4 Hoofdstuk 5 Hoofdstuk 6 Dashboard Beheer 2.1. Instellingen 2.2. Mijn gemeente 2.3. Gemeente instellingen 2.3.1. Ledenadministratie 2.3.2. Acceptgiro s 2.3.3. Onderhoud fondsen 2.3.4. Onderhoud standaard betaalmomenten 2.4. Geografische gemeente indeling 2.5. Werkset 2.6. Nieuw in Scipio Online Ledenadministratie 3.1. Overzichten 3.1.1. Exporteren PDF/ afdrukken 3.2. Zoeken naar leden 3.3. Onderhoud ledengegevens 3.3.1. De eerste persoon toevoegen 3.3.2. Wijzigingen toepassen 3.3.3. Uit de registratie 3.3.4. Foto toevoegen in persoonskaart 3.3.5. Afdrukken persoonskaart 3.4. Communicatie LRP Ledenselectie 4.1. Selecties van personen maken 4.2. Voorbeeld Een selectie maken 4.3. Sorteerwijze Een gemaakte selectie sorteren 4.4. Uitvoer Uitvoervelden selecteren voor een gemaakte selectie 4.5. Resultaten beinvloeden tijdens het zoeken 4.6. Een zoekopdracht opslaan 4.7. Groepen definiëren/ collectief muteren 4.8. Exporteren gegevens Fondsadministratie 5.1. Overzichten 5.2. Bijdragenbeheer 5.3. Incasso opdrachten 5.4. Elektronische dagafschriften Formulieren 6.1. Aanmaken/ afdrukken acceptgiro s 6.2. Formulier LRP 2011-1 6.3. Formulier LRP 2011-3 6.4. Formulier LRP 2011-4 6.5. Aanmaken/ afdrukken kerkbalans 2
1. Dashboard Via het dashboard kunt u met een verkorte weg naar bepaalde onderdelen binnen Scipio Online gaan. Indien er een aantal afbeeldingen niet weergegeven zijn dan heeft u of geen licentie voor het desbetreffende onderdeel of bent u niet ingelogd als programmabeheerder. Tip: Mocht u gedurende het werken met Scipio Online weer terug willen naar het dashboard, klik dan linksboven op het Scipio logo. Mutaties postvak in - Geen openstaande mutaties aanwezig In mutaties postvak in verschijnen openstaande mutaties, deze mutaties worden in verschillende subvakken onderverdeeld. Indien er mutaties aanwezig zijn wordt het aantal aanwezige mutaties zichtbaar gemaakt. - Alle mutaties - Ingekomen - Verhuizingen - Burg. stand - Overleden - Div. wijzig. - Vertrokken - Uit registratie - Afgehandeld Persoonskaart Hier kunt u persoonskaarten van uw leden opzoeken en-/ of aanmaken. Zodra u hierop klikt wordt de laatst bekeken persoonskaart weergegeven. Selecties van personen maken In dit onderdeel kunt u uitgebreide selecties maken van de ledengegevens in uw gemeente. In hoofdstuk 4 wordt het maken van selecties van personen uitvoerig besproken. Inschrijven Bij het onderdeel Inschrijven kunt u nieuwe leden toevoegen aan uw ledenbestand. Zodra u op het icoontje Inschrijven klikt, krijgt u een blanco persoonskaart in beeld. Hier kunt u de gegevens van een nieuw lid (leden) ingeven en opslaan. 3
Overzichten ledenadministratie Hiermee kunt u diverse overzichten binnen de ledenadministratie genereren: - Attentielijsten - Ledenstatistieken - Wijkstatistieken - Verjaardagslijsten - Huwelijksjubilea - Muterende ledenstatistieken - Wijk / straat / leden overzichten - Contactlijsten Meer uitleg over deze overzichten vindt u in hoofdstuk 3 Ledenadministratie Overzichten. Verjaardagslijst Wanneer u een lijst wilt maken van de verjaardagen in uw gemeente kunt u dit onderdeel gebruiken. Maak de selectie waarvan u de verjaardagslijst wilt hebben en klik op Uitvoeren. Vervolgens wordt de verjaardagslijst gemaakt, dit kan enige tijd in beslag nemen. U kunt dit resultaat zowel op lijst als op etiketten afdrukken. Huiskringen Met dit onderdeel kunt u inzien welke huiskringen er in uw gemeente aanwezig zijn en welke personen nog niet in een huiskring zijn ingedeeld. Zijn er nog geen huiskringen aanwezig en u wilt deze toevoegen, dan doet u dat als volgt: U gaat naar Beheer Instellingen Mijn gemeente Huiskringen. U kunt hier indien gewenst meerdere huiskringen aanmaken. Daarnaast is het mogelijk om personen aan een bepaalde huiskring toe te voegen. Communicatie landelijke ledenregistratie Zodra de communicatie met het LRP beschikbaar is, zal dit onderdeel worden toegelicht. Bijdragenbeheer In het onderdeel bijdragenbeheer kunt u o.a. de toezeggingen en de ontvangen bedragen ingeven. Daarnaast kunt u de ontvangsten en boekstuk details inzien. Uitgebreide toelichting over de bijdragenbeheer wordt gegeven in hoofdstuk 5.2. Fondsadministratie Bijdragenbebeer. 4
Overzichten bijdrageadministratie Hier kunnen diverse overzichten van de fondsgegevens gegenereerd worden: - Toezeggingen - Ontvangsten - Fondsenstatistieken - Wijk/ fondsenstatitiek - Bijdragestatus - Frequentietabel - Openstaande posten - Openstaande termijnen - Niet betalende personen - Jaarvergelijking toe- - Jaarvergelijking - Status nog te ontvangen zeggingen / ontvangsten fondsgegevens bijdragen In hoofdstuk 5.1. worden de bovenstaande overzichten uitgebreid besproken. Acceptgiro s afdrukken Voor het incasseren van fondsen en- /of eigen gebruik kunt u gebruik maken van dit onderdeel. De instelling voor de juiste acceptgiro, de bedragbepaling en wat er op de acceptgiro moet worden afgedrukt kunt u ingeven bij Acceptgirosjablonen (Beheer - Instellingen - Mijn gemeente). Het is van groot belang dat u allereerst een acceptgirosjabloon aanmaakt, voordat u de gewenste acceptgiro s kunt afdrukken. Begin met het selecteren van het jaar waarvoor u acceptgiro s wilt afdrukken. Selecteer vervolgens of u acceptgiro s wilt afdrukken die fondsgerelateerd zijn of voor eigen gebruik. Geef een termijn en eventueel een minimum bedrag van de af te drukken acceptgiro s in. Maak uw verdere selectie compleet en klik op Uitvoeren. Het resultaat van de zoekopdracht zal in uw beeldscherm verschijnen. Vervolgens kunt u beginnen met het afdrukken van de acceptgiro s. Let op: Sommige printers kunnen een groot aantal acceptgiro s niet zonder meer afdrukken. Mocht uw printer vastlopen dan maakt u nogmaals dezelfde selectie en verwijdert u de personen uit de lijst die niet meer geprint hoeven te worden door middel van te klikken op het knopje. Meer uitleg over het aanmaken/ afdrukken van acceptgiro s wordt gegeven in hoofdstuk 6.1. Daar vindt u uitgebreide informatie over belangrijke printerinstellingen en het afdrukken van acceptgiro s. Incasso opdrachten Controlelijst Hier worden de toezeggingen in combinatie met de aangebrachte betaalwijze geanalyseerd of deze ook daadwerkelijk geïncasseerd kunnen worden. ClieOp 03 incasso aanmaken ClieOp, 'CLIEnt OPdrachten', is de naam van het elektronische bestand dat zakelijke klanten gebruiken voor de aanlevering aan Equens of aan hun bank van zakelijke betalingen of van incasso-opdrachten. 5
Met Scipio Online kunt u een ClieOp bestand aanmaken voor die personen die hebben aangegeven om hun bijdrage automatisch te laten afschrijven. Incasso jaar is het jaar welke u wilt gaan incasseren. Incasso maand is de maand welke u wilt gaan incasseren binnen het gekozen jaar. De datum te incasseren, is de datum waarop het bestand door Equens moet worden verwerkt. Let op: De verwerkingsdatum is een toekomstige datum en kan tot maximaal 30 kalenderdagen verder ingegeven worden. Bij Incasso-soort dient u te kiezen tussen een zuivere incasso of een onzuivere incasso. Een rekeningnummer is als zuiver te beschouwen wanneer u gecontroleerd heeft of de naam die bij het rekeningnummer staat overeenkomt met de naam die bij de bank geregistreerd staat. Mocht dit niet het geval zijn dan dient u te kiezen voor onzuivere incasso. Vervolgens selecteert u de te incasseren fonds, de incassantgegevens en geeft u een omschrijving van de opdracht in regel 1 en 2 in. Vervolgens klikt u op Doorgaan. De incasso opdracht wordt nu uitgevoerd. Zodra een overzicht van de te incasseren personen op uw beeldscherm verschijnt, klikt u op Aanmaken ClieOp03 en doorboeken binnen de bijdrageadministratie. Het ClieOp bestand wordt nu aangemaakt en bij de personen worden de boekingen verwerkt. U kunt ook via Fondsadministratie Incasso opdrachten een CliepOp 03 incasso aanmaken. Elektronische dagafschriften Met dit onderdeel kunt u de ontvangen elektronische dagafschriften (MT940 bestanden) van uw bank inlezen in Scipio Online. In hoofdstuk 5.4. wordt het inlezen en verwerken van elektronische dagafschriften uitgebreid uitgelegd. 6
2. Menustructuur Beheer Hieronder vindt u een menuoverzicht van het onderdeel Beheer. Mocht u een aantal menu onderdelen niet kunnen zien dan heeft u of geen licentie voor het desbetreffende onderdeel of u bent niet ingelogd als de programmabeheerder. 2.1. Instellingen Mijn gemeente In Mijn gemeente vindt u de volgende onderdelen: - Algemene gegevens - Bestuurlijke gegevens - Kerkelijk bureau - Huiskringen - Gemeente instellingen - Groepen - Omschrijvingstabellen - Toegang Hagru De inhoud van deze instellingen worden in paragraaf 3 van dit hoofdstuk verder toegelicht. Mijn gegevens en voorkeuren Hier is het mogelijk om uw gebruikersgegevens te wijzigen. Verder kunt u in dit onderdeel een keuze maken of u wel/ geen mutaties wilt ontvangen en of u in de bijdrageadministratie met stapelnummers wilt werken. 7
Toegangsbeheer Het toegangsbeheer stelt u in de gelegenheid met meerdere personen in uw administratie te werken waarbij bepaalde personen verschillende rechten binnen het programma kunnen hebben. Werkwijze nieuwe gebruikers aanmaken Om een nieuwe persoon toe te voegen gaat u naar: Beheer - Instellingen Kies vervolgens: Bij Gebruikers binnen mijn gemeente Klikt u op de knop Toevoegen. U kunt nu zelf een inlognaam bedenken voor de nieuwe persoon. Wellicht is hier het e-mailadres een handige tip. Hierna kunt u zelf een wachtwoord aanmaken welke u twee keer moet ingeven. Vul verder eventueel de overige gegevens in. Vervolgens komt u bij de licentie en de gebruikersgroep. Een voorbeeld hoe u dat kunt ingeven: Hierna komt u bij het onderdeel: Hier kunt u aangeven of deze gebruiker mutaties mag ontvangen of niet. (Denk aan verhuizingen, overlijden etc.) Klik op Opslaan. Indien u deze gebruiker alleen wilt toestaan op bepaalde wijken/ secties, dan roept u de gebruiker weer op door erop te klikken. Onderaan ziet u nu de autorisatie staan: 8
Klik hier op Beperkt toegang tot wijken, secties en subsecties. Klik vervolgens op Toevoegen. Hier kunt u aangeven tot welke wijken en-/of secties de gebruiker bevoegd is. Voorbeeld: Klik op Opslaan. Vervolgens krijgt u te zien waar u deze persoon toegang toe heeft gegeven: Klik wederom op Opslaan om de wijzigingen door te voeren. U kunt nu zelf deze gebruiker een e-mail zenden met zijn/haar inloggegevens. Daarnaast kunt u de onderstaande tekst (welke wij standaard erbij plaatsen) meesturen: Nog één ding. Alle datagegevens staan afgeschermd en zijn niet direct benaderbaar vanaf het internet. Alle communicatie tussen u en de servers van Scipio Online zijn volledig versleuteld. Gegevens zijn gecodeerd en bepaalde gegevens kunnen alleen door u worden ingezien. Geef daarom uw inlognaam en wachtwoord, net zoals uw PIN code, nooit aan een derde! Licentiebeheer In licentiebeheer kunt u het aantal uitgegeven/ in gebruik/ beschikbare licenties van de verschillende gebruikersgroepen inzien. 9
Eigen indelingen Bij het onderhoud van de ledengegevens kunt u zelf 20 velden definiëren voor eigen datagegevens, deze kunt u hier instellen en evt. wijzigen naar keuze. Selecteer een regel met de omschrijving (niet gebruikt). Vervolgens krijgt u het volgende scherm in beeld. Geef een omschrijving en een gewenste veld in. In het voorbeeld hieronder is er uitgegaan van de omschrijving Uitgenodigd en soort veld Codeveld. Door middel van het codeveld kunt u diverse opties ingeven welke voor de omschrijving (bovenin) van belang zijn. Deze kunt u vervolgens weer op persoonsniveau registreren en bijhouden. 10
2.2. Mijn gemeente (via Beheer Instellingen) Het doel van het onderdeel mijn gemeente is om de manier waarop u met Scipio Online werkt zo aangenaam mogelijk te maken. U kunt hier een groot aantal opties vooraf ingeven welke voor het efficiënt gebruik van Scipio Online van belang zijn. Algemene gegevens Bij de algemene gegevens kunnen alle basisgegevens van de gemeente worden ingevuld. Bestuurlijke gegevens Hierin kunnen de gegevens m.b.t. de kerkenraad worden ingegeven. 11
Kerkelijk bureau U kunt hier de gegevens van het kerkelijk bureau ingeven, om zodoende de informatie snel tot uw beschikking te hebben. Huiskringen Wanneer u voor uw gemeente huiskringen wilt aanmaken is dat in dit onderdeel mogelijk. U kunt hier indien gewenst meerdere huiskringen aanmaken. Daarnaast is het mogelijk om personen aan een bepaalde huiskring toe te voegen. Groepen Bij het onderdeel groepen kunnen leden in diverse groepen worden geplaatst. Het is mogelijk om zelf deze groepen te definiëren met de daarbij behorende gemeenteleden. 12
Gemeente instellingen In gemeente instellingen vindt u de volgende instellingen: - Ledenadministratie - Acceptgiro s - Incasso bestanden - Onderhoud fondsen - Onderhoud standaard betaalmomenten Deze instellingen worden verder in paragraaf 4 van dit hoofdstuk uitgebreid uitgelegd. Omschrijvingstabellen Deze tabellen worden gebruikt voor het sneller invoeren van de ledengegevens en om ervoor te zorgen dat u consistente informatie in uw database heeft. In het ledenscherm de burgerlijke staat selecteren op basis van de gegevens zoals ingegeven zijn bij de omschrijvingstabellen. Deze tabellen bevatten naast een reeks standaard omschrijvingen zoals de burgerlijke staat, ook uw eigenveld coderingen, mits u deze heeft ingesteld op Code veld. U kunt hier de standaard omschrijvingen aanpassen en eventuele nieuwe omschrijvingen toevoegen. Welke in eigen indelingen (via Beheer Instellingen Eigen indelingen) kunnen worden toegevoegd. Scipio Online heeft een foutcontrole systeem. Als u dat ingeschakeld heeft controleert het programma op mogelijke fouten en combinatie fouten. Deze zijn voor een groot deel gebaseerd op de waarden in deze omschrijvingstabellen. In bovenstaand schermvoorbeeld ziet u de burgerlijke staat staan. Wanneer personen gehuwd zijn, dan betekent dat voor het foutcontrole systeem dat het 1e nummer in deze lijst is geselecteerd. Verandert u dan de omschrijving in ongehuwd dan zal voor Scipio dit geen verschil maken in de controle. Er staat dan wel ongehuwd, maar in het foutcontrole systeem zal dit nog altijd gehuwd betekenen. U hebt derhalve wel de mogelijkheid om de omschrijving te wijzigen naar uw eigen keuze, maar u kunt er ook voor zorgen dat de gegevens niet meer conformeren met het interne foutcontrole systeem. 13
Etiketten en sjablonen In dit onderdeel kunt u meerdere etiketsoorten en etiketsjablonen aanmaken. Hieronder wordt uitgelegd hoe deze aangemaakt kunnen worden. Etiketsoort aanmaken Klik op Toevoegen. U krijgt het volgende scherm in beeld: Geef de correcte afmetingen in centimeters in (op de etiketten doos kunt u de afmetingen vinden) en klik op Opslaan. U kunt indien gewenst meerdere etiketsoorten toevoegen. Etiketsjabloon aanmaken Klik op Toevoegen. Bij de instelling Algemeen kunt u een etiketsoort met de etiketsjabloon koppelen. Dit is van belang dat uiteindelijke gegevens op een juiste formaat etiketten worden afgedrukt. Verder kunt u de aanschrijving en opmaak van de etiketsjablonen bepalen. Acceptgirosjablonen In dit onderdeel kunt u diverse acceptgirosjablonen aanmaken voor het afdrukken van uw acceptgiro s. Om een nieuw acceptgirosjabloon aan te maken klikt u op Toevoegen. Het scherm om een nieuw acceptgirosjabloon aan te maken wordt geopend. Hieronder worden de diverse instellingen om een acceptgirosjabloon te maken uitgelegd. Algemeen Hier kunt u de naam van het sjabloon ingeven, een keuze maken welke acceptgirosoort u wilt gebruiken (drie acceptgiro s onder elkaar of een combinatie brief met acceptgiro CombOLA ) en aangeven welk adres u op de acceptgiro gedrukt wilt hebben (contactadres/ huisadres). Kopregel Boven de naam- en adresgegevens is het mogelijk om een extra kopregel af te drukken. 14
Vrije tekst In dit onderdeel kunt u vrije tekst en- /of veldcodes ingeven die rechtsboven op de acceptgiro worden afgedrukt. Hoe de veldcodes werken wordt uitgelegd in het tabblad: Vrije tekst waarbij u klikt op veldcodes. Linkerstrookje Hier kunt u aangeven wat u op het linker afscheurstrookje (souche) wilt afdrukken. Daarnaast kunt u aanvinken of u een saldo overzicht op het linker afscheurstrookje (souche) wil hebben afgedrukt. Banknr. betaler Wanneer u acceptgiro's gaat afdrukken kunt u hier de keuze maken om het banknummer van de betaler NIET voor te drukken. Aanschrijving Hier kunt u bepalen of u wel-/ niet een aanhef op de acceptgiro wilt afdrukken. Zodra u alle gewenste gegevens heeft ingegeven klikt u op Opslaan. Toegang Hagru Mocht er een situatie voordoen dat u Hagru toestemming wilt geven om met u mee te kijken dan is dat in dit onderdeel mogelijk. Zodra u een vinkje plaatst bij: Hagru heeft toestemming om in mijn gemeente mee te kijken, kan een medewerker van Hagru de situatie inzien. Let op: U kunt het vinkje op elk gewenst moment weer verwijderen en Hagru de toegang ontzeggen. Wij hebben geen enkele mogelijkheid om ongeauthoriseerd uw bestanden te kunnen raadplegen. 15
2.3. Gemeente instellingen (via Beheer Instellingen Mijn gemeente) Het doel van de gemeente instellingen is om de manier waarop u met Scipio Online werkt zo aangenaam mogelijk te maken; U kunt hier een groot aantal opties naar uw persoonlijke voorkeur instellen. 2.3.1. Ledenadministratie Voorkeuren In dit onderdeel kunt u aangeven of u gebruik wilt maken van automatische wijk bepaling bij verhuizing. Wanneer u de wijkgegevens en de sectiegegevens met de geografische indeling heeft ingegeven kan het programma bij adreswijzigingen automatisch de wijk en de sectie bepalen. Mits in het onderdeel voorkeuren Ja geselecteerd is. Aanhef en aanschrijven Hier kunt u de te gebruiken aanhef zelf instellen. Het is van belang dat uw gemeenteleden op de juiste manier worden aangeschreven, om dit eenvoudig te kunnen stroomlijnen kunt u in dit onderdeel uw voorkeuren ingeven. Denominiaties Hier kunt u aangeven welke kerkelijke gezindten ook daadwerkelijk leden zijn van uw gemeente. Dit bevordert de controle voor de kerkelijke staat. Controle De persoonsgegevens controleren, maar: Wanneer u deze optie aanvinkt zal Scipio actief met u meedenken terwijl u uw ledengegevens bewerkt. U wordt er dan bijvoorbeeld op attent gemaakt dat er een geboortedatum mist of dat de gezinssamenhang incorrect is. Vrouw als gezinshoofd toestaan Indien u gekozen heeft voor de controle van de datagegevens en u heeft deze optie aangevinkt dan wordt de vrouw als gezinshoofd in uw administratie geaccepteerd en niet als fout aangemerkt. Verschillende adressen binnen een gezin toestaan Wanneer u gekozen heeft voor de controle van de datagegevens en u heeft deze optie aangevinkt dan worden meerdere adressen per PE familie geaccepteerd en niet als fout aangemerkt. 16
Personen zonder wijk toestaan Ingeval u gekozen heeft voor de controle van de datagegevens en u heeft deze optie aangevinkt dan worden personen zonder wijkgegevens geaccepteerd en niet als fout aangemerkt. Voorkeurwijk mag gelijk zijn aan de wijk Wanneer u gekozen heeft voor de controle van de datagegevens en u heeft deze optie aangevinkt dan worden personen die in een bepaalde wijk wonen en dezelfde voorkeurwijk hebben niet als fout aangemerkt. Personen met verkeerde data toestaan Wanneer u gekozen heeft voor de controle van de datagegevens en u heeft deze optie aangevinkt dan worden personen die onmogelijke data gegevens hebben niet als fout aangemerkt. Voorbeeld: Geboorte datum : 15 januari 1960 Doopdatum : 1 december 1959 Kerkelijke staat is niet afhankelijk van de denominaties Wanneer u gekozen heeft voor de controle van de datagegevens en u heeft deze optie aangevinkt dan worden personen die bij een andere kerkgenootschap de doop of belijdenis hebben ontvangen en toch bijv. belijdend lid van uw kerkgenootschap zijn niet als fout aangemerkt. Modaliteit Een modaliteit binnen de kerk duidt op een geloofsrichting. In dit onderdeel kunt u aangeven of u dit op persoonsniveau wilt bijhouden. 17
2.3.2. Acceptgiro s Soort acceptgiro s en bedragen Bij deze instelling kunt u het type acceptgiro selecteren welke u het meest gebruikt. U kunt kiezen uit: drie acceptgiro s onder elkaar of een combinatie brief met acceptgiro (CombOLA). Verder kunt u hier een berekening termijnbedrag en een minimum bedrag op de acceptgiro ingeven. Daarnaast kunt u aangeven om geen acceptgiro af te drukkken indien er vooruitbetaald is. Acceptgirocontract Hier kunt u het overeenstemmende contract, wat met de bank is afgesproken aanvinken. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende acceptgirocontracten: A, A/S, B en C. De verschillen tussen de acceptgirocontracten zitten in de afspraken die u gemaakt heeft met de bank over welke gegevens u in de coderegel op de acceptgiro mag printen. De acceptgiro- contracten maken daarin onderscheid; dit kan variëren van niets mogen printen tot het mogen printen van alle betalingsgegevens in de coderegel. Incassant Wanneer u uw incassantgegevens op de acceptgiro wilt afdrukken kunt u deze hier ingeven. Kalibratie Wanneer uw printer de tekst op de acceptgiro niet of niet geheel op de juiste plaats afdrukt, dan kunt u hier de te printen tekst kalibreren. U kunt dit per onderdeel op de acceptgiro instellen in milimeters. Kalibratie OCRb Indien u gebruik maakt van zogenaamde OCR regels onder de acceptgiro en uw printer drukt deze niet correct af dan kunt u deze hier kalibreren door aan te geven waar de regel naar toe moet. 18
Acceptgirosjablonen In dit onderdeel kunt u diverse acceptgirosjablonen aanmaken. In het voorgaande hoofdstuk Beheer vindt u uitgebreide uitleg over het aanmaken van acceptgirosjablonen. 2.3.3. Onderhoud fondsen Zonder fondsgegevens, geen bijdrageadministratie. U moet deze dus voordat u begint met de bijdrageadministratie definiëren. Dit doet u met dit onderdeel. Als u geen bestaande fondsadministratie geïmporteerd heeft zal de lijst met fondsen leeg zijn. Om een fonds toe te voegen klikt u op Toevoegen. Indien u beschikt over de ClieOp03 module dan kunt u hier ook de bank/giro informatie opnemen voor het desbetreffende fonds. 2.3.4. Onderhoud standaard betaalmomenten Wanneer een persoon een toezegging heeft gedaan, zal deze toezegging normaal gesproken in een bepaald aantal termijnen worden betaald. Met het onderhoud van de betalingsmomenten kunt u vooraf definiëren in welke maanden de desbetreffende persoon zal moeten betalen. Voorbeeld:Een persoon zegt op Fonds A een bedrag van 100,- toe en betaalt deze in 2 termijnen. Normaal gesproken zal dit in juni en december plaatsvinden. U kunt deze betalingsmomenten hier wijzigen. 19
2.4. Geografische Gemeente Indeling (via Beheer Instellingen) Wijken, secties In dit onderdeel kunt u uw gemeente opdelen in wijken en binnen deze wijken weer in secties. Een goede indeling is in het belang voor een goed overzicht binnen uw gemeente. Het is dan ook aan te raden om dit secuur in te geven. Omdat het ingeven van correcte wijken met secties van groot belang is wordt dit met een uitgebreid voorbeeld verder uitgewerkt. Voorbeeld: Een nieuwe wijk met secties toevoegen. Het toevoegen van een wijk met een sectie die gekoppeld is aan een postcode. Voor het toevoegen van een nieuwe wijk klikt u op Toevoegen. Vul de wijknaam en eventueel wijknr. in LRP (indien van toepassing) in. Tip: U kunt wanneer u wilt ook personen die in uw ledenadministratie staan toevoegen als medewerker aan deze wijk. Dit kan bijvoorbeeld een wijkcontact zijn. Onder de Detailgegevens van deze wijk vindt u de beschikbare sectiegegevens binnen deze wijk. Op dit moment zijn er nog geen secties ingeven, klik op Toevoegen om een sectie aan te maken. Vul vervolgens de sectienaam in en klik op Opslaan. Het volgende wat moet gebeuren is het aangeven welke straten (postcode s) er in deze sectie en derhalve in deze wijk aanwezig zijn. Dit doet u als volgt: Klik op de aangemaakte wijk, selecteer vervolgens de toegevoegde sectie. Aan de rechterzijde op uw beeldscherm kunt u kiezen uit vier opties: Opslaan Medewerkers Geografische indeling Verwijderen. Klik op de knop Geogr. Indeling om de postcodegegevens in te geven. 20
Klik op Toevoegen onder aan de Geografische indeling. Vul nu de postcode in die u wilt toevoegen aan deze sectie (en dus ook aan deze wijk) In het voorbeeld wordt gebruik gemaakt van de postcode 1234 AB. Selecteer de juiste reeks en klik op Doorgaan. Hierna komt u weer in het vorige scherm terecht en ziet u dat de ingegeven postcode in deze sectie is toegevoegd. Klik nu op Terug en u komt weer terecht in het scherm van de wijk-/ sectiegegevens. De sectie is nu aan deze wijk toegevoegd. Klik wederom op Terug en u hebt de wijk toegevoegd. Bezorgwijken / Looplijstwijken / Kerkbladwijken / Eigen wijken Deze onderdelen werken in principe exact hetzelfde als onderverdeling van de wijken en secties zoals omschreven in de vorige paragraaf. Het enige verschil is dat de bezorgwijken, looplijstwijken etc. zelfstandige indelingen vormen. Deze zijn zodoende niet gekoppeld aan een bestaande wijk maar bestaan op basis van geografische indeling. Zoals u in de onderstaande schermafbeelding ziet is het mogelijk om vb. een berzorgwijk te koppelen aan een wijk. 21
2.5. Werkset (via Beheer) Verwijderen boekstuknummer Hier kunt u een geheel boekstuknummer uit uw administratie verwijderen. Let op: De gegevens van het boekstuknummer zijn daarna NIET meer terug te halen. Tevens is het mogelijk om een boekstuknummer te verwijderen in combinatie met een bepaalde boekdatum of bepaald fonds, zodoende zal er een gedeelte van het boekstuknummer worden verwijderd. Corrigeren boekdatum In dit onderdeel kunt u de boekdatum van een volledig boekstuknummer corrigeren. Corrigeren onjuiste betaaltermijnen Hier kunt u onjuiste betaaltermijnen corrigeren. Onjuiste betaaltermijnen kunnen ontstaan door het verwerken van onjuiste betalingskenmerken van acceptgiro's. Let op: Deze wijziging is definitief en valt dus later niet terug te draaien. Eigen indeling initialiseren Met dit onderdeel kunt u de velden in de eigen indeling die u niet langer gebruikt in zijn geheel in één keer opschonen. 22
Het opschonen gaat als volgt: Vink de velden in uw eigen indeling aan welke u wilt schonen en klik vervolgens op de knop 'Opschonen.Hierna krijgt u de melding of u er zeker van bent dat u deze velden wilt opschonen. Let op: de inhoud van de eigen indeling valt na het opschonen NIET meer terug te halen. Sorteren van de wijken aanpassen Indien de wijken niet correct gesorteerd worden bij de verschillende overzichten dan kunt u dat hier aanpassen. 2.6. Nieuw in Scipio Online (via Beheer) In dit onderdeel kunt u zien welke onderdelen nieuw in Scipio Online zijn toegevoegd. 23
3. Ledenadministratie Hieronder vindt u het menu overzicht van het onderdeel Ledenadministratie. Mocht u een aantal menu onderdelen niet kunnen zien dan heeft u of geen licentie voor het desbetreffende onderdeel of u bent niet ingelogd als de programmabeheerder. 3.1. Overzichten Mutaties postvak in Indien er mutaties aanwezig zijn wordt het aantal aanwezige mutaties zichtbaar gemaakt. Deze mutaties kunnen in verschillende subvakken worden onderverdeeld: - Alle mutaties - Ingekomen - Verhuizingen - Burg. stand - Overleden - Div. wijzigingen - Vertrokken - Uit registratie - Afgehandeld Mocht u een mutatie in detail willen inzien klik dan op het vergrootglas achter de mutatie. 24
Attentielijst De attentielijst geeft u een kort overzicht van de personen weer die in de aankomende zeven dagen jarig zijn, een huwelijksjubilea vieren of een x aantal jaren geleden overleden zijn. Dit onderdeel wordt vooral gebruikt ter ondersteuning van het pastorale werk. Ledenstatistiek In het onderdeel ledenstatistiek kunt u statistieken maken van vb. burgerlijke stand, kerkelijk staat, gezinsrelatie van de leden in uw gemeente. Het resultaat van de statistieken kunt u exporteren naar Excel, opslaan als PDF en-/ of afdrukken. Ledenstatistiek-leeftijd Indien u overzichten van leeftijden van de leden in uw gemeente wilt genereren dan kunt u hier uitgebreide statistieken uitdraaien. Het resultaat van de statistieken kunt u exporteren naar Excel, opslaan als PDF en-/ of afdrukken. 25
Wijkstatistiek Wanneer u statistische gegevens over de verschillende wijken in uw gemeente wilt bekijken dan kunt u dit onderdeel gebruiken. Muterende ledenstatistiek Wanneer u wilt weten hoeveel mensen er in een bepaalde periode zijn geboren, gedoopt, gehuwd etc. kunt u gebruik maken van de muterende ledenstatistiek. Maak de selectie waarover u de statistiek wilt hebben en klik op Uitvoeren. Vervolgens wordt de ingegeven selectie uitgevoerd, dit kan enige tijd in beslag nemen. Hierna krijgt u de statistieken op uw beeldscherm. 26
Verjaardagslijst Met het onderdeel Verjaardagslijst kunt u een overzicht maken van de verjaardagen van de leden in uw gemeente. Maak de selectie waarvan u de verjaardagslijst wilt hebben en klik op Uitvoeren. Op dat moment wordt de verjaardagslijst gemaakt, dit kan enige tijd in beslag nemen. U kunt dit resultaat zowel op lijst afdrukken als op etiketten. Huwelijkjubilea Indien u een lijst wilt maken van de huwelijksjulilea in uw gemeente dan kunt u dit onderdeel gebruiken. Maak een selectie van de huwelijksjubilea die u wilt hebben en klik op Uitvoeren. Het overzicht wordt geladen, dit kan enige tijd in beslag nemen. U kunt dit resultaat zowel op lijst afdrukken als op etiketten. 27
Contactlijst Hier kunt u contactlijsten van de leden in uw gemeente uitdraaien. Maak een gewenste selectie en klik op Uitvoeren. U kunt de lijst exporteren naar Excel, opslaan als een PDF-bestand en afdrukken. Wijk / straat/ leden Voor een overzicht van de leden per wijk/ straat kunt u dit onderdeel gebruiken. Selecteer een gewenste wijk voor het overzicht. Klik vervolgens op Uitvoeren, Scipio Online zal nu de leden zoeken die in deze desbetreffende wijk wonen. Het laden van de gegevens kan soms bij grote wijken een langere tijd in beslag nemen. 3.1.1. Het exporteren als PDF en-/ of afdrukken van een document Mocht u een overzicht willen exporten als PDF-bestand of afdrukken klik dan op Exporteren als PDF. Selecteer vervolgens het document dat u wilt genereren en klik op Doorgaan. Het overzicht wordt nu verwerkt, dit kan enige tijd in beslag nemen. Vervolgens zal er een popup (dit is per internetbrowser verschillend) in uw beeldscherm verschijnen met de opties: Opslaan/ openen/ annuleren. Wanneer u op Openen klikt verschijnt het overzicht als PDFbestand in beeld. Nu is het mogelijk om het gewenste overzicht af te drukken. 28
3.2. Zoeken naar leden U kunt op verschillende manieren naar leden zoeken bijvoorbeeld op PE-familie nummer, achternaam, straatnaam, postcode etc. De standaard zoekmethode staat op Gezinshoofdnaam. Uiteraard kunt u deze ook in het zoekscherm wijzigen. Verder kunt u aangeven of u in uw zoekopdracht één lid per gezin wilt tonen en-/ of alleen de actieve leden wilt weergeven. Hieronder volgen enkele zoekvoorbeelden: Zoeken op achternaam of achternaam van de partner 1. Wanneer u bijv. Veen ingeeft en op Zoeken klikt. Krijgt u als resultaat alle personen waar de achternaam begint met Veen. Zoeken op PE-familie nummer Het zoeken op PE-familie nummer kunt u als volgt doen: 1. Wanneer u vb. nummer 1 heeft ingegeven. Worden als resultaat alle personen met PE-familie nr. 1 weergegeven. 2. Zodra u de nummers 1-1500 invoert. Krijgt u als resultaat: Alle personen met PE-familie nummers vanaf 1 t/m 1500. Zoeken op postcode 1. 1224 Resultaat: Alle personen woonachtig waar de postcode begint met 1224. (even en oneven nummers hebben hier geen invloed op) 2. 1224 aa [enter] Resultaat: Alle personen woonachtig waar de postcode gelijk is aan 1224 AA. (even en oneven nummers hebben hier geen invloed op) Let op: Wanneer u één lid per gezin tonen heeft aangevinkt wordt alleen het gezinshoofd weergegeven. Zodra u één lid per gezin tonen uitvinkt worden naast het gezinshoofd de partnergegevens en kinderen getoond. 29
3.3. Onderhoud ledengegevens In dit onderdeel kunt u persoonskaarten van personen opzoeken en-/ of aanmaken. Rechts op de persoonskaart vindt u het pastorale-eenheid nummer (verder PE of PE-familie genoemd), het interne registratienummer, silastip informatie, het kerklidnummer, telefoonnummers, de opname datum en de mutatiedatum. 3.3.1. De eerste persoon toevoegen Klik op de knop Toevoegen. Op dit moment worden de invoervelden toegankelijk en kunt u beginnen met het ingeven van een nieuw lid. U kunt bij Achternaam de gehele achternaam in een keer ingeven, d.w.z. inclusief eventuele voorvoegsels (voorbeeld: van der Meer). Het programma zal bij het verlaten van dit veld zelf de voorvoegsels in het voorvoegselveld plaatsen. Na het invullen van de naamgegevens klikt u op Adres gegevens en komt u in het scherm Woonadres terecht. De straatnaam en woonplaats worden aan de hand van de ingegeven postcode en huisnummer bepaald. Wanneer de straatnaam na het ingegeven van de postcode in combinatie met het huisnummer niet in Scipio Online wordt weergegeven, kan het zijn dat deze postcode nog niet in Scipio Online aanwezig is. U kunt ons een e-mailbericht met de postcode toezenden, zodat wij deze kunnen toegevoegen aan de postcodetabel. Datumvelden hebben een speciale manier van ingeven. U moet een datum ingeven in de vorm: ddmmjjjj (voorbeeld: 21031980) Bij het verlaten van een datum veld zal het programma deze datum in een beter leesbare vorm neerzetten, in bovenstaand voorbeeld wordt dat 21 mrt 1980. Mocht de dag of de maand niet bekend zijn dan kunt u ook delen van de datum ingeven. Voorbeelden datum ingave: Ingave: Resultaat: 21031980 21 mrt 1980 031980 mrt 1980 1980 1980 30
De geboortedatum is zo van belang dat het programma verwacht dat u hier een gehele datum ingeeft, d.w.z. de dag, de maand en het jaar. Doet u dit niet dan zal het programma deze datum WEL accepteren maar na opslaan (mits u de foutcontrole heeft ingeschakeld bij de programma instellingen) dit als een foute ingave kenmerken. Voor de overige datumvelden maakt dit niet uit. Vervolgens kunt u de overige gewenste/aanwezige gegevens invoeren m.b.t. de burgelijke staat, kerkelijke gegevens, locatiegegevens, herkomst/ vertrek data, diversen etc. Nadat u alle gewenste gegevens heeft ingegeven klikt u op Opslaan. Het eerste lid is nu opgeslagen in het ledenbestand. Vervolgens kunt u verdere familieleden of een nieuw lid toevoegen. Zie voor de mogelijkheden, welke verschijnen zodra op de knop Toevoegen klikt. Overige adresgegevens U heeft de mogelijkheid om meerdere adressen per persoon (bij adresgegevens ) op te slaan. Correspondentie adres Om het correspondentie adres in te geven klikt u op het icoontje. Hier kunt u het correspondentie-/ postadres van een persoon op een ander adres zetten dan zijn/haar woonadres. Indien het correspondentieadres tevens het postadres is, kunt u Ja aanvinken bij Adres is postadres. Zodra u het correspondentie adres heeft ingegeven, kunt u verder gaan met het ingeven van de gegevens in de persoonskaart. Indien u helemaal klaar bent met het invoeren van de gegevens in de persoonskaart klikt u op Opslaan. 31
Buitenlandse adressen In Scipio Online is het mogelijk om meer adressen in te geven, zo kunt u ook bij (overige) adresgegevens een buitenlands adres ingeven. Tabbladen Onder de NAW-gegevens bevinden zich diverse tabbladen met elk tabblad zijn eigen type gegevens. Zo ziet u wanneer u op Burgerlijke stand klikt alle informatie die betrekking heeft op de burgerlijke stand wordt weergegeven. Het tabblad Kerkgegevens toont alle kerkgegevens etc. 3.3.2. Wijzigingen toepassen Hieronder ziet u 4 knoppen welke zich onderaan de persoonskaart van een gemeentelid bevinden. Wat deze knoppen inhouden, wordt in deze paragraaf uitgelegd. De te maken wijzigingen zijn op te delen in twee soorten wijzigingen, te weten: Enkelvoudige en meervoudige wijzigingen. De enkelvoudige wijzigingen hebben betrekking op één lid. U roept een bepaald lid op, wijzigt de gegevens die u wilt wijzigen, bijvoorbeeld een aanpassing van de geboorteplaats en klikt op Opslaan. Daarnaast zijn er de meervoudige wijzigingen. Deze wijzingen hebben in principe betrekking op twee of meerdere personen en daardoor meestal ook op een wijziging van het PE-nummer. Een uitzondering hierop vormt de adreswijziging. Indien een gezin gaat verhuizen heeft dit geen betrekking op een wijziging van het PE-nummer. Verhuizen Voor een adreswijziging van een gezin selecteert u een gezinslid en klikt u op de knop Verhuizen. Vervolgens wordt u gevraagd welke personen u wilt verhuizen, vink hier de gewenste personen aan en klik op Verder. Hierna kunt u de nieuwe adresgegevens ingeven, klik nogmaals op Verder. Vervolgens krijgt u de melding: U heeft alle gegevens ingegeven, wanneer u nu op Opslaan klikt wordt de verhuizing doorgevoerd. 32
Naast de adreswijziging zijn de volgende meervoudige wijzigingen op een eenvoudige manier te realiseren binnen Scipio: - Verzelfstandiging van de huidige persoon - In het huwelijk treden / samenwonen van 2 personen - Verplaatsen naar een reeds bestaande PE-familie - Echtscheiding Roep altijd eerst het lid op dat gemuteerd gaat worden. Bij een huwelijk of een echtscheiding kunt u zowel het gezinshoofd als de partner kiezen. Zodra de juiste persoon op uw beeldscherm wordt weergegeven klikt u op de knop PE Wijzigen. U komt nu in een zogenaamde Wizard terecht. Dit is een programma welke u helpt door middel van een aantal stappen tot het gewenste resultaat te komen. De 4 opties zullen aan de hand van voorbeelden worden behandeld. De persoon: als zelfstandig registreren Wanneer u deze optie kiest krijgt de huidige persoon een nieuw PE-familie nummer. Automatisch wordt hier het eerste vrije nummer gegenereerd. Indien u akkoord gaat met het nummer klikt u op Voltooien. De huidige persoon heeft zijn/haar oude PE-familie verlaten en staat nu als zelfstandig geregistreerd. De persoon: treedt in het huwelijk/geregistreerd partnerschap Wanneer u deze optie kiest gaat de huidige persoon administratief gezien een huwelijk / geregistreerd partnerschap aan. Nadat u in de Wizard op Verder heeft geklikt ziet u een nieuw scherm. Een deel van dit scherm staat hieronder afgebeeld. Zoals u ziet is er nog geen partner aangegeven voor deze persoon. Klik daarvoor op Zoeken. Het standaard zoekscherm komt in beeld en u kunt de persoon opzoeken met wie de huidige persoon een huwelijk / geregistreerd partnerschap aangaat. Na de keuze van de partner moet u aangeven om wat voor verbinding dit gaat. 33
Vul vervolgens de gegevens in en de datum van een eventuele kerkelijke bevestiging. Nadat u dit gedaan heeft klikt u op Verder. Het scherm wat nu verschijnt, heeft betrekking op het adres. Naast de al bestaande adressen kunt u ook kiezen voor een nieuw adres, kies daarvoor optie 3. Hier kunt u de nieuwe adresgegevens ingeven. Klik wederom op Verder. In het volgende scherm kunt u, mits aanwezig, andere gezinsleden van de 2 personen meenemen naar de nieuw te vormen PE-familie. Vink indien gewenst de personen aan en klik op Verder. U ziet nu een overzicht van het nieuwe gezin. Klik op Voltooien om de aangebrachte mutaties te verwerken. Wanneer u de foutcontrole heeft ingeschakeld wordt u meteen geïnformeerd over de status van de nieuw gevormde PE-familie. De persoon: bij een andere PE-familie opnemen Wanneer u deze optie kiest gaat de huidige persoon administratief gezien opgenomen worden bij een andere PE-familie. Nadat u in de Wizard op Verder heeft geklikt ziet u een nieuw scherm. Een deel van dit scherm staat hieronder afgebeeld: In het bovenstaande veld kunt u de PE-familie code ingeven of een deel van de naam. Door op Zoeken te klikken wordt het geselecteerde gezin opgezocht. Zodra u op Voltooien klikt worden de gemaakte wijzigingen uitgevoerd. De persoon: echtscheiding Wanneer u deze optie kiest gaat het huidige gezin administratief gezien een echtscheiding aan. Nadat u op Verder heeft geklikt ziet u een nieuw scherm. Hier kunt u de nieuwe gezinssamenstelling maken door gebruik te maken van de pijltjes. Voorbeeld: Een persoon uit Gezin 1 wilt u verplaatsten naar Gezin 2. Selecteer de persoon uit Gezin 1 en klik op het pijltje naar rechts. De geselecteerde persoon zal nu uit gezin 1 gaan en bij gezin 2 komen. 34
Verder wordt automatisch voor gezin 2 een nieuwe PE-nummer toegekend. Vervolgens klikt u op Voltooien. Mocht u het adres van één van de gezinnen willen wijzigen kunt u dit via de knop Verhuizen doen. 3.3.3. Uit de registratie Allereerst roept u de persoon op welke u wilt kenmerken als afgevoerd. Vervolgens klikt u in de onderhoudskaart op Uit registratie. Zoals u ziet kunt u bij Uit registratie uit meerdere mogelijkheden kiezen. U klikt vervolgens op Afvoeren. De status van het desbetreffende lid is gewijzigd naar Afgevoerd. Dit betekent dat deze persoon nu staat gekenmerkt om te worden verwijderd. Personen activeren Stel u heeft een vergissing gemaakt of u wilt een persoon die reeds als Afgevoerd gekenmerkt staat weer activeren. Klik met de muis op de naam van deze persoon. U krijgt dan de keuze om deze persoon weer te activeren. Wilt u de huidige persoon compleet uit uw database verwijderen. Klik wederom op de Uit registratie knop, vervolgens heeft u de mogelijkheid om te kiezen voor Volledig verwijderen uit de database. Er wordt u hierna gevraagd of u deze persoon definitief wilt verwijderen. 3.3.4. Foto toevoegen in een persoonskaart Het is mogelijk om bij een persoonskaart een foto toe tevoegen. Het invoegen van een afbeelding/foto gaat als volgt: Klik in de persoonskaart op de onderstaande afbeelding. Selecteer vervolgens aan de linkerkant het tabblad Nieuwe foto. 35
U kunt nu een foto uploaden. Na het uploaden kunt u de foto selecteren: 3.3.5. Afdrukken Een persoonskaart heeft de volgende afdrukmogelijkheden: Zoals u hierboven ziet kunt u ook een formulier 2011-2 afdrukken en deze zodoende naar het LRP toesturen... 3.4. Communicatie LRP Zodra de koppeling met het LRP beschikbaar is, zal dit onderdeel worden toegelicht. 36
4. Selecties van personen maken U wilt bijvoorbeeld een selectie maken van alle actieve personen tussen de 20 en 30 jaar die in aanmerking komen voor belijdenis, een overzicht maken van de personen van 65 jaar en ouder voor een bijeenkomst of een overzicht van alle personen die voor een bepaald fonds in een bepaald jaar tussen de 250,- en de 750,- hebben toegezegd. Voor het maken van dit soort selecties kunt u dit onderdeel gebruiken. Klik op Selecties van personen maken op het dashboard. Vervolgens verschijnt het onderstaande scherm in beeld: Op het selectiescherm bevinden zich 3 tabbladen welke voor het maken van een selectie van belang zijn. Allereerst het tabblad Selectiecriteria. Hier wordt de gewenste zoekopdracht samengesteld c.q. geformuleerd. Daaronder het tabblad Sorteerwijze. Hier kunt u de sortering van uw zoekopdracht vormgeven. En als laatste het tabblad Uitvoer. Hier kunt u de velden selecteren welke u wilt gebruiken als uitvoer. 4.1. Een selectie opdracht maken Het maken van een selectie opdracht is gebaseerd op een SQL zoekmachine waar u van de volgende criteria gebruik kunt maken: EN (And) OF (Or) NIET (Not) Daarnaast kunt u bepaalde delen van de zoekopdracht ook nog binnen haken zetten. Klik op het tabblad Selectiecriteria wanneer deze nog niet is geselecteerd. Vervolgens klikt u op Criterium Toevoegen. Op uw scherm krijgt u een lijst te zien van alle velden waar u een selectie mee kunt maken. Selecteer eerst uit de lijst een veldnaam, vink een keuze aan of geef de gevraagde gegevens in. Hierna klikt u op Doorgaan om de selectiecriterium toe te voegen aan de zoekopdracht. 37
4.2. Voorbeeld Een selectie maken In dit voorbeeld wordt een selectie gemaakt van alle actieve personen, van 20 tot en met 30 jaar die als dooplid gekenmerkt staan. Klik op de knop Nieuw om een nieuwe selectie te maken. Selecteer hierna Selectiecriteria zoals in de voorgaande paragraaf reeds is uitgelegd. Klik Criterium toevoegen. Selecteer in het volgende scherm Status. Vink nu Actief aan en klik op Doorgaan. Klik wederom op Criterium toevoegen en selecteer nu het veld Leeftijd. In het Vanaf veld tikt u 20 en in het Tot en met veld tikt u 30 in. Klik weer op Doorgaan. Het volgende wat moet gebeuren is de selectie van de kerkelijke staat. Klik nogmaals op Criterium toevoegen en selecteer Kerk. staat. Vink hier Dooplid aan en klik op Doorgaan. Stel dat u in uw administratie naast de kerkelijke gezindte van uw kerk tevens personen met andere kerkelijke gezindten heeft opgenomen. U wilt alleen de personen van uw eigen kerk selecteren. Klik daarom nogmaals op Toevoegen en selecteer het veld Kerk. Gezindte. In dit voorbeeld wordt de kerkelijke gezindte: Geref. Kerken Vrijgemaakt gebruikt. Klik nu op Doorgaan. Na deze selectie gemaakt te hebben ziet uw selectie scherm er als volgt uit: Klik op de knop Zoeken, op dit moment wordt uw selectie gegenereerd en komt het resultaat van deze zoekopdracht op uw scherm tevoorschijn. 4.3. Sorteerwijze Een gemaakte selectie sorteren De sorteerwijze staat momenteel standaard op Gezinshoofd met daarbinnen gesorteerd op Volgorde binnen gezin. 38
4.4. Uitvoer Uitvoervelden selecteren voor een gemaakte selectie Naast de sortering kunt u de uit te voeren velden selecteren. Bijvoorbeeld, u wilt de de status, geslacht, naam, leeftijd, adres, postcode, woonplaats als uitvoer. Om dit te realiseren klikt u in het selectiescherm op Uitvoer. Hier kunt u de velden selecteren welke u als uitvoer wilt hebben. Door middel van de knoppen Veld toevoegen en verwijderen kunt u een gewenste uitvoer volgorde bepalen. Door middel van op Zoeken te klikken en deze uit te voeren komt uw selectie op het scherm met de door u gekozen uitvoer velden. 4.5. Resultaten beinvloeden tijdens het zoeken Alleen actieve personen tonen Indien u in uw zoekresultaat alleen de actieve personen wilt zien, dus geen overleden personen c.q. vertrokken personen etc., dan kunt u dit realiseren door deze instelling aan te zetten. Let op: Bij het maken van een zoekopdracht kunt u hetzelfde realiseren door bij de selectie status Actief in te stellen. 4.6. Een zoekopdracht opslaan Met Scipio Online is het mogelijk om een gemaakte zoekopdracht op te slaan, zodra u op Opslaan klikt, verschijnt het onderstaande scherm in beeld. Naast het ingeven van de omschrijving heeft u hier de mogelijkheid om aan te geven of u de zoekopdracht aan andere gebruikers wilt publiceren. 39
Wilt u vervolgens een opgeslagen zoekopdracht weer openen, dan gaat u naar het selectiescherm en klikt u op Open bestaande zoekopdracht... Hier kunt u zodra er bestanden aanwezig zijn voorgaande zoekopdrachten terugvinden. Het gebruiken van bestaande zoekopdrachten kan u tijd besparen. 4.7. Groepen definiëren/ collectief muteren Zoals u in de voorgaande paragraaf gelezen heeft, kunt u een zoekopdracht opslaan. Wanneer u een specifieke groepsselectie wilt maken van bijv. de Solidariteitskas, dan kan dat d.m.v. het resultaat als een groep collectief te muteren. Met behulp van het onderstaande voorbeeld wordt het definiëren van een groep uitgelegd: Allereerst gaat u een groep aanmaken, dat doet u als volgt: U gaat naar Beheer Instellingen Mijn gemeente Groepen. Klik op Toevoegen. Vul de gevraagde gegevens in en klik op Opslaan. Vervolgens gaat u naar Selecties van personen maken. Maak hier uw gewenste selectie en klik op Zoeken. Zodra het resultaat in uw scherm verschijnt, kunt u nog eventueel personen uit uw zoekopdracht verwijderen door middel van te klikken op het knopje. Wanneer uw selectie compleet is, klikt u op de knop Collectief muteren. Er opent zich een scherm waarin u een keuze kunt maken welk veld u collectief wilt muteren. In dit geval kiest u voor het veld Groepen en vinkt u Solidariteitskas aan. Klik daarna op Doorgaan. Het collectief muteren kan enige tijd in beslag nemen, dit ligt aan de grootte van het resultaat dat verwerkt moet worden. Het opgeslagen bestand openen Mocht u het opgeslagen bestand in de toekomst willen openen, kunt u dat als volgt doen: Open het selectiescherm (via selecties van personen maken). Klik op Criterium toevoegen. Kies vervolgens Groepen Groepen daarna kunt u de gewenste groep aanvinken. In dit geval geldt dat voor de groep Solidariteitskas. 40
Klik op Doorgaan en vervolgens op de knop Zoeken. Zoals u ziet komt het opgeslagen resultaat weer in beeld. 4.8. Exporteren gegevens De gegevens welke in uw selectiescherm weergegeven worden, kunnen op diverse manieren worden verwerkt. Allereerst kunt u de gegevens exporteren naar excel. Hier kunt u de overzichten aanpassen en opslaan. Daarnaast kunt u de gegevens exporteren als PDF. Zodra u op de link Exporteren als PDF klikt komt u in het onderstaande scherm terecht. Zoals u hieronder ziet heeft u verschillende keuzes om het document te genereren. Wanneer u etiketten of acceptgiro s selecteert, zal de knop Instellen weergegeven worden, daar kunt u dan een sjabloonkeuze maken. Wanneer u het gewenste document geselecteerd heeft klikt u op Doorgaan. Vervolgens zal er een pop-up (per internetbrowser is de weergave verschillend) in uw beeldscherm verschijnen met de opties: Opslaan/ openen/ annuleren. Wanneer u op Openen klikt verschijnt het overzicht als PDF-bestand in beeld. Nu is het mogelijk om het gewenste overzicht af te drukken. De mogelijkheid om een selectie te exporteren naar de Rapportage editor zal binnenkort geimplementeerd worden. 41
5. Fondsadministratie Hieronder vindt u een overzicht van de gehele menustructuur van het onderdeel Fondsadministratie. Mocht u een aantal menu onderdelen niet kunnen zien dan heeft u of geen licentie voor het desbetreffende onderdeel of u bent niet ingelogd als de programmabeheerder. Onderhoud fondsen Zonder fondsgegevens, geen bijdrageadministratie. U moet deze dus voordat u begint met de bijdrageadministratie definiëren. Dit doet u als volgt: Beheer - Instellingen - Mijn gemeente - Gemeente instellingen Onderhoud fondsen. 5.1. Overzichten Toezeggingen Hier kunt u een overzicht maken van de toezeggingen, het saldo en het nog openstaande bedrag op een toezegging. Nadat de selectie is ingegeven, klikt u op Uitvoeren. De resultaten kunt u afdrukken, exporteren naar Excel of PDF 42
Ontvangsten Hier kunt u diverse overzichten van de ontvangsten generen. Maak een gewenste selectie en selecteer een keuze in overzicht en sorteervolgorde. Klik vervolgens op Uitvoeren. Fondsenstatistiek Voor het maken van een statistiek van de fondsgegevens kunt u gebruik maken van dit onderdeel. Maak een gewenste selectie en klik op Uitvoeren. De gevraagde statistiek wordt gegenereerd, dit kan enige tijd in beslag nemen. Vervolgens krijgt u de statistieken op uw beeldscherm. Het resultaat van de statistieken kunt u exporteren naar Excel, opslaan als PDF en-/ of afdrukken. 43
Wijk/ Fondsenstatistiek Voor een statistiek van de fondsgegevens over de verschillende wijken kunt u bij dit onderdeel terecht. Maak de selectie waarover u de statistiek wilt hebben en klik op Uitvoeren. De ingegeven selectie wordt uitgevoerd. Het verwerken van de opdracht kan enige tijd in beslag nemen, dit ligt aan de grootte van het te verwerken bestand. Hierna krijgt u de statistieken op uw beeldscherm. Als u de statistiek wilt afdrukken klikt u op Afdrukken. Bijdragestatus Met het overzicht bijdragestatus kunt u op persoonsniveau statistieken maken. Maak een gewenste selectie en klik vervolgens op Uitvoeren. De selectie wordt verwerkt, dit kan enige tijd in beslag nemen. U kunt het overzicht afdrukken, exporteren naar Excel of opslaan als PDF-bestand. Ter informatie: In dit overzicht kunt u selecteren of ook de 0-toezeggingen weergegeven moeten worden of juist alleen wanneer er een betaling op is gedaan. (Voor elke betaling zonder toezegging wordt een 0-toezegging gemaakt). Daarnaast kunt u hier kiezen om het reële saldo te zien in plaats van het openstaande saldo. 44
Frequentietabel Met het onderdeel frequentietabel kunt u een overzicht in onderverdeling van leeftijdbijdrage generen. U kunt zien wat er per leeftijdscatergorie aan toezeggingen en ontvangsten is binnengekomen. Het overzicht kunt u exporteren naar Excel, afdrukken en-/ of opslaan als PDF-bestand. Openstaande posten Hier kunt u een overzicht maken van de leden die in een bepaald jaar na een bepaalde termijn nog openstaande posten hebben. Voorbeeld: Persoon A heeft 1200,- toegezegd met een betaling in 12 termijnen. Na de 4e termijn moet er een bedrag van 400,- betaald zijn. Als deze persoon alleen de eerste drie termijnen betaald heeft, zal er een openstaand bedrag van 100,- zijn. In dit overzicht krijgt u te zien wat een persoon toegezegd heeft, hoeveel er al betaald is en welk bedrag er mogelijk nog openstaat. Het resultaat kunt u exporteren naar Excel, opslaan als PDF en-/ of afdrukken. 45
Openstaande termijnen Met dit onderdeel kunt u een overzicht opvragen van de leden die in een bepaald jaar na een bepaalde termijn nog openstaande termijnen hebben. U kunt het overzicht afdrukken, exporteren naar Excel en-/ of opslaan als PDF. Niet-toezeggende personen In het onderdeel niet-toezeggende personen krijgt u een overzicht van de leden die in een bepaald jaar geen toezegging hebben gegeven. 0-Toezeggingen kunt u hier ook bij opnemen, een 0-toezegging wordt gemaakt als iemand wel betaald heeft maar niets toezegt. U kunt hier dan ook zogenaamde non-response personen mee zoeken en eventueel weer aanschrijven of anders verder bewerken. 46
Niet-betalende personen Hier kunt u een overzicht opvragen van de leden die in een bepaald jaar op een bepaald fonds niets betaald hebben. Extra ontvangen bijdragen Met dit onderdeel krijgt u een overzicht van de leden die in een bepaald jaar op een bepaald fonds meer betaald hebben dan toegezegd. 47
Jaarvergelijking toezeggingen/ fondsen Hier kunt u een jaarvergelijking van toezeggingen / fondsen over 3 jaren op persoonsniveau maken. In dit overzicht kunt u het verloop van de toezeggingen over een aantal jaren van de leden bekijken. Jaarvergelijking fondsgegevens In dit overzicht wordt per (geselecteerde) fonds het totaal bedrag aan toezeggingen weergegeven. Dit totaal bedrag wordt wordt met een voorgaand jaar vergeleken. Zodoende kunt u het verschil zien hoeveel er aan toezeggingen is binnengekomen en of er een toename of afname is in de afgelopen jaren. 48
Status nog te ontvangen bijdragen Hier kunt u een overzicht opvragen van de nog te ontvangen bijdragen per fonds. In het overzicht worden de toezeggingen/ ontvangsten/ saldo en extra ontvangsten van de gewenste fonds(en) weergegeven. 49
5.2. Bijdragebeheer (via fondsadministratie) In de bijdragenbeheer kunt u o.a. de toezeggingen en de ontvangen bedragen ingeven. Daarnaast kunt u de ontvangsten en boekstuk details inzien. Toezeggingen ingeven Nadat u de fondsen heeft gedefinieerd kunt u per fonds aangeven hoeveel een bepaald persoon wilt betalen aan een fonds. Dit staat bekend als de toezegging op een fonds. Het is zodoende van belang dat na het openen van dit onderdeel de juiste persoon wordt geselecteerd om de toezegging(en) in te voeren/ te wijzigen. Via de zoekmethode kunt u de gewenste persoon opzoeken. U kunt in het snelzoekveld ook het PE-nummer of registratienummer ingeven. Wanneer de juiste persoon is geselecteerd wordt het bovenste gedeelte van het scherm gevuld met de NAW-gegevens van deze persoon. Selecteer vervolgens de fonds waar u de toezegging in wilt geven/ wijzigen. In het onderstaande voorbeeld is er uitgegaan van de fonds VVB : Nadat u de fonds geselecteerd heeft en de juiste waarden in de juiste velden ingegeven heeft, verschijnt het onderstaande schermvoorbeeld: Termijnverdeling De termijnverdeling is standaard geprogammeerd, mocht u de termijnmaanden willen wijzigen kunt u dat als volgt doen: Beheer Instellingen - Mijn gemeente - Gemeente instellingen Onderhoud standaard betaalmomenten. Daarnaast is het mogelijk om handmatig de verdeling van de toezegging te wijzigen. Zijn de gegevens ingeven, klik dan op Opslaan. Hierna zult u zien dat er bij de fonds VVB het ingevoerde bedrag zal komen te staan. 50
Bedrag ontvangen Nadat de toezeggingen zijn ingegeven, kunt u de ontvangsten gaan inboeken. Het is van belang dat bij Bedrag ontvangen de juiste persoon wordt geselecteerd om de betaling(en) in te voeren. Via de zoekmethode kunt u de desbetreffende persoon opzoeken. U kunt in het snelzoekveld ook op PE-nummer of registratienummer zoeken. Wanneer de juiste persoon is geselecteerd wordt het bovenste gedeelte van het scherm gevuld met de NAW-gegevens van deze persoon. Selecteer vervolgens de fonds waar u het ontvangen bedrag wil ingeven. In het onderstaande voorbeeld is er uitgegaan van de fonds VVB : Zoals zichtbaar in het bovenstaand schermvoorbeeld is reeds 50,- betaald op de toezegging van 200,-. Er is nog een openstaand saldo van 150,-. Voorbeeld: Deze persoon heeft aangegeven de toezegging over 4 termijnen met een bedrag van 50,- te betalen. Zoals boven is weergegeven is er al een bedrag van 50,- betaald. Nu heeft deze persoon nogmaals een bedrag van 50,- betaald. Na het ingeven van de velden klikt u op Opslaan en de boeking wordt verwerkt. Mocht u een fout gemaakt hebben met de boeking, dan dient u op dezelfde boekingsdatum en boekstuknummer een tegenboeking te doen. U doet dit door hetzelfde als hierboven in te vullen maar dan bij bedrag betaald -50, of elk ander desbetreffende bedrag. Let op: Dit is dus het zelfde bedrag maar dan negatief. Kleurbetekenis Boekstuk details Boekstuk details geeft een controlelijst van de ingevoerde ontvangsten en boekstuknummers. Hier kunt u controleren of de ingegeven bedragen overeenkomen met vb. een ingelezen dagafschrift. Ontvangsten In het onderdeel ontvangsten kunt u alle ingevoerde ontvangen bedragen en wijzigingen inzien. 51
5.3. Incasso opdrachten ClieOp 03 incasso aanmaken Met Scipio Online kunt u een ClieOp (Client Opdrachten) bestand aanmaken voor die personen die hebben aangegeven om hun bijdrage automatisch te laten afschrijven. Selecteer bij incasso jaar het jaar welke u wilt gaan incasseren. Bij incasso maand geeft de maand in welke u wilt gaan incasseren binnen het gekozen jaar. De datum te incasseren, is de datum waarop het bestand door InterPay moet worden verwerkt. Let op: De verwerkingsdatum is een toekomstige datum en kan tot maximaal 30 kalenderdagen verder ingegeven worden. Bij Incasso-soort dient u te kiezen tussen een zuivere incasso of een onzuivere incasso. Een rekeningnummer is als zuiver te beschouwen indien u de naam die bij het rekeningnummer staat overeenkomt met de naam die bij de Postbank geregistreerd staat. Mocht dit niet het geval zijn dan dient u te kiezen voor onzuivere incasso. Vervolgens selecteert u het fonds welke u wilt incasseren, de incassantgegevens en geef t u een omschrijving van de opdracht in regel 1 en 2 in. Zijn de gegevens ingevoerd dan klikt u op Doorgaan. De incasso opdracht wordt nu uitgevoerd. Zodra een overzicht van de te incasseren personen op uw beeldscherm verschijnt, klikt u op Aanmaken ClieOp03 en doorboeken binnen de bijdrageadministratie. Het ClieOp bestand wordt nu aangemaakt en bij de personen worden de boekingen verwerkt. U kunt ook via Startpagina Incasso opdrachten een CliepOp 03 incasso aanmaken. 5.3. Verwerkingsinformatie Indien u gebruik maakt van OCR regels op uw acceptgiro s dan kunt u binnen dit onderdeel het girale betalingsverkeer snel verwerken. De gegevens download u via Equens. Allereerst gaat u het ontvangen bestand via Inlezen nieuwe verwerkingsopdracht in Scipio Online inlezen. Klik op de knop Browse../ Bladeren.. en het zoekscherm wordt geopend. Selecteer vervolgens het juiste bestand en klik op Opslaan. 52
Zodra het bestand opgeslagen is klikt u op de knop Terug. Hierna komt u weer terug in het keuzescherm Verwerkingsinformatie. Verwerken ingelezen VerwInfo bestanden Nadat het bestand opgeslagen is selecteert u dit onderdeel om de mutaties te verwerken. Daarnaast krijgt u, indien dit voorkomt, een overzicht van de mutaties welke niet verwerkt kunnen worden. Vervolgens klikt u op Verwerken om de mutaties te boeken. Afdrukken Het is mogelijk om de te verwerken mutatiegegevens af te drukken. Zoals u in de onderstaande schermafbeelding ziet, heeft u drie keuzes waarvan u overzichten kunt afdrukken. Selecteer het document dat u wilt afdrukken en klik op Doorgaan. Vervolgens zal het overzicht als PDF in uw beeldscherm weergegeven worden en kunt u het printen. 53
5.4. Elektronische dagafschriften Inlezen nieuwe dagafschriften Met dit onderdeel kunt u de ontvangen elektronische dagafschriften (MT940 bestanden) van uw bank inlezen in Scipio Online. Klik op Inlezen nieuwe dagafschriften om een ontvangen bestand te selecteren. Klik vervolgens op de knop Browse../ Bladeren.. en selecteer het juiste bestand. Klik daarna op Opslaan. Klik vervolgens op de knop Terug, nu komt u terug in het keuzescherm Elektronische dagafschriften. Verwerken dagafschriften Klik op Verwerken dagafschriften om de dagafschrift(en) te verwerken. U krijgt vervolgens de opgeslagen dagafschrift(en) in beeld. Selecteer een dagafschrift en klik op Verwerken of mocht u het dagafschrift vooraf willen printen klik dan op afdrukken. Vervolgens krijgt u het onderstaand scherm in beeld en wordt u gevraagd om een boekstuknummer, boekdatum en indien nodig een opmerking in te geven. Klik zodra de gegevens ingevoerd zijn op Doorgaan. Hierna kunt u de dagafschrift per regel gaan verwerken. Zoals u in het voorbeeld hieronder ziet, kan Scipio Online bepaalde regels met een persoon kunnen linken. Zodra er nog geen persoon aan gekoppeld is kunt u d.m.v. de zoekfunctie de gewenste persoon zoeken. 54
6. Formulieren 6.1. Aanmaken/ afdrukken acceptgiro s In dit onderdeel kunt u voor het incasseren van fondsen en-/of uw eigen gebruik acceptgiro s afdrukken. Het is wel van belang voordat u acceptgiro s gaat afdrukken u een juiste acceptgirosjabloon heeft aangemaakt. Dit kunt u als volgt doen via: Beheer - Instellingen - Mijn gemeente Acceptgirosjablonen. Selecteer allereerst het jaar waarvoor u acceptgiro s wilt afdrukken. Vervolgens kiest u of de acceptgiro s fondsgerelateerd zijn of voor eigen gebruik. Selecteer daarna de periode waarover u acceptgiro s wilt afdrukken en geef een eventuele omschrijving in. Maak uw verdere selectie compleet en klik op Uitvoeren. Uw selectie wordt verwerkt en het resultaat van de zoekopdracht zal worden uitgevoerd. Zodra het resultaat weergegeven wordt, kunt u beginnen met het afdrukken van acceptgiro s. Het afdrukken van de acceptgiro s gaat als volgt: Klik op Exporteren als PDF vervolgens kunt u bij Instellen.. de correct acceptgirosjabloon selecteren. Klik daarna op Doorgaan, het bestand wordt nu verwerkt tot een PDF document. Door middel van een pop-up wordt u gevraagd om het bestand te openen, zodra het bestand in het beeldscherm wordt weergegeven, kunt u de acceptgiro s gaan afdrukken. Let op: Sommige printers kunnen een groot aantal acceptgiro s niet zondermeer afdrukken. Mocht uw printer vastlopen, maak dan dezelfde selectie en verwijder de personen uit de lijst (waarvoor al een acceptgiro is gedrukt) door middel van te klikken op het knopje. Belangrijke printerinstellingen Wanneer u de acceptgiro s wilt gaan afdrukken is het van belang dat u de onderstaande printerinstellingen bij paginaverwerking heeft geselecteerd/ uitgevinkt. 55
6.2. Formulier LRP 2011-1 Met dit formulier kunt u een adreswijziging van een persoon/gezin afdrukken en deze doorsturen naar het LRP-Team. 56