MaVIS Management Veiligheid Informatie Systeem versie 1.0.0.2 Software handleiding Module V&G Ontwerpfase
Inhoudsopgave 1 Introductie... 7 1.1 Voorwoord... 7 1.2 Structuur van het document... 7 2 Getting Started... 8 Dit hoofdstuk beschrijft de beginselen van gebruik van MaVIS... 8 2.1 Korte beschrijving van de module V&G plan... 8 2.1.1 Inloggen... 9 2.1.2 Project aanmaken... 10 2.1.3 Project openen... 10 2.1.4 Project uitbesteden... 11 2.1.5 Bedrijf aanmaken... 11 2.1.6 Contactpersoon aanmaken... 12 2.1.7 Objecten aanmaken... 12 2.1.8 Hoofdactiviteit aanmaken... 12 2.1.9 Activiteiten aanmaken... 13 2.1.10 Activiteit invullen... 13 2.1.11 Sporen/risico s selecteren... 14 2.1.12 Spoorspecifieke risico s... 15 2.1.13 Project ter controle sturen... 16 2.1.14 Project goedkeuren... 18 3 Algemene werkwijze... 19 Dit hoofdstuk beschrijft de algemene functies van het programma... 19 3.1 Algemeen... 19 3.1.1 Inloggen/starten... 19 3.1.2 Wachtwoord wijzigen... 19 3.1.3 Stoppen/uitloggen... 20 3.1.4 Navigatie... 20 3.1.5 Toolbars... 21 3.2 Overzichten... 21 3.2.1 Filter aanmaken... 21 3.2.2 Filter verwijderen... 21 3.2.3 Velden/kolomen weghalen en toevoegen... 22 3.2.4 Aantal regels per scherm aanpassen... 22 3.2.5 Gegevens groeperen... 22 3.3 Gegevens invoer... 23 3.3.1 Tekst/memo box... 23 3.3.2 Datum veld... 23 3.3.3 Selecties... 24 3.4 Gegevens verwijderen... 24 3.4.1 Elke regel verwijderen... 24 3.4.2 Meerdere regels verwijderen... 24 3.4.3 Verwijderen Objecten, (hoofd)activiteiten... 25 3.4.4 Kopiëren gegevens (gegevens bouwwerken)... 26 3.5 Volgorde aanpassen... 26 4 Projecten... 28 Dit hoofdstuk beschrijft het aanpassen en invoeren van een project... 28 4.1 Projectgegevens... 28 4.1.1 Project versies... 29 4.1.2 Project aanmaken... 29 4.1.1 Project uitbesteden... 30 4.1.2 Project ter controle sturen... 30 4.1.3 Project goedkeuren... 31 4.1.4 Project archiveren... 32 4.1.5 Project uit archief halen... 33 4.1.6 V&G plan (project) afdrukken... 33 4.2 Gegevens bouwwerken... 34 4.2.1 Objecten... 34 4.2.2 Objecten aanmaken... 35 Pagina 2 van 60
4.3 Hoofdactiviteit... 35 4.3.1 Hoofdactiviteit aanmaken... 36 4.3.2 Standaard hoofdactiviteit selecteren... 36 4.4 Activiteiten... 37 4.4.1 Spoorspecifieke risico s... 38 4.4.2 Niet spoorspecifieke risico s... 39 4.4.3 Activiteiten aanmaken... 39 4.4.4 Activiteiten groeperen... 39 4.4.5 Activiteit invullen... 42 4.4.6 Sporen/risico s selecteren... 43 4.4.7 Spoorspecifieke risico s... 43 4.5 Uitvoering... 45 4.5.1 Planning... 46 4.5.2 Betrokken partijen... 46 4.5.3 Regel en voorschiften... 48 4.6 Overige... 49 4.6.1 Documenten... 49 4.6.2 Milieumaatregelen... 50 4.7 Bijlages... 51 4.7.1 Te informeren instanties... 51 4.7.2 Bijlages... 53 4.8 Versies... 54 5 Bedrijven en contactpersonen... 55 Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van bedrijven en contactpersonen... 55 5.1 Bedrijven... 55 5.1.1 Bedrijf aanmaken... 56 5.1.2 Contactpersoon aanmaken vanuit bedrijf... 56 5.2 Contactpersonen... 57 5.2.1 Aanmaken contactpersoon... 58 5.2.2 Contactpersoon archiveren... 58 6 Stamgegevens aanpassen... 59 7 Tips en Tricks... 60 Pagina 3 van 60
Overzicht figuren Figuur 1: Programma structuur... 8 Figuur 2: Relatie objecten, activiteiten, risico s en maatregelen... 9 Figuur 3: Inlog scherm... 9 Figuur 4: Project aanmaken... 10 Figuur 5: Project aanmaken (details)... 10 Figuur 6: Project uitbesteden... 11 Figuur 7: Bedrijf aanmaken... 11 Figuur 8: Contactpersoon aanmaken... 12 Figuur 9: Object aanmaken... 12 Figuur 10: Hoofdactiviteit aanmaken... 12 Figuur 11: Activiteit aanmaken... 13 Figuur 12: Activiteit/AHS invullen... 13 Figuur 13: AHS controle... 13 Figuur 14: AHS validatie/controle... 14 Figuur 15: Sporen/risico's selecteren... 14 Figuur 16: Spoor beschrijving... 15 Figuur 17: Locatie omschrijving... 15 Figuur 18: Selecteren spoorspecifieke risico... 15 Figuur 19: Maatregel selecteren... 16 Figuur 20: Motiveren van de maatregel... 16 Figuur 21: Project ter controle sturen... 17 Figuur 22: Project goedkeuren... 18 Figuur 23: Inlog scherm... 19 Figuur 24: Wachtwoord wijzigen scherm openen... 19 Figuur 25: Wachtwoord wijzigen... 20 Figuur 26: Menu... 20 Figuur 27: Navigeren met tabbladen... 20 Figuur 28: Filters... 21 Figuur 29: Filters uitzetten... 21 Figuur 30: Velden kiezer... 22 Figuur 31: Aantal regels per scherm... 22 Figuur 32: Gegevens groeperen... 22 Figuur 33: Memo veld... 23 Figuur 34: Datum selectie... 23 Figuur 35: Selectie... 24 Figuur 36: Filters op een selectie box... 24 Figuur 37: Regel verwijderen... 24 Figuur 38: Meerdere regels verwijderen... 24 Figuur 39: Verwijderen objecten en (hoofd)activiteiten... 25 Figuur 40: Meerdere selecties... 25 Figuur 41: Selectie erven... 26 Figuur 42: Kopiëren object en (hoofd)activiteiten... 26 Figuur 43: Volgorde aanpassen... 26 Figuur 44: Volgorde aanpassen... 27 Figuur 45: Projectgegevens... 28 Figuur 46: Project versie... 29 Figuur 47: Project aanmaken... 29 Figuur 48: Project aanmaken (details)... 29 Figuur 49: Project uitbesteden... 30 Figuur 50: Project ter controle sturen... 31 Figuur 51: Project goedkeuren... 32 Figuur 52: Gearchiveerde projecten... 32 Figuur 53: Project archiveren... 32 Figuur 54: Archief openen... 33 Figuur 55: Project uit archief halen... 33 Figuur 56: V&G plan afdrukken... 33 Figuur 57: Gegevens bouwwerken... 34 Figuur 58: Gegevens bouwwerken... 34 Figuur 59: Object aanmaken... 35 Pagina 4 van 60
Figuur 60: Scherm hoofdactiviteiten... 35 Figuur 61: Hoofdactiviteit aanmaken... 36 Figuur 62: Hoofdactiviteit koppelen... 36 Figuur 63: Gekoppelde hoofdactiviteit... 36 Figuur 64: Activiteit aanmaken... 39 Figuur 65: Groeperen... 40 Figuur 66: Groepeer scherm... 40 Figuur 67: Groepeer scherm openen... 40 Figuur 68: Omschrijving gegroepeerde activiteit aanpassen... 41 Figuur 69: AHS doorlopen van een groep... 41 Figuur 70: Activiteit/AHS invullen... 42 Figuur 71: AHS doorlopen controle... 42 Figuur 72: AHS validatie/controle... 42 Figuur 73: Sporen/risico's selecteren... 43 Figuur 74: Spoor beschrijving... 43 Figuur 75: Locatie omschrijving... 43 Figuur 76: Selecteren spoorspecifieke risico... 44 Figuur 77: Maatregel selecteren... 44 Figuur 78: Motiveren van de maatregel... 44 Figuur 79: Planning aanmaken... 46 Figuur 80: Planning invullen... 46 Figuur 81: Aanmaken betrokken partij... 47 Figuur 82: betroken partij invullen... 47 Figuur 83: Selecteren meerdere betrokken partijen... 47 Figuur 84: Selecteren meerdere betrokken partijen... 47 Figuur 85: Nieuwe regel of voorschrift... 48 Figuur 86: Invullen regel of voorschrift... 48 Figuur 87: Selecteren regel of voorschrift uit de database... 48 Figuur 88: Selecteren regels en/of voorschriften... 48 Figuur 89: Overige scherm... 49 Figuur 90: Aanmaken document... 49 Figuur 91: Invullen document... 50 Figuur 92: Toevoegen milieu maatregel... 50 Figuur 93: Milieumaatregel invullen... 50 Figuur 94: Scherm bijlages... 51 Figuur 95: Nieuwe te informeren instantie... 52 Figuur 96: Invoeren te informeren instantie... 52 Figuur 97: Selecteren meerdere te informeren instanties... 52 Figuur 98: Selecteren meerdere te informeren instanties... 52 Figuur 99: Aanmaken bijlage... 53 Figuur 100: Invoeren bijlage... 53 Figuur 101: Versies... 54 Figuur 102: Bedrijven overzicht... 55 Figuur 103: Bedrijf... 56 Figuur 104: Bedrijf aanmaken... 56 Figuur 105: Contact vanuit bedrijf... 56 Figuur 106: Scherm contactpersonen... 57 Figuur 107: Contactpersoon aanmaken... 58 Figuur 108: Contactpersoon archiveren... 58 Pagina 5 van 60
Overzicht data tabellen Data tabel 1: Projectgegevens... 28 Data tabel 2: Objectgegevens... 35 Data tabel 3: Hoofdactiviteit... 36 Data tabel 4: Activiteit stamgegevens... 37 Data tabel 5: Gegevens spoorspecifieke risico... 38 Data tabel 6: Gegevens niet spoorspecifieke risico s... 39 Data tabel 7: planning... 45 Data tabel 8: betrokken partijen... 45 Data tabel 9: regels en voorschriften... 45 Data tabel 10: Documenten... 49 Data tabel 11: milieumaatregelen... 49 Data tabel 12: Documenten... 51 Data tabel 13: milieumaatregelen... 51 Data tabel 14: Bedrijf... 55 Data tabel 15: Contactpersoon... 57 Pagina 6 van 60
1 Introductie 1.1 Voorwoord MaVIS is een management tool voor diverse veiligheidsdocumenten zoals RI&E s, plan van aanpak, V&G plan ontwerpfase, uitvoeringsfase en V&G dossiers. Op dit moment is alleen de module V&G plan ontwerpfase operationeel. De overige modules zullen op een later tijdstip worden toegevoegd 1.2 Structuur van het document Dit document is als volgt opgebouwd: 1. Getting started, de getting started in hoofstuk 2 is een korte beschrijving van het systeem. 2. Uitgebreide handleiding die elke proces stap beschrijft vindt u in: Hoofdstuk 3: Algemene werkwijze Hoofdstuk 4: Projecten Hoofdstuk 5: Bedrijven en contactpersonen Hoofdstuk 6: Stamgegeven aanpassen Hoofdstuk 7: Tip en tricks 3. Referenties De eerste keer dat u de software gebruikt, raden wij u aan gebruik te maken van de Getting Started. De Getting Started geeft u voldoende informatie om te kunnen beginnen met MaVIS. Pagina 7 van 60
2 Getting Started Dit hoofdstuk beschrijft de beginselen van gebruik van MaVIS 2.1 Korte beschrijving van de module V&G plan De module V&G plan wordt gebruikt voor het maken van V&G plannen. Door deze module te gebruiken wordt het format van het V&G plan altijd op de juiste manier gebruikt en is de AHS 1 altijd gewaarborgd. Met de module V&G plan is het mogelijk om een project aan te maken, het V&G plan uit te besteden en in te voeren. Het proces staat beschreven in onderstaand diagram. Figuur 1: Programma structuur De projectmanager of projectcoördinator maakt een project aan en kan deze vervolgens uitbesteden. Een (gecertificeerd) V&G coördinator kan het project dan invoeren. De V&G coördinator biedt vervolgens het project ter controle aan bij de projectmanager (opdrachtgever). De projectmanager kan het V&G plan controleren (niet wijzigingen) en 1 AHS = Arbeidshygiënische strategie. De wet verlangt dat arbo knelpunten in eerste instantie bij de bron worden aangepakt, zodat de oorzaak van het probleem wordt weggenomen (bijvoorbeeld: het gebruiken van een minder schadelijke stof bij het reinigen van gereedschap). Wanneer aanpak bij de bron niet mogelijk is, kunnen andere maatregelen worden genomen: technische maatregelen (afscherming, ventilatie) en als dit ook niet kan: organisatorische maatregelen (rouleren, zodat de blootstelling minder lang is). Op de laatste plaats - in principe als tijdelijke noodmaatregelen, totdat betere oplossingen voorhanden zijn - moeten Persoonlijke Beschermingsmiddelen (PBM s) verstrekt worden. Pagina 8 van 60
goedkeuren of, als het nodig is om nog aanpassingen door te voeren opnieuw uitbesteden aan de V&G coördinator (het versie nummer wijzigt dan niet). Het V&G plan heeft de volgende structuur: Stamgegevens o Projectnummer en versie o Besteknummer en versie o Contactpersonen (Projectmanager en V&G coördinator) o Projectomschrijving Objecten o Personen op de werkvloer o Hoofdactiviteiten Subactiviteiten Risico s Maatregelen (AHS) en motivatie Uitvoeringsgegevens o Planning o Betrokken partijen o Regel en voorschriften Bijlage s o Te informeren instanties (alarm kaart) o Bijlagen AHS per activiteit bepalen Verwijderen of selecteren activiteiten Toevoegen nieuwe activiteit Activiteiten selecteren Standaard hoofdactiviteit met bijbehoorde activiteiten selecteren Object Nieuwe hoofdactiviteit toevoegen Hoofdactiviteit Figuur 2: Relatie objecten, activiteiten, risico s en maatregelen 2.1.1 Inloggen Ga d.m.v. de Internet Explorer naar https://www.vbs2.nl/vgplan2 Type uw gebruikersnaam en wachtwoord. Zet het vinkje bij Ik ga akkoord met de voorwaarden, deze voorwaarden kunt u lezen door op de link lees de voorwaarden te drukken. Druk daarna op aanmelden. Figuur 3: Inlog scherm Pagina 9 van 60
2.1.2 Project aanmaken Alleen een projectmanager of projectcoördinator kan een project aanmaken in MaVIS. De projectmanager/coördinator hoeft alleen de stamgegevens in te voeren. Druk in het menu op Projecten en druk daarna op de nieuw document knop Figuur 4: Project aanmaken Vul de stam gegevens in (met rood omlijnde vakken zijn verplicht) Druk op opslaan of toepassen. Figuur 5: Project aanmaken (details) Tip 1: de knop uitbesteden wordt pas zichtbaar als het project is opgeslagen. U kunt hiervoor de knop toepassen gebruiken. 2.1.3 Project openen Het openen van een project gaat als volgt. Druk in het menu op Projecten en druk daarna op het projectnummer. Tip 2: het kan zijn dat een project niet zichtbaar is. Dan staat er mogelijk een filter op het projecten overzicht. Druk dan op het * om alle projecten (filter uit te zetten) zichtbaar te maken. Pagina 10 van 60
2.1.4 Project uitbesteden Open het project en druk op de knop uitbesteden aan de rechter kant van het projecten scherm. U komt nu in het scherm uitbesteden. Kies hier voor een V&G coördinator. Een project kan en mag alleen worden uitbesteed aan een gecertificeerde V&G coördinator ontwerpfase. U kunt eventueel een opmerking plaatsen in het opmerkingen veld. Druk daarna op uitbesteden. De persoon aan wie het project wordt uitbesteed ontvangt een mail met daarin de gegevens welke nodig zijn om in het project te kunnen werken. Figuur 6: Project uitbesteden 2.1.5 Bedrijf aanmaken Druk op Bedrijven en daarna op de knop nieuw bedrijf. Figuur 7: Bedrijf aanmaken Vul daarna de gegevens van het bedrijf in (de rood omkaderde velden zijn verplicht). Druk op opslaan. Pagina 11 van 60
2.1.6 Contactpersoon aanmaken Druk op Contactpersonen en daarna op de knop nieuw contactpersoon. Figuur 8: Contactpersoon aanmaken Vul daarna de gegevens van de contactpersoon in (de rood omkaderde velden zijn verplicht. Kies ook het bedrijf van deze contactpersoon). Druk op opslaan. 2.1.7 Objecten aanmaken Open het project, ga naar het tabblad gegevens bouwwerken. Druk op de knop nieuw object. Figuur 9: Object aanmaken Vul daarna de gegevens van het object in (de omkaderde velden zijn verplicht). Druk op opslaan. 2.1.8 Hoofdactiviteit aanmaken Open het project, ga naar het tabblad gegevens bouwwerken. Druk op de knop nieuwe hoofdactiviteit onder het betreffende object. Figuur 10: Hoofdactiviteit aanmaken Vul daarna de gegevens van de hoofdactiviteit in (de omkaderde velden zijn verplicht). Druk op opslaan. Tip 3: u kunt gebruik maken van de standaard hoofdactiviteiten database. Deze database bevat hoofdactiviteiten waarbij de activiteiten en hun veel voorkomende risico s al zijn ingevuld Pagina 12 van 60
2.1.9 Activiteiten aanmaken Open het project, ga naar het tabblad gegevens bouwwerken. Druk op de knop nieuwe activiteit onder het betreffende object/hoofdactiviteit. Figuur 11: Activiteit aanmaken Vul daarna de gegevens van de activiteit in (de rood omkaderde velden zijn verplicht). Tip 4: u kunt gebruik maken van de standaard activiteiten database. Deze database bevat activiteiten waarbij de veel voorkomende risico s al zijn ingevuld 2.1.10 Activiteit invullen Open het project, ga naar het tabblad gegevens bouwwerken. Druk op de naam van de betreffende activiteit. Figuur 12: Activiteit/AHS invullen Een project kan niet worden afgerond voordat alle activiteiten volledig zijn afgehandeld (AHS doorlopen), op het tabblad Gegevens Bouwwerken wordt aangegeven of de AHS doorlopen is of niet. Figuur 13: AHS controle Pagina 13 van 60
Tijdens het invoeren kunt u op toepassen drukken. In het scherm worden dan alle nog niet ingevulde zaken die wel noodzakelijk zijn aangegeven. Figuur 14: AHS validatie/controle 2.1.11 Sporen/risico s selecteren Selecteer eerst de sporen die van toepassing zijn d.m.v. van de vinkjes voor het betreffende spoor. Figuur 15: Sporen/risico's selecteren Pagina 14 van 60
2.1.12 Spoorspecifieke risico s Spoorspecifieke risico s zijn alleen risico s die voortkomen uit Aanrijdgevaar (door treinen) en elektrocutiegevaar (komend vanuit de bovenleiding en of de retourstroom). 2.1.12.1 Spoor beschrijving Vul bij de sporen in om welke sporen het gaat bijvoorbeeld spoor AE. Dit is een verplicht veld. Hier kunnen dus meerdere werksporen worden genoemd bijvoorbeeld spoor AE en AF. 2.1.12.2 Locatie omschrijving Figuur 16: Spoor beschrijving Selecteer een locatie d.m.v. de selectie tool of type een omschrijving (of beide). Dit is een verplicht veld. Gebruik bij voorkeur de selectie methode (eenduidige omschrijvingen). 2.1.12.3 Spoorspecifieke risico s Figuur 17: Locatie omschrijving Selecteer d.m.v. de vinkjes het risico. Indien gekozen wordt voor elektrocutie gevaar wordt aanrijdgevaar door treinen automatisch geselecteerd. Aanrijdgevaar kan daarna uitgezet worden als aanrijdgevaar niet van toepassing is. Figuur 18: Selecteren spoorspecifieke risico Pagina 15 van 60
2.1.12.4 Selectie AHS/Maatregel Aan de hand van het geselecteerde spoorspecifieke risico dient een maatregel gekozen te worden. De maatregel kan gekozen worden d.m.v. de selectierondjes. Er kan er per risico één maatregel per risicogroep gekozen worden. 2.1.12.5 Motiveren maatregelen Figuur 19: Maatregel selecteren Type of selecteer een motivatie voor de door u geselecteerde maatregel op basis van de AHS (eerst bron dan collectief enz.). Figuur 20: Motiveren van de maatregel 2.1.13 Project ter controle sturen Als de V&G coördinator ontwerpfase klaar is met het opstellen en van alle activiteiten de AHS-en doorlopen is kan het project ter controle aan de projectmanager van ProRail gestuurd worden. Open het project en druk in het tabblad projectgegevens controleren. Het scherm project controle wordt geopend. Als niet van alle activiteiten de AHS is doorlopen wordt het volgende getoond. Pagina 16 van 60
Figuur 21: Project ter controle sturen Als alle AHS stappen goed doorlopen zijn, wordt de knop Ter Controle zichtbaar. Als deze wordt ingedrukt krijgt de projectmanager een email dat het project ter controle gestuurd is. De projectmanager kan het V&G plan ontwerpfase beoordelen of laten beoordelen en daarna goedkeuren maar kan deze niet wijzigen. De projectmanager kan het V&G plan ontwerpfase opnieuw naar de V&G coördinator ontwerpfase uitbesteden. De V&G coördinator ontwerpfase kan het V&G plan ontwerpfase niet meer bewerken als de status Ter Controle van toepassing is. Nadat het project door de projectmanager is goedgekeurd wijzigt de status van concept naar definitief. Pagina 17 van 60
2.1.14 Project goedkeuren Open het project, en druk in het tabblad projectgegevens op de knop controleren. Druk daarna op goedkeuren. Figuur 22: Project goedkeuren Pagina 18 van 60
3 Algemene werkwijze Dit hoofdstuk beschrijft de algemene functies van het programma 3.1 Algemeen 3.1.1 Inloggen/starten Start de Internet Explorer. Ga naar het adres https://www.vbs2.nl/vgplan2 Figuur 23: Inlog scherm Type uw gebruikersnaam en wachtwoord. Zet het vinkje bij Ik ga akkoord met de voorwaarden, deze voorwaarden kunt u lezen door op de link lees de voorwaarden te drukken. Druk daarna op aanmelden. 3.1.2 Wachtwoord wijzigen Login/start het programma. Druk op uw gebruikersnaam. Figuur 24: Wachtwoord wijzigen scherm openen Pagina 19 van 60
Het wachtwoord scherm wordt daarna geopend. Figuur 25: Wachtwoord wijzigen Vul uw oude wachtwoord in bij Uw oude wachtwoord en uw nieuwe wachtwoord twee keer bij (bevestig) nieuwe wachtwoord. 3.1.3 Stoppen/uitloggen Afmelden/uitloggen is van belang dat er niemand anders gebruik kan maken van uw account. Zodra u bent uitgelogd moet er opnieuw worden ingelogd. Druk op de knop afmelden. 3.1.4 Navigatie 3.1.4.1 Navigatie menu Met het algemene menu kunt u naar de hoofdelementen van het programma navigeren. 3.1.4.2 Hoofdscherm Figuur 26: Menu D.m.v. de tabbladen kunt nu naar de andere delen van de module navigeren. Figuur 27: Navigeren met tabbladen Pagina 20 van 60
3.1.5 Toolbars Nieuw item aanmaken Item verwijderen Het teken voor het wissen van alle filters toevoegen scherm sluiten Volgorde aanpassen Groeperen Gegevens opslaan en scherm sluiten Gegevens niet opslaan en scherm sluiten Gegevens opslaan en scherm openlaten 3.2 Overzichten Verwijderen van alle selecteerde items 3.2.1 Filter aanmaken Type een tekst in het vak boven de kolom, daarna wordt op het woord gefilterd. Figuur 28: Filters 3.2.2 Filter verwijderen Druk op het * om alle filters weg te halen of verwijder de tekst uit het vak boven het kolom. Figuur 29: Filters uitzetten Pagina 21 van 60
3.2.3 Velden/kolomen weghalen en toevoegen Druk op de veldkiezer en sleep daarna de kolomen van en naar het veldkiezer venster. Figuur 30: Velden kiezer 3.2.4 Aantal regels per scherm aanpassen Druk op de selectie knop toon en kies het aantal regels dat u wilt tonen. Figuur 31: Aantal regels per scherm 3.2.5 Gegevens groeperen Selecteer een kolom en sleep deze naar de balk daarboven. Het groeperen uitzetten kan d.m.v. de kolom terug te slepen. Figuur 32: Gegevens groeperen Pagina 22 van 60
3.3 Gegevens invoer 3.3.1 Tekst/memo box Een tekstbox wordt gebruikt om teksten in te voeren, een tekstbox heeft een vaste lengte, een memobox is onbeperkt. Verplichte tekstbox: Niet verplichte tekstbox: Memo tekstbox: Figuur 33: Memo veld 3.3.2 Datum veld Datum velden worden gebruikt om datums te selecteren. Druk op het pijltje en selecteer een datum. Figuur 34: Datum selectie Met de << en >> word de datum een heel jaar opgeschoven en met < en > een maand. Pagina 23 van 60
3.3.3 Selecties Selectie velden worden geopend door op het pijltje te drukken, toets een begin letter in om direct naar de naam te scrollen Bijv. een letter B voor alle beginnend namen met een B. Figuur 35: Selectie Met knop wordt er een uitgebreid zoek scherm geopend. In het uitgebreide zoekscherm kan er gefilterd/gezocht worden. 3.4 Gegevens verwijderen Figuur 36: Filters op een selectie box 3.4.1 Elke regel verwijderen U kunt een elke regel verwijderen door op de volgende icoon te drukken. Figuur 37: Regel verwijderen 3.4.2 Meerdere regels verwijderen U kunt meerdere regels tegelijk verwijderen door deze te selecteren en daarna op het verwijderen icoontje te drukken in de kopregel. Figuur 38: Meerdere regels verwijderen Pagina 24 van 60
3.4.3 Verwijderen Objecten, (hoofd)activiteiten U het scherm gegevens bouwwerken kunt u meerdere selecties maken. Als u een object of hoofdactiviteit kiest worden alle onderliggende (hoofd)activiteiten geselecteerd. Figuur 39: Verwijderen objecten en (hoofd)activiteiten U kunt tevens selecties maken over verschillende objecten/(hoofd)activiteiten. Figuur 40: Meerdere selecties Na het selecteren drukt u op verwijder selectie Alle geselecteerde objecten/(hoofd)activiteiten worden dan verwijderd. Pagina 25 van 60
3.4.4 Kopiëren gegevens (gegevens bouwwerken) U het scherm gegevens bouwwerken kunt u meerdere selecties maken. Als u een object of hoofdactiviteit kiest worden alle onderliggende (hoofd)activiteiten geselecteerd. Figuur 41: Selectie erven Na het selecteren kunt u op de knop kopieer selectie drukken. U krijgt dan een nieuw scherm waar u kunt bepalen waar het selecteerde objecten/(hoofd)activiteit naar toe gekopieerd moet worden. Het kopiëren kan over verschillende objecten/hoofdactiviteiten. De AHS wordt niet mee gekopieerd. Figuur 42: Kopiëren object en (hoofd)activiteiten 3.5 Volgorde aanpassen Alle gegevens in MaVIS zijn in volgorde aan te passen. Dit kunt u doen door op het volgorde icoontje te drukken. Figuur 43: Volgorde aanpassen Pagina 26 van 60
U komt dan in het volgorde scherm. Selecteer dan het object wat u veranderen en druk op omhoog of omlaag om deze hoger of lager in de lijst te zetten. Figuur 44: Volgorde aanpassen Pagina 27 van 60
4 Projecten Dit hoofdstuk beschrijft het aanpassen en invoeren van een project 4.1 Projectgegevens Het tabblad projectgegevens bevat de stamgegevens van het project/v&g plan. Figuur 45: Projectgegevens Tip 5: de knop uitbesteden wordt pas zichtbaar als het project is opgeslagen. U kunt hiervoor de knop toepassen gebruiken. De volgende data kan hier worden ingevoerd: Veldnaam Omschrijving Verplicht Projectnr. Projectnummer Ja Versie V&G plan versie nummer Automatisch Besteknummer Geldende besteknummer Nee Versie Bestek versie nummer Nee Omschrijving Project omschrijving Ja Projectmanager Verantwoordelijke voor het project Ja V&G Coördinator Vastgestelde V&G Coördinator Nee Uitbesteed aan De persoon die mag inloggen op het project Nee Data tabel 1: Projectgegevens Pagina 28 van 60
4.1.1 Project versies De opbouw van project versies is als volgt: Bij de start van het project heeft deze versie nummer 1, zolang deze niet goedgekeurd is blijft er concept versie op de uitdraai staan. Als het project is goedgekeurd blijft dit versie 1 alleen zonder concept op de uitdraai. Als het project opnieuw wordt uitbesteed krijgt deze versie 2 concept. Versie 1 blijft dan het goedgekeurde versie en is via het tabblad versies te bekijken. Figuur 46: Project versie 4.1.2 Project aanmaken Alleen een projectmanager of projectcoördinator kan een project aanmaken in MaVIS. De projectmanager/coördinator hoeft alleen de stamgegevens in te voeren. Druk in het menu op Projecten en druk daarna op de nieuw document knop Figuur 47: Project aanmaken Vul de stam gegevens in (met rood omlijnde vakken zijn verplicht) Druk op opslaan of toepassen. Figuur 48: Project aanmaken (details) Tip 6: de knop uitbesteden wordt pas zichtbaar als het project is opgeslagen. U kunt hiervoor de knop toepassen gebruiken. Pagina 29 van 60
4.1.1 Project uitbesteden Open het project en druk op de knop uitbesteden aan de rechter kant van het projecten scherm. U komt nu in het scherm uitbesteden. Kies hier voor een V&G coördinator. Een project kan en mag alleen worden uitbesteed aan een gecertificeerde V&G coördinator. U kunt eventueel een opmerking plaatsen in het opmerkingen veld. Druk daarna op uitbesteden. De persoon aan wie het project wordt uitbesteed ontvangt een mail met daarin de gegevens welke nodig zijn om in het project te kunnen werken. Figuur 49: Project uitbesteden 4.1.2 Project ter controle sturen Als alle AHS-en doorlopen zijn kan het project ter controle aan de projectmanager van ProRail gestuurd worden. Open het project en druk controleren. Het scherm project controle wordt geopend. Als er niet van alle activiteiten de AHS is doorlopen wordt het volgende getoond. Pagina 30 van 60
Figuur 50: Project ter controle sturen Als alle AHS stappen goed doorlopen zijn,wordt de knop Ter Controle zichtbaar. Als deze wordt ingedrukt, krijgt de projectmanager een email dat het project ter controle gestuurd is. De projectmanager kan het V&G plan ontwerpfase beoordelen of laten beoordelen en daarna goedkeuren maar kan het V&G plan ontwerpfase niet wijzigen. De projectmanager kan het V&G plan ontwerpfase opnieuw naar de V&G coördinator ontwerpfase uitbesteden. Ook de V&G coördinator ontwerpfase kan het V&G plan ontwerpfase niet meer bewerken als de status Controle van toepassing is. Nadat het project door de projectmanager is goedgekeurd wijzigt de status van concept naar definitief. 4.1.3 Project goedkeuren Open het project, en druk het tabblad projectgegevens op de knop controleren. Druk daarna op goedkeuren. Pagina 31 van 60
Figuur 51: Project goedkeuren 4.1.4 Project archiveren Projecten blijven zonder te archiveren in uw overzicht staan. Zodra een project is afgerond kan deze gearchiveerd worden mits deze de status definitief heeft. Daarna is het project nog toegankelijk via het menu archief > projecten. Figuur 52: Gearchiveerde projecten Open het project, en druk op de knop archiveren. Figuur 53: Project archiveren Pagina 32 van 60
4.1.5 Project uit archief halen Ga naar menu archief > projecten. Open het project Druk op Uit archief Figuur 54: Archief openen Figuur 55: Project uit archief halen 4.1.6 V&G plan (project) afdrukken Open het project en druk op afdrukken Er wordt een PDF file gegenereerd. Deze file kan worden opgeslagen of geprint. Figuur 56: V&G plan afdrukken Pagina 33 van 60
4.2 Gegevens bouwwerken Het tabblad gegevens bouwwerken bevat alle objecten,hoofdactiviteiten en activiteiten. Figuur 57: Gegevens bouwwerken 4.2.1 Objecten Een object kan o.a. een bouwwerk, onderstation, schakelstation, relaishuis, verzameling objecten, stuk weg of spoor zijn. Figuur 58: Gegevens bouwwerken Het aantal werkgevers, zelfstandigen en werknemers dient per object gekozen te worden. Pagina 34 van 60
Een object bevat de volgende gegevens: Veldnaam Omschrijving Verplicht Objectnaam. Naam van het object bijv. spoor nr Ja Geocode Geografische code Nee Van Km Locatie aanduiding op kilometrage Nee Tot Km Locatie aanduiding op kilometrage Nee Omschrijving Uitgebreide technische omschrijving van het Nee object Objectlocatie Uitgebreide locatie omschrijving Nee Aantal personen Aantal personen aan het werk op dit specifieke Ja project Data tabel 2: Objectgegevens 4.2.2 Objecten aanmaken Open het project, ga naar het tabblad gegevens bouwwerken. Druk op de knop nieuw object. Vul daarna de gegevens van het object in. Figuur 59: Object aanmaken 4.3 Hoofdactiviteit Een hoofdactiviteit beschrijft een bouwfase of onderdeel van de bouw. Het is een samenstelling van subactiviteiten en de daarbij horende risico s. Figuur 60: Scherm hoofdactiviteiten Pagina 35 van 60
Een hoofdactiviteit bevat de volgende gegevens: Veldnaam Omschrijving Verplicht Naam Naam, korte omschrijving van de Ja werkzaamheden Bijzonderheden Bijzonderheden van de hoofdactiviteit Nee Data tabel 3: Hoofdactiviteit 4.3.1 Hoofdactiviteit aanmaken Open het project, ga naar het tabblad Gegevens bouwwerken. Druk op de knop nieuwe hoofdactiviteit onder het betreffende object. Figuur 61: Hoofdactiviteit aanmaken Vul daarna de gegevens van de hoofdactiviteit in (de omkaderde velden zijn verplicht). 4.3.2 Standaard hoofdactiviteit selecteren Een standaard hoofdactiviteit is een vastgestelde hoofdactiviteit met activiteiten inclusief risico s en locatie omschrijving.,de AHS moet nog doorlopen worden. Druk op de knop en vul een zoekterm in van de hoofdactiviteit. Selecteer de juiste hoofdactiviteit(ten) en druk op koppelen. Figuur 62: Hoofdactiviteit koppelen De hoofdactiviteit inclusief alle subactiviteiten zijn nu gekoppeld. Figuur 63: Gekoppelde hoofdactiviteit Pagina 36 van 60