Doel Verdeling van gegevens over toekomstige periodes via verschillende verdeelschema s. Om een overzicht te krijgen van de cashflow van een bedrijf, wil je dat prognoses qua inkomsten en uitgaven op een goede manier in de tijd worden uitgezet. Dit kan lastig zijn omdat verschillende inkomsten en uitgaven op verschillende momenten in de tijd tot stand komen en vaak ook nog eens op een andere manier verdeeld moeten worden over de tijd. De cashflow applicatie van van der Heijde automatisering is ontwikkeld om dit op flexibele manier uit te voeren. De applicatie is echter niet beperkt tot cashflow specifieke inkomsten en uitgaven, maar kan nog veel meer. Verschillende gegevens mogelijk Er kunnen verschillende gegevens in het systeem gedefinieerd worden die ieder afzonderlijk in de tijd uiteen gezet kunnen worden. Elk gegeven heeft zijn eigen details. Deze gegevens kunnen flexibel gedefinieerd worden. Voorbeelden van gegevens zijn: - Algemene kosten - Productie in aantallen - Productie in Euro s - Resultaat - Vermogensbeslag / cashflow - Etc. Voor elk gegeven kan bepaald worden of de verdeling in de tijd cumulatief moet zijn of niet. Cumulatief wordt bv. gebruikt om een vermogensbeslag te verkrijgen. Details Elk gegeven heeft als laagste niveau zogeheten detailregels. Per detail worden onderstaande gegevens vastgelegd - Waarde die verdeeld moet worden - Periode waarover de waarde verdeeld moet worden - De wijze waarop de waarde over de opgegeven periode verdeeld moet worden (bv. lineair, s-curve, rente etc.) Verdeelschema s Er zijn al verschillende verdeelschema s standaard opgenomen. Indien aanvullende verdeelschema s gewenst zijn, zijn deze relatief simpel aan de applicatie toe te voegen. Reeds aanwezige standaard verdeelschema s zijn o.a.: - 100% op startdatum - 50% op startdatum, 50% op einddatum - Lineair - S-Curve - Elke periode 100% - Rente (verdeling op basis van verdeling van details met andere verdeelschema s) Cashflow programma 1 / 5 21-05-2013 15:22
Wegingsfactoren Het is mogelijk om wegingsfactoren te definiëren en deze aan de verschillende details te koppelen. De wegingsfactor zelf kan echter op detailniveau gedefinieerd worden waardoor, voor elke combinatie van wegingsfactor en detail een andere vermenigvuldigingsfactor ingesteld kan worden. Hierdoor wordt bv. onderstaand scenario mogelijk. Voor een wegingsfactor participatiepercentage kunnen voor details van verschillende projecten verschillend deelnemingspercentage gehanteerd worden Extra informatie voor details Aan elk detail kunnen meerdere soorten aanvullende informatie worden gekoppeld. Denk hierbij bv. aan regio s, projecten, deelprojecten, kostenplaatsen, grootboekrekeningen etc. Deze aanvullende informatie kan gebruikt worden als groeperingniveau in de rapportage. De cashflow applicatie bevat een flexibele structuur, waardoor voor elke klant kan worden bepaald welke aanvullende informatie er aan een detail wordt gehangen. Handmatige invoer of automatische vulling In principe kunnen details, wegingsfactoren en aanvullende informatie handmatig in het systeem ingevoerd worden. Over het algemeen zal deze informatie echter ook al in bestaande systemen aanwezig zijn. Daarom is het ook mogelijk om deze details, wegingsfactoren en aanvullende informatie automatisch te vullen met gegevens uit een ander systeem. De (automatische) vulling met informatie uit andere systemen is een maatwerk aanvulling op de standaard cashflow applicatie. Wel biedt de cashflow een standaard mechanisme om deze koppeling eenvoudig te kunnen bewerkstelligen. Rapportages Aan de hand van de aanvullende informatie die aan de details is gekoppeld, kunnen verschillende soorten groeperingen gedefinieerd worden. Zo kan het bv. mogelijk worden om dezelfde rapportages met verschillende groeperingen te tonen. Bv.: - Regio, Locatie, Project, Deelproject, Kostenplaats - Programmatype, Eigen ontwikkeling of Turnkey, Project, Deelproject, kostenplaats Horizontaal wordt de verdeling over de tijd getoond (op dit moment in jaren en maanden) Cashflow programma 2 / 5 21-05-2013 15:22
Exporteren naar Excel of pdf Elke rapportage kan geëxporteerd worden naar Excel of een pdf bestand. Figuur1: Uitsnede van een voorbeeld drilldown rapportage met gefingeerde gegevens (jaren kunnen ook nog uitgeklapt worden naar maandniveau) Realisatie en correctie van de verdeling Naast de reeds eerder gedefinieerde informatie is het ook de bedoeling dat er realisatie cijfers gesynchroniseerd worden. Hierdoor kan de verdeling over toekomstige periodes bijgesteld worden n.a.v. de huidige realisatie. Het saldo van de toekomstige periode zal dan gelijkgesteld kunnen worden aan het openstaand budget. Controleslag De Cashflow applicatie bevat een standaard controle rapport waardoor er voor de meeste verdeelschema s een controleslag van de verdeling plaats kan vinden. Hierdoor kan snel gecontroleerd worden of alles goed verdeeld is. Cashflow programma 3 / 5 21-05-2013 15:22
Hoe werkt het (de implementatie) 1. Allereerst dient bepaald te worden welke gegevens er in de Cashflow applicatie opgeslagen moeten worden. 2. Per gegeven a. Bepaling welk details er moeten worden opgenomen (bv. per deelproject / kostenplaats een aparte detailregel) b. Bepaling welke aanvullende informatie er aan de details gekoppeld moet worden (bv. project, kostenplaats) c. Bepaling welke wegingsfactoren er gekoppeld moeten worden. d. Indien er wordt gekozen voor automatische vulling vanuit andere systemen. i. Ontwikkeling maatwerk module voor geprogrammeerde vulling van de data in de cashflow applicatie. 3. Definiëring van de gewenste groeperingen voor de standaard rapportages Hoe werkt het (de uitvoering) 1. Start synchronisatie vanuit bronsystemen 2. Aanroepen verdeelroutine 3. Controle verdeling 4. Opvragen rapportages, waarbij gewenste gegeven, wegingsfactor, groepering en laagste detailniveaus gekozen kan worden. Indien gewenst is het ook mogelijk om b.v. stap 1 en 2 automatisch op bepaalde tijden uit te laten voeren. Meer mogelijkheden / wensen Naast deze standaard mogelijkheden zijn er altijd nog andere opties mogelijk. Denk hierbij bv. aan het genereren van journaalposten voor bedragen van de eerstvolgende periode (bv. ten behoeve van boeking van de berekende Algemene kosten voor de eerstvolgende periode) Heeft u wensen die niet genoemd zijn, vertel ze ons en wij vertellen u of dit in de bestaande versie al mogelijk is, of kijken naar mogelijkheden om de (standaard) functionaliteit voor u uit te breiden. Meer weten? Deze brochure kan natuurlijk niet alles 100% duidelijk maken. Wilt u meer informatie of een vrijblijvende demonstratie, dan horen we dat graag van u. Cashflow programma 4 / 5 21-05-2013 15:22
Overige standaard applicaties van Van der Heijde automatisering B.V. Naast de in deze brochure genoemde applicatie leveren wij ook onderstaande standaard applicaties Facturatieapplicatie HIS-OB Voor het snel genereren van periodieke en/of incidentele facturen. Koppelingen met eigen systemen mogelijk voor synchronisatie van debiteur gegevens alsmede het doorboeken van facturen naar het financiële systeem. Verplichtingenadministratie (HIS-VA) / Accordering facturen Het registreren van verplichtingen die zijn aangegaan met zowel debiteuren als crediteuren. Mogelijkheid tot synchronisatie van facturen uit het financieel systeem en tonen van digitale facturen. Budgetmogelijkheden inclusief uitgebreid autorisatiesysteem voor zowel invoer als accordering van verplichtingen en toegekende facturen. Per autorisatieregel kan aangegeven onder welke condities (hoogte van bedragen) deze moet worden uitgevoerd en wie die mag uitvoeren. Cashflow Prognose Model Met het Cashflow Prognosemodel kunnen de kasstromen en daarmee samenhangende financiële gegevens voor een aaneengesloten periode van 12 maanden (Rapportage Periode) worden uitgerekend. Bij voorbeeld de debiteuren- en crediteurenstanden, de ontwikkeling van het werkkapitaal, de ontwikkeling van de kredietbehoefte (banksaldo), enz. De som van de gegevens van deze 12 maanden worden onder andere samengevoegd tot een indicatief Exploitatie overzicht. Na verloop van elke maand kan de berekening op eenvoudige wijze worden geactualiseerd voor een volgende periode van twaalf maanden (rolling forecast) door toevoeging van een nieuwe maand. Over Van der Heijde automatisering B.V. Van der Heijde automatisering is actief sinds 1995. Naast een aantal standaard applicaties maken wij ook veel maatwerk applicaties. Dit doen we primair met Microsoft producten. Naast applicaties houden we ons ook bezig met rekenmodellen in Excel. Hierbij hebben we o.a. mogelijkheden voor het ontsluiten van de gegevens uit deze rekenmodellen naar een database, alsmede mogelijkheden tot het automatische bijwerken van rekenmodellen waar veel verschillende versies voor bestaan (denk b.v. aan rekenmodellen per project). Van der Heijde automatisering B.V. E-mail : info@heijde.nl Telefoon : 036-530 0 530 Website : www.heijde.nl Cashflow programma 5 / 5 21-05-2013 15:22