Werken of reizen? Kwestie van timing! Nico Rutten was nauw betrokken bij de opzet van de telewerkregeling van NXP Netherlands. Zelf maak ik er dankbaar gebruik van, want vaak is het gewoonweg handig om je zaken thuis af te handelen. Soms werkt dat sneller en efficiënter. Ik moet bijvoorbeeld regelmatig naar Eindhoven. Dan kies ik er vaak voor om eerst thuis mijn mails weg te werken. Dat werkt ontspannend. En als je wat later van huis gaat, is het rustiger op de weg. Je verliest geen tijd. Nico Rutten, Environment, Safety and Health Manager NXP Semiconductors Netherlands NXP Semiconductors Netherlands Flexibiliteit met telewerkregeling Nico Rutten, Environment, Safety and Health Manager NXP Netherlands In het kort Na een succesvolle pilot heeft NXP Semiconductors Netherlands een telewerkregeling voor het kantoorpersoneel ingevoerd. Dat komt de flexibiliteit en productiviteit van medewerkers ten goede, en het past bij de maatschappelijke verantwoordelijkheid die het bedrijf wil nemen. Het aantal kilometers voor woon-werkverkeer daalt, waardoor NXP aantoonbaar bijdraagt aan het terugdringen van de verkeersdrukte en reductie van de CO 2 -uitstoot. Organisatie NXP Semiconductors ontwikkelt en produceert halfgeleiders. De zelfstandige onderneming, die ruim vijftig jaar geleden werd opgericht door Philips, is met zo n 29.000 medewerkers actief in meer dan dertig landen. Engineers en designers gebruiken de halfgeleiders en software van NXP voor hoogwaardige toepassingen in bijvoorbeeld mobiele communicatie, consumentenelektronica, beveiligingssystemen, elektronische betaalsystemen en netwerksystemen in personenwagens. Locatie In Nederland heeft NXP Semiconductors twee vestigingen. In Eindhoven bevindt zich het hoofdkantoor en vindt ontwikkeling en research plaats. In Nijmegen worden halfgeleiders ontwikkeld en geproduceerd. Vraagstuk NXP Netherlands ziet de wegen in Nederland steeds meer dichtslibben. Dat is ook nadelig voor de bereikbaarheid van onze vestigingen in Eindhoven en Nijmegen, zegt Nico Rutten, Environment, Safety and Health Manager bij NXP Netherlands. Onze medewerkers zijn steeds meer tijd kwijt aan woon-werkverkeer. De verkeersdrukte moet worden teruggedrongen en NXP Netherlands wil die bal niet uitsluitend bij de overheid leggen. Het bedrijfsleven kan een bijdrage leveren, zegt Rutten, en NXP Netherlands vervult hierin graag een voortrekkersrol. Daarom hebben we het Regionaal Convenant Mobiliteitsmanagement Stadsregio Arnhem Nijmegen getekend. Met mobiliteitsmaatregelen als een fietsplan en een carpoolregeling beperken we het aantal autokilometers, waarmee we tegelijkertijd bijdragen aan reductie van de CO 2 -uitstoot. 1
Bij dit streven, bijdragen aan de bereikbaarheid en de CO 2 -uitstootreductie, past ook de introductie van de telewerkregeling binnen NXP Netherlands. Rutten: Telewerken gebeurde tot nu toe op basis van individuele afspraken die werknemers met hun leidinggevenden maakten. Op 1 november 2009 is daar een formele en eenduidige telewerkregeling voor in de plaats gekomen. Hiermee zet NXP Netherlands ook in op: Meer flexibiliteit en versterking van de secundaire arbeidsvoorwaarden voor werknemers. Beperking van de tijd die medewerkers kwijt zijn aan woon-werkverkeer en daarmee versterking van hun privé-werkbalans. Vergroting van de productiviteit doordat medewerkers thuis ongestoord kunnen werken. Welke maatregel? NXP Netherlands ontwikkelde een eenduidige telewerkregeling, als onderdeel van het arbeidsvoorwaardenpakket van medewerkers. De telewerkregeling is primair bedoeld voor kantoorpersoneel: zo n 1000 medewerkers in Eindhoven en 2000 in Nijmegen. Wie gaat telewerken doet dat minimaal één dag per week, licht Rutten toe, want minder dan dit, bijvoorbeeld een ochtend per week, levert geen kilometer- en reistijdbesparing op. Aan de andere kant is het maximum op twee dagen per week gesteld, zodat de afdeling niet te zwaar belast wordt. De sociale contacten op de werkvloer en het teamgevoel blijven zo behouden. Dat is belangrijk. Afdelingen wijzen een vaste dag in de week aan waarop telewerken niet is toegestaan. Op die dag vinden bijvoorbeeld afdelingsoverleggen plaats. De telewerkregeling geeft medewerkers de zekerheid dat zij hierover afspraken maken met het bedrijf, en niet met hun leidinggevende als individu. Tegelijkertijd levert de regeling NXP Netherlands data op. We kunnen nu zien hoeveel mensen hoe vaak telewerken en wat dat oplevert, zegt Rutten. Overigens is telewerken geen recht, maar iets waarmee de directe leidinggevende moet instemmen. Het telewerken moet passen bij de functie van de werknemer en de taken die hij op de afdeling uitvoert. Stemt de leidinggevende in, dan worden de afspraken vastgelegd in een telewerkdocument. Dit bevat: De definitie die NXP Netherlands voor het begrip telewerken hanteert. De voorwaarden waaronder telewerken bij NXP Netherlands mogelijk is. Een contract met daarin de specifieke afspraken die met de werknemer zijn gemaakt. De afspraak dat de medewerker met gesloten beurs gaat telewerken (de medewerker gaat minder reizen, maar wordt niet gekort op zijn reiskostenvergoeding en gebruikt het surplus om zijn werkplek thuis conform de arbo-eisen in te richten, zie rubriek Kosten). Een vragenlijst over de werkplek thuis. Een foto van de werkplek thuis. 2
NXP Netherlands heeft de voorwaarden waaronder telewerken mogelijk is zorgvuldig gedefinieerd. Dat voorkomt problemen. In de voorwaarden staat bijvoorbeeld dat telewerken alleen is toegestaan als de werknemer in Nederland woont, licht Rutten toe. Een aantal van onze werknemers woont namelijk in Duitsland en als zij zouden gaan telewerken zou dat zeer ingewikkelde consequenties voor de premieafdracht hebben. NXP Netherlands pakte de opzet van de telewerkregeling gestructureerd aan. Volgens Rutten hebben meerdere factoren ertoe bijgedragen dat er een werkbare regeling tot stand kwam: 1) Betrokkenheid van stakeholders Voor de opzet van een goede, werkbare telewerkregeling is de betrokkenheid van stakeholders onmisbaar. Zij brengen de nodige kennis in en zorgen voor draagvlak. Daarom hebben wij van meet af aan met alle interne belanghebbenden rond de tafel gezeten: HR, arbo, fiscaal, ICT en OR. 2) Leren van bedrijfsbezoek NXP Netherlands bezocht drie bedrijven die ervaring hebben met telewerken. Rutten: Zo namen we naar aanleiding van een artikel in een magazine contact op met Interpolis. Bedrijven zijn enthousiast om hun ervaringen te delen, zeker als het een succes is geworden. Je leert vooral van wat er bij hen mis dreigde te gaan. Daarvoor kan zo n bedrijfsbezoek jou behoeden. 3) Uittesten met een pilot Zowel in Eindhoven als Nijmegen voerde NXP Netherlands een pilot met telewerken uit. Dat bood de mogelijkheid om de regeling te verfijnen, blikt Rutten terug. De nul- en eindmeting die we uitvoerden leverde daarvoor een goede basis. Medewerkers vulden op intranet een digitale enquête in. Die bevatte vragen over productiviteit, workability, flexibiliteit en reisgedrag. Ook de niet-telewerkers werden geënquêteerd. Daarmee kregen we zicht op de overwegingen om niet te gaan telewerken én op de effecten die het telewerken heeft voor collega s op kantoor. 4) Onafhankelijk advies Belangrijk was ook de rol die een externe adviseur (van DFF Organisatie Advies) vervulde. Zij gaf ons kritisch weerwoord en bracht specifieke kennis in, zegt Rutten. Bijvoorbeeld voor het opstellen van de vragenlijst voor de nul- en eindmeting van de pilot, licht hij toe, want het vereist kennis van zaken om dat goed te doen. Datzelfde geldt voor de analyse en interpretatie van de uitkomsten. Rol leidinggevenden is doorslaggevend Voor telewerken moet achtereenvolgens de organisatie, de functie van de medewerker en de persoon geschikt zijn, zegt Rutten. Voor de leidinggevenden brengt het telewerken misschien wel de grootste verandering met zich mee. Hun rol is doorslaggevend, omdat telewerken een andere manier van managen vraagt: op basis van output in plaats van aanwezigheid. Wij hebben leidinggevenden tips gegeven hoe zij hiermee om kunnen gaan, maar niet bij voorbaat een training aangeboden. We laten hen eerst ervaren hoe het gaat. Blijkt uit de evaluatie dat er een trainingsbehoefte is, dan kan dat alsnog. Dan is het hun eigen vraag, is de motivatie groot en houdt het veel meer stand. (Zie voor meer informatie over de veranderende rol van leidinggevenden (en interventie hierin) de case SNS Reaal op deze website). 3
Communicatie is de sleutel Rutten ziet communicatie als de sleutel tot succes. Zowel tijdens de ontwikkeling als na implementatie van de regeling. De kern is dat bij iedereen de drie V s op het netvlies komen te staan. De manager moet vertrouwen aan de medewerker geven, de medewerkers moet zijn verantwoordelijkheid nemen en beide moeten zij de vrijheid om de werktijd flexibel in te delen goed benutten. Dat zijn de essentiële voorwaarden voor succes. Baten NXP Netherlands implementeerde telewerkregeling in november 2009. Organisatiebreed valt nog niet te concluderen of de regeling succes heeft. De uitkomsten van de pilots die NXP Netherlands uitvoerde zijn echter veelbelovend. Medewerkers en leidinggevenden toonden zich enthousiast en gaven aan: Effectiever te werken en productiever te zijn. Minder tijd kwijt te zijn aan woon-werkverkeer. De telewerkregeling te waarderen als een goede secundaire arbeidsvoorwaarde. De productiviteitsverhoging valt niet altijd te kwantificeren, licht Rutten toe, maar medewerkers blijken bepaalde werkzaamheden, zoals het schrijven van rapporten, te bewaren voor de dag dat zij thuis werken. Ze geven aan dat zij er daar langer ongestoord aan kunnen werken, dat het hierdoor sneller gaat en dat de kwaliteit van het afgeleverde werk hoger is. Met de telewerkregeling draagt NXP Netherlands aantoonbaar bij aan het terugdringen van de verkeersdrukte en de reductie van de CO 2 -uitstoot. Zowel in Nijmegen als Eindhoven deden 40 medewerkers mee aan de pilot, zegt Rutten. Een groep van 15 medewerkers reed in dat half jaar samen zo n 28.000 kilometer minder dan voorheen. Dat staat gelijk aan een CO 2 -reductie van zo n vijf ton. Kosten NXP Netherlands voert de telewerkregeling kostenneutraal in. De medewerker gaat minder reizen, maar wordt niet gekort op zijn reiskostenvergoeding en gebruikt het surplus om zijn werkplek thuis conform de arbo-eisen in te richten. De werknemer financiert dit dus voor, maar in de pilot is dit volgens Rutten geen issue geweest. Wie meer dan 30 kilometer van het werk woont, krijgt de maximale reiskostenvergoeding, licht hij toe. Daarmee verdien je een goede bureaustoel binnen een jaar terug. De reiskostenvergoeding die NXP Netherlands voor woon-werkverkeer hanteert, is niet gekoppeld aan het type vervoermiddel. Ook de telewerkregeling staat los van het vervoermiddel dat de werknemer voor woon-werkverkeer gebruikt. Werknemers met een OV-jaarkaart kunnen daardoor in het nadeel zijn. De kosten van de jaarkaart blijven immers gelijk, of je nu vier of vijf dagen per week reist. Dat dit geen punt van discussie is, komt doordat bij NXP Netherlands maar weinig werknemers het OV gebruiken: 3% reist met de trein en 1% komt met de bus naar het werk. Maar liefst 36% gebruikt de fiets, terwijl 42% met de auto reist en 8% carpoolt. 4
Fiscale aspecten Medewerkers die gaan telewerken worden niet gekort op hun reiskostenvergoeding (zie rubriek Kosten). Of dit fiscaal is toegestaan, hangt af van de persoonlijke omstandigheden van de werknemer. NXP Netherlands laat een fiscalist dit controleren. De toets wordt opgenomen in het telewerkdossier van de medewerker (zie rubriek Maatregel). Tijdsinvestering Circa vier maanden voor het overleg met stakeholders en de opzet van de pilot. Circa zes maanden voor de uitvoering van de pilot. Eén maand voor de rapportage en overleg met de OR. Enkele maanden tot implementatie. Promotie Medewerkers kregen via intranet regelmatig een update over de ontwikkeling van de telewerkregeling en het verloop van de pilot. Deelnemers aan de pilot vertelden in NL Express over hun ervaringen. Bij de introductie van de telewerkregeling kreeg iedere medewerker een folder met praktische informatie. Leidinggevenden kregen vervolgens nog een brief met praktische tips. Wat belangrijk is, is dat je het vuurtje warm houdt, zegt Rutten. Wat dat betreft is de tijd tussen de pilot en de introductie van de telewerkregeling bij ons te lang geweest. (Zie rubriek Tijdsinvestering.) Als we eerder hadden besloten om de telewerkregeling te implementeren, hadden we het enthousiasme dat tijdens de pilot is ontstaan beter benut. Tips Betrek vanaf het begin alle stakeholders bij de ontwikkeling van een telewerkregeling. Dat draagt bij aan een werkbare regeling en vergroot het draagvlak. Neem een kijkje bij bedrijven die het telewerken al hebben ingevoerd. Bedrijven zijn enthousiast om hun ervaringen hierover te delen, zeker als het een succes is geworden. Bereid je goed voor op een bedrijfsbezoek. Laat mensen vanuit hun enthousiasme over hun ervaringen met telewerken vertellen, maar bedenk ook wat je vragen wilt. Vooral van dingen die mis dreigden te gaan, leer je veel. Bedenk dat de organisatie, functie én persoon geschikt moeten zijn voor telewerken. Overweeg goed welke afdelingen, functies en personen je voor telewerken in aanmerking wilt laten komen. Rol het telewerken niet in één keer organisatiebreed uit, maar begin klein. Een pilot geeft je de mogelijkheid ervaring op te doen en de regeling aan te scherpen. Daarmee voorkom je problemen die vooraf niet zijn voorzien. Zorg ervoor dat de deelnemers aan de pilot een afspiegeling vormen van je bedrijf. Voer de pilot bijvoorbeeld uit met een afdeling waar men enthousiast is én een afdeling waar men sceptisch is. 5
Neem tijdens de pilot niet alleen de groep van telewerkers onder de loep, maar kijk ook naar de groep die op kantoor blijft. Welke effecten heeft het telewerken op hen? Maak gebruik van de specifieke kennis die een extern adviseur kan bieden. Bijvoorbeeld voor het opstellen van goede enquêtes voor een nul- en eindmeting voor een pilot. Zorg dat je de telewerkregeling na een succesvolle pilot snel organisatiebreed kunt invoeren. Een pilot kan de weg voor telewerken banen doordat medewerkers enthousiast raken. Maak gebruik van dit momentum. Heb oog voor de veranderende rol van de leidinggevenden. Zij moeten door het telewerken gaan sturen op basis van output in plaats van aanwezigheid. Bied hun waar nodig ondersteuning. Zorg vooraf én na implementatie voor een goede communicatie over het telewerken. Houd bijvoorbeeld interviews en feedbacksessies. Meer weten? NXP Semiconductors Netherlands B.V. Nico Rutten Environment, Safety and Health Manager Gerstweg 2 6534 AE Nijmegen Telefoon (024) 3535401 E-mail nico.rutten@nxp.com www.nxp.com DFF Organisatie Advies Lydeke Leurink Jacob Damsingel 10 7201 AM Zutphen Telefoon (0575) 545580 E-mail dff@interstroom.nl www.dfforganisatieadvies.eu 6