Workshop De preventiemedewerker neemt de leiding, 25 oktober 2012

Transcriptie

1 Workshop De preventiemedewerker neemt de leiding, 25 oktober 2012 Uitwerking van de resultaten, 6 nov Pieter Diehl (Voorzitter BvAA en Management & Consultant bij Edux te Breda, pdiehl@edux.nl) Jos de Lange (TNO, jos.delange@tno.nl) en Nicole de Koning (TNO, nicole.dekoning@tno.nl) 1. Achtergrond Op 25 oktober vond in twee ronden de workshop De preventiemedewerker neemt de leiding plaats tijdens de conferentie Samen Bevlogen van het Nederlands Focal Point. In deze workshop zijn we aan de slag gegaan met alle stakeholders om de preventiemedewerker heen, zowel binnen als buiten het bedrijf. We hebben alle stakeholders geïnventariseerd en op een rij gezet en we hebben gezocht naar praktische tips om succesvol met deze stakeholders te werken om zo meer betrokkenheid te krijgen voor het preventiewerk. Het doel hiervan was tweeledig: zinvolle tips en ideeën voor en door de deelnemers; input voor TNO voor de ontwikkeling van een krachtenveldanalyse op inpreventie.nl om preventiewerkers te helpen in hun dagelijkse praktijk. De workshop bestond uit de volgende onderdelen: 1. Inventarisatie en prioritering van stakeholders 2. Presentatie Effectief leiderschap 3. Groepswerk Samenwerking met stakeholder 4. Terugkoppeling In de bijlage zijn de slides terug te vinden die gepresenteerd zijn gedurende de workshop. 2. Inventarisatie stakeholders Tijdens de workshop is in kaart gebracht met welke stakeholders de preventiemedewerker heeft te maken. Deze stakeholders kunnen in drie groepen worden ingedeeld: 1. Stakeholders binnen het bedrijf 2. Stakeholders buiten het bedrijf 3. Stakeholders van overheid Figuur 1 toont alle stakeholders. Het valt op dat de preventiemedewerker met een zeer groot aantal stakeholders te maken heeft. 1

2 Figuur 1: stakeholders rond de preventiemedewerker De deelnemers hebben gestemd welke stakeholders zij verder wilden uitwerken om te bezien hoe een succesvolle samenwerking kan worden bereikt. De volgende stakeholders kregen de meeste stemmen: Directeur/eigenaar (in beide workshoprondes gekozen) Medewerkers (in beide workshoprondes gekozen) Arbo diensten/bedrijfsarts PO functionaris 2

3 3. Samenwerken met de stakeholders Hieronder volgt een korte uitwerking van de resultaten van het groepswerk. In de bijlage zijn de volledige teksten overgenomen die de deelnemers op de tafelkleden geschreven hebben. Bij de directie/eigenaar als stakeholder is het belangrijk om commitment te verkrijgen. De preventiemedewerker wil een houding van willen in plaats van moeten bereiken bij de directie. Het voornaamste doel van de directie is het zorgen voor continuïteit van de bedrijfsvoering en/of het maken van winst. Het is dus belangrijk voor de preventiemedewerker om altijd duidelijk te maken wat een maatregel kost én wat deze oplevert (op korte en lange termijn), vooral ook omgerekend naar geld. Veel van de tips en ideeën gaan over communicatie met de directie. Het is écht belangrijk om regelmatig met de directie/eigenaar te spreken over het onderwerp preventie. De preventiemedewerker moet daarbij de belangen van de directie kennen. En daarbij moet de preventiemedewerker ook het lef hebben om zaken aan de orde te stellen die niet goed gaan. Dit is lang niet altijd eenvoudig. Het betekent dat een preventiemedewerker vaardigheden nodig heeft om de directie aan te spreken. Voor de preventiemedewerker is het belangrijk om zichtbaar en benaderbaar te zijn voor de medewerkers. Dit betekent dat de preventiemedewerker veel op de werkvloer dient te zijn. De medewerkers moeten voelen dat ze geholpen worden door de preventiemedewerker en dat veilig werken niet extra gedoe betekent. Alles wat de preventiemedewerker doet moet in het teken staan van praktische oplossingen en niet van onbenullige regels. Zo is duidelijk dat de preventiemedewerker en de medewerkers dezelfde belangen hebben; na een veilig dag werken weer gezond thuiskomen. De tips en ideeën concentreren zich op (blijven) communiceren, het luisteren naar en aandacht geven aan medewerkers. Een leuke en praktische manier om met de medewerkers in gesprek te blijven is het organiseren van zeepkist-bijeenkomsten. De preventiemedewerker is de interne arbodeskundige. Voor de complexere vraagstukken is er kennis en deskundigheid van buiten nodig. De arbodienst en bedrijfsarts zijn deze deskundigen van buiten. Er bestaat behoefte aan samenwerking en regelmatig overleg met de arbodienst/bedrijfsarts. De bedrijfsarts is daarbij van oorsprong vooral gefocust op de medische, curatieve kant. De samenwerking moet gericht zijn op het zoeken naar preventieve oplossingen. 3

4 De P&O medewerker beschikt over data (zoals verzuim- en ongevalsstatistieken) die voor de preventiemedewerker onmisbaar is. Om knelpunten op te sporen en vervolgens preventieve maatregelen te bedenken is het van belang om in samenwerking deze data te benutten. Er zijn veel preventiemedewerkers die geen taakomschrijving hebben en daar in praktijk last van hebben. De P&O medewerker heeft in het bedrijf een belangrijke rol in het beschrijven van functieprofielen. De preventiemedewerkers die het ontbreken van een taakomschrijving als een gemis ervaren, kunnen de P&O medewerker inschakelen om te komen tot een helder functieprofiel, bijvoorbeeld aan de hand van standaard competentieprofielen (van preventiemedewerkers). 4

5 Bijlage: Uitwerking stakeholders In groepjes hebben de deelnemers de volgende zaken in kaart gebracht: Wat wil je bereiken bij deze stakeholder? Wat zijn zijn/haar belangen? Wat zijn mijn belangen (als preventiemedewerker)? Wat zijn knelpunten? Welke tips/ideeën heb je uit jouw eigen praktijk om samen te werken met de betreffende stakeholder? 5

6 Directeur/eigenaar Wat wil je bereiken? Luisterend oor Commitment o Middelen o Voorbeeldfunctie Willen in plaats van moeten ; pro-actief Belang van Occupational Safety & Health beleid Zijn/haar belangen Continuïteit bedrijfsvoering/winst Goed imago als werkgever Productiviteit/kwaliteit/veiligheid Welzijn medewerkers/betrokkenheid, positieve instelling medewerkers Laag ziekteverzuim Duurzaamheid (medewerkers en omgeving) Mijn belangen Back up Betrokkenheid Onafhankelijke positie Rol & positie Zichtbaarheid in organisatie Health Safety and Environment serieus genomen in de organisatie; beoordelingspunt voor management/directie Duidelijk budget Visie Knelpunten Verschillende belangen Veiligheid versus productie Onbekendheid/weerstand Financieel aspect Inschatting van haalbaarheid Verschil van visie Teveel lagen tussen preventiemedewerker en directie Tips en ideeën Communicatie en overleg, regelmatige communicatie Maak plannen financieel Open/toegankelijke omgeving creëren Aanspreekbaar zijn = tijd = luisteren Kunnen aanspreken Inkoopbeleid onder de loep nemen => preventief = geld Bottum <-> up voorwaarde draagvlak/voorwaarde scheppend 6

7 Goede voorbeelden belonen; door hele organisatie Ken de belangen van de directie Leef je niet teveel in Preventiemedewerker direct laten rapporteren aan CEO (staffunctie) Betrekken bij werk, middels overleg, rondes lopen Vast agendapunt bij MT MT een training laten volgen 7

8 Medewerkers Wat wil je bereiken? Begrip, acceptatie Veiligheid werken, Veilig gedrag Laten meedenken, samenwerken Motiveren Resultaat Zijn/haar belangen Veilig werken, goede werkomstandigheden ARBO wet Geen inspanning: preventiezaken moeten geen gedoe met zich meebrengen Werkvreugde/-sfeer Dat preventiemedewerker oplossing brengt (bijv. nieuwe stoel) Mijn belangen Veilig werken Bestaansrecht Optimaliseren arbeidsomstandigheden Geen ongevallen, ziekteverzuim Knelpunten Onbenullige regels vanuit overheid Verandermoeheid (onder meer bij oudere werknemers) Geld Tijd Motivatie/geen zin Geen draagvlak Geen belang Vertrouwen Tips en ideeën Blijf communiceren, goede communicatie Zeepkist bijeenkomsten: bij deze bijeenkomsten betreden zowel de preventiemedewerker als de medewerkers de zeepkist. Het management is niet bij deze bijeenkomsten aanwezig. De bijeenkomsten zijn een goede manier om op te vangen wat er leeft bij de medewerkers. Empatisch vermogen Allebei hetzelfde belang; samenwerken Aandacht geven/op de werkvloer begeven/zelf doen Luisteren/houding Goede voorlichting en instructie 8

9 Arbo diensten/bedrijfsarts Wat wil je bereiken? Veilig en gezond werken omgeving Effectieve samenwerking Laag ziekteverzuim Laag verloop Zijn/haar belangen Respecteren medisch beroepsgeheim Geld verdienen/eigen commercieel belang Goed advies geven Vertrouwenspositie (personeel, OR, directie) Mijn belang Lager verzuim Deskundigheid van specialistische arbodienst Gemotiveerd personeel Knelpunten Commercieel belang Arbodienst Tips en ideeën De-medicaliseren Samenwerken; regelmatig overleg tussen preventiemedewerker en arbodienst/arts Direct leidinggevende is verantwoordelijk bij verzuim -> advies welke hulp medisch, psychisch, maatschappelijk, e.d. 9

10 P&O medewerker Wat wil je bereiken? Optimale arbeidsomstandigheden; oplossen knelpunten RI&E Geen ongevallen Laag ziekteverzuim Zijn/haar belangen Gekwalificeerd personeel Voldoende personeel Tevreden personeel (=gemotiveerd) Goede data over personeel Analyse Mijn belangen Goede samenwerking => juiste informatie Juiste doelen (bedrijfsdoelen) Knelpunten Geen goede analyse ziekte, ongevallen Geen duidelijkheid over taak Onvoldoende kennis risico s Tips/ideeën Heldere doelen/afspraken (organisatie & preventiemedewerker) Gebruik maken van branche en kennisinstellingen Opzetten goede communicatie/afstemming (structureel overleg) arbodienst Competentieprofielen veiligheid en gezondheid 10

11 Bijlage: Slides presentatie 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 20

21 21

22 22