ARBODIENSTVERLENING DOE JE SAMEN. Eindrapport onderzoek externe arbodiensten in de Metalektro

Transcriptie

1 ARBODIENSTVERLENING DOE JE SAMEN Eindrapport onderzoek externe arbodiensten in de Metalektro

2 b

3 ARBODIENSTVERLENING DOE JE SAMEN Eindrapport onderzoek externe arbodiensten in de Metalektro 9 april 2013 Projectnummer: Dr. B.C.H. de Zwart Drs. C.L. van der Burg V. Haanstra-Veldhuis MSc Dr. R. Prins Dr. F.A. Reijenga Drs. N. van de Haar AStri Beleidsonderzoek en -advies Stationsweg AV Leiden Tel.: Fax: astri@astri.nl Website:

4 4 MANAGEMENT SAMENVATTING Inleiding Onderzoek In opdracht van de ROM, heeft AStri Beleidsonderzoek en advies onderzoek uitgevoerd naar de stand van zaken van externe arbodienstverlening in de Metalektro. Hiervoor is een deskresearch uitgevoerd, zijn enquêtes afgenomen onder werkgevers, werknemers en leden van de OR/PVT en zijn interviews afgenomen met werkgevers en vertegenwoordigers van externe arbodiensten die werkzaam zijn in de Metalektro. De volgende vijf onderzoeksthema s stonden centraal Kenmerken van externe dienstverlening. Kwaliteit van externe arbodienstverlening. Effecten van externe arbodienstverlening. Financiële kosten versus baten van externe arbodienstverlening Innovatieve ontwikkelingen in externe arbodienstverlening. Door de lage respons van de enquête onder de werknemers, zijn deze resultaten uiteindelijk niet meegenomen in de bespreking van de resultaten en de conclusies. Kenmerken van externe arbodienstverlening Arbodiensten Metalektro In de Metalektro heeft een ruime meerderheid van de bedrijven (90%) een contract met een externe arbodienst, en maakt dus gebruik van de zogenaamde vangnetregeling. Binnen de sector domineren een tweetal grote landelijke arbodiensten te weten 365 (marktaandeel 27%) en Arbo Unie (marktaandeel 20%). Daarnaast zijn er drie spelers die ieder rond de 5% van het marktaandeel in handen hebben (Maetis- Ardyn, ArboVitale en HumanCapitalCare) en een twintigtal kleinere arbodiensten met een beperkter marktaandeel. De meeste werkgevers hebben een lange relatie met hun huidige arbodienst, bijna de helft (46%) langer dan 8 jaar. Op basis van de interviews met de vertegenwoordigers van de arbodiensten kan worden geconcludeerd dat er een grote variatie bestaat tussen deze arbodiensten in kenmerken zoals grootte, deskundigen, specialisatie, visie etc.

5 5 Wisseling arbodienst Ruim een kwart (26%) van de bedrijven is de afgelopen 5 jaar gewisseld van arbodienst. Veelal is dit initiatief genomen door een nieuwe P&O-manager met een andere visie en/of ervaring op het gebied van arbodienstverlening. De meest genoemde redenen voor werkgevers in de Metalektro om te veranderen van arbodienst zijn het fuseren met een ander bedrijf dat een andere arbodienst heeft, de hoge kosten van de huidige arbodienst en/of onvrede met de kwaliteit van de dienstverlening. Op basis van het onderzoek kan geconcludeerd worden dat er een trend gaande lijkt te zijn waarbij werkgevers vaker kiezen voor een kleinere arbodienst. Dit vanuit de wens tot korte lijnen, maatwerk en persoonlijke aandacht. Keuze arbodienst Onder zowel werkgevers als OR/PVT bestaat een veelvoud van redenen waarom voor de huidige arbodienst is gekozen. Deze redenen variëren ook sterk tussen bedrijven. Van de bijna twintig genoemde redenen worden door werkgevers de volgende het meest genoemd: bekendheid van de arbodienst met het werk in de Metalektro, tevredenheid die via referenties zijn doorgekregen, een proactieve opstelling, kosten, deskundigheid van de bedrijfsarts en het waarborgen van de privacy. Vanuit de OR/PVT worden het meest genoemd het waarborgen van de privacy, onafhankelijke opstelling en nakomen van afspraken. Arbodiensten zelf herkennen ook deze redenen vanuit de praktijk. Keuzeproces Binnen bedrijven in de Metalektro bestaan grote verschillen in de wijze waarop invulling wordt gegeven aan het proces om te komen tot een uiteindelijke keuze voor een arbodienst. Deze varieert van een solistisch besluit vanuit het management/p&o voor de keuze van een arbodienst op basis van een goede referentie, tot een uitgebreid proces waarbij achtereenvolgens een programma van eisen wordt opgesteld, een aantal potentiële arbodiensten wordt geselecteerd en deze worden uitgenodigd voor een presentatie op basis waarvan een keuze wordt maakt. Bij een aantal bedrijven wordt na de keuze van de arbodienst nog een aanvullende sollicitatieprocedure uitgevoerd om een geschikte vaste bedrijfsarts te selecteren bij de gekozen arbodienst. De OR/PVT heeft een wettelijk instemmingsrecht bij de keuze voor arbodienstverlening. Ruim een derde (37%) van de werknemersvertegenwoordigingen (OR/PVT) geeft in het onderzoek echter aan niet te zijn betrokken bij de keuze van de arbodienst. Bij de overige OR/PVT-leden varieert de betrokkenheid sterk van het opstellen van het programma van eisen, instemmingsrecht tot informatievoorziening over de gemaakte keuze achteraf. Uit het onderzoek komt naar voren dat in het algemeen

6 6 de kennis over de wettelijke verplichtingen en keuzemogelijkheden in arbodienstverlening bij OR/PVT-leden in de Metalektro beperkt is. Contractvormen Bijna twee derde (59%) van de afgesloten contracten door bedrijven in de Metalektro met een externe arbodienst betreft een zogenaamd basiscontract. De werkgever betaalt vaste abonnementskosten per werknemer en daarnaast variabele kosten voor aanvullende verrichtingen. De abonnementskosten betreffen veelal de kosten voor het uitvoeren van administratieve processen door de arbodienst en gebruik van verzuimsoftware. Vaak wordt deze optie gekozen door bedrijven die zelf de regie willen houden over het verzuimproces (eigen-regiemodel) en dit intern willen stimuleren onder leidinggevenden, relatief een laag verzuim hebben en de kosten onder controle willen houden. Rond de 18% van de bedrijven heeft een full-servicecontract afgesloten, waarbij de werkgever een vast bedrag per werknemer betaalt waarvoor de meeste zaken rond het verzuimproces door de arbodienst uit handen worden genomen. Het betreft hier vaak de kleinere bedrijven die een hoog verzuim hebben en weinig capaciteit en kennis hebben om zelf invulling aan het verzuimbeleid te geven. Daarnaast bestaat er binnen deze bedrijven vaak een visie over het aanpakken van verzuim die sterk is gericht op controle en direct optreden door de arbodienst. Daarnaast heeft 20% van de bedrijven een zogenaamd verrichtingencontract. Hierbij zijn er alleen variabele kosten op basis van de daadwerkelijk uitgevoerde verrichtingen waarvoor de werkgever opdracht heeft gegeven. Het betreft hier veelal de bedrijven die intern al de nodige deskundigheid hebben zodat externe ondersteuning alleen op incidentele basis noodzakelijk is. Ook willen deze bedrijven graag zelf de regie houden over de begeleiding en de kosten. Het verzuim in deze bedrijven is veelal relatief laag. Inhoud contract Het onderzoek bevestigt ook het beeld uit andere onderzoeken dat werkgevers de externe arbodienst voornamelijk inschakelen voor ondersteuning bij de verzuimbegeleiding. Het betreft dan met name de verzuimbegeleiding door de bedrijfsarts, het opstellen van de probleemanalyse en plan van aanpak bij langdurig verzuim (Wet Verbetering Poortwachter) en het verwerken van ziek- en herstelmeldingen. Ten aanzien van deze activiteiten zijn in de meeste contracten dan ook afspraken gemaakt. Het uitvoeren van preventieve activiteiten zoals periodiek medisch onderzoek, RI&E, voorlichting, werkplekonderzoeken, advisering op organisatieniveau etc. is doorgaans niet opgenomen in het contract. Door een aantal werkgevers wordt wel aan-

7 7 gegeven dat deze activiteit soms naast het contract los worden afgenomen bij de arbodienst of bij een andere gespecialiseerde dienstverlener. Deskundigen De ruime meerderheid (85%) van de bedrijven heeft een vaste bedrijfsarts bij de arbodienst, die in de meerderheid van de gevallen (54%) niet zelf is uitgekozen. In slechts een derde van de gevallen heeft de bedrijfsarts zich ook schriftelijk of op de werkplek gepresenteerd en in iets meer dan een derde aan de OR/PVT. In rond een derde van de bedrijven houdt de bedrijfsarts ook spreekuur op de bedrijfslocatie. Van de bedrijven geeft driekwart aan dat er intern een verzuimmanager/casemanager aanwezig is. Bij 70% is ook een preventiemedewerker aanwezig of een arbocoördinator/adviseur (66%). In grotere bedrijven blijken deze interne deskundigen vaker aanwezig te zijn dan bij de kleinere bedrijven. Kwaliteit van externe arbodienstverlening Tevredenheid Op basis van het onderzoek kan worden geconcludeerd dat werkgevers en werknemersvertegenwoordigers in de Metalektro gemiddeld genomen tevreden zijn met hun arbodienst. Zowel werkgevers als OR/PVT-leden in de Metalektro geven hun arbodienst gemiddeld een 7. Onder grotere bedrijven is het cijfer wel hoger dan onder kleinere bedrijven. Rond de 15% van alle bedrijven geeft hun arbodienst een onvoldoende. Bij deze cijfers dient wel de opmerking gemaakt te worden dat het oordeel voornamelijk betrekking heeft op de verzuimbegeleiding, aangezien dit het grootste deel van de dienstverlening uitmaakt voor veel bedrijven. Pluspunten De punten die het meest genoemd worden door werkgevers als het gaat om tevredenheid met de arbodienst zijn: waarborgen van de privacy, deskundigheid van de bedrijfsarts, de onafhankelijke opstelling, proactieve en snelle opstelling, wijze van rapporteren, terugkoppeling en bruikbaarheid van de adviezen. Door de leden van de OR/PVT worden de volgende pluspunten het meest aangegeven: de vaste bedrijfsarts en zijn/haar deskundigheid, het nakomen van afspraken, flexibiliteit en brede aanbod in dienstverlening. Minpunten Door werkgevers die ontevreden zijn over bepaalde aspecten van de arbodienst, komen de volgende minpunten het meest naar voren: de kosten, de afstand tot de vestiging, de effectiviteit en opbrengsten van de arbodienstverlening, de deskundig-

8 8 heid van het overige personeel, geen pro-actieve opstelling, ontbreken vast aanspreekpunt en administratie en ICT. Onder OR/PVT-leden worden de volgende minpunten het meest genoemd: de kosten, gevolgd door deskundigheid overig personeel, wijze van communicatie met werkgever, effectiviteit en opbrengsten van dienstverlening, wijze van communicatie met werknemers, betrokkenheid, onafhankelijkheid en afstand tot de vestiging van de arbodienst. Effecten van externe arbodienstverlening Effecten In theorie kunnen de verschillende interventies die door arbodiensten (kunnen) worden uitgevoerd direct of indirect een effect hebben op verschillende uitkomstmaten: blootstellingsniveau aan arbeidsrisico s, gezondheid, vitaliteit, ziekteverzuim, bedrijfsongevallen, (duurzame) inzetbaarheid, productiviteit etc. Subjectiviteit Het vaststellen van de effectiviteit van arbodienstverlening is lastig en vraagt om objectief wetenschappelijk interventieonderzoek. In dit onderzoek is het effect van de externe arbodienstverlening grotendeels gebaseerd op de subjectieve inschatting van betrokken actoren zelf: werkgevers en OR/PVT-leden. Op basis van deze inschattingen kan worden geconcludeerd dat zowel werkgevers als OR/PVT-leden met name effecten toedichten van de dienstverlening door de arbodienst ten aanzien van de snellere terugkeer van zieke medewerkers en de omvang van het ziekteverzuim. Veel minder zijn werkgevers en OR/PVT-leden overtuigd van het feit dat de arbodienstverlening ook leidt tot een hogere productiviteit van de werknemers. Grotere werkgevers hebben over het algemeen een positiever beeld van de effecten van de arbodienstverlening dan de kleinere bedrijven. Gezamenlijk resultaat Door verschillende werkgevers wordt aangegeven dat de daling in het ziekteverzuim binnen hun organisatie niet alleen kan worden toegeschreven aan de inspanningen van de arbodienst. Zij zien dit nadrukkelijk als een gezamenlijk resultaat van de inspanningen door de arbodienst, in het bijzonder van de bedrijfsarts, en het bedrijf, met name door de P&O-afdeling en de leidinggevenden.

9 9 Financiële kosten versus baten van externe arbodienstverlening Kosten De jaarlijks kosten die bedrijven in de Metalektro betalen aan arbodienstverlening bedragen gemiddeld 129 per werknemer. Dit bedrag verschilt echter sterk tussen bedrijven, variërend van 50 tot 300 per werknemer. Het betreft hier zowel de vaste kosten als de variabele kosten voor verrichtingen. Op basis van het onderzoek kan geconcludeerd worden dat de hoogte van de kosten is gerelateerd aan het ziekteverzuimpercentage van het bedrijf. Hoe hoger het verzuim, hoe meer kosten het bedrijf maakt aan verzuimbegeleiding van zieke werknemers. Op basis hiervan kan dus de conclusie worden getrokken dat reductie van verzuim op dat punt al geld kan opleveren voor werkgevers. Baten Goede ondersteuning door de arbodienst levert geld op. Dat was de centrale gedachte van de cao-partijen in de Metalektro bij de start van het onderzoek. Op grond van het onderzoek kunnen geen harde en objectieve cijfers worden geleverd voor het toetsen van deze hypothese. Wel kan een uitspraak worden gedaan over de financiële baten van arbodienstverlening op basis van een subjectieve inschatting door betrokken partijen. Rond de 40% van de werkgevers in de branche is van mening dat de dienstverlening van de arbodienst uiteindelijk het bedrijf meer oplevert dan het kost. Een groot deel van de respondenten (44%) kan dit niet goed inschatten en antwoordt neutraal op deze vraag. Daarnaast antwoordt 16% ontkennend. Daarnaast blijkt dat werkgevers die hun arbodienst een voldoende rapportcijfer geven doorgaans ook de financiële kosten versus batenverhouding positiever inschatten dan werkgevers die hun arbodienst onvoldoende beoordelen. Er lijkt ook een duidelijke relatie te zijn tussen de mate waarin de afgelopen jaren in het bedrijf het verzuimpercentage is veranderd en de inschatting van de kosten versus baten van de werkgever. Bij bedrijven waar het ziekteverzuim de laatste jaren is gedaald, heeft 57% een positief beeld over de financiële kosten versus baten verhouding en bij bedrijven waar het verzuim is gestegen geeft slechts 37% een positief antwoord over de financiële opbrengsten van arbodienstverlening. Innovatieve ontwikkelingen in externe arbodienstverlening Werkgevers OR/PVT Onder zowel werkgevers als OR/PVT blijken er op dit moment weinig wensen, behoeften of ideeën te bestaan aan vernieuwende vormen van dienstverlening door arbodiensten. Door beide partijen wordt eigenlijk alleen het thema duurzame inzetbaarheid genoemd waarop eventueel ondersteuning vanuit de arbodienst denkbaar

10 10 is. Vooral gaat het dan om het inzetbaar houden van de oudere werknemers in relatie tot de fysieke arbeidsbelasting. Door een deel van de werkgevers en OR/PVT-leden wordt eveneens aangegeven dat er behoefte bestaat aan informatie over waar rekening mee dient te worden gehouden bij het kiezen van een arbodienst en de keuzemogelijkheden die er zijn. Arbodiensten Door de vertegenwoordigers van de arbodiensten wordt aangegeven dat het voor de Metalektro wenselijk is om een aantal zaken op sectorniveau op te pakken. Hierbij wordt onder andere gedacht aan voorlichting, onderzoek, ontwikkeling, het leren van andere sectoren en het faciliteren van een aantal zaken zoals subsidies, een bedrijfszorgpakket, vast aanspreekpunt en het stimuleren van (inter)sectorale mobiliteit. Ook wordt het door de vertegenwoordigers van de arbodiensten wenselijk geacht dat de dienstverlening meer wordt afgestemd op de toenemende eigen verantwoordelijkheid van werkgevers en werknemers. Daarnaast zijn er volgens de vertegenwoordigers voor de toekomst diverse blijvende en nieuwe aandachtspunten bij bedrijven in de Metalektro zoals: duurzame inzetbaarheid, bewustwording financiële consequenties sociale zekerheid, veiligheid en fysieke belasting, chronisch zieken, sociale vaardigheden van leidinggevenden en ontwikkeling en inzet van MKB-instrumenten. Ten aanzien van de eigen ontwikkelpunten voor arbodiensten wordt een aantal aspecten aangegeven: verzuim en arbo meer integreren in duurzaam inzetbaarheidsbeleid, bedrijfsarts loskomen van wettelijke richtlijnen en focus op gezondheid, adviesvaardigheden van bedrijfsartsen vergroten, meer aandacht voor maatwerk, meer voorlichting over wettelijke verplichtingen aan werkgevers en werknemers en voortzetting van de de-medicalisering van de dienstverlening. Aanbevelingen Door de meeste bedrijven in de Metalektro wordt externe arbodienstverlening voornamelijk ingezet voor de wettelijk verplichte ondersteuning bij de verzuimbegeleiding. Vooral bedrijven die in samenwerking met de arbodienst de interne verzuimbegeleiding vorm geven, ervaren hiervan (subjectief) de resultaten: arbodienstverlening doe je samen! Niet bij alle bedrijven in de Metalektro zijn de ervaringen met de arbodienst echter positief. Volgens de onderzoekers is dit deels te wijten aan enerzijds het ontbreken van een heldere visie rond arbo- en verzuimbeleid bij werkgevers en anderzijds het ontbreken van zicht bij werkgevers en werknemersvertegenwoordigers op keuzes die gemaakt kunnen worden bij het inhuren van externe arbodienstverlening. Beide kunnen er toe leiden dat geen goede match plaatsvindt tussen bedrijf en ex-

11 11 terne arbodienstverlener. Door de grote diversiteit in arbodiensten en bedrijven is maatwerk hier echter wel wenselijk. Aan de sociale partners wordt dan ook de aanbeveling gedaan om werkgevers en werknemersvertegenwoordigingen te voorzien van informatie over de keuzes die gemaakt kunnen worden bij arbodienstverlening. In het kader van dit onderzoek is hiervoor reeds een stappenplan ontwikkeld en zijn ter inspiratie enkele beschrijvingen gemaakt van de ervaringen van bedrijven in de Metalektro met arbodienstverlening. De rol die arbodiensten spelen in de Metalektro bij het ondersteunen van bedrijven in de preventie van arbeidsrisico s en gezondheidsklachten is beperkt. Het zijn slechts de grotere organisaties in de sector die zich hierbij laten ondersteunen, in de vorm van bijvoorbeeld preventief medisch onderzoek voor medewerkers, risicoinventarisatie en -evaluatie of voorlichting. Bij de onderzoekers bestaat het beeld dat bedrijven voor preventieve activiteiten ook vaak andere dienstverleners inzetten dan de arbodienst, of hier zelf intern activiteiten voor organiseren. In zijn algemeenheid vragen preventieve activiteiten, meer dan verzuimbegeleiding, om een sectorspecifieke aanpak door arbodiensten, afgestemd op de specifieke arbeidsrisico s. Op basis van het onderzoek lijkt deze sectoraanpak momenteel te ontbreken bij arbodiensten en zijn de meeste arbodiensten ook niet bekend met de activiteiten die ontwikkeld zijn in de Metalektro op dit terrein. Aan de sociale partners wordt dan ook de aanbeveling gedaan om na te gaan hoe een sectorspecifieke aanpak door arbodiensten in de Metalektro, in het bijzonder ten aanzien van preventie, kan worden gestimuleerd. De aanleiding voor het voorliggende onderzoeksrapport betrof de gezamenlijke agenda van sociale partners in de Metalektro rond het thema duurzame inzetbaarheid. Duurzame inzetbaarheid van medewerkers vraagt om investeringen op diverse thema s: organisatiecultuur, gezondheid, verzuim, werkinhoud, arbeidsomstandigheden, loopbaanontwikkeling etc. Op basis van het onderzoek kunnen we concluderen dat externe arbodienstverlening momenteel hieraan deels een bijdrage levert door vooral bedrijven te ondersteunen op het thema verzuimbegeleiding. Hiermee wordt langdurig langdurige verzuim en uitval van werknemers in de sector beperkt. Zeker in een sector met fysiek zwaar werk als de Metalektro levert dit op termijn een bijdrage aan de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Echter, om duurzame inzetbaarheid te stimuleren, zal naast verzuimbegeleiding ook door bedrijven dienen te worden ingezet op preventie. Deze taak ligt echter niet exclusief bij de externe gecertificeerde arbodiensten. Sociale partners in de Metalektro wordt geadviseerd om in overleg met alle betrokken stakeholders voor deze preventietaak de sectoraanpak die reeds is ingezet met onder andere het project 5x Beter verder te ontwikkelen en te stimuleren onder bedrijven en medewerkers.

12 12.