Plan van aanpak Singelland Familie Run 2009 Wedstrijddag: 13-12-2009 Opdrachtgever: Drachtster Lyceum Opdrachtnemers: Hans Reijgersberg, Froukje Dedden & Rinke Hiemstra In samenwerking met: Atletiekvereniging Impala
Inhoudsopgave Achtergronden... 3 Projectopdracht... 4 Projectactiviteiten... 6 Projectgrenzen... 7 Producten... 8 Kwaliteit... 9 Projectorganisatie... 10 Planning... 12 Kosten en baten... 13 Risico s... 14 Bijlagen... 16 2
Achtergronden Voor u ligt het plan van aanpak voor de Singelland Familie Run 2009. Zoals de naam al doet vermoeden betreft het een plan van aanpak voor een wedstrijdloop halverwege december in het jaar 2009. De wedstrijdloop wordt georganiseerd door Het Drachtster Lyceum in samenwerking met de plaatselijke atletiek vereniging Impala. De opdrachtnemers hierin zijn Froukje Dedden, Rinke Hiemstra en Hans Reijgersberg die tevens als hoofdverantwoordelijke te boek staat. De genoemde personen behoren allen tot de vaksectie LO van het Drachtster Lyceum. Deze school is een van de zes locaties van de overkoepelende organisatie Singelland. De opdrachtnemers worden hierbij ondersteund door de voorzitter van Impala, de heer Laskewitz. Omdat dit de allereerste keer is dat het project vorm krijgt kent de familie run geen oorsprong. Wel is bekent dat de leerlingen uit de Bewegen Sport en Maatschappij klassen ook wel BSM genoemd ieder jaar verplicht deel moeten nemen aan een duurevenement. In de afgelopen jaren nam het Drachtster Lyceum deel aan de loop in Mildam. De goedkeuring aan het project zal gegeven worden door de heer Reijgersberg waarbij mevrouw Van der Stouwe een adviserende rol in zal gaan nemen als rector van de locatie. In dit plan van aanpak zullen achtereenvolgens de projectopdracht, activiteiten, grenzen, producten, kwaliteit, projectorganisatie, planning, kosten en baten en risico s aan bod komen. 3
Projectopdracht Het organiseren van een dergelijk evenement kent meerdere redenen. Onderstaand zullen deze worden toegelicht. Duurevenement BSM leerlingen De primaire reden voor het opzetten van een samenwerkingsverband met de plaatselijke vereniging was de noodzaak om de leerlingen de kans te geven deel te nemen aan een duurevenement daar het in het PTA omschreven staat. De leerlingen uit de BSM 4 klassen zijn dus verplicht om deel te nemen aan de wedstrijdloop. Het afgelopen jaar nam de school deel aan een wedstrijd in Mildam. Die bleek naderhand geen groot succes omdat hiervoor een bus gereserveerd moest worden omdat de afstand Drachten Mildam te groot bleek te zijn om op een andere manier af te leggen. Samenwerkingsverband BOS Niet zelden wordt sport en bewegen als middel beschouwd. De Breedtesportimpuls (BSI), een regeling waar inmiddels meer dan de helft van de Nederlandse gemeenten gebruik van maakt, heeft al succesvolle voorbeelden opgeleverd. Op een aantal plekken is te zien dat het lokaal onderwijsbeleid haar voordeel kan doen met sport en bewegen, dat problemen met de jeugd door sport en beweegactiviteiten verminderen, dat de leefbaarheid in een wijk toeneemt of dat de sociale cohesie verstevigt. Een groot aantal projecten heeft al aangetoond dat samenwerking tussen school en sport veel oplevert. De buurt, inwoners en instellingen plukken de vruchten van de afstemming van beleid en aanbod. Tegelijk levert de buurt de basis van het beleid, in de vorm van behoeften en wensen. De buurt of wijk staat voorop. Interactieve beleidsvorming, met de buurt, heeft meer kans van slagen. Door het organiseren van een evenement voor een grote doelgroep in de gemeente Smallingerland en omstreken in samenwerking met een sportvereniging wordt er gepoogd bij te dragen aan deze doelen. Gezondheid bevorderen Tevens zal er met een schuin oog gekeken worden naar de gezondheid en het daarmee samenhangende belang van sport. Wij realiseren ons echter goed dat een enkele loop geen directe bijdrage hieraan kan leveren maar wellicht wel indirect. Door het opzetten van een evenement als dit hopen wij leerlingen, medewerkers en hun familieleden in aanraking te laten komen met een individuele sport die aansluit bij de individualisering van de maatschappij. Dit is echter geen doelstelling en slechts berust op hoop. Promoten van de duursport en de vereniging Door de wedstrijdloop plaats te laten vinden bij de atletiekvereniging zal deze promotie genieten evenals de sport op zichzelf. De club krijgt naast het feit dat alle deelnemers aanwezig zijn op het complex ook naamsbekendheid door middel van het verstrekken van posters, flyers en dergelijke binnen de Singelland locaties. Tevens zal de naam genoemd worden in diverse kranten. 4
Stimuleren tot presteren Door het koppelen van een agonaal(wedstrijd) aspect aan de Singelland Familie Run willen wij deelnemers uitdagen om een maximale prestatie te leveren. Ieder individu kan aan de hand van de tijdsmeting zien welke tijd hij of zij heeft gelopen. Singelland breed In de visie van de scholengemeenschap komt naar voren dat het Singelland zich als één organisatie wil manifesteren en dat we van elkaar kunnen en willen leren. Het van elkaar leren komt tot uiting in de samenwerking met de VHS die al in begin december een sponsorloop organiseren en deze volgend jaar graag willen koppelen aan de Singelland Familie Run. Tevens krijgen wij de evaluatie van de sponsorloop. Als één organisatie behoeft geen nadere uitleg omdat iedereen deel kan en mag nemen aan het evenement Talent in ontwikkeling Het uitgangspunt is Talent in Ontwikkeling en om hierop aan te sluiten zullen diverse rollen vervult worden door leerlingen die op organisatorisch en uitvoerend vlak graag deel willen nemen. Het talent van eenieder zal hierdoor kunnen worden benut. Doelstellingen Aan de hand van bovengenoemde punten zijn doelstellingen geformuleerd. Deze doelstellingen geven aan waarom het project uit wordt gevoerd en wat er bereikt moet worden. Het organiseren van een duurevenement in samenwerking met de plaatselijke atletiekvereniging voor BSM leerlingen in het schooljaar 2009/2010 Het creëren van meervoudige deelname/ensceneringsrollen Vrijwilligers en deelnemers hun eigen talenten laten ontdekken Een laagdrempelig instapniveau creëren voor de deelnemers Het betrekken van familieleden en medewerkers bij het evenement Naamsbekendheid geven aan de atletiekvereniging en de duursport door middel van promotiemateriaal voorafgaand aan het evenement De opdracht Aan de hand van de doelstellingen is de volgende opdracht geformuleerd. Organiseer een duurevenement in samenwerking met een atletiekvereniging om gebruik te maken van hun expertise en organiseer de run voor alle locaties waardoor alle leerlingen, familieleden en medewerkers deel kunnen nemen aan de familie run om daardoor aan te sluiten bij de missie en visie van de overkoepelende organisatie Singelland, met inachtneming van de volgende eisen: De wedstrijdloop vind plaats op een zondag in december De wedstrijd is verplicht voor BSM H4 en BSM V4 De wedstrijd is toegankelijk voor familie en medewerkers(laagdrempelig instapniveau) De kosten voor de opdrachtgever mogen niet variabel zijn 5
Bij het project horen promotie campagnes Zorg voor een wederkerend evenement Projectactiviteiten Initiatief Vergadering initiatief/opdrachtnemers o Uiteenzetting idee Verzamelen en bestuderen informatie o Beleidsplan; missie en visie o Zoeken atletiek verenigingen regio Drachten Gesprekken met opdrachtgever o Voorleggen plan (van aanpak) Maken van een voorlopig plan van aanpak Vergadering opdrachtnemers Bespreking plan van aanpak met opdrachtgever Bijstellen plan van aanpak Gesprekken met directie sportvereniging o Expertise Uiteenzetting takenverdeling Promotieplan uitwerken Overleg opdrachtgever Definitief plan van aanpak Draaiboek opstellen Uitvoeringsfase Aanmaken e-mail account Promotie van het evenement o Mailen vaksecties Singelland o Poster/flyer laten maken door leerlingen Inschrijving starten deelnemers en vrijwilligers Genodigde vragen voor opening Speaker Vergadering opdrachtnemers en vereniging Checken taken vereniging Evaluatiefase Terugkijken op het evenement met: o Opdrachtgever o Vereniging o Deelnemers 6
Projectgrenzen Grens activiteiten De wedstrijdloop zal geen officieel aangemelde en of geregistreerde loop worden waardoor het dus een recreatief (wedstrijd) karakter zal hebben. De organisatie zal tevens geen vervoer verzorgen van en naar het complex van Impala. Alle overige zaken vallen binnen de scope van het project. Begindatum De voorbereidingen worden halverwege september getroffen om te zorgen dat alle deelnemers geïnformeerd kunnen worden, de loop kunnen plannen, nog een aantal weken hebben om te trainen voor de wedstrijd en om alle eerder genoemde organisatorische facetten te kunnen realiseren. De start van de organisatie dient dan te beginnen omdat het anders niet realiseerbaar is. Einddatum 13 december is de dag van de wedstrijd, vervolgens zijn er nog twee weken benodigd om een evaluatieplan te schrijven en zo mogelijk een verbeterplan voor de volgende editie van de Singelland Familie Run. Deze weken zijn nodig omdat hierin wederom overleg gepleegd dient te worden met de opdrachtgever en overige betrokken partijen Budget De opdrachtgever wil werken met een vast budget en heeft een bedrag van ongeveer 500,- begroot. Afhankelijk van de totale kosten kan in overleg met de atletiekvereniging een ander bedrag overeen gekomen worden. Randvoorwaarden De randvoorwaarden hebben voornamelijk te maken met de beschikbaarheid van de vrijwilligers. Wanneer zich geen vrijwilligers melden kunnen alle taken moeilijker of zelfs niet gerealiseerd worden. Daarnaast is het een voorwaarde dat de loop plaats kan vinden met instemming van de gemeente, mocht dit noodzakelijk zijn dan zal de vereniging deze procedure afhandelen. 7
Producten Om van activiteiten naar producten te komen worden hieronder transfers gelegd en nader toegelicht. Allereerst zal de loop officieel worden geopend door middel van een welkomstwoord van een genodigde. Vervolgens zal deze persoon het startschot geven voor de 2,5 kilometerloop en indien mogelijk later die dag ook voor de afsluitende 5 kilometer. Tevens valt als product te noteren dat er een spreker aanwezig is deze dag die de lopers verbaal begeleid en de dag aan elkaar wil praten om de wedstrijd een extra dimensie te geven. Om de loop in goede banen te leiden zijn er een aantal vrijwilligers nodig. Om inzichtelijk te maken wat de taken zijn die ingevuld moeten worden zullen deze taken uiteengezet moeten worden in een functiesheet waardoor geïnteresseerden een beeld kunnen vormen. Schematisch zijn de volgende producten mijlpalen van het project: Plan van aanpak Draaiboek Evaluatie Promotie van de Singelland Familie Run o Naar scholen o Naar leerlingen o Naar familieleden Gezamenlijk e-mail adres Inschrijving via de website Vergunning Audio apparatuur Gastspreker opening project Starter Speaker verbaal begeleiden van de loop Vrijwilligerstaken functiesheets 8
Kwaliteit In dit hoofdstuk zal worden omschreven hoe de kwaliteit gewaarborgd zal blijven tijdens zowel het proces als het product. Om er voor te zorgen dat de opdrachtgever de kwaliteit als voldoende zal beschouwen wordt er allereerst gezorgd voor een goed doordacht idee. Dit idee wordt uitgewerkt in een voorlopig plan van aanpak aan de hand van project management.¹ Door deze volgorde te hanteren verzekeren wij onszelf ervan dat er geen essentiële aspecten worden over geslagen in zowel de organisatie als de verslaglegging. Door gebruik te maken van deze leidraad geven wij tevens een logische opbouw aan het verslag. Om ervoor te zorgen dat er een goed en vlekkeloos georganiseerde loop ontstaat wordt er hoog ingezet op kwaliteit. Door een samenwerking aan te gaan met de atletiekvereniging hopen wij gebruik te kunnen maken van hun expertise op het gebied van het organiseren van een dergelijke loop. Dit zal tevens tot uiting moeten komen tijdens het evenement omdat er dan kwaliteit bewaakt kan worden door professionals. Tevens vind er regelmatig overleg plaats tussen de betrokken partijen en worden de vorderingen in kaart gebracht. Dit zal tweewekelijks door Hans Reijgersberg gecommuniceerd worden naar de opdrachtgever. In dit project geld dit als een controlemethode. De organisatie zal zich tevens houden aan de normen die er gelden binnen de scholengemeenschap. Hierbij worden de zeven eigenwijze leefregels in acht genomen. De regels zijn: We behandelen elkaar zoals we zelf ook behandeld willen worden: vriendelijk en met respect We zorgen ervoor dat school een veilige plek is en waar geen plaats is voor schelden, pesten, geweld, diefstal en vernielingen We luisteren naar elkaar en krijgen de kans om onze eigen mening te geven We helpen elkaar en komen voor elkaar op waar dat nodig en gewenst is We houden ons aan afspraken en spreken elkaar er op aan als die niet na worden gekomen Iedereen is welkom op onze school ongeacht huidskleur, seksuele voorkeur, geslacht en levensovertuiging. Discriminatie en racisme zijn onacceptabel We willen een gezonde school zijn: we spreken elkaar aan op en nemen maatregelen tegen stimulerende middelen. Door het bovenstaande wordt de kwaliteit van de loop en de organisatie ervan bewaakt. ¹ Grit, R.(2005). Project Management. Groningen: Wolters-Noordhof bv 9
Projectorganisatie Organogram Opdrachtgever Directie Singelland Mevr. G. v.d. Stouwe Opdrachtgever/ Opdrachtnemer Dhr. H. Reijgersberg Vereniging Impala Dhr. H. Laskewitz Opdrachtnemer/ projectleider Mevr. F. Dedden Opdrachtnemer/ projectleider Dhr. R. Hiemstra Vrijwilligers Clubleden Werkgroepleiders Medewerkers OSG Singelland Vrijwilligers Leerlingen Het organogram geeft tevens aan welke personen verantwoording moeten afleggen bij hun bovengeschikte. Enkel de vereniging Impala hoeft dat niet omdat alle beslissingen in overleg gemaakt worden met de projectleider en opdrachtnemers die op hun beurt wel verantwoording af dienen te leggen. Contactgegevens Naam Telefoonnummer E-mail adres Beschikbaarheid G. van der Stouwe - g.vandestouwe@singelland.nl Op afspraak H. Reijgersberg 0644135270 hreijgersberg@yahoo.com Dinsdag t/m Vrijdag F. Dedden 0615887099 f.dedden@singelland.nl Fulltime R. Hiemstra 0616658679 rinkehiemstra@hotmail.com Fulltime H. Laskewitz 0653186099 h.laskewitz@upcmail.com Op afspraak Klaas Palma 0513466758 - Op afspraak 10
Coördinatie Vanaf de kick off zal bijna iedere week een vergadering plaatsvinden. Deze bijeenkomsten zijn op onderstaande data: Dinsdag 15 september Vergadering met projectteam/opdrachtnemers Donderdag 17 september Vergadering met opdrachtgever Mw. Drs. G. v.d. Stouwe Dinsdag 22 september Vergadering vaksectie lo Drachtster Lyceum Donderdag 24 september Vergadering opdrachtnemers met Atletiekvereniging Impala Donderdag 15 oktober Voorleggen voorlopig plan van aanpak aan opdrachtgever Dinsdag 27 oktober Vergadering vaksectie lo Drachtster Lyceum Dinsdag 3 november Vergadering met projectteam/opdrachtnemers Dinsdag 17 november Vergadering met opdrachtgever, voorleggen draaiboek Na deze weken zal afhankelijk van de behoefte een vergadering worden gepland. Echter zal eenieder rekening moeten houden met een wekelijkse bijeenkomst bij voorkeur op dinsdag. Van iedere bijeenkomst zullen notulen gemaakt worden die worden rondgedeeld en of gemaild naar zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemers. De atletiekvereniging word op de hoogte gehouden door middel van op zichzelf staande vergaderingen waarin deze punten nader worden besproken. In deze notulen staan de gemaakte afspraken en de daarvoor bestemde tijdsplanning nauwkeurig omschreven om de voortgang te kunnen bewaken. Omdat er veelal gebruik wordt gemaakt van digitale communicatie zal als regel gelden dat alle betrokken partijen minimaal één keer per dag hun mail moeten checken om miscommunicaties te beperken. 11
Planning Code Activiteit Tijd 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 Definitie (Brainstorming & Mind-mapping) 1 2 Overleg opdrachtgever 1 3 Vergadering Impala en 1 vaksectie Drachtser lyceum 4 Maken voorlopig plan van aanpak 2 5 Voorleggen voorlopig PVA aan 1 opdrachtgever 6 Benadering alle locaties (aankondiging 1 Singelland Familie Run 2009) 7 Ontwikkelen functiesheets 2 8 Voorleggen definitief PVA aan 1 opdrachtgever 9 Inschrijving starten 2 (deelnemers en vrijwilligers) 10 PR activiteiten 7 11 Gastspreker en speaker 2 benaderen/vastleggen 12 Voorleggen draaiboek aan opdrachtgever 1 13 Vergaderingen met opdrachtgever en 2 Impala 14 Wedstrijd 1 15 Evaluatie 2
Kosten en baten Omschrijving Kosten Huur atletiekbaan 25,00 Huur kleedkamers 35,00 Huur kantine 30,00 Rode Kruis 50,00 Vergunning 00,00 Startnummer, spelden en stickers 50,00 Consumptie vrijwilligers(koffie,soep en broodjes) 50,00 Start/finish doek Sponsoring Kleding Sponsoring Prijzen 50,00 Totaal 290,00
Risico s Het project heeft ten allen tijde te maken met risicofactoren. De factoren die van invloed kunnen zijn op de Singelland Familie Run 2009 worden onderstaand toegelicht waarbij er onderscheid wordt gemaakt tussen interne en externe bedreigingen. Interne risico s: Onervarenheid van de opdrachtnemers Onvoldoende kennisniveau van de vrijwilligers Onvoldoende steun voor het project binnen de verschillende Singelland locaties Onvoldoende motivatie bij de vrijwilligers Onvoldoende bekendheid van het project binnen de organisatie Externe risico s Onvoldoende medewerking vanuit de organisatie Het wegblijven van deelnemers Weersomstandigheden Het niet kunnen krijgen van een vergunning De wedstrijd van v.v. Drachten tegen LSC 1890 De risicoanalyse met behulp van de PM Toolbox 1.0b heeft bepaald dat het project een risico loopt van 21%. De uitslag van de risicoanalyse wordt weergegeven op de volgende pagina. 14
15
Bijlagen 1. Notulen 2. Poster 3. Persbericht 4. Brief Singelland locaties 16