Kennisdocument 5: DE CAPACITEIT VAN EEN ORGANISATIE

Transcriptie

1 Kennisdocument 5: DE CAPACITEIT VAN EEN ORGANISATIE

2 Inhoud Het stappenplan: voor de capaciteitsanalyse van PI en PE 4 Uitvoering organisatieanalyse 5 Het opbouwen van de capaciteiten van een organisatie 7 Uitgever: Wilde Ganzen Auteur: MDF Mede tot stand gekomen dankzij subsidie van: NCDO 3

3 PI-Doc 5: De capaciteit van een organisatie Wanneer je met een partner besluit om samen een ontwikkelingsproject op te zetten, is het belangrijk dat beide organisaties van elkaar weten hoe ze functioneren, oftewel wat hun capaciteiten zijn. De capaciteit van een organisatie zegt iets over wat ze aankan, haar vermogen om activiteiten met succes uit te voeren. Door met elkaar in gesprek te gaan kunnen het Nederlands Particulier Initiatief (PI) en de Project Eigenaar (PE) kijken wat beide partijen kunnen en willen. Een goede kwaliteitsinschatting is erg belangrijk voor een succesvolle samenwerking. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van het spinnenweb. Het spinnenweb is een praktische analysemethode om de capaciteit van een organisatie te bepalen. De huidige capaciteit wordt in kaart gebracht en vergeleken met de capaciteit die nodig is om het project tot een succes te maken. Aan de hand van deze vergelijking kunnen eventuele zwaktes in de capaciteit worden aangetoond en of/hoe je ze mogelijk kunt versterken. Je ontdekt dus voor de start van het project of capaciteitsopbouw en versterking nodig zijn. Een andere mogelijke conclusie is dat partners niet goed zijn toegerust voor het uitvoeren of ondersteunen van het project en dat het project moet worden aangepast. Het stappenplan voor de capaciteitsanalyse van PI en PE 1. Identificeren en vaststellen van projectresultaten en -activiteiten. 2. Identificeren en omschrijven van de noodzakelijke capaciteiten voor projectuitvoering en ondersteuning. 3. Informatie verzamelen over de huidige organisatiecapaciteiten volgens een criterialijst. 4. Invullen van de gewenste capaciteit van de organisatie in het spinnenweb. 5. De huidige capaciteit van de organisatie middels een score invullen in het spinnenweb. 6. De gewenste situatie met de huidige situatie vergelijken en de verschillen in kaart brengen. 7. De vraag stellen of de verschillen belangrijk zijn voor het succes van het project. 8. Activiteiten identificeren die de zwaktes in de capaciteit omzetten in sterktes. Voor elke stap is een aantal vragen opgesteld die helpen bij het vergelijken van de huidige situatie van de organisatie met de toekomstige. Deze vragen dienen als richtlijn. Criteria voor spinnenweb Technische capaciteit Financiële/administratieve capaciteit Management van medewerkers, training, motivatie Klant-, doelgroepgerichtheid/-kennis Kwaliteit van beleid, planning, systemen Link met andere organisaties WILDE GANZEN PI-DOC5 De capaciteit van een organisatie 4 j

4 Lerend vermogen, monitoring, evaluatie Transparantie, managementstijl, verantwoordelijkheid, controlesysteem Beoordelingscriteria 0 = slecht, moet verbeterd worden 1 = zwak, kan verbeteren 2 = ruimte om nog te verbeteren 3 = goed, effectief Uitvoering organisatieanalyse 1. IDENTIFICEREN EN VASTSTELLEN VAN DE TE LEVEREN PROJECTRESULTATEN EN -ACTIVITEITEN. De resultaten die behaald moeten worden en de activiteiten die daarvoor nodig zijn, moeten duidelijk omschreven worden in een projectdocument. Wat is het projectdoel bijvoorbeeld? Met welke strategie kan dit worden behaald en welke activiteiten zijn hiervoor nodig? Als dit helder is, kun je door met de volgende stap. 2. IDENTIFICEREN EN OMSCHRIJVEN VAN DE NOODZAKELIJKE CAPACITEITEN VOOR PROJECTUITVOERING EN ONDERSTEUNING. Omschrijf samen met de partnerorganisatie aan de hand van de acht spinnenwebcriteria wat de ideale capaciteit van het PI en de PE zijn om het project te kunnen uitvoeren en ondersteunen. Doe dit op basis van bovengestelde doelen en activiteiten. In de praktijk Het vergroten van de deelname van meisjes aan basisonderwijs in een dorp in een ontwikkelingsland is het projectdoel. Een van de resultaten is het opzetten van een meisjesvriendelijke schoolomgeving. Bij technische criteria zou je dus van de PE mogen verwachten dat het de lokale schoolsituatie kent, weet wat een meisjesvriendelijke omgeving inhoudt en daar dus in de organisatie kennis over heeft. Dit criterium moet nu in de gewenste kennis en expertise worden omschreven, bijvoorbeeld: Kennis van vrouwvriendelijke schoolomgeving voor meisjes in de leeftijd x tot y. Het PI kijkt of ze hiervoor draagvlak in Nederland krijgt en de nodige middelen kan mobiliseren. 5 WILDE GANZEN PI-DOC 5 De capaciteit van een organisatie

5 Het spinnenweb ingevuld volgens de acht criteria kan bijvoorbeeld tot de volgende uitkomst leiden: Technische capaciteit Financiële capaciteit Transparantie, managementstij lcontrole management, training motivatie Lerend vermogen Doelgroep focus Key: 0 = Slecht, moet verbeterd worden Link met andere organisaties Beleid 1 = Zwak, ruimte voor verbetering 2 = Ruimte om nog te verbeteren 3 = Goed, effectief 3. INFORMATIE VERZAMELEN OVER DE HUIDIGE ORGANISATIECAPACITEITEN VOLGENS EEN CRITERIALIJST. In deze stap wordt de huidige capaciteit geanalyseerd aan de hand van de acht spinnenwebcriteria. Vragen die kunnen helpen bij het bepalen van de huidige capaciteit: Producten en diensten Welke producten en/of diensten biedt de organisatie momenteel aan? Welke doelgroep maakt hiervan gebruik? Met welk doel biedt de organisatie deze diensten aan? Missie Wat is de missie en/of visie van de organisatie en is dit vastgelegd? Zijn de missie/visie bekend bij medewerkers, vrijwilligers en andere betrokkenen? Is de organisatie een rechtspersoon, officieel erkend en bezit zij statuten? Middelen Wat zijn de middelen die de organisatie ter beschikking heeft om diensten en producten te leveren? Denk aan: financiële middelen personele middelen (kwaliteit en kwantiteit) materiële middelen natuurlijke hulpbronnen (water, grond, bos, lucht, enz.) WILDE GANZEN PI-DOC5 De capaciteit van een organisatie 6 j

6 4. INVULLEN VAN DE GEWENSTE CAPACITEIT VAN DE ORGANISATIE IN HET SPINNENWEB. Aan de hand van een capaciteitsanalyse kan het spinnenweb nu worden ingevuld met omschrijvingen van de benodigde capaciteiten voor de ideale situatie. Oftewel, de acht spinnenwebcriteria hebben nu een specifieke invulling gekregen. Bijvoorbeeld: technische capaciteit is nu omschreven als DE capaciteit die nodig is voor de uitvoering van het project. 5. DE HUIDIGE CAPACITEIT VAN DE ORGANISATIE MIDDELS EEN SCORE INVULLEN IN HET SPINNENWEB. De huidige situatie beoordeeld in stap 3 kan met de juiste score worden ingevuld in het spinnenweb. Het eindresultaat is een ingevuld spinnenweb op alle acht criteria. 6. DE GEWENSTE SITUATIE MET DE HUIDIGE SITUATIE VERGELIJKEN EN DE VERSCHILLEN IN KAART BRENGEN. Per onderdeel kun je nu beoordelen of de capaciteit voldoende is, of dat er een leegte is die moet worden opgevuld. Is de huidige technische capaciteit bijvoorbeeld gelijk aan de gevraagde capaciteit? 7. DE VRAAG STELLEN OF DE VERSCHILLEN BELANGRIJK ZIJN VOOR HET SUCCES VAN HET PROJECT. Als alle verschillen en overeenkomsten duidelijk zijn, kunnen capaciteiten die als zwak zijn beoordeeld eventueel worden versterkt. Hierin zijn sommige kwaliteiten wellicht meer of minder belangrijk. Het resultaat is een prioriteitenlijst met capaciteiten die opgebouwd moeten worden. De volgende vragen kunnen hierbij helpen: Hoe groot is de kans dat de organisatie de benodigde capaciteit (middelen, kennis, vaardigheden) in de komende jaren tot haar beschikking heeft? Hoe groot is de invloed van externe factoren (bedreigingen) op de beschikbaarheid van de benodigde capaciteit? Baseer je hierbij op informatie uit de contextanalyse. Hoe groot is de garantie dat de gewenste kwantiteit en kwaliteit worden geleverd? 8. ACTIVITEITEN IDENTIFICEREN DIE DE ZWAKTES IN DE CAPACITEIT OMZETTEN IN STERKTES. Capaciteiten die moeten worden opgebouwd voor de uitvoering van het project, worden in deze stap omgezet in concrete activiteiten. Wat moet er gebeuren, wat moet de organisatie doen om de capaciteiten op te bouwen? Bijvoorbeeld een cursus of de introductie van een bepaald computersysteem. Capaciteitsopbouw kost geld, tijd en middelen. Deze moeten worden voorzien in het project. Het opbouwen van de capaciteiten van een organisatie De capaciteitsopbouw van een organisatie verschilt per organisatie. Als een partner professioneel is en volledig functioneert, hoeft er misschien weinig te gebeuren voordat je samen een project start. Ook kan het zijn dat een organisatie nog het een en ander moet doen voordat de samenwerking begint. Er zijn drie mogelijke scenario s. 7 WILDE GANZEN PI-DOC 5 De capaciteit van een organisatie

7 SCENARIO A Het huidige functioneren van de organisatie ziet er niet positief uit. De organisatie zou op alle fronten moeten verbeteren. Er kunnen verschillende redenen zijn om tot deze conclusie te komen. Hierbij kan o.a. gedacht worden aan de volgende aspecten: de beoogde doelen die de organisatie zichzelf stelt kunnen niet worden gehaald, omdat ze niet door de doelgroep of maatschappij worden ondersteund. de kwaliteit of kwantiteit van de producten schiet tekort, mogelijk door gebrek aan een (constante) beschikbaarheid van middelen. de aangeboden producten en diensten leiden tot andere effecten dan voorzien en dragen niet bij aan het doel van de organisatie. de beschikbare (personele) middelen zijn niet afgestemd op de producten. Mocht dit het geval zijn, overweeg dan om géén samenwerkingsrelatie met de organisatie aan te gaan, of om het project aan te passen aan de reële capaciteiten van het PI en de PE. SCENARIO B De organisaties functioneren goed in de huidige vorm. Alle energie kan in het project worden gestoken. Dit is een sterk samenwerkingsverband waarin de rollen tussen PI en PE goed zijn verdeeld: het PI ondersteunt en de PE leidt het project en voert het uit. SCENARIO C Het huidige functioneren van het PI en/of de PE schiet op enkele punten tekort. Maak een activiteitenplan om de nodige capaciteiten te versterken. De versterking moet erop gericht zijn dat de organisatie het project met succes kan uitvoeren. Het eindresultaat van capaciteitsopbouw is enerzijds een succesvol uitgevoerd project en anderzijds een sterkere organisatie die het project goed en op duurzame wijze kan uitvoeren. WILDE GANZEN PI-DOC5 De capaciteit van een organisatie 8 j

8 Wilde Ganzen Heuvellaan JN Hilversum t f rekening [email protected]