Opstellen van een beleidsplan

Transcriptie

1 Opstellen van een beleidsplan Leer- en deeldag eerstelijnszones Dinsdag 19 maart, Antwerpen

2 Overzicht Waarom beleidsplanning Met wie Proces: wie initieert? Verhouden op maatschappelijke context + gegevens verzamelen Van beleidsuitdagingen naar beleidskeuzes Opmaken doelenkader Zakelijk plan

3 FINANCIËN GOED BESTUUR KWALITEITSZORG KENNIS EN INFORMATIE INFRASTRUCTUUR STRUCTUUR EN CULTUUR MEDEWERKERS COMMUNICATIE Opzet van planningsproces Impact gedreven plannen Jaarprogramma s Acties Rapportering Uitdragen naar stakeholders Bestuur beslist Samenstelling planningsteam Mandaat planningsteam FASE 8 UITVOEREN FASE 1 PLANNINGS - PROCES OPSTARTEN Informeren en betrekken van stakeholders Intern Extern Plan van aanpak GEÏNTEGREERD ZAKELIJK KWALITEITS- EN FINANCIEEL MEERJARENBELEID Check met missie en visie Management samenvatting Beleidsplan als werkinstrument FASE 7 REDACTIE BELEIDSPLAN, INPUT SUBSIDIEDOSSIER FASE 6 ZAKELIJKE PLANNING EN BEDRIJFS - VOERING FASE 5 OPMAKEN DOELENKADER PROCES BELEIDS- PLANNING FASE 4 VAN BELEIDSUITDAGINGEN NAAR BELEIDSKEUZES FASE 2 VERHOUDEN OP MAATSCHAPPELIJKE CONTEXT FASE 3 GEGEVENS VERZAMELEN Maatschappelijke contextanalyse Formulering missie en visie Gewenste impact Rollen en functies invullen Organisatieprofiel Zelfevaluatie Actuele kerngegevens Stakeholdermapping en bevraging Intern Extern Strategische doelen Beleidsuitdagingen SWOART Operationele doelen Beleidsopties Sterktes Kansen Resultaten Indicatoren Beleidskeuzes Zwaktes Bedreigingen Aspiraties Gewenste outcome en impact steunpunt sociaal-cultureel volwassenenwerk

4 Waarom beleidsplanning? Organisatorische redenen: een referentiekader voor jouw organisatie Kwaliteitszorg: transparent zijn in wat de klant van de organisatie mag verwachten + PDAC-cyclus Samenhang tussen inhoudelijke en zakelijke planning Regelgeving: wettelijke verplichting

5 Met wie? Stakeholders zijn mensen, groepen of organisaties die belang hebben bij (de toekomst van) de organisatie Interne stakeholders zijn in de eerste plaats de eigen medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan personeelsleden, vrijwillige medewerkers, freelancers en bestuursleden. Externe stakeholders zijn mensen of groepen die buiten de organisatie staan of er tenminste niet dagelijks bij betrokken zijn zoals verenigingsleden, deelnemers aan activiteiten, kortom klanten. Ook gelijkaardige organisaties of concullega s, lokale besturen, enz kunnen stakeholder zijn. Interne en externe stakeholders zijn een zeer belangrijke bron bij het bepalen van de uitdagingen en doelen van je organisatie. Van bij de start van het beleidsplanningsproces met de belangrijkste stakeholders communiceren is belangrijk

6 Proces: wie initieert? In principe: Raad van Bestuur beslist om een beleidsplanningsproces op te starten, vaak ingegeven door externe redenen (bv. wettelijke verplichting) Aanrader: stel een planningsteam samen Maak duidelijke afspraken en stel een planningsproces op

7 Verhouden op maatschappelijke context + gegevens verzamelen Maatschappelijke contextanalyse Gegevensverzameling: kan je zo groot en klein maken als je zelf wil (stakeholderbevraging, kerncijfers, zelfevaluatie, ) Missie en visie formuleren: De missie is een kernachtige formulering. De visietekst verklaart en documenteert de geformuleerde missie. Belangrijke stap: effectief communicatiemiddel dat richting geeft en samenwerking bevordert, toont de identiteit van de organisatie aan de buitenwereld.

8 Van beleidsuitdagingen naar beleidskeuzes Klassiek instrument: SWOT, interessante variant is een SWOART

9 Van beleidsuitdagingen naar beleidskeuzes Uit de SWOT of SWOART komen uitdagingen en daar kan je dan opties afwegen en keuzes maken: je moet beslissen waar je met de organisatie op wil inzetten. Eenmaal die keuze gemaakt kan je het doelenkader opmaken Strategische doelen Operationele doelen Indicatoren

10 Strategische doelstelling Een strategische of algemene doelstelling voldoet aan de volgende criteria: De doelstelling hangt nauw samen met de missie en de visie. Ze heeft een aantoonbare link met de conclusies uit de gegevensanalyse (SWOART, SWOT, enz.) en de beleidskeuzes. De doelstelling verwezenlijken, vereist interventies op meerdere niveaus en/of onderdelen van de organisatie. De realisatie neemt meerdere jaren (± de beleidsperiode) in beslag.

11 Operationele doelstelling Wat moet de organisatie doen om het gewenste resultaat, geformuleerd in de strategische doelstelling, te bereiken? Enkele criteria: De operationele doelstelling dient ter uitvoering van een strategische doelstelling. Het verwezenlijken van de operationele doelstelling is een tussenstap in het bereiken van de strategische doelstelling. Het verwezenlijken van de operationele doelstelling vraagt interventies op verschillende niveaus/onderdelen binnen de organisatie. De doelstelling is geformuleerd op kortere termijn (bv. 1 of 2 werkjaren) of heeft betrekking op een deelgebied van de werking.

12 Indicatoren en acties Indicator: wat moeten we meten om te weten of onze doelstelling werd verwezenlijkt? Actie: operationele doelen concretiseren in acties helpt je bij de programmering van activiteiten voor het eerste jaar van de beleidsperiode en daarna. Acties formuleren in je beleidsplan is niet verplicht, maar wel zinvol. Hoe concreter (START SMART) de operationele doelstelling is geformuleerd, hoe makkelijker je er acties uit kunt afleiden

13 Hulpmiddel Opdracht: Schrijf hier in één of enkele zinnen jullie operationele doelstelling (op termijn van 1 jaar): Omschrijf hier wat jullie als resultaat zien als deze operationele doelstelling is gerealiseerd Wie moet hierbij betrokken worden? In welke rol? Actor Rol... Stappenplan: Welke stappen moeten we zetten om de operationele doestelling te realiseren? Jaar 1: Stap 1 : Stap 2 : Stap 3 : Stap 4 : Stap 5 : Stap 6 : Stap 7 : Jaar 2: Stap 1 : Stap 2 : Stap 3 : Stap 4 : Stap 5 : Stap 6 : Stap 7 : Welke middelen zijn er hiervoor allemaal nodig? (geld, personeelsinzet, consultancy, )

14 Zakelijk plan Gebruikelijk heeft een zakelijk plan volgende onderdelen: Financieel plan: waaraan ga je je geld geven? Organigram en medewerkersbeleid: wie doet wat? kwaliteitsbeleid: hoe ga je de implementatie van je beleidsplan opvolgen en verbeteren? Communicatie Kennisbeheer Bestuur

15 Meer info op: