Beleidsplanning Doelstellingen formuleren. 12 april 2016

Transcriptie

1 Beleidsplanning Doelstellingen formuleren 12 april

2 Blik achteruit Gegevensanalyse via SWOT SWO-ART Beleidsuitdagingen en opties Keuze 2

3 Blik achteruit: wie zit waar? De start missie Gegevensverzameling Gegevensanalyse Doelstellingen Strategie Klaar 3

4 Blik achteruit: ervaringen met SWOT? Kansen Bedreigingen Sterktes Investeer Verdedig Zwaktes Beslis Beheers de schade 4

5 Blik achteruit: ervaringen met SWO-ART? 5

6 Blik achteruit: ervaringen met SWO-ART? Tips vanuit jeugdwerk Noem resultaten verwachtingen van stakeholders en aspiraties dromen. Dit maakt het allemaal wat makkelijker te begrijpen. Als je de SWO-ART in grote groep doet, kan je voor de 9 handelingsperspectieven telkens een apart groepje maken. Leg hen de basis van hun analysevak uit. Zo werken ze doelgericht en worden ze niet verward door andere handelingsperspectieven. Merk je dat de groep heel actiegericht nadenkt, dan kan je dit ook toelaten. Soms werkt het beter om eerst concreet te werken en nadien pas over abstractere doelstellingen na te denken. Neem met je planningsteam de tijd om door alle uitkomsten van de analysefase te gaan en al een bepaalde selectie te doen. Anders loop je het risico om met (te) veel beleidsuitdagingen te blijven zitten die je misschien niet uitgevoerd krijgt. Hou het vooral ook leuk! 6

7 Blik achteruit: begeleiding? Zijn er federaties die zich professioneel laten begeleiden tijdens het beleidsplanningsproces? Door wie? Ervaringen? 7

8 En nu? De missie = rode draad Gegevensverzameling = uitgangspunt Gegevensanalyse = keuzes Kloppend hart beleidsplan Doelstellingen = eerste link met concrete werk Strategische planning 8

9 Doelstellingen? Wat wil / zal de organisatie bereiken in de komende beleidsperiode? hoe Resultaatsgericht Een doelstelling is een formulering van een gewenste situatie, gepreciseerd met gewenste effecten/resultaten Shift van wat er op ons afkomt naar wat gaan we doen 9

10 Continuïteit Nieuw beleidsplan breuk oude werking Evenwicht continuïteit en vernieuwing Oude doelstellingen vs nieuwe beleidsopties > doelstellingenkader Doelstellingen vorig beleidsplan evalueren Wat is verwezenlijkt qua acties / ODs / SDs? Wat niet? Waarom niet? Goede doelstelling of niet? Waarom niet / net wel? Lessen noteren > betere doelstellingen in nieuwe BP Doelstellingen vorig beleidsplan aftoetsen aan nieuw kader van beleidsuitdagingen Passen deze nog in het nieuwe kader of niet? Wat recycleren? Wat overlapt? Verlenging nodig? Eventueel extra doelstelling formuleren Welke elementen van de werking (acties) moeten sowieso doorlopen / terugkomen? 10

11 Een goede doelstelling? SMART Specifiek Meetbaar Aanvaard Realistisch Tijdsgebonden START Toetsbaar SMARTI Inspirerend START SMARTI HULPMIDDELEN, geen doel op zich! 11

12 Een goede doelstelling? Specifiek Duidelijk, concreet, herkenbaar Ondubbelzinnig, éénduidig Op één situatie gericht die moet veranderen (de richtfactor) Meetbaar of Toetsbaar Aan te tonen of / in welke mate de doelstelling is gerealiseerd Resultaten en/of inspanning Aanvaard Gekend en gedragen door uitvoerende medewerkers Beter: doelen mee opgemaakt door hen Andere invullingen: attractief, ambitieus 12

13 Een goede doelstelling? Realistisch Andere invulling: relevant (voor persoon én organisatie) Tijdsgebonden Tijdstip bepalen waarop ze moet bereikt zijn (controle) Inspirerend Bezielend, engagerend Zinvol en duidelijk verband tussen inspanningen en doel Medewerkers moeten zich ermee willen verbinden 13

14 Een goede doelstelling? Tips: Voor goede doelstellingen geldt dat ze voortvloeien uit de missie van de organisatie. dat er een balans is tussen haalbare doelen en uitdagend geformuleerde doelen. dat de voortgang bewaakt wordt. dat bij complexe lange termijndoelen tussendoelen worden aangegeven. dat ze onderling consistent zijn. dat leidinggevenden en medewerkers de doelstellingen kennen en begrijpen. dat ze richtinggevend zijn voor het handelen in de organisatie. dat er afspraken zijn over het bijstellen van de doelstellingen als ze niet of te makkelijk bereikt worden 14

15 3 werkbladen voor goede doelstellingen 1. SMART doelstellingen formuleren 2. Doelstellingen meetbaar maken 3. START SMARTI - check 15

16 Werkblad SMART doelstellingen formuleren Stappenplan Stel je eerst de vraag: Wat wil ik bereiken? Het antwoord op deze vraag is de rudimentaire doelstelling. Maak deze zin SART(I) Stel je de vraag: Hoe kan ik dit meten? M (of eventueel toetsen T ) Pas de doelstelling aan 16

17 Werkblad doelstellingen meetbaar maken Doelstelling (SART) Situatie die moet veranderen (richtfactor) Mate van verandering + is dit meetbaar Timing 1. Nieuwe meetbare doelstelling : 2. Nieuwe meetbare doelstelling : 3. Nieuwe meetbare doelstelling : 17

18 Werkblad START SMARTI check 18

19 Voorbeeld START SMARTI check BU: Onze sport is laagdrempelig, ook in clubverband (S) Uit onderzoek blijkt dat sporten gezond is (O) en dat de jeugd van vandaag te sedentair en te zwaar is (O) Bewustmaking van het belang van sporten in de vrije tijd en de mogelijkheden die onze sportclubs daartoe bieden Doelstelling Wij willen de scholen in Vlaanderen bewuster maken omtrent het belang van sporten in de vrije tijd, zodat er een bredere instroom op gang komt naar onze sportclubs. 19

20 Voorbeeld START SMARTI check Specifiek? Onze sportclubs stellen een verhoogde instroom bij de jeugd vast via samenwerkingsprojecten met scholen. Meetbaar / Toetsbaar? Jaarlijks verhoogt het aantal jeugdleden dat instroomt in onze clubs via samenwerkingsprojecten met scholen. Ambitieus / Aanvaard / Attractief? Jaarlijks verhoogt het nominaal aantal jeugdleden dat instroomt in onze sportclubs via samenwerkingsprojecten met scholen met 5%. Realistisch? Jaarlijks verhoogt het nominaal aantal leden dat instroomt in onze sportclubs via samenwerkingsprojecten met scholen met 3%. Tijdsgebonden? Tegen eind 2018 hebben samenwerkingsprojecten met scholen gezorgd voor een stijging in het nominaal aantal jeugdleden in onze sportclubs met 3%. Inspirerend / Engagerend? Tegen eind 2018 hebben samenwerkingsprojecten met scholen gezorgd voor een stijging in het nominaal aantal jeugdleden in onze sportclubs met 3%. 20

21 Strategische doelstellingen = algemene doelstellingen Wat heeft de organisatie bereikt aan het einde van de komende beleidsperiode? 21

22 Strategische doelstellingen: wat? Retrospectief Vloeien voort uit de beleidsuitdagingen / -opties Verwezenlijking vereist interventies op meerdere niveaus/afdelingen Verwezenlijking neemt meerdere in beslag (BP) Doelstelling hangt nauw samen met de missie Één van de grote lijnen / streefdoelen in de komende beleidsperiode 22

23 Strategische doelstellingen: hoe? Doelstellingen afleiden uit selectie beleidsuitdagingen/-opties (output) Eerste voorstel gebeurt best door één persoon Voorstellen door planningsteam toetsen op Helderheid Haalbaarheid Wenselijkheid Link met de gegevensverzameling BU Link met de missie: hoe werkt de SD er naartoe? ( START SMART(I) ) Voorstel strategische doelen naar rvb (of breder) Aantal? Zeer afhankelijk van de organisatie (3 à 10) 23

24 Strategische doelstellingen: tips Voorbereid aan de slag gaan Bekijk nog eens de achtergrond van de beleidsopties Bekijk nog eens de niet gerealiseerde doelstellingen van de vorige beleidsperiode Verlies je niet in een eindeloze SMART discussie! Durf breed & groots denken. Kies ambitieuze, inspirerende doelen die uit de gegevensverzameling voortvloeien duidelijk toewerken naar de missie Focus op het DOEL en niet of zo weinig mogelijk op de middelen Gebruik niet wij willen in een doelstelling Algemeen, maar wel helder en motiverend genoeg? Overspannen ze een periode van 4 jaar? Geheel aan strategische doelstellingen OK? Niet teveel / te weinig? Feedback vragen 24

25 Operationele doelstellingen = concrete doelstellingen Wat moet de organisatie (tussentijds) bereiken om het gewenst resultaat, geformuleerd in de strategische doelstellingen, te bereiken? 25

26 Operationele doelstellingen: wat? Deeldoelstellingen Retrospectief Dient ter uitvoering van een strategische doelstelling Verwezenlijking is een tussenstap Verwezenlijking vraagt interventies op minder niveaus/afdelingen binnen de organisatie (veelal maar 1) Geformuleerd op korte termijn (1 à 2 jaren) of heeft betrekking op een deelgebied over de beleidsperiode 26

27 Operationele doelstellingen: hoe? Vertrek van de strategische doelstelling Operationaliseer in Termijn of tijd: ODs als stappenplan, opsplitsen resultaten in kortere termijnen Niveau of locatie: ODs als resultaten van onderafdelingen Doelgroepen / thema s Zoekvelden: ODs voor kritische succesfactoren START SMART(I)! 27

28 Strategische versus operationele Strategische doelstelling Operationele doelstelling Termijn Lange termijn Korte termijn Reikwijdte Betrokkenheid, impact op de gehele organisatie Doel Hoofddoel: wat willen bereiken op het einde van de rit? Impact op een bepaald team, aspect of onderdeel van de organisatie Deeldoel / tussentijdse doelen: wat moeten we bereiken om het eindresultaat te halen? Link naar Missie, visie en beleidskeuzes Relatie met doelgroep Vermijd discussie over soort doel Wat voor de ene organisatie een SD is, is voor een andere een OD 28

29 Indicatoren Meten van doelstellingen Aantonen of een doel al dan niet bereikt is. Wanneer zijn we tevreden? 29

30 Indicatoren Wat moeten we hiervoor meten? Enkel eindmeting of tussentijdse data / metingen? Hoe SMARTer een doelstelling, hoe gemakkelijker je een indicator vindt 30

31 Voorbeelden In de doelstelling Tegen 2020 zijn er in iedere provincie 3 nieuwe afdelingen, is het aantal afdelingen per provincie de indicator. In de doelstelling Tegen de zomer van 2020 hebben onze vrijwilligers minstens 10 bijscholingsuren gevolgd, is het aantal vormingsuren per vrijwilliger de indicator. In de doelstelling Tegen het einde van deze beleidsperiode is minstens 60% van onze leden lid van één van de gemeentelijke adviesraden, is het aantal leden dat lid is van een gemeentelijke adviesraad de indicator. 31

32 Soorten indicatoren Ja/Nee indicator vs. Indicatoren die tussentijdse metingen vragen Vb. Tegen eind 2020 hebben we studie x gedaan Ja/Nee Vb. Tegen eind 2020 hebben we een aanwezigheid van 75% van onze leden op de AV kan je elk jaar meten en bijsturen met acties Kwantitatieve <> kwalitatieve indicatoren Resultaatsindicatoren <> inspanningsindicatoren Directe <> indirecte indicatoren Gemengde indicatoren (vb procesindicatoren) 32

33 Elementen van indicatoren Meetmethode: instrument Vb aantal deelnemers: via lijsten? Manueel of via een database systeem? Of via een post in de boekhouding die de betalingen registreert? Meetmoment Meetfrequentie Meetbron Meetnorm Hoe meer gegevens je al hebt, hoe gemakkelijker ifv realiseerbare en realistische meetnormen 33

34 Tips voor indicatoren Belang van een nulmeting - begingegevens Realisme vs. ambitie Denk aan je administratie Bekijk het geheel (bvb ifv enquêtering clubs, deelnemers, ) Haal inspiratie uit je huidig beleidsplan en evalueer de indicatoren Welke waren moeilijk / makkelijk haalbaar? Waarom? Welke waren moeilijk / makkelijk werkbaar/bruikbaar? Waarom? 34

35 Werkblad screen indicatorenkader Ga eens door het huidige beleidsplan en screen de gebruikte indicatoren. Besteed daarbij bijzonder aandacht aan de werkbaarheid ervan: Welke indicatoren haalde je met de vingers in de neus? Welke indicatoren haalde je amper? Waar liep het stroef? Welke indicatoren bezorgden je / je medewerkers moeilijkheden? Waar vloekte je op? Deel in en trek lessen Gemakkelijk haalbaar Moeilijk haalbaar Moeilijk werkbaar / bruikbaar Succesfactoren en te behouden elementen? Drempels en te verwijderen of aan te passen elementen? Hoe werk-/bruikbaarheid vergroten? 35

36 Werkblad screen indicatorenkader Lessen VSF Vooral problemen met de werkbaarheid Bijna alle indicatoren vragen extra manueel werk Teveel meetmomenten: het is niet omdat iets jaarlijks moet gebeuren, dat het ook echt elk jaar moet gemeten worden (tenzij belangrijk om te kunnen bijsturen) Te hoge belasting in tijd van de medewerkers Geen overzicht gehouden over geheel aan indicatoren Teveel bevragingen op verschillende momenten bij zelfde publiek Te voorzichtig geweest in de doelen durven ambitieuzer te zijn 36

37 Indicatoren en acties? Volgende stap in proces: acties bepalen en middelen en mensen toekennen Discussie: waar richt je je indicatoren op, doelen of acties? 1. Doelen > acties > indicatoren Indicatoren geven invulling en gerichtheid aan acties tastbare en concrete indicatoren want gelinkt aan concrete werk 2. Doelen > indicatoren > acties Indicatoren moeten vooral tonen hoe ver je staat in het bereiken van de doelstellingen in je beleid 37

38 Indicatoren en acties? Doelstellingen richten zich op verandering, maar verandering kan je op verschillende niveaus bekijken 38

39 Indicatoren en acties? METEN=WETEN, maar wat wil je weten? Vraag rond gerichtheid van indicatoren hangt samen met de gerichtheid van je doelstellingen - Zijn deze op korte of lange termijn gericht? - Zijn ze zeer concreet naar doelgroep of huist er ook een maatschappelijke factor in? 39

40 Indicatoren en acties? Voorbeeld Het aantal deelnemers aan cursussen zegt eigenlijk weinig of niets over de mate waarin jongeren engagement opnemen als vrijwilliger op de lange termijn 40

41 Indicatoren en acties? Afhankelijk van je doelstelling en de beoogde effecten, stel je ook indicatoren op verschillende niveaus in Vraagt wat denkwerk Probeer in je indicatoren ver genoeg te gaan om naar het behalen van je initiële doelstellingen te peilen Denk er kritisch over na en kies! 41

42 Voorgestelde werkwijze Strategische doelstelling SMART operationele doelstellingen indicatoren EN bijhorende acties Acties programmeer je om doelstellingen te bereiken (en indicatoren te halen) Interessanter om de keuze van acties en indicatoren in hetzelfde beslissingsproces te maken dan ze (kunstmatig) uit elkaar te halen 42

43 Werkblad indicatoren Doelstelling: Wat moeten we weten? Hoe kunnen wij dat meten? Wat gaan we meten? Wat is de meetnorm? Waar komen de gegevens van? 43

44 Blik vooruit Di 24 mei laatste bijscholing + werksessie Meer informatie? Werkdocumenten? 44