Titel. Goede uitdagingen, straffe doelstellingen

Transcriptie

1 Titel Goede uitdagingen, straffe doelstellingen

2 Het traject Najaar 2015: Vandaag: Intdoductiemoment Donderdag 8/10: Evalueer je vereniging - Basistools voor een uitmuntend beleidsplan Donderdag 29/10: De rol van je vereniging in de maatschappij - Verbeter je missie, visie en doelgroepenstrategie (1) Donderdag 26/11: Verbeter je missie, visie en doelgroepenstrategie (2) Donderdag 17/12: Straffe uitdagingen voor je vereniging (2) Voorjaar 2016: Donderdag Donderdag Donderdag Donderdag Donderdag 21/1: 25/2: 24/3: 21/4: 26/5: Strategische en Operationele Doelstellingen Indicatoren en Streefwaarden Jaarplan, Budget en redactie (1) Terugkomdag: redactie en vragen (1) Terugkomdag: redactie en vragen (2)

3 Vandaag Opfrissing Goede uitdagingen formuleren Beleidsopties Strategische en Operationele Doelstellingen Stel vragen tussendoor!

4 Onderdelen van een beleidsplan (algemeen, gewestelijke vereniging) - missie en visie thema s doelgroepen en hoe te bereiken strategische doelen operationele doelen indicatoren en streefwaarden dagelijkse werking / interne organisatie

5 Waarop worden we beoordeeld? Het beleidsplan wordt door de erkennings- en adviescommissie beoordeeld op: SAMENHANG : het beleidsplan geeft duidelijk aan hoe de verwachtingen van je vereniging tov de definitie in het besluit worden ingevuld en hoe die in relatie staan tot de visie, de missie en de doelstellingen van de vereniging; IMPACT : het beleidsplan toont hoe de resultaten van de activiteiten structureel zullen doorwerken in de samenleving;

6 Inhoudstafel (gewestelijk)

7 Inhoudstafel (regionaal)

8 Inhoudstafel beleidsplan 1. Inhoudstafel Minimumvereisten: in format Mogelijkheid om zelf extra informatie te geven Hoofdstukken nummeren

9 Inhoudstafel beleidsplan 2. Totstandkoming Geef aan welke stappen ondernomen zijn, welke stakeholders geconsulteerd zijn, welke methodes gebruikt zijn om het plan tot stand te laten komen.

10 Inhoudstafel beleidsplan 3. Missie, visie, waarde, Zie voorbije twee workshops (IDEA Consult)

11 Inhoudstafel beleidsplan 3. Missie, visie, waarde, Belangrijk: alle elementen aangegeven in de workshop zijn aanwezig in dit hoofdstuk: de maatschappelijke uitdagingen die de organisatie wil aanpakken de wijze waarop de organisatie naar deze maatschappelijke uitdagingen kijkt tot wie de organisatie zich richt de wijze waarop de organisatie dit wil bereiken de waarden waarvoor de organisatie staat

12 Inhoudstafel beleidsplan 4. Beschrijving van de organisatie geschiedenis aan de hand van mijlpalen kengetallen en kerncijfers: activiteiten, leden, afdelingen, bereik,... stand van zaken te behalen kwantitatieve vereisten definities op 31/12/2015 of einde werkjaar governance: interne organisatie, dagelijkse werking, organisatie- en beslissingsstructuur

13 Inhoudstafel beleidsplan 5. Positionering (GEW) thema s en/of inhoudelijke uitdagingen waarrond activiteiten ontplooit worden doelgroepen van de organsatie en wijze waarop die te bereiken rollen, methodes en functies die de organisatie hanteert om activiteiten te ontplooiten hoe verhoudt de organisatie zich tot anderen hoe doet ze dit: bv. educatie, sensibilisering, lerende netwerken, websites,...

14 Inhoudstafel beleidsplan 6. Doelstellingen van de organisatie (GEW) De strategische doelstellingen beschrijven de beoogde doelen van de vereniging voor de vijf jaren van de beleidsperiode. De operationele doelstellingen beschrijven voor elk van de strategische doelstellingen hoe die doelen in de beleidsperiode bereikt kunnen worden. Voeg voor elk van de operationele doelstellingen indicatoren of streefwaarden toe die toelaten de mate waarin het operationele doel bereikt werd, te meten.

15 Inhoudstafel beleidsplan 5. Doelstellingen van de organisatie (REGIONAAL) Formuleer de doelstellingen die uw organisatie wil uitvoeren. U kan hier kiezen om de doelstelling op te splitsen in strategische en operationele doelstellingen. Een doelstelling geeft de resultaten aan die u wil bereiken gedurende de beleidsperiode. Een doelstelling geeft tevens aan hoe u die wil bereiken.

16 Inhoudstafel beleidsplan 6 of 7. Financiering van de organisatie (Work in progress, ASAP meer info) Geef een beschrijving hoe de financiering voor dit beleidsplan voorzien wordt. Dit kan aan de hand van een kruistabel gebeuren. X% van de LNE-subsidie gaat naar Doelstelling 1, Y% naar Doelstelling 2,... Ook: weergave van algemene financiering. LNE en BBL werken hier een voorbeeldmodel voor uit, op basis van een informatieve onderverdeling die ook bruikbaar is voor de vereniging zelf

17 Inhoudstafel beleidsplan 8. Bijlages Afhankelijk van type vereniging: leden, afdelingen, lidverenigingen,...

18 Het proces: verschillende fases - FASE 1: opstart FASE 2: maatschappelijke analyse FASE 3: missie en visie actualiseren FASE 4: gegevensverzameling FASE 5: uitdagingen formuleren FASE 6: strategisch en operationele doelstellingen formuleren FASE 7: indicatoren formuleren FASE 8: redactie FASE 9: jaarplan 2017 opmaken FASE 10: budgettair plan opmaken

19 Intermezzo: wie staat waar in het proces? Plak op het papier met post-its, vertel

20 Vragen over elk onderdeel

21 Van (beleids)uitdagingen naar doelstellingen

22 FASE 5 - Uitdagingen formuleren - Wat zijn de uitdagingen voor je vereniging de komende jaren? (Intern, Extern, Maatschappij (=sociaal én milieu) Op basis van restultaten Gegevensanalyse Resultaten uit SWO-ART

23 SWO-ART confrontatiematrix Resultaten: je (beleids)uitdagingen

24 SWO-ART confrontatiematrix Resultaten: je (beleids)uitdagingen Beleidsuitdagingen

25 SWO-ART confrontatiematrix TIP: gebruik de Excel bondbeterleefmilieu.be/files/spreadsheet% 20gegevensverzameling%20verenigingen%20%281%29.xlsx Voorbeeld

26 Formuleren van uitdagingen Kennen jullie vuistregels?

27 Formuleren van uitdagingen - de uitdaging verwezenlijk je zelf - formuleer toekomstgericht - formuleer zo concreet mogelijk

28 Formuleren van uitdagingen voorbeeld NIET Lokale besturen moeten ons meer aanspreken rond het thema klimaatneutraliteit WEL Onze vereniging moet lokale besturen meer overtuigen om met ons in zee te gaan rond klimaatneutraliteit

29 Voorbeelden van uitdagingen (BBL)

30 Formuleer zelf uitdagingen Formuleer nu zelf 10 uitdagingen voor je vereniging Indien mogelijk vanuit de stappen die je al genomen hebt in het proces Stel de uitdagingen voor aan de mensen van je groep. Bevindingen?

31 Uitdagingen naar beleidsopties Groot aantal uitdagingen Cluster de uitdagingen die bij elkaar horen Formuleer beleidsopties Bijvoorbeeld, obv uitdagingen BBL: BBL moet samen met verenigingen meer samenwerken om in te spelen op de noden van lokale besturen BBL moet zijn netwerk uitbreiden met spelers breder dan de klassieke natuur- en milieuverenigingen

32 Beleidsopties Beleidsopties: geformuleerd door uitdagingen te clusteren wanneer uitdagingen formuleren eerder een intern proces was: kans groot dat veel beleidsopties omgezet kunnen worden in doelstellingen waneer uitdagingen formuleren een breed, ook extern, proces was: tal van verwachtingen die niet altijd ingelost kunnen worden steeds KEUZES maken

33 Keuzes maken: Beleidsopties kiezen Methode 1: prioriteitenmatrix

34 Beleidsopties kiezen Methode: prioriteitenmatrix Keuzes: je beleidsopties Criteria: zelf te kiezen Som: geeft ranking Dit kan met je beleidsplanningsteam gebeuren.

35 Criteria voor de prioriteitenmatrix Voorbeelden: Link met de missie en visie Milieu-effecten / impact Relatie tot de interne organisatie Financiering mogelijk Motivatie medewerkers Klantgerichtheid Succesgarantie Decreet Urgentie Indien gewenst, kan je een bepaald gewicht aan elk criterium toekennen. Kies de criteria zo, dat ze onderscheidend zijn (niet overlappen) en je helpen om de juiste keuzes te maken

36 Herinner: beleidsopties VELT

37 Oefening: doe dit nu zelf - Welke criteria? (10 ) Pas toe op je uitdagingen (dit zijn nu even je beleidsopties) en maak een ranking (15 ) Resultaten voorstellen aan elkaar (10 )

38 Methode 2: impact/haalbaarheid Impact Haalbaarheid

39 Methode 2: impact/haalbaarheid Impact Haalbaarheid

40 Methode 2: Impact/Haalbaarheid Plak de beleidsopties op het veld. Impact Meer naar boven, naar rechts: doen! Dichter bij 0: minder wenselijk! Snellere, minder specifieke methode gezond verstand gebruiken Haalbaa rheid

41 Methode 2: Impact/Haalbaarheid (eenvoudig voorbeeld) Impact BBL overtuigt 70% van de burgers om de auto thuis te laten BBL overtuigt de milieugevoelige consument om de auto thuis te laten BBL overtuigt zijn werknemers om de auto thuis te laten Haalbaarheid

42 Van (beleids)uitdagingen naar doelstellingen DOELSTELLINGEN

43 De weg naar doelstellingen!

44 FASE 6: Strategische en Operationele Doelen - Beleidsopties: geven je de kans om te kiezen. - Deze keuzes resulteren in dé doelstellingen van je vereniging - Belangrijke en moeilijke stap - Afhankelijk van de organisatiecultuur: AV, ledendag, RvB, directie,... (Afspraken!) Kies de strategische doelstellingen

45 FASE 6: Strategische en Operationele Doelen Waaraan moet een goede doelstelling voldoen?

46 FASE 6: Strategische en Operationele Doelen Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch Tijdsgebonden

47 Zorg voor de doelstellingen ook... dat ze voortvloeien uit de missie van de organisatie. dat er een balans is tussen haalbare doelen en uitdagend geformuleerde doelen. dat de voortgang bewaakt wordt. dat bij complexe lange termijndoelen tussendoelen worden aangegeven. dat ze onderling consistent zijn. dat leidinggevenden en medewerkers de doelstellingen kennen en begrijpen. dat ze richtinggevend zijn voor het handelen in de organisatie. dat er afspraken zijn over het bijstellen van de doelstellingen als ze niet of te makkelijk bereikt worden

48 Strategische doelstelling Volgt rechtstreeks uit je missie, visie en thema s Organisatiebreed Langere termijn Soms niet te kwantificeren Niet hoe, maar wat TIP: In 2021 SD s zijn niet steeds SMART te formuleren

49 Operationele doelstelling Zegt algemeen meer over de middelen, activiteiten,... waarmee je een (of soms meerdere) SD wil bereiken Kortere termijn Meestal goed te kwantificeren Volgt RECHTSREEKS uit één SD Meer SMART te formuleren

50 Doelstellingen: schrijftips - formuleer je doelstelling alsof je ze al bereikt hebt (in 2021 ) Vermijd wij willen, wij zullen, bouwen aan, werken aan,... Kortom: woorden dit een dynamisch proces inleiden. Vermijd meta- of vaag taalgebruik als goede, echte, veel,... Woorden als meer, sterker, beter mogen wel, indien je dit dan later concreet maakt (hoeveel meer?,...)

51 SD OD activiteit, indicator Strategische Doelstelling X - Operationele Doelstelling Y (+ indicator of streefwaarde) - Activiteitenveld - Operationele Doelstelling Y+1 (+ indicator of streefwaarde) - Activiteitenveld OPMERKING: een regionale vereniging hoeft geen dubbel doelstellingenniveau te gebruiken. Doelstelling is ok. Al helpt de opsplitsing wel om een goed beleidsplan te schrijven.

52 SD OD Strategische doelstelling Operationele doelstelling Termijn Lange termijn Korte termijn Reikwijdte Betrokkenheid, impact op de gehele organisatie Impact op een bepaald team, aspect of onderdeel van de organisatie Doel Hoofddoel: wat willen bereiken op het eind van de rit? Deeldoel / tussentijdse doelen: wat moeten we bereiken om het eindresultaat te halen? Link naar Missie, visie en beleidskeuzes Relatie met doelgroep

53 Voorbeelden: de SD s van BBL SD1: BBL versnelt met zijn netwerk de transities naar een duurzame samenleving en beschikt daartoe over de nodige kennis, competenties en middelen SD2: BBL stuwt het beleid van overheden vooruit zodat de transities naar een duurzame samenleving versnellen SD3: BBL versnelt samen met lokale actoren de transities binnen onze steden en gemeenten SD4: BBL stimuleert via koploperbedrijven, werknemersorganisaties en early adopters de vergroening van de economie

54 Voorbeelden: twee SD s van VELT SD1: Velt biedt een concreet handelingsperspectief aan alle burgers die eco-actief willen worden in tuin en keuken. Dit aanbod omvat informatie, een vormingsaanbod en praktische ondersteuning die focust op concrete gedragsverandering. SD2: Om meer burgers te bereiken legt Velt de nadruk op een campagnematige aanpak waaronder kennisopbouw, communicatie (op maat van afgelijnde doelgroepen), beleidsbeïnvloeding in specifieke dossiers, ledenwerving, beweging en vrijwilligerswerking, Velt-profilering en verkoop hun specifieke plaats krijgen.

55 SD of OD?!!! Voor sommige organisaties kan een bepaalde doelstelling een SD zijn, terwijl dit voor een andere - grotere - organisatie een OD kan zijn. Bv. BBL: brede werking, vele werkwijzen - hoewel BBL keuzes maakte, toch nog brede formulering. uiteindelijk: de acties maken het verschil!

56 Oefening Formuleer op basis van je missie/visie 2 Strategische Doelstellingen voor je organisatie (10 ) - Eventueel SMART TIP: in 2021

57 Operationele Doelstellingen - Zegt algemeen meer over de middelen, activiteiten,... waarmee je een (of soms meerdere) SD wil bereiken - Kortere termijn - Meestal goed te kwantificeren - Volgt RECHTSREEKS uit één SD - Meer SMART te formuleren

58 Operationele Doelstellingen: verhouding tot SD - Zegt hoe een bepaalde SD te bereiken - Vier methodes (of een combinatie daarvan) - termijn of tijd - niveau of locatie - doelgroep of thema - zoekveld

59 OD - Termijn of tijd Stappenplan op de weg naar de verwezenlijking van de strategische doelstelling. De opsplitsing van de gewenste resultaten in kortere termijnen of het uittekenen van een echt stappenplan. Fictief voorbeeld: SD: BBL en haar netwerk bereiken meer bedrijven, burgerinitiatieven en middenveldspelers OD1: JAAR 1: BBL inventariseert de bedrijven, burgerinitiatieven en middenveldsp. OD2: JAAR 2: BBL brengt hen in contact met de verenigingen OD3: JAAR3: BBL ondersteunt initiatieven van verenigingen richting deze spelers

60 OD - Niveau of locatie De strategische doelstelling is het gewenste resultaat voor de volledige organisatie, de operationele doelstellingen zijn de noodzakelijke resultaten van elke onderafdeling. Fictief voorbeeld: SD: BBL en haar netwerk bereiken meer bedrijven, burgerinitiatieven en middenveldspelers OD1: BBL ondersteunt de gewestelijke verenigingen om andere actoren te bereiken. OD2: BBL ondersteunt de lokale verenigingen om andere actoren te bereiken OD3: BBL en haar medewerkers bereiken andere actoren

61 OD - Doelgroep of thema De strategische doelstelling is het gewenste resultaat voor de doelgroepen/thema s samen. De operationele doelstellingen geven per dg/th aan hoe te bereiken Fictief voorbeeld: SD: BBL en haar netwerk bereiken meer bedrijven, burgerinitiatieven en middenveldspelers OD1: BBL zet initiatieven op om het netwerk in contact te brengen met bedrijven. OD2: BBL zet initiatieven op om het netwerk in contact te brengen met burgerinitiatieven. OD3: BBL zet initiatieven op om het netwerk in contact te brengen met middenveldspelers

62 OD - Zoekvelden Elementen die binnen de organisatie van wezenlijk belang zijn om het gewenste resultaat uit de strategische doelstelling te beïnvloeden Fictief voorbeeld: SD: BBL en haar netwerk bereiken meer bedrijven, burgerinitiatieven en middenveldspelers OD1: De medewerkers van BBL kennen bedrijven, burgerinitiatieven en middenveldspelers beter OD2: BBL deelt zijn kennis over deze spelers met het netwerk OD3: BBL zet samen met de spelers van het netwerk activiteiten op richting deze doelgroepen

63 OD - Voorbeeld BBL (combinatie methodes) Strategische Doelstelling 3: BBL versnelt samen met lokale actoren de transities binnen onze steden en gemeenten OD 3.1 : BBL zorgt er voor dat lokale actoren de ideeën en mogelijkheden over transitie op lokaal niveau kennen en vertalen naar hun eigen werking OD 3.2 : BBL stelt zijn netwerk in staat activiteiten te realiseren en af te stemmen op de uitdagingen en behoeften van onze steden en gemeenten OD 3.3 : BBL initieert en baant de weg voor multipliceerbare of opschaalbare oplossingen voor lokale transitienoden en linkt het milieuthema aan andere maatschappelijke noden en uitdagingen OD 3.4: BBL investeert seed money in lokale verenigingen om te werken rond transitie binnen steden en gemeenten

64 Oefening Formuleer voor één van je SD s de Operationele Doelstellingen

65 Ruimte voor vragen over de voorgaande onderdelen

66 Prettig eindejaar!