Vragenlijst zakelijke werking goed bestuur

Transcriptie

1 Vragenlijst zakelijke werking goed bestuur Disclaimer Dit is een voorlopige versie van de vragenlijst voor aanvragen van werkingssubsidies. Gebruik dit document niet voor uw subsidieaanvraag. De definitieve versie van deze vragenlijst wordt beschikbaar gesteld vanaf 15 september cjm.vlaanderen.be

2 OVERZICHT VAN DE RUBRIEKEN Hieronder vindt u een overzicht van de rubrieken die u in de vragenlijst aan bod komen. 1 Planning en evaluatie van de werking Organisatie van de werking Personeels- en verloningsbeleid Financieel beleid Aanvullende financiering Zorg eigen archief Goed bestuur... 6 pagina 2 van 8 KIOSK - Vragenlijst zakelijke werking goed bestuur

3 1 PLANNING EN EVALUATIE VAN DE WERKING Beschrijf kort de beleidscyclus van de organisatie. Hoe gebeurt de planning en hoe worden doelstellingen bepaald? Beschrijf kort hoe wordt het bereiken van de gestelde doelstellingen geëvalueerd wordt. Welke acties onderneemt de organisatie in het intern communiceren van de visie, de gestelde doelstellingen en de evaluatie ervan? Hoe worden leden van de cultureel-erfgoedgemeenschap of andere belanghebbenden betrokken bij de planning en de evaluatie van de werking? 2 ORGANISATIE VAN DE WERKING Licht kort de structuur van de organisatie toe. Indien de organisatie onderdeel is van een grotere structuur (bvb gemeente, universiteit ), gelieve daarbij aan te geven hoe is de organisatie is ingebed binnen deze structuur. Voeg indien beschikbaar het organogram van de organisatie als bijlage toe. Het organogram van de organisatie toont de weergave van de afdelingen / teams en vermelding van de personeelsaantallen per afdeling / team. Licht kort toe welke afspraken er binnen de organisatie zijn over procedures en bevoegdheden. Geef daarbij ook aan waar deze afspraken beschreven zijn. Geef aan op welke manier de organisatie haar interne controle organiseert. Licht daarbij toe welke vormen van functiescheiding en wederzijdse controle er toegepast worden. Geef een toelichting bij de externe controle die op de organisatie van toepassing is. Dit kan onder meer gaan over een externe controle door een bedrijfsrevisor of een externe audit. Licht kort toe hoe opdrachten binnen de organisatie gegund worden. Vermeld daarbij ook of uw organisatie de principes inzake overheidsopdrachten volgt KIOSK - Vragenlijst zakelijke werking goed bestuur pagina 3 van 8

4 3 PERSONEELS- EN VERLONINGSBELEID Beschrijf kort de belangrijkste principes van het personeels- en verloningsbeleid van de organisatie. Welke mogelijkheden worden er geboden aan personeelsleden om opleiding en bijscholing te volgen? Geeft hierbij aan welke principes de organisatie daarvoor hanteert. Kruis aan over welke instrumenten uw organisatie beschikt inzake personeelsbeleid. Een personeelsplan Een organogram Functiebeschrijvingen alle professionele medewerkers Functiebeschrijvingen alle vrijwillige medewerkers Kruis de procedures voor de evaluatie van de personeelsleden die de organisatie toepast aan. Alle medewerkers worden periodiek geëvalueerd. Om de hoeveel jaar? De evaluatie wordt gekoppeld aan de functiebeschrijving. De evaluatie wordt gekoppeld aan en beloningssysteem. Er wordt een andere evaluatiemethode toegepast. Licht toe. Beschikt de organisatie over een vrijwilligerswerking? Ja. Nee. U hoeft de vragen hierover niet te beantwoorden. Hoeveel vrijwilligers maken deel uit van de vrijwilligerswerking? Geef een korte beschrijving van de taken die de vrijwilligers op zich nemen. Kruis aan of de organisatie de onderstaande zaken met betrekking tot de vrijwilligerswerking aanbiedt. Een uitgeschreven vrijwilligersbeleid Vrijwilligersovereenkomsten Functiebeschrijvingen en/of competentieprofielen voor vrijwilligers Vrijwilligersvergoedingen Vrijwilligersverzekering Welke garanties biedt de organisatie aan de vrijwilligers op het vlak van sociale en burgerrechtelijke bescherming? Vermeld bijvoorbeeld welke verzekeringen de organisatie voor de vrijwilligers sluit. pagina 4 van 8 KIOSK - Vragenlijst zakelijke werking goed bestuur

5 4 FINANCIEEL BELEID Beschrijf de kort financiële basis waarover de organisatie beschikt. Geef hierbij aan op welke structurele financieringsbronnen de organisatie kan terugvallen en hoe deze evolueren. Geef een korte toelichting over huidige financiële situatie (schulden/reserves en kastoestand). Indien er sprake is van hoge schulden of betalingsachterstanden, gelieve toe te lichten hoe deze aangepakt worden. Licht toe hoe de begroting wordt opgevolgd door de organisatie. Vermeld de frequentie van opvolging. Geef hierbij ook aan naar welke stakeholders er gerapporteerd wordt over de begroting en de uitvoering ervan. In hoeverre kan uw organisatie zelf beslissen over de aanwending van de (bijkomende) opbrengsten die ze genereert? Enkel in te vullen door organisaties die ingebed zijn in een grotere structuur (gemeente, universiteit). 5 AANVULLENDE FINANCIERING Beschrijf kort het beleid (of de acties) rond aanvullende financiering. Geef aan welke resultaten de organisatie momenteel boekt op het vlak van aanvullende financiering. 6 ZORG EIGEN ARCHIEF Welke inspanningen levert de organisatie voor de zorg voor het eigen archief? Vermeld waar en hoe het eigen archief wordt bewaard en hoe lang het wordt bewaard in de eigen organisatie KIOSK - Vragenlijst zakelijke werking goed bestuur pagina 5 van 8

6 7 GOED BESTUUR Duiding: De bepalingen rond goed bestuur gelden momenteel enkel als criterium voor cultureel-erfgoedinstellingen. Andere organisaties hebben tot het einde van de beleidsperiode om hier aan te voldoen. De bepalingen rond goed bestuur gelden maar voor zover andere wetgeving toelaat om hier aan te voldoen. Het is mogelijk om af te wijken van deze bepalingen mits er een motivering voor wordt gegeven die aanvaard wordt door de adviescommissie Cultureel Erfgoed. Is er specifieke wetgeving van toepassing op uw organisatie die bepalend is voor de samenstelling en werking van de bestuursorganen van uw organisatie? Gelieve daarbij te duiden over welke wetgeving het gaat en de impact ervan. Over welke bestuursorganen beschikt de organisatie? Beschrijf kort de manier waarop de bestuursorganen functioneren. Geef daarbij ook aan waar er sprake is van wederzijdse controle en evenwichten tussen de bestuursorganen. Is er een huishoudelijk reglement dat de werking van de bestuursorganen regelt? Ja Kruis aan welke elementen het huishoudelijk regelement bevat. Een deontologische code voor de bestuursleden Een beschrijving van de functionele verhoudingen tussen de bestuursorganen Een bepaling om de mandaten in tijd te beperken Een bepaling tot het opmaken van een aftredingsrooster Bepalingen over een zelfevaluatie van de werking van de bestuursorganen Nee Licht toe waarom dit niet van toepassing is en/of over welke eventuele andere instrumenten de organisatie beschikt dit de werking van de bestuursorganen regelt. Is er een schriftelijk afsprakenkader tussen de directie en de bestuursorganen? Ja Kruis aan welke elementen dit afsprakenkader bevat. Een deontologische code voor de bestuursleden Een regeling voor de hantering van interne conflicten Een aanwijzing van de eindverantwoordelijkheid in geval van een meerkoppige directie Er is geen meerkoppige directie in mijn organisatie Een evaluatie van de directie door de bestuursorganen De elementen op basis waarvan directie geëvalueerd wordt pagina 6 van 8 KIOSK - Vragenlijst zakelijke werking goed bestuur

7 Nee Licht toe waarom dit niet van toepassing is en/of over welke eventuele andere instrumenten de organisatie beschikt inzake afsprakenkader met de directie. Beschikt uw organisatie over op voorhand bepaalde profielen die vereiste competenties voor bestuurders beschrijven? Ja Licht toe over welke profielen het gaat. Nee Licht toe op basis van welke criteria de bestuurders geselecteerd worden of waarom dit eventueel niet van toepassing is. Geef de huidige samenstelling van het bestuursorgaan dat instaat voor de directe aansturing van de organisatie. In geval van een vzw wordt hiermee de Raad van Bestuur bedoeld. Niet-uitvoerende bestuurders zijn bestuurders die geen uitvoerend mandaat uitoefenen binnen de organisatie. Onafhankelijke bestuurders voldoen aan volgende criteria: 2 jaar voorafgaand aan de benoeming tot bestuurder geen uitvoerende functie uitgeoefend hebben binnen de organisatie; niet meer dan 3 mandaten als bestuurder uitgeoefend hebben binnen de organisatie en niet meer dan 12 jaar actief zijn als bestuurder binnen de organisatie; geen (significante) zakelijke relatie hebben met de organisatie; in de voorbije 3 jaar geen vennoot of werknemer geweest zijn van een externe auditor van de organisatie; geen familieband hebben met een andere bestuurder of een directielid van de organisatie. Vermeld het aantal: niet-uitvoerende bestuurders; onafhankelijke bestuurders; mannen; vrouwen; totaal. Kruis aan wat van toepassing is op de werking van de bestuursorganen: De mandaten zijn beperkt in tijd Indien aangekruist: Licht de beperking van de mandaten in tijd toe. Er is een aftredings- en aanstellingsrooster voor bestuursleden Indien aangekruist: Dit rooster is raadpleegbaar door derden: Ja Nee Er wordt een overzicht bijgehouden van de andere bestuursmandaten van de bestuurders KIOSK - Vragenlijst zakelijke werking goed bestuur pagina 7 van 8

8 Het bestuursorgaan doet aan zelfevaluatie Indien aangekruist: licht hieronder toe wanneer dit het laatst gebeurde en wat de voornaamste bevindingen waren. Beschikt de organisatie over andere instrumenten die dienen als alternatief of aanvulling voor de werking van de bestuursorganen. Zo ja, gelieve dit hieronder toe te lichten. Het kan hier bijvoorbeeld gaan over een adviesraad of reflectiegroep. pagina 8 van 8 KIOSK - Vragenlijst zakelijke werking goed bestuur