Vastenaktie 2015 Eigen Doel -voor parochies-

Transcriptie

1 Vastenaktie 2015 Eigen Doel -voor parochies- U overweegt of heeft al besloten de Vastenaktie 2015 in uw parochie voor een Eigen Doel te gaan voeren. Een Eigen Doel is een project waarmee u zelf een relatie onderhoudt. Dat kan als parochie of via een bekende stichting. Een doel dat u zichzelf toe-eigent vormt een extra stimulans voor betrokkenheid, u heeft immers persoonlijke banden met het project. Het vergt wel extra werk van u om de juiste informatie te vergaren en materialen te maken. Vastenaktie selecteert voor de jaarlijkse campagne één Vastenaktie-project dat als voorbeeld dient en dat door parochies en werkgroepen die geen Eigen Doel hebben, kan worden ondersteund. Hiervoor worden diverse materialen gemaakt die parochies kunnen gebruiken. Daarnaast worden er per jaar ongeveer 50 Eigen Doelen ondersteund. In dit formulier vindt u de voorwaarden en richtlijnen voor deelname met een Eigen Doel. Ook vindt u hierin de criteria waaraan uw aanvraag moet voldoen om goedkeuring van Vastenaktie te verkrijgen. Wij wensen u veel succes met alle voorbereidingen voor uw project en zien uit naar een goede samenwerking! Vastenaktie is een gevestigd en geregistreerd merk en dat brengt verantwoordelijkheid en verplichtingen met zich mee. Die kunnen we niet dragen als u uw eigen project niet ter goedkeuring voorlegt aan Vastenaktie. Uw Vastenaktie voeren voor een eigen project buiten medeweten en instemming van Vastenaktie om, maar wel onder haar naam, is daarom niet toegestaan. LET OP! De uiterste inzendtermijn is 15 oktober Aanvragen die na deze datum binnenkomen, worden voor de campagne 2015 NIET in behandeling genomen. Stappenplan en criteria Eigen Doelen Vastenaktie 2015 Pag 1 van 7

2 Stappenplan voor uw Eigen Doel 1. De voorbereiding van het Eigen Doel Van april t/m oktober 2014: U zoekt een groep van betrokkenen bij elkaar om het project mee te dragen. Er komt veel kijken bij het indienen en afhandelen van een Eigen Doel; met een team staat u sterker om het project tot een succes te maken. U wijst één persoon aan als contactpersoon. Alle communicatie met Vastenaktie rondom uw project loopt via deze contactpersoon. U dient een aanvraag in met gebruikmaking van het aanvraagformulier voor een Eigen Doel. Deze stuurt u uiterlijk 15 oktober 2014 naar Vastenaktie. Uw aanvraag heeft een maximum totaal bedrag van Na het indienen van de projectaanvraag ontvangt u een ontvangstbevestiging en projectnummer. Aanvragen worden uitsluitend in behandeling genomen als ze zijn ingediend met dit aanvraagformulier en voorzien van alle benodigde bijlagen. Uw aanvraag kunt u sturen naar [email protected] of per post aan Vastenaktie, t.a.v. Vastenaktie Eigen Doelen, Postbus 95408, 2509 CK Den Haag U vermeldt alle parochies en daarbij alle verschillende locaties die meedoen met de inzameling van uw project. Op de handtekeningenformulieren ondertekenen van iedere parochie en/of locatie zowel een contactpersoon als de pastoor. Ze geven daarmee aan in te stemmen met het Eigen Doel. U kunt zelf al toetsen, met behulp van bijlage 1 (blz.4) van dit document, of uw project aan de criteria van Vastenaktie voldoet. U kunt maximaal één project per jaar indienen als Eigen Doel voor Vastenaktie. U wilt uw project meer jaren ondersteunen? Dat kan: U stelt de aanvraag op met daarin een activiteitenplan en bijbehorende begroting voor drie jaar, gespecificeerd per jaar. U stuurt jaarlijks een rapportage naar ons op met de behaalde resultaten (financieel en narratief). Daarnaast stuurt u jaarlijks een geactualiseerde begroting en een geactualiseerd activiteitenplan voor het komende jaar, waarin eventuele ontwikkelingen of wijzigingen staan vermeld. Het project gaat jaarlijks langs onze projectencommissie. U krijgt ieder jaar van ons opnieuw een contractbrief met een nieuw projectnummer. Stappenplan en criteria Eigen Doelen Vastenaktie 2015 Pag 2 van 7

3 2. De verwerking van uw projectaanvraag Van oktober 2014 tot januari De verwerking van uw aanvraag duurt maximaal drie maanden. Een bestuurlijke projectencommissie van Vastenaktie neemt een besluit over uw project. Voor het einde van het jaar 2014 ontvangt u uitsluitsel over uw aanvraag. Het kan zijn dat de commissie nog extra informatie opvraagt voordat zij uw projectaanvraag goedkeurt. Bij goedkeuring: U ontvangt in januari 2015 een contract voor uw Eigen Doel. U stuurt het contract ondertekend terug. Bij het contract zit ook een rapportageprotocol. U bereidt uw actie voor onder de naam, met het keurmerk en de (merendeels) gratis materialen van Vastenaktie. Let op: Er zijn speciale Eigen Doelen zakjes te bestellen. U vermeldt in alle publicaties rondom het Eigen Doel dat het om een project gaat dat u samen met Vastenaktie steunt. 3. De financiële afhandeling van het Eigen Doel Van januari tot augustus Uw projectpartner in het projectland ontvangt, na retournering van het door u ondertekende contract, begin 2015 een voorschot op de verwachte inkomsten voor het uit te voeren project. Zo kan het project in het projectland direct aan de slag. U voert alleen tijdens de Vastentijd actie voor uw Eigen Doel. U maakt aan het einde van uw Vastenaktie uiterlijk vóór 1 juli 2015 de gehele opbrengst over naar Vastenaktie. Vastenaktie vult deze eigen opbrengst* aan volgens de subsidieregeling, bijlage 2 (blz.5 en 6) van dit document. De eigen opbrengst inclusief de subsidie vanuit Vastenaktie maakt Vastenaktie over naar de partner in het projectland. *Let op: voor de eigen actieopbrengst rekent Vastenaktie alleen 1. de parochieopbrengsten die zijn overgemaakt met gebruikmaking van het betaalkenmerk van de deelnemende parochies 2. de giften van particulieren die gebruik maken van het Eigen Doelen zakje binnen de postcode grens van de deelnemende parochie(s). Directe giften van donateurs aan Vastenaktie en andere spontane giften uit uw parochie(s) tellen niet mee bij de eigen opbrengst. 4. De verantwoording over het Eigen Doel Van juni 2015 tot juni 2016 U onderhoudt zelf het contact met de projectpartner. De informatie van de partner communiceert u zelf via eigen materialen en verslaggeving naar de andere deelnemende parochies/locaties/ particulieren. U zorgt voor aanlevering aan Vastenaktie van een verslag over verloop en financiële afwikkeling van het project. Hierbij verzoeken we u gebruik te maken van het rapportageprotocol. Dit protocol ontvangt u samen met het contract. Het eindverslag verwachten wij zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen een jaar na overboeking van het totaal aan gelden. Vastenaktie en Cordaid behouden zich het recht voor om, in overleg met de projectpartner in het projectland en met kennisgeving van uw contactpersoon, het project te bezoeken als daar gelegenheid of aanleiding toe is. Stappenplan en criteria Eigen Doelen Vastenaktie 2015 Pag 3 van 7

4 5. Transparantie naar onze donateurs De meest gestelde vraag aan Vastenaktie: Gaan onze euro s naar ons project? Bij een Eigen Doel gaan veelal de opgehaalde euro s naar het project. Vastenaktie wordt gedragen door honderden parochies en werkgroepen. We zetten er samen onze schouders onder om de campagne tot een succes te maken. Bij goedkeuring van uw aanvraag voor een eigen project vult Vastenaktie uw opbrengst aan met maximaal 50% van de eigen bijdrage (en nooit meer dan het totaal bedrag van de projectbegroting). Die 50%- aanvulling komt uit de totale landelijke opbrengst van de Vastenaktie. Anderen dragen dus ook bij aan uw project. Wanneer uw project meer geld ophaalt dan nodig is, volgen we het principe van onderlinge solidariteit. Als uw eigen opbrengst hoger is dan aangevraagd voor uw project, gaat het overschot naar andere projecten. Uiteindelijk gaat het erom dat de hele Vastenaktie-opbrengst ten goede komt aan álle Vastenaktieprojecten. U vindt dit terug in de subsidieregeling verderop in dit document. 5. Samenwerking Vastenaktie met Cordaid Vastenaktie heeft de administratieve en financiële afhandeling en de monitoring van de Eigen Doelen uitbesteed aan Cordaid. Cordaid geeft daarnaast inhoudelijk advies aan Vastenaktie over uw project. Uiteindelijk is het de projectencommissie van Vastenaktie die het besluit over uw Eigen Doel neemt. Stappenplan en criteria Eigen Doelen Vastenaktie 2015 Pag 4 van 7

5 Bijlage 1: Criteria voor een Eigen Doel Hoe wordt uw aanvraag voor een Eigen Doel beoordeeld? Dat is handig te weten als u zelf tevoren alvast een afweging wilt maken. Bedenk daarbij dat beoordelingscriteria altijd meer of minder soepel gehanteerd kunnen worden, afhankelijk van uw partnerorganisatie of de lokale situatie. Ze zijn een hulpmiddel, geen dwangbuis. 1. Het projectvoorstel is door of samen met de projectorganisatie in het projectland opgesteld. De projectorganisatie is samen met de mensen dáár zelf eigenaar van hun project. De projectorganisatie geeft inzicht in en volledige informatie over haar activiteiten. 2. De projectorganisatie heeft contact gezocht met de plaatselijke bisschop en zendt ons een aanbevelingsbrief of nihil obstat van de bisschop toe. Dit is noodzakelijk om twee redenen: 1. Door contact te zoeken met de plaatselijke bisschop wordt de bisschop bekend gemaakt met het sociale werk dat in zijn bisdom gebeurt. 2. Vastenaktie wil graag verbonden zijn met de wereldwijde Katholieke kerk. 3. De projectorganisatie in het projectland heeft een eigen rechtspersoonlijkheid en juridische verantwoordelijkheid of is een officiële kerkelijke instantie (bisdom, parochie, orde of congregatie). 4. Het project is gericht op onafhankelijkheid van de organisatie. De opzet van het project is duurzaam en de uitvoering ervan haalbaar. Er is bovendien een duidelijke exit- of afbouwstrategie om afhankelijkheid te voorkomen. Naast financiële onafhankelijkheid is capaciteitsopbouw van de projectorganisatie een belangrijk element. 5. De projectactiviteiten komen ten goede aan de gemeenschap ginds en zijn niet gericht op individuele ondersteuning. 6. Het project bevordert de gelijkwaardigheid van vrouwen en mannen. 7. Het project past binnen de lokale en regionale context in het projectland. 8. De actuele politieke of economische situatie in het projectland of de projectregio is niet te risicovol om het project uit te voeren. 9. Het project omvat geen institutionele steun, geen functioneringskosten en in principe evenmin steun aan congressen, studiereizen, cursussen, wetenschappelijk onderzoek, fondsenwervende activiteiten en transportkosten vanuit Nederland (goederen worden lokaal, in het projectland zelf, aangekocht). 10. Bouwprojecten worden alleen bij hoge uitzondering goedgekeurd, en dan alleen als onderdeel/instrument in een groter programma. Stappenplan en criteria Eigen Doelen Vastenaktie 2015 Pag 5 van 7

6 Bijlage 2: Subsidieregeling Om u een indruk te geven van de berekening van de definitieve bijdrage aan uw eigen project, geven we hier enkele rekenvoorbeelden. Voor onderstaande voorbeelden gaan we uit van de volgende situatie. Uw projectaanvraag behelst een totaalbedrag van ,-. U verwacht zelf een bedrag van ,- op te halen. Van Vastenaktie ontvangt u een bijdrage van (maximaal) 50% van het door u opgehaalde bedrag, in dit geval 5.000,-. Dit brengt het totaalbedrag op de benodigde ,-. Voorbeeld 1. Uw werkelijke opbrengst is gelijk aan de verwachte opbrengst Extra (gevraagde) bijdrage Vastenaktie (max 50%) Totaal werkelijke actieopbrengst Daadwerkelijke extra bijdrage van Vastenaktie (max 50%) Totaal definitieve bijdrage aan projectpartner De opbrengst is gelijk aan de verwachtingen. Vastenaktie maakt het bedrag over dat is overeengekomen in het contract. Voorbeeld 2. Uw werkelijke opbrengst is lager dan de verwachte opbrengst Extra bijdrage Vastenaktie (max 50% vd actieopbrengst) Totaal werkelijke actieopbrengst Daadwerkelijke extra bijdrage van Vastenaktie (max 50%) Totaal definitieve bijdrage aan projectpartner Het tekort is U zult het project (activiteiten en budget) moeten aanpassen. Ook kunt u eventueel volgend jaar in de Vastenaktie-campagne een vervolgproject indienen, om zo het tekort bij elkaar te sparen en het project te kunnen afronden. Voorbeeld 3. Uw werkelijke opbrengst is hoger dan de verwachte opbrengst Extra (gevraagde) bijdrage Vastenaktie (max 50%) Totaal werkelijke actieopbrengst Stappenplan en criteria Eigen Doelen Vastenaktie 2015 Pag 6 van 7

7 Daadwerkelijke extra bijdrage van Vastenaktie (max 50%) Totaal definitieve bijdrage aan projectpartner Vastenaktie vult de actieopbrengst van de parochie maximaal aan tot het voor het project benodigde bedrag. De projecthouder ontvangt niet meer dan het totaal benodigde bedrag. Voorbeeld 4. Uw werkelijke opbrengst is hoger dan het gevraagde bedrag in de projectaanvraag Extra bijdrage Vastenaktie (max 50%) Totaal werkelijke actieopbrengst Bijdrage van Vastenaktie 0 Afdracht aan solidariteitsfonds Vastenaktie Definitieve bijdrage aan projectpartner Uw opbrengst is hoger dan het totaal benodigde bedrag voor het project. Vastenaktie draagt een deel van de opbrengsten over aan het solidariteitsfonds. Stappenplan en criteria Eigen Doelen Vastenaktie 2015 Pag 7 van 7