Visie en werkwijze SV Colmschate 33

Transcriptie

1 Visie en werkwijze SV Colmschate 33 PLAN VAN AANPAK Opdrachtgever: Voorzitter SV Colmschate 33 Opdrachtnemer: Bestuurslid J&S a.i.

2 Inhoud 1. Versiebeheer 3 2. Inleiding Aanleiding Doel plan van aanpak 4 3. Opdracht Formulering Producten 4 4. Werkwijze Fasering en mijlpalen Rapportage en communicatie Rapportage Communicatie Planning 6 Pagina 2

3 1. Versiebeheer GESCHIEDENIS Versienr. Datum Wijziging Auteur juni 2008 Eerste concept t.b.v. overleg Dagelijks Bestuur SV Colmschate juni 2008 Definitieve versie, vastgesteld tijdens overleg Dagelijks Bestuur SV Colmschate 33 P. Janssen P. Janssen DISTRIBUTIE Versienr. Datum Groep/naam juni 2008 Dagelijks Bestuur SV Colmschate juni 2008 Dagelijks Bestuur SV Colmschate 33 Pagina 3

4 2. Inleiding 2.1 Aanleiding Tijdens de Algemene Leden Vergadering (ALV) van 3 maart 2008 is een nagenoeg geheel nieuw bestuur van de SV Colmschate 33 aangesteld. Ten aanzien van het gevoerde beleid zijn in het verleden verschillende, veelal gedateerde en niet formeel goedgekeurde, documenten opgesteld. Daar van het nieuwe bestuur de te varen koers voor de komende jaren wordt verwacht bestaat de dringende behoefte aan het formuleren en vaststellen van een duidelijke visie en werkwijze. Om het opstellen van een strategie en de operationalisering hiervan mogelijk te maken wordt gestart met het project Visie en werkwijze SV Colmschate Doel plan van aanpak Doel van dit plan van aanpak (PVA) is het beheerst laten verlopen van het project Visie en werkwijze SV Colmschate 33. Het project verloopt volgens een transparant stappenplan met bijbehorend tijdpad. De voortgang van het project wordt bewaakt via periodieke rapportages. 3. Opdracht 3.1 Formulering Stel het strategische beleid van SV Colmschate 33 op en geef aan op welke wijze hieraan uitvoering dient te worden gegeven. Zorg dat deze visie tijdens de ALV wordt vastgesteld. 3.2 Producten De op te leveren hoofdproducten zijn: 1. Beleidsdocument: Blauwdruk SV Colmschate 33 (missie, strategie, beleid, doelstellingen, taken, sturing- en beheersingsinstrumenten, budgettering en verantwoording, verantwoordelijkheden en bevoegdheden etc.). 2. Plannings- en uitvoeringsdocument: Seizoen Jaarplan SV Colmschate 33 (algemeen beleidsplan, deelplannen technische- en ondersteunende clusters, begroting etc.). Pagina 4

5 Om deze hoofdproducten op te kunnen stellen zijn de volgende deelproducten noodzakelijk: 1. Plan van aanpak 2. Analyse rapport huidige situatie (beschrijving IST-situatie, inventarisatie problemen / knelpunten ondermeer aan de hand van SWOT en conclusies en aanbevelingen Millennium + en eventuele andere documenten [de Vitale Sportvereniging, voetbaltechnischplan, financieelbeleid, statuten en huishoudelijk reglement, vrijwilligersnotitie, kwaliteitshandboek], vaststellen noodzaak tot verandering incl. verbetervoorstellen etc.). 3. Evaluatie rapport 4. Werkwijze Door zorg van een werkgroep, bestaande uit het Algemeen Bestuur en aangevuld met de woordvoerder/communicatie medewerker, worden de gevraagde producten opgeleverd. Hierbij treedt het bestuurslid J&S a.i. op als auteur van de concepten. De werkgroep kan indien noodzakelijk gebruik maken van de binnen de vereniging aanwezige expertise (b.v. commissie voorzitters). De voorzitter stelt de concepten vast en draagt indien van toepassing zorg voor formele besluitvorming door deze te agenderen tijdens de ALV. 4.1 Fasering en mijlpalen Het project kent de volgende fasering en mijlpalen: Fase: Voorbereidingsfase: Opdrachtdefinitie. Mijlpaal: Plan van Aanpak Analysefase: Vaststellen huidige situatie. Analyse rapport Studiefase: Vaststellen toekomstige situatie. Beleidsdocument: Blauwdruk SV Colmschate 33 Pagina 5

6 Planning- en uitvoeringsfase: Plannen, uitvoeren en verantwoorden van alle activiteiten. Planningsdocument: Seizoen Plan SV Colmschate 33 Evaluatiefase: Na één jaar uitvoeren evalueren. Evaluatierapport 4.2 Rapportage en communicatie Rapportage De auteur van de concept documenten rapporteert zijn uitgevoerde activiteiten aan de voorzitter. De voorzitter rapporteert de voortgang van het project aan de ALV Communicatie De woordvoerder/medewerker communicatie van SV Colmschate 33 draagt zorg voor de gewenste communicatie binnen de vereniging. Hij stelt hiertoe indien nodig een communicatieplan op. 4.3 Planning De in paragraaf 4.1 vermelde fasering is als basis genomen voor de planning van het project. De planning wordt aangegeven in weeknummers / data waarin een bepaalde actie afgerond dient te zijn. Onderstaand worden de te verrichten werkzaamheden, de op te leveren (deel)producten (mijlpalen) en de verantwoordelijke functionarissen (actoren) aangegeven. De hieronder opgenomen planning dient als leidraad voor het project en zal telkens als gevolg van voortschrijdend inzicht geactualiseerd moeten worden. Week nr Werkzaamheden Mijlpaal Actoren VOORBEREIDINGSFASE Opstellen Plan van Aanpak Concept PVA Opdrachtnemer Pagina 6

7 Vaststellen Plan van Aanpak PVA Opdrachtgever ANALYSEFASE Evalueren millennium document; pagina s 33 t/m 48 (SWOT plus conclusies en aanbevelingen) Evalueren documenten Vitale Sportvereniging, vrijwilligersnotitie, kwaliteitshandboek en financieelbeleid, Evalueren voetbaltechnisch plan Opstellen concept analyserapport Concept analyse rapport Opdrachtnemer Bespreken concept analyserapport Concept analyse rapport Vaststellen concept analyse rapport + voorbereiden ALV Presentatie analyse rapport + verdere activiteiten project t.b.v. ALV gereed Instemming ALV met analyserapport en verdere activiteiten project STUDIEFASE Opstellen beleidsdocument Blauwdruk SV Colmschate 33 Bespreken concept Blauwdruk SV Colmschate 33 Vaststellen concept Blauwdruk SV Colmschate Presentatie Blauwdruk SV Colmschate 33 gereed Instemming ALV Blauwdruk SV Colmschate 33 PLANNING- EN UITVOERINGSFASE Opstellen eerste concept Bespreken eerste concept Opstellen tweede concept Analyse rapport Presentatie ALV Presentatie ALV Concept Blauwdruk SV Colmschate 33 Concept Blauwdruk SV Colmschate 33 Concept Blauwdruk SV Colmschate 33 Presentatie Blauwdruk SV Colmschate 33 Presentatie ALV Concept Concept Concept Opdrachtgever Woordvoerder/ communicatie medewerker Opdrachtgever / ALV Opdrachtnemer Opdrachtgever Woordvoerder/ communicatie medewerker Opdrachtgever / ALV Opdrachtnemer Opdrachtnemer Pagina 7

8 Bespreken + vaststellen tweede concept Presentatie gereed Concept Presentatie / opdrachtgever Woordvoerder/ communicatie medewerker Instemming ALV Presentatie ALV Opdrachtgever / ALV EVALUATIEFASE Instemming ALV Evaluatierapport Presentatie ALV Opdrachtgever / ALV Pagina 8