Beslisdocument fase II, plan van aanpak fase III

Transcriptie

1 Beslisdocument fase II, plan van aanpak fase III Versie: 0.1 PROMOTIEVISIE VAN HOOGEVEEN Datum: 14 novemeber bestuurlijk opdr.gever: Willem Urlings Ambtelijk opdr. gever Naam projectleider Henk de Vries Joop Trampe Inhoudsopgave: inleiding doel resultaat activiteiten beheersing plan van aanpak fase III. inleiding: Middels de projectopdracht van 28 april 2006 hebben burgemeester en wethouders besloten tot de uitvoering van de promotie va Hoogeveen. Als algemeen doel is imagoversterking aangegeven. Het college wil uiteindelijk bereiken dat de mensen binnen en buiten de stad, een positief beeld krijgen van Hoogeveen, dan wel, dat het bestaande positieve beeld verder wordt versterkt. Dat maakt Hoogeveen aantrekkelijk als stad om te bezoeken, te wonen en te werken. In het kader van de projectmatige uitvoering van deze opdracht, is er een onderverdeling gemaakt in drie fases, te weten: Fase I : inventarisatie. Fase II : opstellen promotieplan Fase III: opstellen uitvoeringsplan. Fase I, de inventarisatie is afgerond op 15 november 2006 Voor de aard en inhoud van de in deze fase uitgevoerde werkzaamheden verwijs ik u naar de meegezonden bijlage. Fase II, opstellen promotieplan, is aansluitend ter hand genomen, deze fase wordt uitgewerkt in het voorliggend beslisdocument. Het document sluit af met een plan van aanpak voor Fase III, het uitvoeringsplan. Plan wordt visie. In bovenstaande tekst wordt aangegeven dat het project, de ontwikkeling van een promotieplan omvat. Zoals reeds in het beslisdocument van fase I werd aangegeven, moet het karakter van het Promotieplan, zich ontwikkelen gedurende het proces. Gaande dit proces is namelijk gebleken dat de term Promotieplan onjuist is. De promotie van een stad is een proces van lange adem en vele jaren. Stap voor stap wordt een imago opgebouwd en steeds weer moet (min of meer) de zelfde boodschap worden verkondigd, wil het beklijven. Dat houdt in dat het hier een beleidsdocument betreft, wat meer de grote lijn moet uitzetten. Binnen het stelsel van de gemeente Hoogeveen, wordt dit omschreven als een visie. Een visie heeft een houdbaarheid van circa tien jaar. De visie biedt het kader, om daar binnen, concrete plannen te ontwikkelen, ter realisering van de visie. Een plan wordt gemiddeld genomen ontwikkeld binnen een college periode van 4 jaar. Op grond hiervan is het vaststellen van dit beslisdocument aangegrepen, om de omschrijving Promotieplan te wijzigen in Promotievisie Het eerder aangegeven uitwerkingsplan, zal wel onder deze vlag blijven varen. Pagina: 1 van 6

2 Doel Het ontwikkelen van een visie voor de promotie van Hoogeveen voor een periode van c.a. 10 jaren.. Resultaat Een concreet beleidsdocument, waarin een thematisch kader wordt gegeven voor de promotie van Hoogeveen. Activiteiten 1. Selectiecriteria formuleren voor het onderscheiden van het bureau die de promotievisie opstelt. 2. Bureaus uitnodigen en selectie maken. 3. Opdracht verstrekken aan geselecteerd bureau. 4. Opstellen concept promotievisie. 5. Interactieve bijeenkomst bureau, projectgroep en klankbordgroep. 6. Bijstellen tot concept visie. 7. Toetsen concept. 8. Definitieve promotievisie. 9. Opstellen beslisdocument fase II en plan van aanpak fase III 10. Goedkeuren en vaststellen promotievisie/ beslisdocument fase II/ p.v.a. fase III, door resp. b&w en gemeenteraad. 1. Selectiecriteria formuleren voor het onderscheiden van het bureau die de promotievisie opstelt. Binnen de projectgroep zijn de volgende selectiecriteria geformuleerd: a. Aantoonbare reputatie op gebied van marketingcommunicatie. b. Kennis en ervaring met gebiedsmarkering. c. Kennis en ervaring met interactieve beleidsvorming. 2. Bureaus uitnodigen en selectie maken. Op grond van een marktonderzoek zijn er vier bureaus uitgenodigd voor een presentatie. De presentatie werd gehouden op 13 december Voor de presentatie werden de volgende bureaus uitgenodigd: P.S. communicatie te Meppel. Rutten communicatieadvies te Amsterdam. Marktplan (Grondmij) Bussem. Van Haaster te Hoogeveen. Ieder bureau werd in gelegenheid gesteld zich te presenteren en aan de hand van reverentieprojecten, kennis en kunde aan te tonen. Van ieder bureau werd gevraagd om een plan van aanpak met planning, op grond van de geformuleerde opdracht. Tot slot werd van ieder gevraagd e.e.a schriftelijk in te dienen, inclusief een kostenraming. De selectiecommissie bestond uit een vertegenwoordiging van de project en klankbordgroep. Deze commissie kwam tot de conclusie dat bureau Rutten uit Amsterdam, het beste in staat is, de opdracht uit te voeren. De uitnodigingsbrief van 28 november 2006, is als bijlage toegevoegd aan het beslisdocument. 3. Opdracht verstrekken aan geselecteerd bureau. Op 21 februari 2007 is opdracht aan Rutten communicatieadvies verstrekt, waarna het proces vervolgd kon worden. De opdrachtbrief is als bijlage bij het beslisdocument gevoegd. Pagina: 2 van 6

3 4. Opstellen concept promotievisie. 5. Interactieve bijeenkomst bureau, projectgroep en klankbordgroep. 6. Bijstellen tot concept visie. 7. Toetsen concept. 8. Definitieve promotievisie De processtappen vermeld onder de punten 4 t.m. 8 zijn beschreven in de bijlage: Positionering en Promotievisie Hoogeveen. Ecorys Rutten communicatieadvies. Amsterdam 9 november Dit document, het beoogd resultaat van deze fase, is als bijlage bij dit beslisdocument toegevoegd. 9. Opstellen beslisdocument fase II en plan van aanpak fase III. Voorliggend document toont aan dat deze activiteit is uitgevoerd. 10. Goedkeuren en vaststellen promotievisie/ beslisdocument fase II/ p.v.a. fase III, door resp. b&w en gemeenteraad Voorliggend beslisdocument, wordt tezamen met het collegevoorstel en de bijbehorende bijlagen voorgelegd aan b&w met het uitgangspunt dat op 20 november het college een besluit neemt. Op 6 december a.s. zal de promotievisie en het proces dat hiertoe heeft geleid, in een presentatie aan de gemeenteraad worden toegelicht. De raad zal naar verwachting op 20 december een besluit nemen. Beheersing In dit kader worden de z.g. GoTiK aspecten behandelt. Deze afkorting staat voor: 1. Geld, 2. Organisatie, 3. Tijd, 4. Informatie, 5. Kwaliteit. 1. Geld. Bij aanvang van het project is een budget beschikbaar gesteld van , Dit bedrag is toereikend gebleken voor de uitvoering van dit proces. 2.Organisatie. De projectstructuur bestaat uit een strategisch overleg. Dit wordt gevormd door de Burgemeester en gemeente secretaris. Hieronder is de projectgroep geplaatst. In de projectgroep zijn ambtenaren uit de afdelingen Ruimte, Mens en Werk en Advies opgenomen. De projectgroep wordt geleid door een projectleider van het projectbureau van de gemeente. De klankbordgroep is als advies gekoppeld aan de projectgroep. De klankbord groep bestaat uit circa 30 leden en is ondermeer opgebouwd uit vertegenwoordigers van de dorpen, verenigingen, ondernemers etc. 3. Tijd. De oorspronkelijk planning ging uit van afronding van fase II in juli Het bereiken van afstemming in de project organisatie, maar ook de afstemming binnen de gemeentelijke organisatie, bleek meer tijd te vergen dan was voorzien. Bovendien toonde het eerste markonderzoek aan, dat de gekozen richting binnen het project ( de positionering) niet voldeed. Als gevolg hiervan is ook vertraging opgetreden. Al met al heeft het proces circa 6 maanden langer geduurd. 4. Informatie. Het informeren van betrokkenen is op verschillende manieren uitgevoerd. In aanvang van deze fase, zijn de Hoogeveners per advertentie in de Hoogeveense courant opgeroepen hun mening te geven over het wonen in Hoogeveen. Onder de (gering aantal) inzenders zijn enkele cadeaubonnen verloot. Op de site van de gemeente, kan iedere geïnteresseerde informatie vinden over het project Ja Hoogeveen. Pagina: 3 van 6

4 Middels de elektronische brievenbus kan men reageren op de berichtgeving. Hier is echter weinig gebruik van gemaakt. Binnen de gemeentelijke organisatie is een nieuwsbrief verspreid, deze is eveneens aan de raadsleden gezonden. In deze informatiebrief is zowel het proces als de verschillende afwegingen binnen het project beschreven. Ook na besluit van de raad, zal een nieuwsbrief binnen de organisatie worden verspreid. In aanvang is met de klankbordgroep afgesproken dat de uitnodigingen voor de bijeenkomsten en de notulen per verzonden worden. In de loop van het proces bleek dat de traditionele postverzending op papier, beter werkt. Het lezen van de postbus in de computer, blijkt nog niet bij iedereen een vaste routine. De vorderingen van het project is in totaal vier keer toegelicht in het overleg van de programmaregisseurs, De Trojka s is één maal om advies gevraagd over de formulering van de positionering van Hoogeveen. Over de gekozen uitgangspunten en geformuleerde conclusies, is twee keer met het college van gedachte gewisseld. Alvorens de promotievisie ter besluitvorming aan het college en raad wordt voorgelegd, zal op 14 november een presentatie worden gegeven aan de gezamenlijke Trojka regisseurs en managers. 5. Kwaliteit. Zoals reeds aangegeven, is het formuleren van een promotievisie een tijdrovende onderneming gebleken. Omdat de onderwerpen veel al, een hoog abstractie gehalte bezitten, vraagt het veel inlevingsvermogen van de betrokkenen. Veel tijd is genomen voor het af en overwegen van soms enkele woorden. De ervaring van de klank en het bijbehorende gevoel, van bepaalde omschrijvingen, verschillen soms van persoon tot persoon. Toch is er steeds naar concensus gestreefd, wat de kwaliteit van het eind product ten goede is gekomen. Dit heeft soms wel veel geduld gevraagd van de betrokkenen project en klankbordgroepsleden. Plan van aanpak fase III : Het Uitwerkingsplan. Doel: Het maken van een programma, waarin alle activiteiten zijn benoemd, die in kader van de promotievisie, uitgevoerd worden. Resultaat: meerdere deelplannen t.a.v. : Uitvoering HRM missie. Arbeidsmarktcommunicatie Relatiemanagement Slogan, logo en huisstijl van Hoogeveen. Opstellen meetbare communicatie doelstellingen. Organisatie structuur van de promotie Extra impuls uitwerken. Afstemming anderen. Activiteiten: Procesafspraken maken met project en klankbordgroep. Inkaart brengen van actoren en overlegverbanden creëren. Prioriteren van de verschillende deelplannen. Inwinnen van externe adviezen/ uitzetten van opdrachten. Planning en begroting koppelen aan deelplannen. Samenstellen van beslisdocument fase III. Opheffen projectorganisatie. Pagina: 4 van 6

5 Pagina: 5 van 6

6 Pagina: 6 van 6