J. Baas. Aard voorstel: Strategisch > Politiek gevoelig Calamiteit Risico s:

Transcriptie

1 Onderwerp: Werkwijze opstellen onderhoudsplannen kapitaalgoederen Voorgesteld besluit: De raad informeren dat de eindrapportage aan de raad over het college-onderzoek werkwijze opstellen onderhoudsplannen plaats vindt in november 2008 en niet in november Genomen besluit (met datum): Parafen met datum Afdelingsmanager Concernstaf Financial control Juridisch control HRM-officer ICT-officer Datum : 25 juni 2007 Afdeling : Concernstaf Rapporteur : J.W. de Klein Telefoon : 1700 Besluit en stukken openbaar? Ja Zo ja : geen actie richting pers Zo nee, waarom niet? intern beraad Programma: Bedrijfsvoering Programmabestuurder: W. Urlings Overleg gevoerd met: Naam: Akkoord: J. Baas Aard voorstel: Strategisch > Politiek gevoelig Calamiteit Risico s: Financieel risico Juridisch risico ICT-risico HRM-risico Ander risico, nl. Ja Nee Hoog Laag Geen Ja Behandelen in raad Documentnaam: collegeonderzoek 2007 Nee onderhoud kapitaalgoedern pva Gegevens DIV Gerelateerd Corsa documentnr: Archief Opmerkingen college akkoord bespreken Opmerkingen Burgemeester Weth. WvdZ Weth. AB Weth. KS Weth. APJ Secretaris

2 CONCEPT Onderwerp Werkwijze opstellen onderhoudsplannen kapitaalgoederen Voorgesteld besluit De raad informeren dat de eindrapportage aan de raad over het college-onderzoek werkwijze opstellen onderhoudsplannen plaats vindt in november 2008 en niet in november Beoogd resultaat Het college-onderzoek is uitgevoerd m.b.v. de direct betrokkenen De nieuwe werkwijze is met hen is ontwikkeld en is aan het eind van de onderzoeksperiode operationeel. Inleiding Op basis van de Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar doelmatigheid en doeltreffendheid voor het door het college gevoerde bestuur heeft het college van Burgemeester en Wethouders een onderzoeksplan voor 2007 vastgesteld en in november 2006 ter informatie aan de raad gestuurd. 1. Voorbereidingsproces collegevoorstellen 2. Werkwijze opstellen onderhoudsplannen kapitaalgoederen 3. Risicomanagement bij verbonden partijen 4. Kostendekkendheid tarieven parkeerbelasting, entree zwembad, verhuur sporthallen en gymlokalen, verhuur sportterreinen, milieuleges De Raad krijgt in november 2007 de resultaten ter informatie toegestuurd. Dit collegevoorstel gaat over onderwerp 2: werkwijze opstellen onderhoudsplannen kapitaalgoederen. Onder leiding van de concernstaf is een onderzoeksplan opgesteld (zie bijlage). Op basis hiervan wordt voorgesteld het onderzoeksvoorstel te wijzigen en het beoogde resultaat op een andere manier te bereiken. Het oorspronkelijk beoogde resultaat was: Voorwaarden formuleren voor het opstelen en uitvoeren van gekwalificeerde onderhoudsplannen, en voor het onderling afstemmen van onderhoudsplannen en voor het afstemmen van onderhoudsplannen op herstructureringsplannen Het betreft onderhoudsplannen voor wegen en openbaar groen, riolering, water en gebouwen. Reden voor het onderzoek: 1. De onderhoudsplannen zijn te weinig op elkaar afgestemd 2. Elk jaar wordt slechts een gedeelte van het onderhoudsplan uitgevoerd (reserve wordt steeds groter) 3. De onderhoudsplannen zijn te weinig afgestemd op de beleidsprioriteiten Pagina 2 van 6

3 Argumenten 1. Uit het concept onderzoeksplan (zie bijlage) blijkt het volgende: er is een omvangrijk onderzoek nodig de afdelingsmanagers kunnen de benodigde capaciteit niet beschikbaar stellen 2. De politieke wil en het politieke gevoel voor urgentie om meer samenhang te brengen tussen de onderhoudsplannen en tussen de onderhoudsplannen en de beleidsprioriteiten, is groot (de trojka Hoogeveen Leert is recent gestart met het zoeken naar meer samenhang in het onderhoud van een aantal accommodaties). Een kortere weg naar het bereiken van concrete resultaten dan op basis van het concept-onderzoeksplan nodig blijkt, ligt voor de hand Kanttekeningen Het college dient de raad te informeren als zij de voorgestelde wijziging overnemen. Aanpak De directeur geeft de voorzitter van het MT bedrijfsvoering opdracht: hem uiterlijk 1 november 2007 een voorstel te doen over de deelopdrachten die gegeven kunnen worden aan de trojka s en de managers om te bewerkstelligen dat met gebruikmaking van de gebruikelijke overleg- en werkstructuren, en onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter van het MT bedrijfsvoering, de beoogde samenhang tot stand komt hem via MARAP I 2008 te informeren over de stand van zaken uiterlijk 1 november 2008 de opdracht af te ronden met een eindrapportage van dit college-onderzoek Bijlagen Onderzoeksplan onderhoud kapitaalgoederen, 8 mei 2007 Pagina 3 van 6

4 BIJLAGE Van Frank van der Meulen en Heleen ten Kate Aan Directie Onderwerp: Onderzoeksplan onderhoud kapitaalgoederen Datum 8 mei 2007 AANLEIDING Vorig jaar is in de begroting aangekondigd het onderwerp Onderhoud kapitaalgoederen prominent op de agenda te zetten. In de jaarrekening is gemeld dat het niet is gelukt in 2006 verbeteringen te realiseren en dat (daarom) de afstemming op het gebied van onderhoudswerken beter moet. Het gaat om afstemming tussen de volgende werkzaamheden: Aard werkzaamheden Aard kosten Een voorbeeld Herstructureringsplannen Investering Project De Wieken Groot (en achterstallig) onderhoud Investering Reconstructie Blankenslaan Planmatig onderhoud (onderhoudsplannen) Exploitatie GRP Gewoon en achterstallig onderhoud Exploitatie Onderhoud Spaarbankbos Naast de onderlinge afstemming spelen de volgende aspecten: 1. in het geval van planmatig onderhoud worden de kosten in de exploitatie uit financieel oogpunt gelijkmatig over de jaren gespreid. Dat is mogelijk door gebruik te maken van voorzieningen. Echter dat kan alleen als de onderhoudsplannen aan de eisen van de voorschriften voldoen. We moeten goed kunnen onderbouwen waarom de middelen via een voorziening beschikbaar moeten blijven 2. op het gebied van investeringen hebben we al enige jaren te maken met onderuitputting, d.w.z. de uitvoering loopt achter op de planning van investeringen. Dit heeft direct gevolgen voor het normale onderhoud. Het is goed mogelijk dat uitstel van een investering leidt tot extra onderhoud en dus kosten 3. de samenhang tussen planning en calculatie van de kosten vraagt ook extra aandacht, in het bijzonder het becijferen van de effecten van bijvoorbeeld herstructureringswerkzaamheden op het reguliere onderhoudsbudget In de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid (ex artikel 213a van de Gemeentewet) is bepaald dat het College jaarlijks voor 1 december een onderzoekplan met daarin de onderwerpen naar de Raad zendt. Onderhoud van kapitaalgoederen is één van de onderwerpen om de afstemming tussen bijzonder en gewoon onderhoud te verbeteren. ONDERZOEKSDOELSTELLING De doelstelling van het onderzoek is de manier van planning en uitvoering (incl. control) van het onderhoud van kapitaalgoederen in kaart te brengen, na te gaan in hoeverre aan de (wettelijke) eisen wordt voldaan en te komen met procedurevoorstellen om de afstemming tussen de onderhoudswerken te verbeteren. Reikwijdte van het onderzoek Wegen (inclusief kunstwerken) en openbaar groen Pagina 4 van 6

5 Riolering Water Gebouwen Objecten van het onderzoek 1. Herstructureringsplannen 2. Onderhoudsplannen Vragen en fasering onderzoek 1 e fase: Inventarisatie van de bestaande herstructurerings- en onderhoudsplannen 2 e fase: (Veld)onderzoek plannen: a. welke kwaliteitscriteria (beoordeling doelmatigheid, doeltreffendheid, rechtmatigheid) b. planning in tijd (urgentiebepaling) c. planning in geld, ook in samenhang met algemene onderhoudsbudgetten d. afstemming op andere plannen 3 e fase: Onderzoek naar control op uitvoering en actualisatie plannen 4 e fase: Conclusies en aanbevelingen Methode van onderzoek Zie hierboven de genoemde fases. Start-up bijeenkomst met onderzoeksteam. Daarna inventarisatie (zie fase1) van alle plannen door het onderzoeksteam. Vervolgens nemen leden uit het onderzoeksteam interviews af met de betreffende afdelingen cq medewerkers. Dit gebeurt aan de hand van vooraf opgestelde onderzoeksvragen. Uitvoering onderzoek Bestuurlijk opdrachtgever is het College, ambtelijk opdrachtgever Jaap de Klein. De opdrachtnemer coördineert de werkzaamheden in het kader van het onderzoek en verzorgt de communicatie en rapportages richting opdrachtgevers en onderzoeksteam. Het onderzoek is nogal omvangrijk. Daarom is het nodig een onderzoeksteam te vormen met daarin medewerk(st)ers van de betrokken vakafdelingen. Hieronder staat een voorstel dat besproken is met de genoemde medewerk(st)ers. Elk teamlid beantwoordt de vraagstelling voor objecten die op haar of zijn werkgebied liggen. Afdeling Onderhoud van: Medewerk(st)er Ingenieursbureau: Gem. gebouwen Wegen (reconstructie etc.) Riolering/waterplan Gert Loois Jan Klein Maaike Hamstra Mens & Werk: Gebouwen onderwijs en Arie de Jong Pagina 5 van 6

6 buurtaccommodaties Wijk- en dorpsbeheer: BOR grijs en groen Hinko van der Veen Facilitaire Dienstverlening Gebouwen en velden sport Gradus van Goor Tijdschema Omschrijving april mei jun jul aug sep okt nov Voorbereiding onderzoeksplan Vaststelling onderzoeksplan 1 e fase: inventarisatie Opstellen rapportage 2 e fase: onderzoek totstandkoming Opstellen rapportage 3 e fase: onderzoek control Opstellen rapportage 4 e fase: opstellen eindrapportage Eindrapportage in College Eindrapportage in Raad Pagina 6 van 6