ONDERZOEKSPLAN 2009 GEMEENTE HOOGEVEEN Volledigheid opbrengsten

Transcriptie

1 ONDERZOEKSPLAN 2009 GEMEENTE HOOGEVEEN Volledigheid opbrengsten 1

2 INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING GEPLANDE ONDERZOEKEN BUDGET SELECTIE ONDERZOEKSOBJECTEN VOLLEDIGHEID OPBRENGSTEN Onderzoeksvragen Uitvoering van het onderzoek RAPPORTAGE VAN BEVINDINGEN VORM EN TIJDSTIP VAN RAPPORTAGE COMMUNICATIE MET DE GEMEENTERAAD

3 1. Inleiding In de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Hoogeveen, die is vastgesteld op 27 maart 2003 op grond van artikel 213a van de Gemeentewet, is aangegeven dat het college van burgemeester en wethouders van gemeente Hoogeveen jaarlijks een onderzoeksplan opstelt, waarin de op doelmatigheid en doeltreffendheid te onderzoeken onderwerpen worden benoemd. Op grond van de verordening onderzoekt het college periodiek de doelmatigheid van de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen evenals de doeltreffendheid van het in de programma s en paragrafen geformuleerde beleid. In dit onderzoeksplan voor het jaar 2009 is gekozen voor het onderwerp volledigheid opbrengsten. Hoe en waarom we dit onderwerp nader gaan onderzoeken schrijven we in dit plan uit. 2. Geplande onderzoeken 2.1 Budget Er is geen expliciet budget beschikbaar voor de externe inhuur van dergelijke onderzoeken. Wij gaan er vooralsnog vanuit dat het onderzoek wordt uitgevoerd door het cluster AO/IC van BMObedrijfscontrol, zonder externe ondersteuning. 2.2 Selectie onderzoeksobjecten In de begroting en verantwoording van de gemeente is een veelheid aan producten en diensten opgenomen die in rekening worden gebracht bij burgers, instellingen, bedrijven en andere gebruikers van overheidsdiensten en producten. De producten verschillen qua aard, maar ook qua begrotingsbedrag : tarief en aantal. Vanuit de bedrijfsvoering constateren wij de volgende aandachtspunten bij de (doelmatigheid van de) uitvoering. Handmatige facturering van opbrengsten. Onduidelijkheid over wie het initiatief neemt tot factureren : de financiële administratie of de afdeling (budgethouder). We constateren achteraf dat producten of diensten tijdiger in rekening kunnen worden gebracht. Aansluiting tussen decentrale registraties van wat in rekening is gebracht voor producten en diensten en de centrale registratie. Het afleggen van verantwoording over of alles in rekening is gebracht. In het merendeel van de producten moet een verwachting worden opgebouwd over wat in rekening zou moeten worden (soll-positie) gebracht versus wat in rekening is gebracht (ist-positie). 3

4 Het risico van bovenstaande punten is dat een niet volledige facturatie plaatsvindt, danwel dat het inspanning vereist om achteraf te herstellen. Het risico richt zich op volledigheid : vandaar dat het onderzoek volledigheid opbrengsten is genoemd. Het risico doet zich vooral voor bij de producten en diensten met een relatief kleiner begrotingsbedrag. Onze inschatting is dat dit onderzoek zich dan ook vooral zal richten op producten met lagere en/of een veelheid aan diverse tarieven en producten met een laag aantal. Het doel van het onderzoek is om te leren en het proces dermate her in te richten dat het risico op onvolledige facturatie beperkt is. Wij richten ons bij het voorstel voor de herinrichting op de doelmatigheid. Dit is de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen. 2.3 Volledigheid opbrengsten Onderzoeksvragen De doelmatigheid van de uitvoering van het in rekening brengen van onze producten of diensten wordt als volgt onderzocht : 1. Breng op basis van de productenbegroting alle producten of diensten in beeld? 2. Maak een overzicht van deze producten door de budgethouder, afdeling, verordening, contract, begroot bedrag en aantal in beeld te brengen. Maak een overzicht op bedrag van groot naar klein. 3. Selecteer vanuit het overzicht minimaal 3 producten. De controller bedrijfvoering zal de selectie voorleggen aan het MT-bedrijfsvoering. 4. Breng voor degeselecteerde producten het huidige proces gericht op een volledige verantwoording van de opbrengsten in beeld en benoem vanuit de gewenste situatie de verbeterpunten. Benoem de verbeterpunten vanuit de aandachtspunten als hieronder weergegeven en ontleend uit paragraaf 2.2. : Automatisering Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Checks and balances in het proces Aansluiting tussen diverse registraties Afleggen van verantwoording Uitvoering van het onderzoek Het onderzoek wordt uitgevoerd door de medewerkers van het cluster AO/IB (administratieve organisatie en interne beheersing) van de unit bedrijfscontrol. 4

5 Indien zich tijdens het onderzoek omstandigheden kunnen voordoen, waardoor accententen binnen het onderzoek anders moeten komen te liggen maakt de concerncontroller hier de keuze in. U wordt hierover, indien nodig, geïnformeert in overeenstemming met de afgesproken rapportagemomenten als in de volgende paragraaf is aangegeven. 3. Rapportage van bevindingen 3.1 Vorm en tijdstip van rapportage Het onderzoek wordt afgerond door een schriftelijke rapportage van de bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Het college van burgemeester en wethouders stelt, indien nodig, een actieplan op. Het college-onderzoek zal in 2009 worden uitgevoerd. We verwachten het begin november af te ronden. 3.2 Communicatie met de gemeenteraad Per onderzoek wordt het rapport en het plan van verbetering ter kennisgeving aangeboden aan de gemeenteraad in overeenstemming met artikel 5 van de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Hoogeveen. Daarnaast legt het college van burgemeester en wethouders jaarlijks via de bedrijfsvoeringsparagraaf verantwoording af over de voortgang van alle onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid, de eventueel ingezette verbetertrajecten en de besteding van het beschikbaar gestelde budget. 5