VBH Nederland BV Versie 2.0 Datum 02-09-2010 Gemaakt door Ramon Broekhuijzen
0. Inhoudsopgave 1. Inloggen... 3 2. Artikelen opzoeken en bestellen... 4 2.1 Opzoeken van artikelen... 4 2.2 Artikeloverzicht... 6 2.3 Artikelfiche... 7 2.4 Artikel toevoegen aan bestellijst... 7 2.5 Bestellijst... 9 3. Mijn catalogus...11 3.1 Aanmaken eigen catalogus...11 3.2 Toevoegen van artikelen...12 3.3 Verwijderen van artikelen...13 4. Trace orders...14 5. Facturen...16 6. Profiel...17 6.1 Wachtwoord wijzigen...17 7. Contact...18 8. Help...18 Versie 2.0 2
1. Inloggen De online winkel van VBH Nederland is te bereiken via onze website www.vbh-nl.com of via het webadres http://shop.vbh-nl.com. U zult uitkomen op de volgende inlogpagina: Hier kunt u inloggen met uw verkregen ID en wachtwoord. Wanneer u uw inloggegevens ingevuld heeft, drukt u op de knop Inloggen op online winkel. U komt dan vervolgens op de hoofdpagina van onze online winkel: Via onze online winkel kunt u onze catalogus inzien met daarbij uw eigen prijzen, de benodigde artikelen op een bestellijst plaatsen en bestellen, uw orders traceren en uw openstaande facturen bekijken. Daarnaast kunt u uw online profiel inzien en indien nodig bewerken. Het navigeren naar al deze opties gaat eenvoudig via de menubalk: Versie 2.0 3
2. Artikelen opzoeken en bestellen Vanuit het hoofdscherm kunt u op meerdere manieren uw gewenste artikel(en) vinden. Zo kunt u artikelen opzoeken met behulp van de zoekfunctie of u kunt bladeren door de catalogus. 2.1 Opzoeken van artikelen Via de zoekfunctie Bovenaan de hoofdpagina aan de rechterzijde vindt u de zoekfunctie: (Indien uw eigen artikelnummers bekend zijn in ons systeem, vindt u hieronder een tweede zoekveld. Gebruik dit veld om via uw eigen artikelnummers te zoeken.) U kunt met de zoekfunctie zoeken op artikelnummer (of gedeelte ervan) of op omschrijving (of gedeelte ervan). Het is tevens mogelijk om meerdere omschrijvingen op te geven. Zie hiervoor het onderstaande voorbeeld: Stel, u zoekt een dag/nacht slot met een PZ-maat van 92: Resultaat: Versie 2.0 4
Via de catalogus Wanneer u in de menubalk kiest voor CATALOGUS, dan kunt u door onze catalogus bladeren. Aan de linkerkant verschijnt nu het menu van de catalogus. De catalogus kent drie niveau s, namelijk de productgroepen, de toepassingen en de beschikbare merken. Klik op Productgroepen in het menu van de catalogus om de productgroepen open te klappen. Klik nu een productgroep aan, bijvoorbeeld Cilinders. U krijgt nu alle artikelen in de artikelgroep cilinders te zien. Door vervolgens in het menu op Algemeen te klikken, krijgt u alle scharnieren te zien die algemeen toepasbaar zijn. U kunt nog verder filteren door het gewenste merk te selecteren, in het onderstaande voorbeeld is greenteq geselecteerd: Versie 2.0 5
2.2 Artikeloverzicht Op basis van de selectie die u heeft gemaakt in het menu van de catalogus, wordt aan de rechterzijde het overzicht van de betreffende artikelen getoond: In het artikeloverzicht wordt per pagina een twaalftal artikelen getoond. Links, boven het overzicht, ziet u een teller. Deze geeft aan welke artikelen getoond worden en hoeveel artikelen er totaal zijn. Boven het overzicht in het midden vindt u de aanduiding van de rubriek van de catalogus waar u zich momenteel in bevindt. Aan de rechterzijde vindt u de knop Catalogus afdrukken. Klik hierop om een afdruk te maken van de artikelen uit de geselecteerde rubriek. In het artikeloverzicht worden de volgende gegevens gepresenteerd: Ons artikelnummer (indien bekend, daaronder uw eigen artikelnummer) De artikelomschrijving De voorraadindicatie Uw nettoprijs (indien van toepassing, de brutoprijs en uw korting) De hoeveelheid (standaard staat hier de minimale bestelhoeveelheid) De eenheid Onderaan het overzicht vindt u navigatieknoppen om te bladeren tussen de verschillende pagina s: Ga naar de vorige pagina Ga naar de eerste pagina Ga naar de volgende pagina Ga naar de laatste pagina Versie 2.0 6
2.3 Artikelfiche Wanneer u het gewenste artikel heeft gevonden, kunt u gedetailleerde informatie opvragen door in het artikeloverzicht op het artikelnummer te klikken. U krijgt dan het artikelfiche te zien: In het artikelfiche vindt u de volgende gegevens/velden: De artikelomschrijving (indien van toepassing, een aanvullende omschrijving) Het artikelnummer Uw nettoprijs (indien van toepassing, de brutoprijs en uw korting) De voorraadindicatie De voorraadstrategie Invoerveld om de gewenste hoeveelheid op te geven PDF documentatie (klik op NL om de documentatie in te zien) Invoerveld om een opmerking bij het betreffende artikel te plaatsen (bijv. een gewenste kleur) 2.4 Artikel toevoegen aan bestellijst U kunt een artikel toevoegen aan uw bestellijst vanuit het artikeloverzicht of vanuit het artikelfiche. U start met het opgeven van de benodigde hoeveelheid. Vervolgens heeft u de optie om een opmerking toe te voegen aan deze artikelregel. Vanuit het artikeloverzicht kunt u dit doen door te klikken op de knop in de kolom Opm.. Na het klikken verschijnt er een lege regel, die u kunt gebruiken om een opmerking te plaatsen. Versie 2.0 7
Vertrekt u vanuit het artikelfiche, dan gebruikt u simpelweg het veld Opmerking. Als laatste is het zaak om het gewenste artikel toe te voegen aan de bestellijst. Vanuit het artikeloverzicht kiest u voor de knop Bestel. Vanuit het artikelfiche kiest u voor de knop Toevoegen aan bestellijst. Het volgende scherm verschijnt, nadat het artikel is toegevoegd: Er wordt aangegeven welk artikel toegevoegd is aan uw mandje. Daarnaast kunt u de keuze maken om verder te winkelen of direct naar de bestellijst te gaan. LET OP: Indien u een artikel wilt toevoegen die reeds op uw bestellijst staat, zal de volgende melding worden getoond: Versie 2.0 8
2.5 Bestellijst Wanneer u in de menubalk kiest voor Bestellijst, wordt een overzicht getoond van uw bestellijst: Klantinformatie Hier vindt u terug hoe u, als ingelogde gebruiker, bent geregistreerd bij onze online winkel. Leveringsinformatie Hier kunt u een afwijkend afleveradres selecteren (alleen afleveradressen die bekend zijn in ons systeem kunt u selecteren) en/of een gewenste leverdatum opgeven. Orderinformatie Hier vindt u specifieke informatie over uw e-commerce order. Allereerst ziet u hier uw unieke klantnummer, waaronder u bekend bent bij ons in het systeem. (Dit nummer vindt u bijvoorbeeld ook terug op uw orderbevestiging of factuur) Daaronder vindt u het nummer van uw e-commerce order. Met behulp van dit nummer kunt u onder Trace orders uw e-commerce order terugvinden. De datum is die van de dag dat de bestelling uiteindelijk geplaatst wordt. Dus als u een order verzamelt in uw mandje, maar deze vandaag niet verzendt, dan zal hier de datum komen van de dag dat u de bestelling wél naar ons verzendt. De status van de bestelling zal op uw bestellijst altijd Openstaand zijn, daar u deze nog niet geplaatst heeft. Wanneer u de bestelling verzonden heeft en wij deze geaccepteerd hebben, vindt u hier de status Lopend. In het veld Uw referentie kunt u een gewenste referentie opgeven, bijvoorbeeld uw eigen ordernummer. Versie 2.0 9
Artikelen op bestellijst Onderaan vindt u het overzicht van de producten die u op uw bestellijst geplaatst heeft. In de kolom Hoeveelheid staan de aantallen die u per artikel opgegeven heeft. U kunt deze aantallen nog wijzigen in de gewenste hoeveelheid, bijvoorbeeld rekening houdend met de verpakkingseenheid. Onder het overzicht van de artikelen op uw bestellijst vindt u een viertal knoppen: Via de knop Verwijderen kan de complete bestelling verwijderd worden. Voordat de bestelling definitief verwijderd wordt, krijgt u eerst een tussenscherm te zien. Hier kunt u uw keuze bevestigen of annuleren. Als u in de kolom Hoeveelheid de aantallen gewijzigd heeft, dan kunt u door op de knop Bijwerken te klikken uw wijzigingen doorvoeren. Indien uw bestelling compleet is, kiest u voor de knop Bestelling plaatsen. Voordat de bestelling definitief geplaatst wordt, krijgt u eerst nog een samenvatting te zien van de bestelling. Klik op Bevestig om de bestelling definitief te plaatsen. Wanneer u een afdruk wenst van uw bestellijst, klik dan op de knop Bestellijst afdrukken. Versie 2.0 10
3. Mijn catalogus In de catalogus vindt u een aparte map genaamd Mijn catalogus. Onder deze map heeft u de mogelijkheid om een eigen catalogus aan te maken. Wanneer u vervolgens door onze productgroepen bladert, kunt u de voor u interessante artikelen toevoegen aan uw eigen catalogus. Zo kunt u bijvoorbeeld de benodigde artikelen voor een project samenvoegen in een aparte catalogus. U kunt een catalogus aanmaken onder Klant of Persoonlijk : Klant Een catalogus aangemaakt onder klant is zichtbaar voor alle e-commerce accounts van uw organisatie. Persoonlijk Een catalogus aangemaakt onder persoonlijk is alléén zichtbaar onder uw eigen e-commerce account. 3.1 Aanmaken eigen catalogus Het aanmaken van een catalogus gaat zeer eenvoudig. Wanneer u Mijn catalogus heeft aangeklikt, kunt u aan de rechterzijde een gewenste naam opgeven voor de catalogus. Klik vervolgens op de knop Persoonlijk om een persoonlijke catalogus aan te maken of op de knop Klant om een klantspecifieke catalogus aan te maken. LET OP: Indien u onder Mijn catalogus reeds voor Klant of Persoonlijk heeft gekozen, zult u respectievelijk alleen de knop Klant of Persoonlijk zien. Versie 2.0 11
Na het aanmaken van uw catalogus, kunt u deze terugvinden onder Mijn catalogus : U vindt hier tevens de optie om een complete catalogus (inclusief artikelen) te wissen, via de knop Verwijderen. Daarnaast kunt u met de knop Switch een catalogus omwisselen van Klant naar Persoonlijk (en vice versa). 3.2 Toevoegen van artikelen Om artikelen aan uw catalogus toe te voegen, zoekt u (op de door u gewenste manier) een artikel op. Vervolgens opent u het artikelfiche door in het artikeloverzicht op het artikelnummer te klikken. Onder het artikelfiche vindt u nu een knop Toevoegen. Klik op deze knop om het artikel toe te voegen aan uw eigen catalogus. Versie 2.0 12
U kunt nu vervolgens bij Selecteer catalogus de gewenste catalogus selecteren: Nadat u op de knop Toevoegen aan catalogus heeft geklikt, is het artikel toegevoegd aan de geselecteerde catalogus. Als u nu onder Mijn catalogus de betreffende catalogus aanklikt, vindt u het zojuist toegevoegde artikel weer terug: 3.3 Verwijderen van artikelen Bij alle artikelen die zijn toegevoegd aan een catalogus verschijnt in het artikelfiche nu ook een knop Verwijderen uit catalogus om het artikel uit uw eigen catalogus te verwijderen. Versie 2.0 13
4. Trace orders Wanneer u in de menubalk voor Trace orders kiest, wordt het volgende zoekscherm getoond: U kunt nu door het opgeven van de gewenste selectiecriteria uw order(s) opzoeken of opvolgen, maar ook backorderlijnen inzien. Zoeken orders Via het veld Ordernummer van tot kunt u orders opzoeken met het e-commerce ordernummer. Vul beide velden om een reeks orders op te zoeken. Wilt u slechts één order opzoeken, dan hoeft u alleen het eerste veld te vullen. LET OP: Verwar deze nummers a.u.b. niet met het ordernummer die u vindt op de orderbevestiging, zendnota of factuur. Deze nummers zijn binnen onze e-commerce site namelijk niet bekend. Om deze orders op te zoeken, kunt u de referentie gebruiken. Via het criterium Besteldatum van tot kunt u de orders van een bepaalde periode traceren. Gebruik het veld Externe referentie om op uw eigen referentie te zoeken. LET OP: Om de gewenste orders daadwerkelijk te vinden, dient u het volgende in acht te nemen: begin en eindig het zoekargument ALTIJD met een % teken. Daarnaast dienen spaties opgevuld te worden met het % teken. Bijvoorbeeld: %fax%080909% Versie 2.0 14
Wilt u orders zoeken op basis van een bepaald artikel, geef dan het 9-cijferige artikelnummer op. Met het laatste selectie criterium Sorteervolgorde kunt u bepalen hoe de resultaten gesorteerd dienen te worden. Opvolgen orders Onder Opvolgen orders kunt u als criteria opgeven wat de status van de order moet zijn. Kies hiervoor de gewenste status uit de lijst: Geregistreerd In verwerking Lopend Gedeeltelijk geleverd Afgeleverd Gefactureerd Geannuleerd De order is geregistreerd De order wordt verzonden en gecontroleerd De order is door ons geaccepteerd en zit in het orderproces Een gedeelte van de order wordt/is geleverd De order wordt/is compleet geleverd, maar nog niet gefactureerd De order is compleet geleverd en gefactureerd De order is geannuleerd Indien de status niet van belang is, kies dan voor -Maak uw keuze-. Wanneer u de gewenste selectie criteria heeft opgegeven, dan klikt u op de knop Opzoeken om de resultaten te zien: In de resultaten vindt u de volgende zaken terug: De knop Info om de inhoud van de order te bekijken Het type bestelling Het e-commerce ordernummer. (dit nummer is alleen bekend binnen e-commerce) De datum van de order (betreft plaatsingsdatum van order) Het account waarmee de order is geplaatst. (geldt alleen voor e-commerce orders) Het totale nettobedrag van de order, exclusief BTW De status van de order Uw referentie Versie 2.0 15
LET OP: Indien de e-commerce order is geaccepteerd door ons, vindt u voor uw referentie de betreffende verkoopafdeling die de order in behandeling heeft genomen. (Oftewel: aluminium, kunststof of electro) Opvolgen backorderlijnen Hier kunt u door op de knop Opzoeken te klikken, uw backorderlijnen opvolgen. 5. Facturen Kiest u in de menubalk voor de optie Facturen, dan krijgt u een overzicht van alle openstaande facturen van uw bedrijf te zien: Bovenin in het overzicht vindt u het totaal van het openstaande bedrag en het totaal vervallen bedrag. Daaronder ziet u de bedragen per factuurnummer. LET OP: alle bedragen zijn netto, inclusief BTW. Versie 2.0 16
6. Profiel Via Profiel in de menubalk kunt u uw eigen profielgegevens inzien: Accountgegevens Hier vindt u de gegevens van de account waarmee u ingelogd bent. U kunt, indien gewenst, wijzigingen aanbrengen aan uw e-mailadres of faxnummer. U kunt de gegevens doorvoeren door op de knop Bijwerken te klikken. U kunt tevens aangeven of u de orderprijzen op uw bestellijst wenst te zien en of u de mogelijkheid wilt hebben om facturen op te volgen. Klantgegevens Onder klantgegevens vindt u de naam van uw bedrijf met daaronder de afwijkende afleveradressen die in ons systeem bekend zijn. Het dikgedrukte adres is uw standaard afleveradres. 6.1 Wachtwoord wijzigen Rechts onderaan uw profielpagina vindt u de knop Wachtwoord wijzigen. Klikt u op deze knop om het door ons verstrekte wachtwoord te wijzigingen naar een persoonlijk wachtwoord. Versie 2.0 17
7. Contact U kunt de optie Contact in de menubalk gebruiken om een e-mail op te stellen en te versturen naar ons algemene emailadres. Uw standaard emailapplicatie zal automatisch worden gestart. 8. Help Via de optie Help kunt u deze handleiding opvragen en inzien. Versie 2.0 18