Introductie en Instructie ANBO Twinfield v6.0 Twinfield International NV De Beek 9-15 3871 MS Hoevelaken Nederland
Belangrijk bericht Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze ook en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen zonder voorafgaande, schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel dit cursusboek met zeer veel zorg is samengesteld, aanvaardt Twinfield geen enkele aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit cursusboek. De beschrijvingen in deze publicatie alsmede de functies zijn voor wijzigingen vatbaar zonder bericht. Niets in deze uitgave mag worden hergebruikt in enige vorm zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Twinfield. Contactgegevens Twinfield International N.V. De Beek 9-15 3871 MS Hoevelaken Tel. 033-4677000 Fax. 033-4677005 www.twinfield.com info@twinfield.com inlogadres https://login.twinfield.com Publicatie informatie Auteursrecht 2011 2013 - Twinfield International N.V. Versie 6.0 Dit cursusmateriaal is ontwikkeld, geschreven en samengesteld door Twinfield opleidingen. Eventuele opmerkingen kunt u sturen naar info@twinfield.com. Gedrukt in Nederland op gerecycleerd papier of digitaal gepubliceerd in Portable Document Format (PDF). Module Introductie ANBO 2
Inhoudsopgave module introductie 1. Algemene inleiding... 4 1.1 inloggen Twinfield... 4 2. Invoeren van bank- en kasboekingen... 5 2.1 Algemeen... 5 2.2 Invoeren van bankboekingen... 5 2.3 Handmatig invoeren dagafschrift... 6 2.4 Transactieverwerkingsgegevens... 9 2.5 voorbeeld invoer bank (kasstelsel)... 10 3. Invoeren van kasboekingen... 11 4. Aanmaken van een bank... 12 4.1 Algemeen... 12 4.2 Aanmaken dagboek voor de bank... 12 4.2.1 Algemeen... 12 4.2.2 Rekeninggegevens... 13 5. Raadplegen van gegevens... 14 5.1 Algemeen... 14 5.2 Raadplegen gegevens via rapporten... 14 5.2.1 Selecteren gewenste rapport... 14 5.2.2 Invullen zoekcriteria... 15 5.2.3 Bekijken van het rapport... 16 5.2.4 Exporteren van het rapport... 17 5.2.5 Opvragen van het rapport via bestandsbeheer... 18 6. Het definitief maken van boekingen... 19 6.1 Controleren van concept boekstukken... 19 6.2 Snel definitief maken van boekingen... 20 Module Introductie ANBO 3
1. Algemene inleiding Twinfield is een boekhoudsysteem dat uitsluitend via Internet gebruikt kan worden. Door de hoge eisen voor beveiliging (vergelijkbaar met internetbankieren) kunt u er gerust op zijn dat uw gegevens niet in vreemde handen kunnen vallen. Afhankelijk van de ingestelde bevoegdheden in het systeem heeft u toegang tot verschillende functies. Binnen Twinfield wordt in dit kader gesproken over Rollen. Het kan zijn dat u werkt met Twinfield via een volledig eigen omgeving, of dat u bent aangesloten bij een accountant. In dat laatste geval is uw accountant de beheerder en kunt u bij deze persoon terecht voor ondersteuning. 1.1 inloggen Twinfield U kunt inloggen in Twinfield via https://login.twinfield.com. Zodra u bent ingelogd, komt u in het onderstaande beginscherm: Module Introductie ANBO 4
2. Invoeren van bank- en kasboekingen 2.1 Algemeen Dagafschriften kunnen zowel handmatig als elektronisch worden verwerkt. Bij zowel de handmatige verwerking als bij de elektronische verwerking wordt binnen de ANBO de verwerking op basis van het zogenaamde kasstelsel uitgevoerd. Bij het kasstelsel worden de ontvangsten en uit gaven direct geboekt op de bijbehorende grootboekrekening. Hieronder volgt eerst een beschrijving van het handmatig invoeren van de bank op basis van het kasstelsel. 2.2 Invoeren van bankboekingen Hieronder ziet u een dagafschrift van de ABN-Amro Bankrekening van ANBO Hillywood waarop het begin- en eindsaldo, de ontvangsten en betalingen van de maand maart 2011 staan vermeld. Valutadatum en omschrijving: aan iedere mutatie op het dagschrift wordt een valutadatum en een omschrijving meegegeven. De valutadatum is de datum waarop de bank de betaling of ontvangst met uw banksaldo verrekent. Vorig saldo tegoed: Dit is het beginsaldo van de bankrekening (het banksaldo voordat de mutaties zijn verwerkt). Het beginsaldo moet aansluiten op het eindsaldo van het voorgaande dagafschrift. Module Introductie ANBO 5
Mutaties debet/af: in deze kolom staan de uitgaven. Mutaties credit/bij: in deze kolom staan de ontvangsten. Volgnummer en blad: op het dagafschrift wordt aangegeven wat het volgnummer en bladnummer van het dagafschrift is. Dagafschriften en bladen per dagafschrift zijn meestal doorlopendgenummerd. Datum afschrift: de datum waarop het dagafschrift is opgesteld. Nieuw saldo tegoed: het eindsaldo. Het banksaldo nadat alle mutaties zijn verwerkt. 2.3 Handmatig invoeren dagafschrift Ga naar het tabblad Boekhouding > Boekhouden > Invoer - Bank openen (of klik op Deze categorie bekijken en vervolgens op de betreffende bank). U komt nu in het invoerscherm voor de dagafschriften. De naam van het dagboek waarin u zich bevindt, wordt links boven in het scherm weergegeven. In dit voorbeeld ziet u de invoer voor een bankrekening van de ABN-Amro. U kunt door het invoerscherm lopen met de TAB- of de ENTER-toets. Ieder invoerscherm kent 4 secties: 1. Kopregel 2. Transactiegegevens 3. BTW overzicht 4. Transactieverwerkingsgegevens Iedere sectie wordt hieronder afzonderlijk besproken. Module Introductie ANBO 6
Kopregel Hieronder volgt een korte uitleg over de diverse velden: Periode: hier geeft u de periode aan, waarin u de boeking wilt verwerken. Het systeem geeft automatisch de ingestelde huidige periode aan. De huidige periode wordt per administratie ingesteld. U kunt de in het invoerscherm vermelde periode handmatig veranderen. In uw administratie is de periode gelijk aan de kalendermaand. Afschriftdatum: hier voert u datum van het dagafschrift in. Automatisch wordt de datum van de dag gegenereerd. U kunt de datum hier eventueel handmatig aanpassen. Zodra u begint in te voeren zal het systeem eerst de datum binnen de huidige maand laten zien. Voert u vervolgens een andere maand of jaar in, dan zal de kalender in het scherm zich automatisch aanpassen. Afschriftnr.: hier voert u het volgnummer van het dagafschrift in. Wanneer u al eerder afschriften hebt ingevoerd zal het systeem aangeven welk afschriftnummer moetr worden ingevoerd. Valuta: hier staat de valuta vermeld waarin de boeking plaatsvindt. Beginsaldo: hier wordt het beginsaldo van het dagafschrift weergegeven. Twinfield geeft hier automatisch het eindsaldo van de laatste boeking weer. Eindsaldo: hier voert u het eindsaldo in dat staat vermeld op het dagafschrift. Totaal mutaties: hier wordt het verschil tussen begin- en eindsaldo weergegeven en of het resultaat per saldo een ontvangst of uitgave betreft. Dit bedrag wordt automatisch berekend. Automatisch doorrekenen: na het invoeren van iedere boekingsregel berekent het systeem opnieuw het verschil tussen het totaal van boekingregels en het verschil tussen begin- en eindsaldo. Wanneer u de vink voor automatisch doorrekenen verwijdert kunt u zelf bepalen wanneer deze controle dient te worden uitgevoerd. Module Introductie ANBO 7
Transactiegegevens Bij de transactiegegevens worden de boekingsregels ingevoerd. Hieronder volgt een korte uitleg over de diverse velden en symbolen: Pijlsymbool: hiermee kunt u een regel tussenvoegen Kruissymbool: hiermee verwijdert u een boekingsregel Doel: als u gebruik maakt van rekening-courant kunt u hier de doeladministratie selecteren. Deze functie staat uitgeschakeld in uw administratie. Grootboekrek: u kunt een bekende code (grootboekrekening) invoeren of de code opzoeken. TIP: Om een bestaande grootboekrekening te vinden, gaat u met de muis in het veld van de grootboek staan. Door te dubbelklikken krijgt u een overzicht te zien van alle bestaande grootboekrekening. Met Page Up en Page Down kunt u door de lijst bladeren. Ook kunt u een aantal letters uit de naam van de grootboekrekening of een deel van het nummer invoeren, eventueel aangevuld met wildcards (*) om een specifieke grootboekrekening te zoeken. Bijvoorbeeld: wanneer u een rekening zoekt in de 43-rubriek, vult u 43* of 43** in. U krijgt dan een overzicht van alle rekeningen die beginnen met 43. Rel./Kpl.: Relatie of kostenplaats. (optioneel) Indien u op de grootboekrekening debiteuren of crediteuren boekt, voert u hier de code van de debiteur of crediteur in. Als u met kostenplaatsen werkt, kunt u hier de kostenplaats ingeven. Indien niet van toepassing, laat u dit veld leeg. Project/Activum: (optioneel) indien u met projecten of vaste activa werkt, kunt u hier het project of het vast actief ingeven. Indien u niet met projecten of activa werkt, laat u dit veld leeg. Bedrag: voer hier het bedrag aan ontvangsten of uitgaven als vermeld op het dagafschrift in Ontvangen/Betaald: geef hier aan of het bedrag is ontvangen of dat er sprake is van een uitgave. BTW: Omdat de afdelingen binnen de ANBO niet BTW-plichtig zijn, kunt u dit veld standaard op Geen BTW laten staan. BTW/Incl. BTW: op basis van het factuurbedrag en de BTW code wordt het BTW bedrag door het systeem berekend. Omschrijving: vul hier de omschrijving in die u wilt terugzien in het grootboek. Fact.nr.: u kunt hier het factuurnummer van de betreffende betaling of ontvangst vermelden Module Introductie ANBO 8
Totaal ontvangen en Totaal betaald: hier wordt de totaaltelling van de ingevoerde ontvangsten resp. uitgaven vermeld. Deze totalen kunnen bijvoorbeeld helpen bij het uitzoeken van verschillen. Restant: hier wordt het verschil tussen debet- en credit vermeld. Dit is het verschil tussen het begin- en eindsalodo en de som van de boekingsregels. 2.4 Transactieverwerkingsgegevens Zodra het restant op 0.00 staat, kan de boeking concept of definitief worden geboekt. Als de boeking is opgeslagen geeft het systeem een boekstuknummer terug. Onder dit nummer is het dagafschrift opgeslagen en terug te vinden bij conceptboekstukken resp. op het overzicht met definitieve boekstukken. Klik op de OK button en de boeking is verwerkt. U kunt nu met een nieuwe boeking beginnen. LET OP: Per dagboek krijgt u een aparte nummerreeks toegewezen. Elk dagboek begint elk jaar met een nieuwe nummerreeks. Simpel gezegd is een dagboek een invoermogelijkheid. Voorbeelden zijn, inkoop, verkoop, kas, bank en memoriaal. Tip: Bij het invoeren is een aantal sneltoetsen beschikbaar. Druk op de ALT-toets, samen met de onderstreepte letter van een knop: ALT + P is concept boeken, ALT + I is definitief boeken en ALT+N = Namen Ophalen. Daarnaast is ALT+S beschikbaar voor de Snelzoeker en ALT+O voor Opschonen. Tip: U kunt tussentijds uw boeking als klad opslaan. Hierbij worden de ingevoerde gegevens vastgehouden op het invoerscherm wanneer u het scherm, bewust of ongewild tijdens het invoeren verlaat. U slaat als klad op door op de button +Regel of op Klad opslaan te klikken. Daarnaast kunt u met de enter toets een nieuwe regel aanmaken. U krijgt dan links boven in het scherm de melding dat uw invoer als klad is opgeslagen. Wanneer u het betreffende invoerscherm na het verlaten weer opent ziet u de eerder ingevoerde regels terug. Module Introductie ANBO 9
2.5 voorbeeld invoer bank (kasstelsel) Hieronder ziet u het ingevoerde bankafschrift in Twinfield. Module Introductie ANBO 10
3. Invoeren van kasboekingen Het invoerscherm voor de kas ziet er als volgt uit: Doordat u gebruik maakt van het dagboek (invoerscherm) kas, hoeft u geen grootboekrekening voor de kas in te voeren. Deze wordt automatisch door systeem gekoppeld op de achtergrond. Het boeken van de kas komt in grote lijnen overeen met het boeken van de bank, met daarnaast een aantal specifieke kenmerken. Bij het invoeren van de kas hoeft u bijvoorbeeld geen eindsaldo in te voeren. Het eindsaldo loopt mee tijdens het boeken en wordt bepaald door de boekingsregels en het beginsaldo. Uiteraard moet na het invoeren van alle boekingsregels het saldo volgens het kasboek overeenkomen met het eindsaldo vermeld op het invoerscherm. Dit is tevens het saldo dat wordt geboekt op de grootboekrekening kas Voor verdere toelichting op het boeken in het kasboek wordt verwezen naar het invoeren van bankafschriften. Module Introductie ANBO 11
4. Aanmaken van een bank 4.1 Algemeen In uw administratie is standaard één bankdagboek en één kasdagboek aangemaakt. Hebt u meer dan één bankrekening, dan kunt u meer aanvullende banken laten aanmaken. Dit geldt ook voor extra kasdagboeken. Dit kunt u per e-mail aanvragen bij pol@anbo.nl of bij u gewestpenningmeester en/of poltrainer. Module Introductie ANBO 12 en 13
5. Raadplegen van gegevens 5.1 Algemeen Het systeem kent meerdere functies voor het raadplegen van gegevens. De belangrijkste functie voor het raadplegen van gegevens is het onderdeel Rapporten. Rapporten Bij deze functie kunt u stamgegevens opvragen en geboekte boekstukken vanuit verschillende invalshoeken bekijken met subtotalen en totaaltellingen, resultatenoverzichten produceren en de balans opmaken, etc. 5.2 Raadplegen gegevens via rapporten Bij deze functie kunt u boekingen vanuit verschillende invalshoeken bekijken. U hebt aanzienlijk meer rapporten ter beschikking dan noodzakelijk voor bijvoorbeeld de presentatie van gegevens op een ledenvergadering. De functie Rapporten is te vinden via het tabblad Boekhouding > Overzichten > Rapporten Stappen bij het genereren van rapporten: 1 Selecteren gewenste rapport 2 Invullen zoekcriteria 3 Bekijken van het rapport 4 Exporteren van het rapport 5 Opvragen rapport via bestandsbeheer. Voor de presentatie van de ingevoerde gegevens kunt u verschillende rapporten gebruiken. Handige overzichten zijn bijvoorbeeld de Kolommenbalans en het rapport Grootboekkaart. In dit voorbeeld gaan we uit van de grootboekkaart. 5.2.1 Selecteren gewenste rapport Voor het raadplegen van gegevens uit het grootboek kunt u kiezen uit de verschillende rapporten zoals: Grootboekkaart Invoerverslag Kolommenbalans enz. Ga naar het tabblad Boekhouding > Overzichten > Rapporten en klik hierop. Ga vervolgens naar: grootboek > Categorie bekijken. Module Introductie ANBO 14
Zodra u klikt op Categorie bekijken opent zich een nieuw scherm. Hierin ziet u de verschillende rapporten die gerelateerd zijn aan het onderwerp grootboek. Door te klikken op het rapport Grootboek komt u in het scherm voor het invullen van de zoekcriteria. Let op: u ziet in uw scherm standaard de eerste 10 rapporten uit een categorie. Mocht u de volgende reeks van rapporten willen zien, dan kunt u klikken op de blauwe pijl. 5.2.2 Invullen zoekcriteria Nadat u hebt geklikt op het gewenste rapport verschijnt een scherm waarin de zoekcriteria opgegeven moeten worden. In dit scherm voert u de criteria voor de samenstelling van het rapport in. Dit scherm verschilt per type rapport dat wordt opgevraagd. Module Introductie ANBO 15
Administratie: standaard komt hier de administratie waarin u aan het werken bent. Periode (JJJJ(/PP)): hier voert u het boekjaar en de periode in. Wanneer u alleen het boekjaar invult, komen de boekingen van alle periodes van dat boekjaar tevoorschijn. Grootboekrekening: u kunt aanvinken of u de Balans- en/of de Winst & Verliesrekeningen wilt zien. Wanneer u vervolgens de zoekvelden van het grootboek leeg laat, laat het systeem alle grootboekrekeningen zien waarop is geboekt. Door te dubbelklikken in het veld, kunt u ook een specifieke grootboekrekening of een reeks van grootboekrekeningen selecteren. Status: u kan aangeven of u concept-, definitieve- of boekingen die zowel concept als definitief zijn wilt zien. Door te klikken op Volgende komen de gegevens op uw scherm te staan. Klikt u op Exporteren, dan kunt u de gegevens in een bestand sturen naar uw bestandsbeheer. Wanneer de criteria niet of onjuist zijn ingevuld of wanneer geen data beschikbaar is, geeft het systeem de volgende foutmelding: 5.2.3 Bekijken van het rapport Wanneer u hebt gekozen voor Volgende verschijnt het rapport op uw scherm. Module Introductie ANBO 16
Onderstaand ziet u een voorbeeld van de Winst- & Verliesrekeningen over 2009: 5.2.4 Exporteren van het rapport Bovenin het scherm staan verschillende buttons waarmee u vervolgacties kunt starten. Rapporten: hiermee gaat u terug in het overzicht van alle beschikbare rapporten. Criteria: hiermee kunt u de criteria voor het rapport aanpassen Exporteren: met de knop exporteren kunt u rapporten wegschrijven in een bestand om digitaal te bewaren, te versturen of om op een later tijdstip nogmaals op te vragen Afdrukken: hiermee kunt u het overzicht naar de printer sturen. Het rapport wordt eerst opgemaakt in PDF-Formaat. Actualiseren: hiermee kunt u uw rapport bijwerken met tussentijdse wijzigingen in de administratie. Als u op Exporteren klikt wordt er een nieuw scherm geopend. Hier kunt u aangeven in welk formaat uw rapport geëxporteerd moet worden. U kunt rapporten exporten naar Portable Document Format (PDF), Webpagina (HTML), Comma Seperated Values (CSV), Excel Spreadsheet (XLS) of naar Excel 2007 Workbook (XLSX). Module Introductie ANBO 17
Selecteer het gewenste bestandformaat en klik op volgende. Het bestand wordt gegenereerd en verschijnt vanzelf in het bestandsbeheer. Hiervan krijgt u de volgende melding: 5.2.5 Opvragen van het rapport via bestandsbeheer Het gegenereerde rapport is terug te vinden in uw bestandsbeheer onder mijn bestanden in de map Rapporten. Klik op Bestandsbeheer om in dit gedeelte van het systeem te komen. Door te klikken op de map Rapporten, komt u bij de uiteindelijke export terecht. Module Introductie ANBO 18
6. Het definitief maken van boekingen 6.1 Controleren van concept boekstukken De diverse gegevens die zijn ingevoerd en als concept zijn opgeslagen, kunt u ter controle opvragen en bekijken onder het tabblad Boekhouding > Boekhouden > Conceptboekingen. Hier kunt u eventueel nog gegevens wijzigen, maar ook de boekingen definitief maken. Ga naar het tabblad Boekhouding > Boekhouden > Conceptboekingen en klik hierop. U ziet hier een overzicht van de in de administratie opgenomen conceptboekingen per dagboek. Om de boekstukken per dagboek te bekijken, klikt u op de naam van het gewenste dagboek. TIP: Wanneer u een overzicht wilt van alle ingevoerde conceptboekingen, ongeacht het dagboek, dan klikt u op de Zoekbutton, onderin het scherm van de Conceptboekingen. Als u de zoekcriteria niet invult, krijgt u een overzicht met alle conceptboekingen van de betreffende administratie. U ziet na het klikken op het dagboek de belangrijkste informatie van de ingevoerde conceptboeking(en). Module Introductie ANBO 19
Bovenin het scherm ziet u het aantal ingestelde regels. In dit voorbeeld worden maximaal 5 regels getoond. Door te klikken op het maximale aantal regels kunt u dit aantal aanpassen tot maximaal 99 regels Verder ziet u in het scherm een aantal iconen: Kruissymbool: hiermee kunt u de boekingsregel verwijderen. Vlagsymbool: door hierop te klikken maakt u de boeking definitief. Potlood: door hierop te klikken, komt u in de oorspronkelijk ingevoerde gegevens terecht, kunt u de invoer aanpassen en de post opnieuw concept of definitief opslaan. Onder in het scherm staat een aantal buttons: < Terug: hiermee gaat u terug naar het voorgaande scherm Zoek: deze functie gebruikt u om specifieke conceptboekingen of boekingen met verschillende criteria te zoeken Verwerken: hiermee wordt de functie geactiveerd die u bij de verschillende boekregels hebt aangevinkt. Sorteren: hiermee kunt u de presentatie van de gegevens op uw scherm instellen. U kunt bijvoorbeeld sorteren op boekstuknummer, relatie, bedrag, et cetera. U kunt per boeking de gewenste actie uitvoeren door het bolletje onder de gewenste actie aan te vinken. Klik daarna op Verwerken. Het systeem zal de actie uitvoeren. TIP: door te klikken op een van de iconen op de kolomkoppen, selecteert u deze actie voor alle regels zie zichtbaar zijn in het scherm. Stel, u hebt vijf van de 12 regels in beeld, dan wordt de selectie gemaakt over de vijf regels. 6.2 Snel definitief maken van boekingen Ga naar het tabblad Boekhouding > Boekhouden > Conceptboekingen en klik hierop. U ziet hier een overzicht van de in de administratie opgenomen conceptboekingen per dagboek. Om de boekstukken per dagboek in één keer definitief te maken, klikt u op de vlag, links van het gewenste dagboek. Module Introductie ANBO 20
Er verschijnt nu een popup met het verzoek of u alle boekingen definitief wilt maken. Klik op OK om de actie uit te voeren. De boekstukken worden nu verwerkt. Dit kan enige tijd duren. Tijdens het verwerken kunt u verder met andere werkzaamheden. De boekstukken die nog niet verwerkt zijn blijven zichtbaar in de lijst. Na afronding verschijnt een mededeling op de desktop. TIP: Wanneer u een overzicht wilt van alle ingevoerde conceptboekingen, ongeacht het dagboek, dan klikt u op de Zoekbutton, onderin het scherm van de Conceptboekingen. Als u de zoekcriteria niet invult, krijgt u een overzicht met alle conceptboekingen van de betreffende administratie. Module Introductie ANBO 21