Transport binnen de zorg De introductie van een intern patiëntentransport (=IPT) beheersysteem binnen het ziekenhuis Koen De Meester UZA 8-5-2012 1
Dekt de vlag de lading? De introductie de start van een vernieuwde werkwijze van een intern dus geen vervoer van/naar een andere instelling of thuis patiëntentransport het systeem wordt voornamelijk aan gewend voor patiëntenvervoer beheersysteem het systeem stuurt medewerkers aan, het is geen planningssysteem binnen het ziekenhuis transport binnen de muren van het ziekenhuis
DE CONTEXT Universitair Ziekenhuis Antwerpen 573 erkende bedden acute somatische zorg om en bij de 165000 ligdagen per jaar meer dan 500000 consulten en technische verstrekkingen per jaar 34% zware heelkunde om en bij de 2500 medewerkers om en bij de 100000 interne patiëntentransporten per jaar
HET PROJECT Doel Service optimaliseren meer transporten kunnen doen de service aanbieden aan meer diensten meer op tijd minder wachttijd zorgen voor meer tijd voor zorg op de VE Integratie alle interne patiëntentransporten Verminderen van leegloop en loopafstanden Alle medewerkers evenveel transporten per dag Rapportage mogelijk voor opvolging en bijsturing
HET PROJECT Project fases 2005 eerste idee 2008 behoefte bepaling 2009 product verkenning lastenboek twee aanbieders Arta en Dir/active productweging Business Proces Modelling IPT 2010 aankoop product aanpassing (Ultragenda koppeling) product initiatie product optimalisatie product opleiding juni 2010 product implementatie
De oude werkwijze Twee teams voor IPT RX apart (6 FTE) rest in vier clusters (15,83 FTE) Telefonisch oproepbaar door vrager IPT medewerkers houden zelf binnenkomende vragen bij en verwerken autonoom Clusters werken separaat, helpen elkaar naar eigen inzicht en vermogen
De nieuwe werkwijze één IPT team (20,20FTE = - 1,63 FTE) aanvragen en opvolgen transporten via PC/ laptop applicatie is overal beschikbaar status van vervoer zichtbaar via Ultragenda afspraken worden naam, tijd en locatie ingelezen communicatie via tekstberichten naar IPT medewerker met GSM toestel (zonder SIM kaart) gebruik van codes door IPT medewerker IPT medewerker dichtst bij aanvraag wordt bevraagd IPT medewerker voert uit gekozen voor Wifi technologie ipv DECT
BPM IPT
Het product I-transport van de firma Dir/Active Principe vergelijkbaar met concurrent Arta
namen van patiënten Via link Ultragenda Of Manueel ingebracht
Project inspanning overleg, overleg en nog eens overleg (PDCA) stakeholders: artsen alle medewerkers van hospitalisatie eenheden consultaties/ medisch technische diensten balie bedienden intern patiëntentransport ICT intern software en hardware medische informatie firma
Project inspanning overleg, overleg en nog eens overleg (PDCA) voorbereidende informatievergaderingen fysieke rondgang per consultatie/ medisch technisch dienst bijsturingoverleg afstemming uitwerken protocol werkwijze UZA opstellen codes inschatten looptijden > matrix lessen/ infosessies voor iedereen
winst meer diensten zijn geholpen meer op tijd minder wachttijd meer tijd voor zorg iedere medewerker evenveel transporten Rapportage mogelijkheden 1,63 FTE IPT medewerker wordt niet meer gestoord tijdens taken door telefoon minder loopafstand (geen referentie om te vergelijken aanwezig) geen verlies/ diefstal/ defect GSM s!
onveranderd (voorlopig) Integratie alle interne patiëntentransporten > RX volgt in 2011 verminderen van leegloop > fysio en ergo vragen zonder afstemming > Ultragenda meerdere verzoeken voor 1 vraag Aantal transporten? > andere registratiewijze Anticiperen op piekdrukte > het systeem kan dit maar hiervoor dient de werkwijze met planning gehanteerd te worden
verlies Autonomie medewerker IPT regelen eigen werk > vooral bij medewerkers die al lang in dienst zijn zelf missers bijsturen > vb. een patiënt opmerken die al lang daar staat Bereikbaarheid IPT medewerker telefonisch > is voor de vrager die iets vergeet een probleem > is voor IPT winst
To do leegloop verbeteren door afstemming te optimaliseren: is de patiënt beschikbaar voor onderzoek/ transport? telefonisch tussen vrager en eenheid Integratie RX > één medewerkersgroep > één aansturingsplatform Beter plannen en afstemmen van onderzoeken, beschikbaarheid van patiënt en IPT maakt dagverloop inzichtelijk
Lessons learned Project met meer impact dan eerst ingeschat Iedereen heeft er mee te maken! Veel overleg zeker met artsen, consultaties Aparte IPT ploeg loont IPT beheersysteem loont Proces van start tot finish in kaart brengen heel leerrijk en verrassend Tool is ondergeschikt aan de afstemming Gehospitaliseerde patiënten plannen, niet er even tussen nemen Link Ultragenda dan pas echt nuttig
Vragen? Contact : koen.de.meester@uza.be Tel 03/ 821 36 88