Beter worden door te leren van vergelijken in blended leertrajecten

Transcriptie

1 Beter worden door te leren van vergelijken in blended leertrajecten Stichting Benchmark GGZ Rembrandtlaan BK Bilthoven T +31 (0) W

2 Inhoudsopgave 1 Het speelveld in beeld Van externe druk naar intrinsieke motivatie Van verdiepingstrainingen naar leertrajecten Beter worden door te leren van vergelijken Infrastructuur en technologie voor de trainingen Toegang tot BRaM De Virtual Classrooms De Online leeromgeving Trainingsontwerp Beter worden door te leren van vergelijken Gewenst gedrag Het begint met een gevoel voor urgentie Opbouw van het programma... 7 Voorbereiding... 7 Intake: Aansluiten bij de leervraag en leercontext van de instelling... 7 Inrichten online leeromgeving en uitnodigen deelnemers... 7 Start training (week 1)... 7 Introductie en voorbereiding deelnemers op Online Leeromgeving... 7 Virtual Classroom: vertrekpunt bepalen (week 3)... 7 Live bijeenkomst: een plan maken om te leren van vergelijken (week 6)... 7 Opdrachten op online leeromgeving (week 7 en 8)... 7 Virtual Classroom: Plan-Do-Check-Act (week 9)... 8 Ervaringen uitwisselen op de Online leeromgeving (week 10,11 en 12)... 8 Live bijeenkomst: eindpresentatie en evaluatie (week 13)... 8 Stichting Benchmark GGZ 2 / 9

3 1 Het speelveld in beeld Stichting Benchmark GGZ (SBG) is een onafhankelijke stichting die binnen de GGZ de opdracht heeft om voor zorgaanbieders, verzekeraars en patiënten transparantie te creëren rondom de behandeluitkomsten in de GGZ. Om dit mogelijk te maken hebben verzekeraars en zorgaanbieders afspraken gemaakt over het verzamelen en aanleveren van data aan SBG. SBG maakt hier benchmarkrapportages van die voor alle partijen te bekijken zijn in de online Benchmark Rapportage Module (BRaM).Het motto van SBG is daarbij Benchmarken is beter worden door te leren van vergelijken. Benchmarken is een proces: het vinden van best practices, deze onderzoeken op toepasbaarheid om ze vervolgens toe te passen binnen de eigen organisatie. Dit proces gaat niet vanzelf. SBG biedt op verschillende momenten begeleiding in de vorm van trainingen en workshops. Een belangrijke opdracht van SBG is het creëren van draagvlak en eigenaarschap voor de benchmark in het veld. 1.1 Van externe druk naar intrinsieke motivatie In de GGZ verandert veel tegelijkertijd. De wetgever (ministerie van VWS) geeft volop gas op transparantie. Daarbij heeft de zorgverzekeraar in het huidige systeem de rol gekregen om in te kopen op de beste kwaliteit-prijs verhouding. Inkopen op kwaliteitscriteria ligt gevoelig bij zorgaanbieders. Het kost moeite om de informatie boven tafel te krijgen en er is nog weinig draagvlak voor de zeggingskracht van de data. Binnen dit krachtenveld is het niet eenvoudig om mensen intrinsiek gemotiveerd te krijgen voor het leren van vergelijken. Uit eerdere initiatieven zijn de volgende fases in dat leerproces te onderscheiden, door Don Berwick de reis van Taseki naar Jiseki genoemd: Stadium 1: De data kloppen niet Ongeloof over het gepresenteerde, aandacht op de zaken die niet precies kloppen Stadium 2: De data kloppen wel, maar er is geen probleem De status quo wordt geaccepteerd, het is zoals het is en dat kan ook niet anders Stadium 3: De data kloppen, er is een probleem, maar het is niet ons probleem Oplossing ligt niet bij de behandelaren, maar ergens anders. Cliënt, kosten, tijd Stadium 4: De data kloppen, er is een probleem, het is óns probleem en we gaan er wat aan doen Hoe kunnen we de data gebruiken om te verbeteren? Stichting Benchmark GGZ 3 / 9

4 2 Van verdiepingstrainingen naar leertrajecten Op basis van de ervaringen in de trainingen die de afgelopen jaren zijn gegeven en met de wens om trajecten aan te bieden die een leerproces op gang brengen zijn de verdiepingstrainingen Behandeleffect begrijpen en BRaM benutten in de inkoop omgevormd tot blended leertrajecten. Het voordeel van blended leertrajecten: Meer leerrendement doordat het leren op meerdere momenten via verschillende media wordt aangeboden Een langer traject met meerdere contactmomenten zonder extra reistijd Artikelen, filmpjes en samenwerkingsopdrachten via online leeromgeving aanbieden De vertaling naar de eigen werkplek krijgt meer begeleiding en aandacht 2.1 Beter worden door te leren van vergelijken Dit leertraject is bedoeld voor zorginstellingen en kan zowel in company voor één zorgaanbieder als voor een gemengde groep van aanbieders gegeven worden. Na een intake met de projectleider(s) wordt een maatwerk traject gestart dat telkens de volgende opbouw kent: 1. Intake met projectleider 2. Virtual Classroom: Vertrekpunt bepalen 3. Live bijeenkomst: Kennis en ervaringen delen en hypotheses formuleren 4. Virtual Classroom: Plan-Do-Check-Act 5. Live bijeenkomst: eindpresentatie en afronding De training richt zich in eerste instantie op zorginhoudelijke managers, projectleiders, beleidsmedewerkers en teamleiders. Bij voorkeur staan zij dicht bij de behandelpraktijk. De vraag hoe de vertaalslag van het leren van vergelijken naar de behandelpraktijk moet worden gemaakt komt aan bod in de eerste live bijeenkomst. Een uitgebreide beschrijving van het leertraject staan in het trainingsontwerp. Stichting Benchmark GGZ 4 / 9

5 3 Infrastructuur en technologie voor de trainingen 3.1 Toegang tot BRaM Voor alle trainingen is het van belang dat de deelnemers toegang hebben tot hun gegevens in BRaM. Daarvoor hebben zij een geautoriseerd Vecozo certificaat nodig en internet verbinding. Om deel te nemen aan online trainingen is ook toegang tot internet nodig. 3.2 De Virtual Classrooms Voor de leertrajecten die opgezet gaan worden in de vorm van blended leertrajecten is het van belang dat deelnemers de beschikking hebben over een PC waarop Adobe Connect geïnstalleerd is. Vooraf is een raadpleging gedaan bij een dwars doorsnede van verzekeraars en aanbieders. Internet en een laptop met daarop Adobe geïnstalleerd én ook het Vecozo certificaat vergen voorbereiding en afstemming met de interne IT afdelingen. Dit is wel mogelijk, maar trainingen zullen niet op heel korte termijn ingepland kunnen worden. 3.3 De Online leeromgeving De leertrajecten worden ingericht op de online leeromgeving A New Spring. Dit is een online omgeving waar deelnemers bij de start van hun leertraject toegang toe krijgen. Stichting Benchmark GGZ 5 / 9

6 4 Trainingsontwerp 4.1 Beter worden door te leren van vergelijken Gewenst gedrag Bij het ontwikkelen van een leertraject start je met de vraag: wat is nou het gewenste gedrag dat de deelnemers ná de training zich eigen gemaakt hebben? Voor veel zorgaanbieders geldt dat het doel van het leertraject is dat er in instellingen een proces op gang komt waarbij de eigen prestaties door de tijd heen geëvalueerd worden met als doel daar beter van te worden. Dat uit zich in het zich verdiepen in de beschikbare gegevens, het formuleren van hypotheses over de zaken die invloed hebben op de gevonden verschillen, hier acties op zetten en deze monitoren. Kortom het vormgeven van een P-D-C-A cyclus rondom uitkomsten Het begint met een gevoel voor urgentie Deelname aan het leertraject Beter worden door te leren van vergelijken begint met de gevoelde noodzaak bij een instelling om iets te gaan doen met geconstateerde verschillen in benchmark uitkomsten. De instellingen zelf zien in BRaM hun eigen gegevens en het landelijk gemiddelde. Dit is vaak onvoldoende informatie om echt geprikkeld te worden om iets te gaan doen. Het gemiddelde is anoniem en bovendien is voor de aanbieder niet zichtbaar wie het precies beter of minder goed doen of hoe hun ontwikkeling door de tijd heen is verlopen. Check! SBG kan een rol spelen bij het creëren van dit gevoel van urgentie door na de intake met op maat gemaakte informatie voor de zorgaanbieder te komen met daarin meer gegevens. Wél anoniem, maar specifieker dan het landelijk gemiddelde. Er kunnen zo gegevens meegenomen worden die nu niet direct zichtbaar zijn in BRaM. Zoals behandelduur in weken. Of de trend in de ontwikkeling van de delta T binnen een instelling of landelijk binnen een domein. Deze informatie vormt het uitgangspunt: de Check fase in de P-D-C-A cyclus op gang te brengen. Act In de analyse fase (Act) helpt het om achtergrondartikelen, interviews met andere aanbieders of met experts etc. aan te bieden. Afhankelijk van de vraag van de instelling kan er ook contact gelegd worden met een instelling die betere resultaten heeft op het betreffende gebied. Vanuit deze informatie én de aanwezige kennis bij de instelling kan vervolgens een Plan worden geformuleerd. Plan In de live bijeenkomst staat het komen tot een Plan en wat er nodig is voor het gaan uitvoeren van het plan centraal. Een belangrijke vraag is hoe de vertaling naar de dagelijkse praktijk wordt gemaakt en geborgd. Do In de Virtual Classroom die volgt op de Live bijeenkomst wordt het gehele P-D-C-A proces in kaart gebracht en gekeken welke hobbels er nog zijn. Dan gaat de instelling aan de slag en komt een maand later tot een eindpresentatie in de afsluitende Live bijeenkomst. Stichting Benchmark GGZ 6 / 9

7 4.2 Opbouw van het programma Voorbereiding Intake: Aansluiten bij de leervraag en leercontext van de instelling Een beweging begint door aan te sluiten bij de fase waarin de organisatie staat als het gaat om ROM en benchmarken. Een groep behandelaren meenemen in het traject terwijl er op team- en organisatieniveau geen draagvlak is om met uitkomstgegevens aan de slag te gaan is zonde van ieders tijd. Tegelijkertijd is het ook van belang om in ieder traject aandacht te besteden aan de vertaalslag naar de behandelpraktijk. Zaak is om dit in de intake goed af te stemmen en dan ook te bepalen wie er mee moeten doen aan een traject. En te zorgen dat er voldoende commitment is om tijd vrij te maken voor deelname aan het gehele traject. Na een intake met de projectleider(s) wordt een maatwerk traject gestart. Inrichten online leeromgeving en uitnodigen deelnemers De intake is geweest en samen met de projectleider of projectleiders van de instelling is een invalshoek gekozen. Op basis van de vraagstelling van de aanbieder wordt materiaal verzameld dat van belang is als start voor het traject. Deelnemers worden uitgenodigd en krijgen toegang tot de online leeromgeving. Start training (week 1) Introductie en voorbereiding deelnemers op Online Leeromgeving Deelnemers komen terecht in een voor hen op maat gemaakte omgeving. Er wordt algemene informatie gegeven over het leertraject en hen wordt gevraagd zich voor te stellen. Ook is er een instructie over het inloggen in BRaM en de behandeleffectrapportages. Virtual Classroom: vertrekpunt bepalen (week 3) In voorbereiding op de Virtual Classroom wordt een presentatie gemaakt met achtergrond gegevens uit BRaM die als doel hebben om de deelnemers te prikkelen en van inspiratie te voorzien. In deze eerste online bijeenkomst wordt aandacht besteed aan het samen online werken en wordt met behulp van de presentatie de basis gelegd voor het leertraject. Nu er een beeld is van de gegevens en de startvraag van de instelling, gaan de deelnemers aan de slag met het formuleren van hun eigen leervragen en hoe deze te onderzoeken. Opdrachten op online leeromgeving (week 4 en 5) Na de Virtual Classroom wordt de informatie beschikbaar gesteld op de online leeromgeving en wordt aan de deelnemers gevraagd om hun vraagstellingen verder uit te werken en te benoemen welke informatie zij nog verder nodig hebben. Dit dient als input voor de voorbereiding van de live bijeenkomst. De deelnemers en de projectleider worden actief betrokken bij het vormgeven van de agenda voor de live bijeenkomst Live bijeenkomst: een plan maken om te leren van vergelijken (week 6) In deze live bijeenkomst wordt alles uit de kast gehaald wat nodig is om te komen tot een plan. Dit kan zijn het presenteren van verdere analyses, het verkennen van belemmeringen in het proces, brainstorm over te ondernemen acties maar ook kennis delen met een uitgenodigde spreker van bijvoorbeeld een andere instelling. Opdrachten op online leeromgeving (week 7 en 8) Na de live bijeenkomst is het zaak dat de deelnemers hun plan verder vormgeven in een concreet werkdocument met daarbij ook aandacht voor de vertaling van het plan naar de praktijk. Stichting Benchmark GGZ 7 / 9

8 Virtual Classroom: Plan-Do-Check-Act (week 9) In deze virtual classroom staat het compleet maken van de P-D-C-A cyclus centraal. We starten met het oogsten van de inzichten en plannen uit de Check en Act en bespreken het geformuleerde Plan. De rest van de sessie staat in het teken van het komen tot de laatste stap: doen! Ervaringen uitwisselen op de Online leeromgeving (week 10,11 en 12) In de vertaling naar het doen spelen verschillende thema s. Op de online leeromgeving kan ervaring uitgewisseld worden en wordt informatie aangeboden die helpt om tot doen te komen. Live bijeenkomst: eindpresentatie en evaluatie (week 13) Tijdens deze afsluiting van het leertraject geven de deelnemers zelf een eindpresentatie van hun project. De bedoeling is dat dit gebeurt in een vorm die aanspreekt en overdraagbaar is: een filmpje, een prezi, een artikel of een hand-out: iets tastbaars. Daarnaast wordt het leertraject geëvalueerd en worden lessons learned voor volgende groepen geformuleerd. Stichting Benchmark GGZ 8 / 9

9 Stichting Benchmark GGZ 9 / 9