Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Aanbesteding hulpmiddelen Wmo Programma / Programmanummer Zorg & Welzijn / 1051 Portefeuillehouder B. Frings Samenvatting De huidige overeenkomst met Welzorg voor de levering van Wmohulpmiddelen loopt af per 1 juni 2014. In dit voorstel besluiten we de hulpmiddelen in regionaal verband openbaar Europees aan te besteden en stellen we de uitgangspunten voor de aanbesteding vast. BW-nummer N.v.t. Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. MO10, Jan Marten de Hoop, 2541 Datum ambtelijk voorstel 1 november 2013 Registratienummer 13.0012094 Ter besluitvorming door het college 1. De Wmo-hulpmiddelen in regionaal verband openbaar Europees aan te besteden. 2. De uitgangspunten voor deze aanbesteding vast te stellen. 3. De eenmalige kosten van het aanbestedingstraject voor Nijmegen van 104.000 te dekken uit het programma Zorg & Welzijn, product Individuele Voorzieningen. 4. De brieven aan de Seniorenraad en de adviescommissie JMG vast te stellen. Concern B & V Paraaf akkoord Datum Programmamanager E. van Aalzum Programmadirecteur R. van Wuijtswinkel Alleen ter besluitvorming door het College Besluit B&W d.d. 12 november 2013 nummer: 3.7 Conform advies Aanhouden Anders, nl. Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Gemeentesecretaris Portefeuillehouder Cvs uitgangspunten aanbesteding hulpmiddelen Wmo 12 sept.doc
Collegevoorstel 1 Probleemstelling Op basis van de Wmo zijn gemeenten verplicht hun inwoners te compenseren voor beperkingen die zij ondervinden bij het normale gebruik van de woning, het verplaatsen in en om de woning, het lokaal verplaatsen per vervoermiddel en bij het ontmoeten van medemensen. Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid. Het aanbieden van hulpmiddelen kan daarvoor een oplossing zijn. Het gaat dan om de volgende hulpmiddelen: Vervoersvoorzieningen Scootmobielen en aangepaste fietsen; Rolstoelvoorzieningen Handbewongen en elektrische rolstoelen; Woonvoorzieningen Douchestoelen, toiletvoorzieningen en tilliften; Naast de levering van de hulpmiddelen gaat het ook om het op maat maken van de hulpmiddelen, de service en het onderhoud. Alle gemeenten in de regio Nijmegen (Beuningen, Druten, Groesbeek, Heumen, Millingen aan de Rijn, Nijmegen, Ubbergen en Wijchen) hebben een overeenkomst voor de levering van Wmo-hulpmiddelen met Welzorg. Per 1 juni 2014 dienen de gemeenten nieuwe overeenkomsten af te sluiten. Met elkaar hebben we de volgende zes uitgangspunten geformuleerd voor de aanbesteding: Huren in plaats van kopen Alle gemeenten in de regio Nijmegen gaan in de volgende contractperiode een huurovereenkomst aan met de aanbieder. We verwachten hierdoor een hoger percentage hergebruik, we hoeven geen eigen depot te beheren en daarnaast is huren administratief eenvoudiger; Eén leverancier We kopen in met één perceel en sluiten een raamovereenkomst af met één leverancier. Er treedt een prijsvoordeel op wanneer we één grote order afnemen (kwantumkorting). Daarnaast is werken met één aanbieder administratief minder bewerkelijk, wat resulteert in lagere uitvoeringskosten. Teneinde keuzevrijheid te behouden is het nog steeds mogelijk voor een PGB te kiezen en daarnaast eisen we een uitgebreid en divers pakket bij de vaste aanbieder; All-in huurprijs We behouden de all-in huurprijs met 100% dekking. De gunningprijs is de prijs inclusief aanpassingen, onderhoud, instructie etcetera; Kwaliteitswensen Als kwaliteitswensen worden in ieder geval opgenomen: het passing- en selectieproces, de dienstverlening aan klanten met een complexe hulpvraag, het opzetten en stimuleren van algemene / collectieve voorzieningen en duurzaamheid.
Collegevoorstel Vervolgvel 2 Passing en selectie De leveranciers hebben een goed bereikbare locatie voor passing en selectie binnen de regio Nijmegen. De klant kiest of de selectie en passing plaatsvindt bij hem of haar thuis of op een door de leverancier geregelde locatie binnen de regio; Social return Aan leveranciers wordt de eis gesteld om minimaal 7% van de looncomponent als Social Return in te zetten. 2 Juridische aspecten Op basis van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) zijn gemeenten verplicht hun inwoners te compenseren voor beperkingen die zij ondervinden bij participatie in de samenleving. Het kan daarvoor nodig zijn een hulpmiddel te bieden. Vanwege de aard van de opdracht (leveringen) en het feit dat het totaal te gunnen bedrag de Europese drempel overschrijdt dienen we voor de inkoop van de hulpmiddelen een openbare Europese aanbestedingsprocedure te doorlopen. 3 Doelstelling Het doel van dit voorstel is om in regionaal verband van start te kunnen gaan met de aanbestedingsprocedure met betrekking tot de inkoop van Wmo-hulpmiddelen. Het uiteindelijke doel van de aanbesteding is een efficiënte levering van functionele en compenserende Wmo-hulpmiddelen aan onze klanten. 4 Argumenten Schaalvoordeel Door via een aanbesteding in regionaal verband de Wmo-hulpmiddelen in de markt te zetten kunnen we op een efficiënte manier inkopen en contracten beheren. Tevens verwachten we een scherpe prijs te kunnen bedingen door het grotere volume. Zorgvuldig gekozen uitgangspunten De uitgangspunten voor de aanbesteding zijn tot stand gekomen op basis van een evaluatie van de huidige raamovereenkomst, een consultatie van de Wmo-raden (waaronder in Nijmegen de adviescommissie JMG en de Seniorenraad) en een marktconsultatie. Het concept inkoopkader is in regionaal verband uitgebreid besproken en inmiddels ook vastgesteld door het regionaal portefeuillehoudersoverleg. 5 Financiën De kosten voor de huur van de hulpmiddelen passen binnen de kaders zoals vastgesteld in de begroting en worden gedekt uit het programma Zorg & Welzijn, product Individuele Voorzieningen. In de meerjarenbegroting is rekening gehouden met de rijkskorting op de hulpmiddelen Wmo in verband met het hergebruik van scootmobielen. De totale eenmalige kosten voor de aanbesteding bedragen 180.000. Dit bedrag is opgebouwd uit de kosten voor de projectleider, de kosten voor de inkoopadviseur en administratieve kosten. De totale eenmalige kosten worden naar inwonertal verdeeld over de regiogemeenten. De eenmalige kosten voor de aanbesteding bedragen voor Nijmegen 104.000 voor 2013. We dekken deze eenmalige aanbestedingskosten uit het programma Zorg & Welzijn, product Individuele Voorzieningen (1051-05).
Collegevoorstel Vervolgvel 3 6 Participatie en Communicatie In het voorjaar van 2013 is aan de adviescommissie JMG en de Seniorenraad gevraagd welke punten zij belangrijk vinden bij de inkoop van Wmo-hulpmiddelen. Uit de reacties blijkt dat vooral de onderdelen kwaliteit hulpmiddel, reparatie en service, communicatie en instructie belangrijk worden gevonden. Verder heeft de adviescommissie JMG op 11 juli 2013 een formeel advies uitgebracht waarin ze ons college vraagt zoveel om mogelijk te voorkomen dat het overgaan naar een nieuwe aanbieder leidt tot opstartproblemen. Daarnaast spreekt ze de voorkeur uit voor meer dan één aanbieder, zodat klanten keuzevrijheid hebben. Ten slotte adviseert zij de klanttevredenheid te meten, bij voorkeur door een onafhankelijke instantie. 7 Uitvoering en evaluatie Het aanbestedingstraject start per november 2013. Op 1 juni 2014 dienen de nieuwe overeenkomsten in te gaan. Gedurende het contract wordt klanttevredenheid gemeten door de gemeente. 8 Risico Aan het vaststellen van de uitgangspunten voor de aanbesteding zijn geen risico s verbonden. Ten aanzien van de huurkosten van de hulpmiddelen geldt de algemene opmerking dat het een openeinderegeling betreft. We blijven daarom gedurende de contractperiode de uitgaven continu monitoren opdat tijdig kan worden omgebogen indien noodzakelijk.
Maatschappelijke Ontwikkeling Beleidsontwikkeling Seniorenraad Nijmegen T.a.v. mevrouw A. Heyde-Bouwen Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen Telefoon 14024 Telefax (024) 323 59 92 E-mail gemeente@nijmegen.nl Postadres Postbus 9105 6500 HG Nijmegen Datum Ons kenmerk MO10 / 13.0014368 Contactpersoon Jan Marten de Hoop Onderwerp Reactie op advies 'WMO Hulpmiddelen' Datum uw brief 02 juli 2013 Doorkiesnummer (024) 3292541 Geachte leden van de Adviescommissie JMG, Allereerst willen wij u bedanken voor uw brief met betrekking tot de aanbesteding van de Wmohulpmiddelen. U stelt ons een viertal vragen welke wij bij deze beantwoorden. 1. Welke punten zijn belangrijk bij de inkoop van Wmo-hulpmiddelen? Wij zijn het met u eens dat de door u genoemde punten belangrijk zijn, namelijk levertijd, kwaliteit, communicatie, instructies, showroom en prijs. Daarop aanvullend stellen wij ook eisen ten aanzien van duurzaamheid, het opzetten van collectieve voorzieningen en social return. 2. Op welke manier kunnen wij besparingen realiseren? Er liggen inderdaad mogelijkheden waar het gaat om het verder inzetten op hergebruik van hulpmiddelen en het verder doorontwikkelen van hulpmiddelenpools. Daarnaast verwachten we kwantumkorting te realiseren door in regionaal verband één aanbieder te contracteren. 3. Hoe belangrijk is het dat de aanbieder een bezoekadres in de regio heeft? Wij eisen dat de nieuwe aanbieder een goed bereikbare locatie voor passing en selectie biedt binnen de regio. De klant kiest zelf of de selectie en passing plaatsvindt bij hem of haar thuis of bij de door de aanbieder geregelde locatie binnen de regio. 4. Hoe denken wij over het inzetten van een pool-systeem voor scootmobielen? Op dit moment loopt er een pilot bij het OBG. Indien de resultaten hiervan positief zijn gaan we het aantal scootmobiel- en incidentele rolstoelpools verder uitbreiden. Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Gemeentesecretaris, drs. H.M.F. Bruls drs. B. van der Ploeg www.nijmegen.nl Reactie op brief Seniorenraad over Wmo-hulpmiddelen
Maatschappelijke Ontwikkeling Beleidsontwikkeling Adviescommissie JMG t.a.v. mevrouw Christianne Bongers Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen Telefoon 14024 Telefax (024) 323 59 92 E-mail gemeente@nijmegen.nl Postadres Postbus 9105 6500 HG Nijmegen Datum Ons kenmerk MO10 / 13.0012106 Contactpersoon Jan Marten de Hoop Onderwerp Reactie op advies 'WMO Hulpmiddelen' Datum uw brieven 11-7-2013 en 7-11-2013 Doorkiesnummer (024) 3292541 Geachte leden van de Adviescommissie JMG, Allereerst willen wij u bedanken voor uw adviezen met betrekking tot de aanbesteding van de Wmo-hulpmiddelen. U adviseert ons om dusdanig waarborgen in de aanbesteding in te bouwen dat opstartproblemen tot een minimum worden beperkt. Daarnaast adviseert u meerdere aanbieders te contracteren en klanttevredenheid gedurende de looptijd van het contract te laten meten door de gemeente zelf. Wij zijn vroegtijdig van start gegaan met de aanbestedingsprocedure en één van de redenen daarvoor is dat wij de procedure zorgvuldig kunnen laten verlopen. We verwachten daarnaast dat één gezamenlijke regionale aanpak met één leverancier bijdraagt aan een soepele overgang. Dit hangt dus ook samen met het antwoord op uw tweede verzoek met betrekking tot het aantal aanbieders. Wij zijn het met u eens dat klanten te allen tijde keuzevrijheid moeten hebben. We tornen daarom niet aan het PGB en ook eisen wij dat de nieuwe leverancier een uitgebreid en divers aanbod heeft. Er zijn meerdere redenen waarom we niet voor drie of meer aanbieders kiezen. We noemen de twee belangrijkste redenen: Er is slechts een zeer beperkt aantal relevante aanbieders in dit segment, waardoor we mogelijk een forse kwantumkorting mislopen als we uit deze aanbieders meerdere aanbieders laten offreren; Daarnaast krijgen we bij drie of meer aanbieders te maken met forse uitvoeringskosten. Dit heeft ermee te maken dat we dan driemaal tien producten dienen te factureren, monitoren en beoordelen. Ook bij het aanmelden van de eigen bijdrage bij het CAK zullen we dan rekening moeten houden met dertig prijscategorieën. Ten slotte is het werken met een kwaliteitsranglijst van drie leveranciers in de uitvoering erg bewerkelijk. Alles bij elkaar verwachten we dat de totale administratieve lasten bij meerdere aanbieders zullen toenemen met een bedrag tussen de 100.000 en 150.000 jaarlijks. Voor de looptijd van het contract gaat het dan om een bedrag tussen de 400.000 en 600.000. www.nijmegen.nl Reactie op brief adviescie JMG over Wmo-hulpmiddelen
Gemeente Nijmegen Maatschappelijke Ontwikkeling Beleidsontwikkeling Vervolgvel 1 Op uw verzoek om klanttevredenheid onafhankelijk te laten meten gaan wij in. Wij meten jaarlijks de tevredenheid van klanten ten aanzien van de service van de aanbieder van de hulpmiddelen en de kwaliteit van de hulpmiddelen zelf. Wij schakelen hiervoor SGBO in. Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Gemeentesecretaris, drs. H.M.F. Bruls drs. B. van der Ploeg www.nijmegen.nl Reactie op brief adviescie JMG over Wmo-hulpmiddelen
req.nt.: SENIORENRAAD NIJMEGEN Gemeente Nijmegen, MO 20. E: senioieniaad@nijmegen.nl Aan het college van Burgemeester en Wethouders Gemeente Nijmegen, Postbus 9105 6500 HG Nijmegen ciass.nr.^. afgedaan: Nijmegen, 2 juli 2013 Kenmerk 07/SR-A.Heyde Betreft: Aanbesteding WMO Hulpmiddelen, gevraagd advies Geacht college, Naar aanleiding van de nieuwe aanbesteding, per 1 juni 2014, betreffende de WMOhulpmiddelen hebben wij van u een vragenlijst ontvangen met het verzoek de vragen te beantwoorden. Aangezien de Seniorenraad louter een adviescommissie van B en W is en de leden te weinig vanuit de directe ervaring met de hulpmiddelen kunnen spreken, hebben wij besloten niet te antwoorden op de vragen die de tevredenheid/ontevredenheid over de huidige leveranciers betreffen. Het uitvoeringsoverleg Wmo is in deze meer de geschikte adviespartner. Tevens vemijzen wij naar de clienttevredenheidsonderzoeken die regelmatig zijn uitgevoerd. Wij beperken onze antwoorden dan ook tot de volgende vragen. /. Welke punten zijn voor u belangrijk bij de inkoop van Wmo-hulpmiddelen. Kijkend naar de prioriteitenlijst van punten bij de inkoop komen wij tot de conclusie dat ze allemaal belangrijk zijn. Levertijd, kwaliteit van het hulpmiddel, reparatie en service, preventief onderhoud van het hulpmiddel, communicatie met de klant, instructie en rijlessen, passing thuis, showroom en prijs. Feitelijk zijn dit de minimum-voorwaarden. Bovendien zal de prioriteit afliangen van wat de client op dat moment nodig heeft. 2. Op welke manier kan de gemeente volgens u besparingen realiseren? De suggesties tot hergebruik, poolen (samen delen) en prikkels inbouwen tot geen nodeloze verschaffing hebben wij al vaker geuit. Wij zijn van mening dat door het leveren van "maatwerk" er veel bespaard kan worden. Bovendien gaan wij ervan uit dat de eigen bijdrage eveneens besparingen oplevert.
3. De meeste passingen worden thuis idtgevoerd. Hoe belangrijk is het voor u dat de leverancier een vestiging/bezoekadres in de regio heeft? Welke voorzieningen moet zo 'n vestiging bieden? Ook al gebeuren de meeste passingen thuis, toch vinden wij het belangrijk dat de leverancier een vestiging^ezoekadres in de regio heeft waar men de verschillende hulpmiddelen kan bekijken. Wij denlcen dat zo de client een betere keuze en afweging kan maken. Zeker voor ailochtone ouderen waarvoor de taalvaardigheid dikwijis een gi'ote belemmering betekent, kan de communicatie beter verlopen wamieer zij een showroom Icumien bezoeken. 4. Hoe denkt u over het inzetten van een pool-systeem voor bijvoorbeeld scootmobielen en incidenteel rolstoelen. Ook hierin dient er 'maatwerk' te worden geleverd. Voor clienten die niet zonder een scootmobiel kunnen, is natuurlijk het pool-systeem niet van toepassing. Een pool-systeem bij wooncomplexen waar vele ouderen wonen, die een paar keer per week de scootmobiel nodig hebben, is wellicht al iets realistischer. Bij het OBG draait nu een pilot. Wellicht is het verstandig om hiei'van de resultaten af te wachten. Tot slot en uiteraard niet nieuw voor u, wijzen wij erop dat de jurispioidentie over de compensatieplicht van de gemeenten richting geeft aan de toepassing ervan (zie beantwoording vraag mevrouw Leijten (SP) naar de inventarisatie van de jurisprudentie betreffende de reikwijdte van de compensatieplicht in de Wmo tijdens het Aigemeen Overleg van de vaste commissie voor VWS op 28 juni 2012). Met vriendelijke gi-oeten, An Heyde-Bouwen, voorzitter
Aan het College van Burgemeester en Wethouders Postbus 9105 6500 HG Nijmegen Nijmegen, 11 juli 2013 Kenmerk 08/JK Betreft gevraagd advies WMO Hulpmiddelen Geacht college, Iedere keer wanneer de leverancier van hulpmiddelen wisselt, zo leert de ervaring, heeft dit veel voeten in de aarde. Er is steevast sprake van opstartproblemen, die een half jaar of langer aanhouden. Deze hebben onder meer te maken met fysieke aanwezigheid (showroom/werkplaats), bereikbaarheid en onderhoud. We adviseren uw college dusdanige waarborgen in de aanbesteding in te bouwen, dat dergelijke opstartproblemen tot een minimum worden beperkt. We adviseren u tevens om een aanbesteding te doen, met als resultaat dat meerdere leveranciers hulpmiddelen gaan verstrekken. Dit geeft de klant meer keuzevrijheid en daagt de leverancier uit goed te presteren ten aanzien van prijs, kwaliteit en klantgerichtheid. Te meer, omdat de klant ook tussentijds de mogelijkheid heeft om naar een andere leverancier over te stappen. Tot slot adviseren wij uw college het meten van klanttevredenheid voor een belangrijk deel te baseren op eigen onderzoek naar ervaringen van klanten. We pleiten ervoor dat de gemeente zelf steekproefsgewijs contact met klanten heeft (of laat uitvoeren), die de afgelopen weken zijn geholpen door de leverancier. Dit kan zowel gaan over het verstrekken van een nieuw hulpmiddel als onderhoud aan een reeds geleverd hulpmiddel. Met relatief weinig contacten kan zo uit de eerste hand een goed beeld worden verkregen over het serviceniveau van een leverancier. Met vriendelijke groet, Christianne Bongers, voorzitter Cobie Jolink, secretaris