Inkoopstrategie Woningcorporaties Stephan Deen
Inhoud Inleiding Inkoopstrategie Categoriemanagement Kaders Managementteam/tenderboard Strategisch en tactisch inkoop Bijlagen 2
Inleiding Het doel van woningcorporaties is het verhuren en beheren van voldoende, betaalbare en kwalitatieve woningen; Voor de uitvoering wordt in grote mate gebruik gemaakt van externe opdrachtnemers, hun prestaties zijn bepalend voor de mate waarin doelen worden behaald; Per afdeling dient vanuit de organisatiedoelen te zijn afgeleid welke doelen in de samenwerking met externe opdrachtnemers centraal staan; De Inkoopstrategie is een praktische vertaling zodat de beste opdrachtnemers tegen goede condities in de juiste samenwerkingsvorm worden geselecteerd en gemanaged zodat deze een zo groot mogelijke impact op de afdelingsdoelen kunnen leveren. 3
Inkoopstrategie Doel: Het behalen van een maximale bijdrage van opdrachtnemers aan de afdelingsdoelen. Via het bereiken van: Inkoopmonitor Categoriemonitor CLM monitor Inzicht Bijlage I Grip Bijlage II Sturing Bijlage III Inkooporganisatie Opdrachtgeverschap 4
Inkoopstrategie Doel: Het behalen van een maximale bijdrage van opdrachtnemers aan de afdelingsdoelen. Door: uitgaven onderverdelen naar inkoopcategorieën; uitvoeren van categoriemanagement(1) om te komen tot de beste aanpak per inkoopcategorie; uitvoering binnen kaders(2); taken, rollen en bevoegdheden o.b.v. inkoopframework (3): Managementteam of Tenderboard(4) als beoordelingsorgaan; Strategisch inkoop(5) als aanjager en regisseur in een staffunctie; Uitvoering van categoriemanagement in de lijn, ondersteund door tactische inkoop(6) verantwoording nemen voor eigen rol in iedere samenwerkingsvorm; sturen vanuit contract- en leveranciersmanagement. (1) Zie pagina 6, (2) Zie pagina 9, (3) Zie pagina 10, (4) Zie pagina 11, (5) Zie pagina 12, (6) Zie pagina 13 5
Categoriemanagement (1) Categoriemanagement vertaalt de doelen in een aanpak per inkoopcategorie/-markt, stuurt de realisatie en zorgt voor grip en het optimaal benutten van de kansen; Dit vergt Richtinggevende doelen Integratie in de afdelingen eigenaarschap op categorieniveau Het proces(1a) van categoriemanagement Hierbij worden de opties en besluiten per fase vastgelegd een categoriedossier (1B). 6
Categoriemanagement (1A) Een multidisciplinair team/aanpak dat out of the box denkt en werkt volgens het proces van categoriemanagement. Bedragen zijn incl. BTW per jaar Nieuwbouw en renovatie P Aanbestedingsproces nieuwbouw en renovatie Categoriegroep T Categorie > 200.000 per jaar Quickscan en/of projectplan Categorieplan Inkoopstrategie Gunningsadvies Contract management MT MT MT MT MT DO, PO, CO, Wonen en Bedrijfsvoering < 200.000 Meervoudig onderhands of openbaar, via minimaal 3 offertes A Categorie < 200.000 per jaar < 100.000 Meervoudig onderhands, via minimaal 2 offertes < 50.000 Enkelvoudig onderhands, één op één Ter goedkeuring aan Managementteam P Projectmanager verantwoordelijk voor uitvoering MT Standaard documenten beschikbaar T Tactisch inkoper verantwoordelijk voor uitvoering A Afdeling verantwoordelijk voor uitvoering 7
KPI Update Categoriedossier (1B) Contractkaart Voor iedere categorie > 200.000 per jaar worden per fase de opties en besluiten vastgelegd in een inkoopdossier. Dit stuurt de realisatie, zorgt voor grip en mogelijkheid tot verantwoording. Inkoopstrategie Gunningsadvies Categorieplan Projectplan Quickscan 22-8-2019 8
Kaders (2) Conform de jaarlijkse uitgaven per categorie (incl. BTW) volgen van het juiste proces (pagina 7) van categoriemanagement Selectie op grond van Leverancierslijst (aanwezig voor belangrijkste categorieën) Gebruik van Algemene voorwaarden Gebruik van standaard (inkoop)contracten Handelen volgens de Gedrags- en integriteitsregeling Toepassen van procuratieschema Opdrachtnemer voldoet aan minimale financiële eisen PD rating B, Solvabiliteit 20%, Current ratio 1,1 Afwijking wordt beoordeeld conform het procuratieschema Omzetafhankelijkheid <30% Handelen als goed opdrachtgever Gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit 9
Business- of inkoopdomein Businessdomein Inkoopdomein Inkoopframework (3) Ruggengraat Positionering en structuur - Speelruimte en scope - Interne samenwerking - Governance - Extern netwerk en samenwerking - Marktkennis Leveranciersmanagement - Performance management - Ketenmanagement Contractmanagement - Scope - Verantwoordelijkheid - Rol - Evalueren prestaties Strategische uitlijning - Doorvertalen van organisaitestrategie - Tenderboard Ruggengraat in control - Waardecreatie - Businessimpact - Financiële impact Categoriemanagement - Segmentatie werkstromen en leveranciers Ruggengraat - Demand management - Risicomanagement - Categorieplan Sourcing - Standaard documenten - Digitaal aanbesteden - Eenduidig proces Leiderschap, Talentmanagement en intelligence - Veranderen, verbeteren, vernieuwen - Talent aantrekken, opleiden, behouden - Vakkennis en contextuele kennis - Planning & control - Spend- en compliance analyse - Kennismanagement Uitbesteding - Businessmodel - Businesscase Transactieproces - Automatisering - Bron voor intelligence - Optimalisatie Strategisch Tactisch Operationeel 10
Managementteam of Tenderboard (4) Behartigen, besturen en bewaken van inkoopbelang Zorgt dat businessmanagement accountable is voor het tactische inkoopdomein Toezien op uitvoering van en het nemen van besluiten in het proces van nieuwbouw/renovatie en categoriemanagement Monitoren van de uitvoering van categorieplannen Periodieke monitoring op voortgang KPI s, contractcompliance en budget Bewaken dat ontwikkelingen op inkoopgebied in overeenstemming zijn met doelen Vaststellen van: Inkoopstrategie, organisatie, workload planning en capaciteit allocatie Inkoopbeleid, gedragscode, algemene inkoopvoorwaarden, standaard contractmodellen Jaarplanning inkoop Processtappen van Categoriemanagement Beleid, selectie, plannen t.a.v. kernleveranciers Rollen, taken, verantwoordlijkheden en bevoegdheden op inkoopgebied Informatiestructuur, KPI s, rapportagelijnen en formats 11
Strategisch inkoop (5) Uitvoering van inkoopdomein (pagina 10) Doorvertalen van organisatiedoelen Zorgt dat management in control is (bijlage I, II en III) Aanjager en regisseur die zorgt dat besluiten van management worden uitgevoerd Initiator van en ondersteuner bij categoriemanagement Zorgt voor kwalitatieve ontwikkeling van inkoop Voorziet de uitvoering van categoriemanagement van instrumentarium: jaarplan, spendanalyse, functieprofielen, templates Neemt deel aan inkoopnetwerken 12
Tactisch inkoop (6) Uitvoering van businessdomein (pagina 10) Zorgt in samenwerking met categorie eigenaar en manager voor categorieplannen Stelt op basis van het categorieplan een passende inkoopstrategie op Is regisseur voor de uitvoering van de inkoopstrategie Ondersteunt bij het implementeren van de categorieplannen Is aanjager en regisseur van het contract- en leveranciersmanagement Houdt voor de belangrijkste categorieën de Leverancierslijst bij 13
Bijlagen 14
Bijlage I: Inzicht Inkoopvolwassenheid Inkoopmonitor Inkoopvolwassenheid 15
Bijlage II: Grip Categoriemonitor 16
Bijlage III Sturing Leveranciersmanagement CLM monitor Contractregistratie 17
Contact ons voor meer informatie Stephan Deen Directeur woningcorporaties s.deen@trevian.nl 06 342 629 10 18
v