Bijlage bij de VACANTVERKLARING gaat over tot de aanwerving en aanleg wervingsreserve van een deskundige Financiën en overheidsopdrachten (m/v) : functiebeschrijving en competenties 1. Algemene informatie Contractuele functie: contract van onbepaalde duur Niveau van de functie: B1-B3 Voltijdse tewerkstelling 2. Essentie van de functie De deskundige Financiën en overheidsopdrachten zorgt ervoor dat de boekhoudkundige en financiële werkzaamheden van de brandweerzone worden georganiseerd, uitgevoerd en opgevolgd. Hij/zij behartigt, in samenwerking met de bijzonder rekenplichtige, de opmaak en opvolging van de budgetten en budgetwijzigingen. Hij/zij is verantwoordelijk voor opvolging van de ontvangsten en uitgaven van de brandweerzone. De deskundige Financiën en overheidsopdrachten zorgt ervoor dat de specifiek aan hem/haar toegewezen dossiers en opdrachten in het kader van overheidsopdrachten en contractbeheer worden opgestart, uitgevoerd en opgevolgd, zodat de brandweerzone en het bestuur de gewenste resultaten kunnen bereiken. De deskundige Financiën en overheidsopdrachten zorgt voor administratieve ondersteuning van de brandweerzone. 3. Resultaatsgebieden 3.1 De deskundige Financiën en overheidsopdrachten zorgt ervoor dat hij/zij een overzicht behoudt over de dossiers overheidsopdrachten zodat het zonecollege en de zoneraad zich bij beleids- en uitvoeringsbeslissingen kan baseren op gefundeerde en juridische informatie. -contracten en aankopen binnen de brandweerzone; -actief onderhandelen met leveranciers en opvolgen van contracten; -waken over de naleving van de operationele en financiële objectieven; -interzonale samenwerkingsverbanden exploreren; -opvolging vigerende wetgeving rond overheidsopdrachten; 1
-communicatie met en informeren van leidende ambtenaren, leden van het zonecollege, over verschillende dossiers; -. 3.2 De deskundige Financiën en overheidsopdrachten zorgt voor de administratieve afhandeling van de dossiers overheidsopdrachten. -opvolging dossierverloop en procedures (administratief en wettelijk); -opening offertes en administratief nazicht ervan; -voorbereiding beraadslagingen, opmaak PV s; 3.3 In samenwerking met de bijzonder rekenplichtige zorgen voor het budgetbeheer en de budgetopvolging, teneinde de financiële doelstellingen van de brandweerzone te behalen. -het opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen (en opmaken van een meerjarenplanning); -het opstellen van het voorontwerp van het budget, interne kredietaanpassing, de budgetwijzigingen; - 3.4 De deskundige Financiën en overheidsopdrachten zorgt voor het beheer van de boekhouding en voor de uitoefening van boekhoudkundige en financiële (controle)activiteiten teneinde de juistheid van de boekhoudkundige informatie te verzekeren en correcte betalingen uit te voeren. -het voeren van de dagdagelijkse boekhouding; -het uitvoeren van verschillende eindejaarsverrichtingen met het oog op het opstellen van de jaarrekening; -BTW-aangifte; - opmaak van bestelbonnen; - controleren van facturen, schuldvorderingen, standopgave, 3.5 De deskundige Financiën en overheidsopdrachten zorgt voor het voeren van het debiteuren en crediteurenbeheer. -de opmaak en controle van invorderingsstaten; 2
-controleren op juistheid en volledigheid van bestelbons en facturen en invoeren van inkomende facturen in het boekhoudprogramma; - 3.6 De deskundige Financiën en overheidsopdrachten ondersteunt de brandweerzone op administratief vlak. Dit kan onder andere volgende taken inhouden: -verzorgen van het klassement; -inspringen voor en/of bij afwezigheid van collega s; 4. Functioneel-Technische competenties 4.1 Computerprogramma s: De deskundige Financiën en overheidsopdrachten kan volgende computersoftware vlot gebruiken en toepassen: -boekhoudprogramma -programma overheidsopdrachten (vb. 3P) -Windows -MS-Office programma s (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, ) 4.2 Administratieve procedures: De deskundige Financiën en overheidsopdrachten heeft een grondige kennis van de zonale administratieve procedures en van de werking van de brandweerzone. 4.3 Boekhouding: De deskundige Financiën en overheidsopdrachten kent het principe van de algemene boekhouding en kan deze kennis vlot toepassen. 4.4 Wetgeving: De deskundige Financiën en overheidsopdrachten zorgt ervoor dat hij/zij up-to-date blijft rond volgende wetgeving en weet dit vlot toe te passen in de praktijk: -wetgeving openbaarheid van bestuur -wetgeving overheidsopdrachten -algemene boekhouding -zonale wetgeving en procedures -algemeen reglement op de boekhouding van de hulpverleningszones 3
5. Algemene competenties 5.1 Doelgerichtheid: -steeds het einddoel voor ogen houden en hier het werkritme en de aanpak aan aanpassen -dossiers en taken in tijd opvolgen zodat het vooropgesteld doel bereikt wordt -prioriteiten kunnen stellen 5.2 Nauwkeurigheid: -taken tot in de kleinste details verzorgen (volledig, correct en zonder fouten) -eigen werk nakijken en controleren 5.3 Samenwerken: -een actieve bijdrage leveren aan de groep om zo het gezamenlijke doel te bereiken -tijdig overleggen met collega s (bv. problemen oplossen, samen richting zoeken, ) -blijven meedenken 5.4 Probleemanalyse: -problemen kunnen detecteren, benoemen en plaatsen in een bredere context -tijdig signaleren van aankomende problemen -een probleem ontrafelen in de verschillende samenstellende elementen om van daaruit te kunnen ingrijpen en haalbare oplossingen uit te werken. -bijkomende informatie verzamelen om mogelijke oplossingen voor het probleem te kunnen voorstellen -een onderscheid kunnen maken tussen hoofd- en bijzaken. 5.5 Concentratievermogen: -de aandacht gefocust kunnen houden op de taak waarmee men bezig is -niet te snel afgeleid worden 4
5.6 Zelfontplooiing: -zelf kunnen aangeven waar en wat nog verder ontwikkeld kan worden -spontaan acties ondernemen om zichzelf up to date te houden en bij te scholen m.b.t. de nieuwe ontwikkelingen op het vlak van financiën, overheidsopdrachten, - in staat zijn nieuwe informatie/kennis op te nemen, efficiënt te verwerken en effectief toe te passen. 5.7 Communicatie: -correct en grammaticaal foutloos taalgebruik -een boodschap schriftelijk of mondeling vlot en duidelijk kunnen overbrengen in het domein van overheidsopdrachten op een begrijpelijke en correcte manier, rekening houdend met de achtergrond van het publiek tot wie de boodschap gericht is (collega s, hiërarchische oversten, andere diensten, het beleid, ). -mensen telefonisch of tijdens overlegmomenten kunnen informeren over regels, afspraken en geplogenheden m.b.t. overheidsopdrachten 5.8 Integriteit: -algemeen aanvaarde sociale en ethische normen volgen -zich niet laten verleiden door anderen om af te wijken van normale, vooropgestelde procedures en afspraken - discreet, zakelijk en zorgvuldig omgaan met het vertrouwen dat door collega s en klanten wordt gesteld 5.9 Oordeelvorming: -het kunnen motiveren van een eigen oordeel of mening m.b.t. een financiële kwestie -weten wat mogelijke gevolgen en consequenties zijn van eigen geformuleerde voorstellen -zijn/haar eigen mening of oordeel op een duidelijke, correcte en heldere manier naar de collega s, hiërarchische oversten en het beleid kunnen overbrengen. 5