Ell@: Veelgestelde vragen en antwoorden v3.0 Inhoudstafel 1. Mijn Ell@-toestel werkt niet... 2 1.1. Aan/uit-toets werkt niet... 2 1.2. E-id-kaart verzorgende wordt ingestoken, maar je toestel geeft aan : identiteit niet gekend... 2 1.3. E-id-kaart verzorgende wordt ingestoken, maar toestel geeft de naam van een andere werknemer aan.... 2 1.4. Toestel is vergrendeld (sleutel blijft op scherm staan, ondanks ingave e-idkaart) 2 1.5. E-id-kaart cliënt wordt ingestoken, maar het toestel geeft aan geen e-id gevonden... 2 2. Verbinding maken met www.e-zorg.be lukt niet... 3 2.1. Ik krijg een fout-melding bij het aansluiten van mijn Ell@-toestel... 3 2.2. Ik maak gebruik van Windows XP... 3 2.3. Ik maak gebruik van een Apple computer... 3 2.4. Ik maak gebruik van IE11 (Internet Explorer 11)... 3 2.5. Ik steek mijn USB-kabel in maar de stappen worden niet doorlopen... 4 3. Ik heb vragen bij het ingeven van een prestatie... 6 3.1. Hoe maak ik een nieuwe prestatie aan, die niet in de planning staat?... 6 3.2. Ik heb een prestatie foutief ingegeven, kan ik deze prestatie nog wijzigen of verwijderen?... 6 3.3. Bij het ingeven van 08:00 als beginuur van een prestatie verschijnt er 23:00... 6 3.4. Ik heb een prestatie ingegeven en doorgestuurd, maar deze verschijnt opnieuw in mijn planning. Wat doe ik?... 6 3.5. Kan ik een prestatie in het verleden aanpassen?... 6 3.6. Ik heb geen adresgegevens van een door mij nieuw ingevoerde cliënt.... 6 4. Ik heb vragen bij het digitaal tekenen van een prestatie... 7 4.1. Mijn cliënt kent zijn PIN-code niet. Wat doe ik?... 7 4.2. De e-id van mijn cliënt is niet aanwezig. Wat doe ik?... 7 4.3. De cliënt heeft een prestatie reeds afgetekend maar nadien breng ik hier nog een wijziging in aan. Wat doe ik?... 7 4.4. Moet ik prestaties zoals verlof, ziekte, tekenen met mijn PIN-code?... 7 4.5. Hoeveel pogingen kan ik ondernemen om een PIN-code in te brengen?... 7 5. Berichten lezen... 8 5.1. Hoe weet ik dat er een bericht beschikbaar is?... 8 5.1.1. Bericht met planningsinformatie... 8 5.1.2. Bericht met extra cliëntinformatie... 8 5.2. Waar kan ik een bericht lezen?... 8 5.2.1. Bericht met planningsinformatie... 8 5.2.2. Bericht met extra cliëntinformatie... 8 6. Berichten invoeren... 8 6.1. Bericht met planningsinformatie... 8 6.2. Bericht met cliënteninformatie (komt weldra)... 8
1. Mijn Ell@-toestel werkt niet 1.1. Aan/uit-toets werkt niet Mogelijks zijn de batterijtjes aan vervanging toe. Je kan nieuwe batterijtjes vragen aan je regioverantwoordelijke. 1.2. E-id-kaart verzorgende wordt ingestoken, maar je toestel geeft aan : identiteit niet gekend Dit kan voorkomen nadat (via www.e-zorg.be) een software up-date werd geïnstalleerd op je Ell@-toestel. Bedoeling is dat bij een software up-date de stappen op www.e-zorg.be 2 x doorlopen worden. Bij de eerste inlog worden de prestaties binnengehaald en de nieuwe versie opgeladen. Bij de 2 de keer wordt de gebruiker terug toegekend en de nieuwe planning opgeladen. Wanneer de stappen slechts 1 maal werden doorlopen wordt de identiteit niet herkend. Log dus nogmaals in en doorloop de stappen. 1.3. E-id-kaart verzorgende wordt ingestoken, maar toestel geeft de naam van een andere werknemer aan. Log normaals in op www.e-zorg.be en doorloop de 9 stappen. Het toestel herkent nu wel de e- ID-kaart van de werknemer. 1.4. Toestel is vergrendeld (sleutel blijft op scherm staan, ondanks ingave e-id-kaart) Probeer nogmaals verbinding te maken met je PC via je USB kabel 1.5. E-id-kaart cliënt wordt ingestoken, maar het toestel geeft aan geen e-id gevonden Steek de e-id kaart pas in het Ell@-toestel wanneer het toestel vraagt om de e-id in te steken Voer e-id cliënt in of Druk OK (e-id niet beschikbaar Zit de kaart reeds vroeger in het toestel, dan wordt deze niet gelezen en krijg je de boodschap Geen e-id gevonden. Druk Ok of terug. Zijn geen van deze antwoorden, een antwoord op je vraag, stuur dan een mail naar ella@ons.be met een beschrijving van je probleem. Je vraag zal binnen de 3 werkdagen worden opgenomen.
2. Verbinding maken met www.e-zorg.be lukt niet 2.1. Ik krijg een fout-melding bij het aansluiten van mijn Ell@-toestel Bij het aansluiten van mijn Ell@-toestel krijg ik de boodschap: Op je scherm verschijnt onderstaand bericht. Je mag op uitvoeren klikken. Wanneer de vraag nogmaals wordt gesteld mag je opnieuw op uitvoeren klikken. Tijdens de installatie verschijnt dit schermpje: Het schermpje verdwijnt zodra de installatie voltooid is. Ook de rode kader verdwijnt dan. Je kan nu alle volgende stappen doorlopen. 2.2. Ik maak gebruik van Windows XP Om gebruik te kunnen maken van Ell@ op jouw computer, is de installatie van een plugin vereist. U kan deze plugin zelf installeren, maar dit is niet zo eenvoudig. U kan contact opnemen met onze helpdesk ella@ons.be om u hierin te ondersteunen. 2.3. Ik maak gebruik van een Apple computer Helaas is het niet mogelijk om met Ell@ te werken op een Apple computer. 2.4. Ik maak gebruik van IE11 (Internet Explorer 11) Maak je gebruik van IE11 dan moet e-zorg.be toegevoegd worden aan de Instellingen voor compatibiliteitsweergave. Open IE11 en Klik hiervoor rechtsbovenaan op compabiliteitsweergave en kies in uitvalllijst Instellingen voor
2.5. Ik steek mijn USB-kabel in maar de stappen worden niet doorlopen De eerste keer dat je je Ell@ gebruikt op je computer, kan het een tijdje duren vooraleer je Ell@- toestel door je computer wordt herkend. Wanneer dit te lang duurt, zou het kunnen dat je USBpoort Ell@ niet goed herkent. Probeer dan eens een andere USB-poort. Tip: de USB-poort is de plaats waar je ook je computer-muis op je computer kan aansluiten. 2.6. Bij het inloggen geraak ik niet voorbij stap 1 Er is een probleem met de connectie tussen ell@ en PC. Volgende stappen kunnen uitgevoerd worden : - Ell@ volledig afkoppelen en de eid verwijderen. - Ell@ afsluiten - De webbrowser volledig afsluiten en een verse tab naar www.e-zorg.be openen
- Ell@ aankoppelen, eventueel via een andere usb-poort 2.7. Ik heb geen bevestigingsmail ontvangen Er zijn 2 mogelijke problemen : De upload is niet goed verlopen, dus herhaal nog eens de stappen. Ofwel is uw mailadres niet juist. Check uw mailadres dat gebruikt wordt door de personeelsdienst en geef eventueel het juiste door. Zijn geen van deze antwoorden, een antwoord op je vraag, stuur dan een mail naar ella@ons.be met een beschrijving van je probleem. Je vraag zal binnen de 3 werkdagen worden opgenomen.
3. Ik heb vragen bij het ingeven van een prestatie 3.1. Hoe maak ik een nieuwe prestatie aan, die niet in de planning staat? In het menu invoeren prestatie kies je een willekeurige prestatie en duw je OK. Vervolgens selecteer je invoeren nieuwe prestatie (laatste keuzemogelijkheid). 3.2. Ik heb een prestatie foutief ingegeven, kan ik deze prestatie nog wijzigen of verwijderen? In het menu controleren F53 kan je met de knop bewerken een prestatie nog wijzigen of verwijderen indien nodig. 3.3. Bij het ingeven van 08:00 als beginuur van een prestatie verschijnt er 23:00 Om 08:00 uur in te geven tik je eerst een 0 en dan een 8. Tik je onmiddellijk een 8 dan verschijnt het getal 23. 3.4. Ik heb een prestatie ingegeven en doorgestuurd, maar deze verschijnt opnieuw in mijn planning. Wat doe ik? Wanneer je een prestatie ingeeft voor vandaag of een dag in de toekomst en je maakt verbinding met www.e-zorg.be, worden deze gegevens naar het kantoor doorgestuurd, maar verschijnt deze prestatielijn opnieuw in je planningsoverzicht omdat die werkdag nog niet voorbij is. Het is niet nodig om de prestatie opnieuw te registreren en door te sturen. 3.5. Kan ik een prestatie in het verleden aanpassen? Zolang je geen verbinding hebt gemaakt met www.e-zorg.be, kan je de voorbije prestatiedagen nog wijzigen of verwijderen. 3.6. Ik heb geen adresgegevens van een door mij nieuw ingevoerde cliënt. Wanneer je zelf een nieuwe prestatie aanmaakt voor een nieuwe cliënt, verschijnt deze nieuwe cliënt in het menu raadplegen cliëntenlijst. De adresgegevens worden hier niet in opgenomen.
4. Ik heb vragen bij het digitaal tekenen van een prestatie 4.1. Mijn cliënt kent zijn PIN-code niet. Wat doe ik? Een digitale handtekening is pas rechtsgeldig indien ook de PIN-code wordt gebruikt. Tracht daarom zoveel mogelijk te streven naar prestaties die getekend worden door de cliënt mét PIN-code. Ligt dit in een bepaalde situatie moeilijk, dan kan je dit met je verantwoordelijke bespreken, zodat naar een gepast antwoord gezocht kan worden. Het is mogelijk om een prestatie te registreren enkel met e-id-kaart van de cliënt of mantelzorger en zonder PIN-code, maar dit enkel wanneer de cliënt/mantelzorger hiervoor op voorhand schriftelijke toestemming gaf. Geef zeker nooit zelf de PIN-code in van je cliënt. 4.2. De e-id van mijn cliënt is niet aanwezig. Wat doe ik? Je kan je prestatie uitzonderlijk tekenen zonder e-id van de cliënt. Er zal gevraagd worden om een reden te kiezen waarom niet met e-id werd getekend. Wanneer de e-id van de cliënt systematisch niet aanwezig is, is het belangrijk dat je dit bespreekt met je leidinggevende. Er kan bijvoorbeeld afgesproken worden dat de mantelzorger van de cliënt tekent of jij zelf. Dit kan alleen na overleg met de leidinggevende en na schriftelijke toestemming van de cliënt/mantelzorger. 4.3. De cliënt heeft een prestatie reeds afgetekend maar nadien breng ik hier nog een wijziging in aan. Wat doe ik? Wanneer je een wijziging aanbrengt in een prestatie die reeds afgetekend werd door de cliënt, wordt opnieuw gevraagd om de prestatie door de cliënt te laten tekenen. Wanneer je enkel je woon-werkverkeer aanpast, is het voldoende dat je de prestatie met je eigen e- ID tekent, ook al wordt de e-id van je cliënt gevraagd. 4.4. Moet ik prestaties zoals verlof, ziekte, tekenen met mijn PIN-code? Voorlopig vragen wij u om alle prestaties, ook prestaties zoals verlof, tijdskrediet, ouderschapsverlof, ziekte, met e-id en PIN af te tekenen. Bij afwezigheden van langer dan 2 weken, kan je maximum voor 2 weken voorruit tekenen. 4.5. Hoeveel pogingen kan ik ondernemen om een PIN-code in te brengen? Je kan 3 maal proberen om een PIN-code in te geven. Na 3 foutieve pogingen wordt de kaart geblokkeerd en dien je deze met behulp van de PUK-code op het gemeentehuis opnieuw te activeren. Het is veiliger om na 2 foutieve pogingen terug te keren en de prestatie goed te keuren zonder PIN-code.
5. Berichten lezen 5.1. Hoe weet ik dat er een bericht beschikbaar is? 5.1.1. Bericht met planningsinformatie Wanneer er meer informatie beschikbaar is over de planning van de hulp bij een cliënt, staat voor de voornaam van de cliënt een *. 5.1.2. Bericht met extra cliëntinformatie Wanneer er meer informatie beschikbaar is over een cliënt, staat voor de familienaam van de cliënt een *. 5.2. Waar kan ik een bericht lezen? 5.2.1. Bericht met planningsinformatie Berichten over de planning van de hulp bij een cliënt kan je lezen vanuit het menu raadplegen planning en vanuit het menu invoeren prestatie. Dit kan je zelf kiezen. 5.2.2. Bericht met extra cliëntinformatie Berichten met meer informatie over een cliëntsituatie voor betere zorg op maat, kan je lezen in het menu raadplegen cliëntenlijst. 6. Berichten invoeren (enkel voor verantwoordelijken, coördinatoren en medewerkers) 6.1. Bericht met planningsinformatie Deze informatie wordt via de planning of de prestatie ingebracht. Het betreft hier informatie die met deze moment in de planning te maken heeft en vaak éénmalig is. Dubbelklik op de prestatie. Bij het veld opmerking kan je een bericht invoeren tot 20 karakters. Bijv. stagiaire Ann gaat mee 6.2. Bericht met cliënteninformatie (komt weldra) Het gaat hier om bijkomende informatie betreffende de cliënt. Deze informatie vertrekt vanuit het cliëntendossier (max. 50 karakters), te vinden in het cliëntdossier: Tabblad Algemeen/ veld opmerking planning werknemer (informatie Ell@) bijv. code van het sleutelkastje