Handleiding voor het digitaal tekenen van huurcontracten bij UGent

Transcriptie

1 Handleiding voor het digitaal tekenen van huurcontracten bij UGent Inleiding Ondersteunde systemen Stap 1: noodzakelijke software installeren Stuurprogramma installeren van je eid reader Stap 2: Testen van je kaartlezer met behulp van de eid software. Problemen met het uitlezen van je eid Stap 3: ophalen van je huurcontract of start digitaal tekenen via Digitek Problemen bij het ophalen van je huurcontract Stap 4: digitaal tekenen van je huurcontract Digitaal tekenen van een huurcontract met meerdere huurders Problemen met je eid PIN code Problemen bij het tekenen van jouw huurcontract Stap 5: controleren van jouw tegengetekend huurcontract Wat te doen bij waarschuwingen? Problemen oplossen Installeer een recente versie van de gebruikte software & browser Lees de FAQ-pagina om een oplossing voor een gekend probleem te vinden Neem contact op met de helpdesk Inleiding Deze handleiding beschrijft de nodige stappen om een huurcontract voor een kamer of appartement bij UGent digitaal te tekenen. Je dient over een eid kaartlezer te beschikken en je PIN code te weten om het huurcontract digitaal te tekenen. Ontving je jouw eid voor je 18 was, laat dan je elektronische identiteitskaart activeren bij de gemeente/stad waar je je hoofdverblijfplaats hebt. Dit is nodig om een digitale handtekening op jouw huurovereenkomst te kunnen plaatsen. Indien je niet beschikt over een eid kaartlezer kan je jouw huurcontract digitaal tekenen met je eid in 1 van de vele PC knooppunten in UGent. Bekijk de kaart en het overzicht met adressen waar je digitaal kan tekenen op de Digitek website. Op deze PC knooppunten zijn er een aantal PC's voorzien met een keyboard met een ingebouwde eid lezer en is de nodige software reeds geïnstalleerd. Kijk uit naar het "in met je eid" logo om de PC's waarmee je digitaal kan tekenen terug te vinden. Je kan ook jouw huurcontract manueel tekenen en ons terug bezorgen op het volgende adres: Afdeling Huisvesting

2 Stalhof 6, 9000 Gent Gelieve te zorgen voor een kwaliteitsvolle print! Je dient enkel stap 3 van deze handleiding te volgen, dit om je huurcontract af te halen. Ondersteunde systemen Het gebruik van Digitek en het plaatsen van een digitale handtekening werd getest op volgende systemen en browsers. Windows 7 / 8.1 / 10: Internet Explorer 11 (11.371) / Firefox (52.6.0) / Chrome (63) MacOS High Sierra ( ): Firefox (60.0.1) / Safari (11.0.3) We raden aan om altijd een recente versie van je browser te gebruiken! Voor het plaatsen van de digitale handtekening werd gebruik gemaakt van volgende eid lezers: ACR38 en de Ewent Eminent EW1052. Gebruik van andere recente kaartlezers zou in principe ook moeten werken, echter deze werden niet getest. Stap 1: noodzakelijke software installeren De volgende software is noodzakelijk voor het digitaal tekenen van uw huurcontract: eid software van de federale overheid stuurprogramma van je eid reader Indien deze software niet aanwezig is op je computer, dien je deze te installeren. Heb je deze software al geïnstalleerd, dan is het aan te raden om de meest recente versie te gebruiken. Stuurprogramma installeren van je eid reader Indien je voor de eerste maal gebruik maakt van je kaartlezer, kan je eenvoudig het stuurprogramma van je reader installeren door deze in te pluggen. Het stuurprogramma wordt normaal gezien automatisch geïnstalleerd:

3 Indien dit niet automatisch gebeurt, is het stuurprogramma waarschijnlijk al geïnstalleerd op je computer. Wanneer je kaartlezer niet bruikbaar blijkt te zijn op het einde van stap 2, dien je het stuurprogramma manueel te installeren. Zoek op de volgende termen in een zoek-website (Google, Yahoo, Duckduckgo...): smart card reader de merknaam/modelnaam van je eid reader driver (=stuurprogramma) Niet alle kaartlezers worden ondersteund door alle computers / besturingssystemen, het kan dus zijn dat je een andere eid kaartlezer moet gebruiken. Stap 2: Testen van je kaartlezer met behulp van de eid software. Na de installatie van de eid software kan je direct een eenvoudige test uitvoeren en je eid uitlezen:

4 We raden je aan om ook te testen of je met jouw eid digitaal kan tekenen, dit kan via het "eid Viewer" programma. Het eid viewer programma vind je ook terug op de site van de federale overheid, hiermee kan je al de kaartgegevens van jouw eid uitlezen.

5 Controleer of je digitaal kan tekenen door jouw "Signature certificate" te controleren in het derde tabblad : "Certificates"

6 Onder "Citizen CA" bevinden zich twee certificaten: "Authentication" en "Signature". Controleer het "Signature" certificaat: deze dient "Valid" en "Trusted" te zijn, aangeduid door het groen vinkje zoals hierboven. Indien het "Signature" certificaat ontbreekt of niet geldig is (geen groen vinkje): lees punt 4 en 5 van de FAQ pagina. Indien deze test positief is kan je verdergaan om je huurcontract digitaal te tekenen. Problemen met het uitlezen van je eid Indien je problemen hebt met het uitlezen van je eid, kan je de oplossing van je probleeem misschien terugvinden op de FAQ van de federale overheid.

7 Stap 3: ophalen van je huurcontract of start digitaal tekenen via Digitek Je kreeg een mail van de dienst Huisvesting met daarin een link naar de Digitek applicatie. Je dient deze link te gebruiken voor het ophalen van je huurcontract, indien je manueel wil tekenen; of voor het starten van een signeer sessie indien je digitaal wil tekenen. Hieronder zie je de landingspagina van Digitek met beide opties: Problemen bij het ophalen van je huurcontract Gekende problemen worden behandeld op de FAQ pagina.

8 Stap 4: digitaal tekenen van je huurcontract Nadat Digitek je contract heeft opgemaakt (dit kan even duren), wordt je doorverwezen naar de digitale tekenomgeving. Hier kan je jouw huurcontract nakijken en jouw digitale handtekening plaatsen. Bemerk de knoppen bovenaan: zoom niveau instellen bladeren in document handtekening(en) plaatsen digitale tekenomgeving verlaten Je kan je handtekening op twee manieren plaatsen: via de handtekening knop bovenaan via het handtekening veld onderaan pagina 2 van het huurcontract

9 Hierna verschijnt een pop-up die je vraagt om eazylink te installeren: eazylink is een programma dat ervoor zorgt dat je eid lezer kan gebruikt worden om online digitaal te tekenen met behulp van eazysign. Download het eazylink installatie bestand en voer het uit (dubbelklik op het bestand onderaan je browser of in je downloads overzicht).

10 Indien je problemen zou hebben met de installatie kan je hier terecht: eazylink help Nu kan je je eigenlijke handtekening plaatsen: sluit je eid reader aan en breng je eid in. Klik op het handtekening veld en vink de checkbox "gelezen en goedgekeurd" aan; hierna kan je jouw digitale handtekening plaatsen: Na het uitlezen van je eid kan je je digitale handtekening plaatsen door je PIN code in te geven: Het contract is succesvol ondertekend als je volgende boodschap ziet:

11 Na het ondertekenen van het contract kan je de tekensessie beëindigen via de Exit knop: Hierna beland je terug bij Digitek:

12 Na het succesvol ondertekenen van je huurcontract wordt dit verder verwerkt en wordt de digitale UGent handtekening geplaatst, waarna een digitale kopie naar jou wordt opgestuurd via . Digitaal tekenen van een huurcontract met meerdere huurders Indien een huurcontract is opgesteld voor meerdere huurders, bv. bij het verhuur van een appartement, dienen beide huurders hun digitale handtekening te plaatsen. Dit kan gebeuren in een verschillende signeersessie, beide huurders dienen dus niet op hetzelfde moment hun digitale handtekening te plaatsen. Belangrijk: de hoofdhuurder moet inloggen op Digitek om het huurcontract te tekenen. Verder verloopt het tekenproces gelijkaardig met huurcontracten voor een enkele huurder. Hieronder een voorbeeld van een huurcontract met twee huurders:

13 Problemen met je eid PIN code Met behulp van het eid viewer programma kan je je PIN code controleren:

14 Problemen bij het tekenen van jouw huurcontract Gekende problemen worden behandeld op de FAQ pagina. Stap 5: controleren van jouw tegengetekend huurcontract Het finale huurcontract wordt opgestuurd naar jouw UGent adres, nadat het is tegengetekend door UGent. Wanneer je het contract bekijkt, zie je onderaan de digitale handtekening van UGent, naast jouw eerder geplaatste handtekening.

15 Wanneer je jouw contract opent met Adobe Reader kan je de status van de handtekeningen controleren: deze staat beschreven in de blauwe balk bovenaan. Hieronder een voorbeeld van een document dat getekend is door UGent: Meer informatie i.v.m. de digitale handtekeningen kan je opvragen via het "Handtekeningvenster/Signature Panel" : Hieronder een voorbeeld van dergelijke informatie over de digitale handtekening van UGent:

16 Dit is een voorbeeld van informatie over de digitale handtekening die je met jouw eid hebt geplaatst: Wat te doen bij waarschuwingen? Adobe gebruikt een lijst van "Trusted Certificates/Vertrouwde Certificaten" om de validiteit van handtekeningen te controleren.

17 Deze lijst wordt regelmatig bijgewerkt; indien je een pop-up krijgt "Trusted Certificates Update/Vertrouwde Certificaten Bijwerken" dien je deze update uit te voeren. Indien je een waarschuwingsmelding krijgt dat de geldigheid van een digitale handtekening onbekend is dien je deze lijst van vertrouwde certificaten handmatig bij te werken. Dit doe je door naar het volgend menu te navigeren: "Bewerken" "Voorkeuren" "Betrouwbaarheidsbeheer" Daar kan je de update van vertrouwde certificaten uitvoeren: doe dit voor de AATL en EUTL lijsten. Problemen oplossen Indien je problemen ondervindt bij het digitaal tekenen van je huurcontract kunnen onderstaande tips helpen.

18 Installeer een recente versie van de gebruikte software & browser Software: Browser: eid software van de federale overheid : download hier ook de eid viewer waarmee je je eid lezer kan testen installeer de laatste versie van het stuurprogramma (driver) van je eid lezer Firefox Chrome Internet Explorer Safari Lees de FAQ-pagina om een oplossing voor een gekend probleem te vinden Gekende problemen worden behandeld in de FAQ pagina. Neem contact op met de helpdesk Indien je problemen blijft ondervinden, kan je contact opnemen met de helpdesk: helpdesk@ugent.be Gelieve volgende zaken mee te geven: jouw huurcontract en/of de naam van de hoofdhuurder van het contract screenshots van eventuele foutmeldingen het tijdstip (datum + tijd) van je poging om het huurcontract af te halen / digitaal te tekenen versie besturingssysteem (Windows, Mac,...) en versie van browser