Agentschap Onroerend Erfgoed zoekt een Specialist Infopunt Erfgoed Afdeling: Informatie en Communicatie Niveau: A111 Graad: Adjunct van de directeur Standplaats: Herman Teirlinck-gebouw, Havenlaan 88 bus 5, 1000 Vacaturenummer: 201710 FUNCTIECONTEXT Het agentschap Onroerend Erfgoed bereidt het onroerenderfgoedbeleid in Vlaanderen voor en voert het uit. Vanuit die optiek inventariseert en beschermt het gebouwen, landschappen, archeologische sites en varend erfgoed. Verder ondersteunt het burgers, lokale overheden, ontwerpers, ontwikkelaars en andere instanties met adviezen en premies. Het draagt ten slotte de kwaliteitsvolle omgang met onroerend erfgoed uit, met beleidsgericht onderzoek en een gerichte communicatie daarover. Samen met onze partners zorgen we dat onroerend erfgoed een zaak is van en voor iedereen. Hier zijn steden en gemeenten onze partner bij uitstek om het onroerenderfgoedbeleid uit te dragen en te vertalen naar burgers. We onderhouden nauwe relaties met andere beleidsdomeinen zoals ruimtelijke ordening, natuur, landbouw, toerisme, onderwijs enz. Daarnaast subsidiëren we een aantal structurele erfgoedpartners. Deze verenigingen zetten elke dag het erfgoed op de kaart. Binnen het agentschap Onroerend Erfgoed is op 1 januari een nieuwe dienst opgericht: het Infopunt Erfgoed. Het Infopunt Erfgoed zal fungeren als toegankelijk aanspreekpunt voor de klanten van ons agentschap. Daarnaast zal het team vanuit haar eigen expertise zorgen voor de administratieve ondersteuning van de klantgerichte processen binnen het gehele agentschap. Vanuit het Infopunt Erfgoed zal de huidige interne ondersteuning (per team of afdeling) stapsgewijs geüniformiseerd worden voor het hele agentschap. Ook de dienstverlening aan onze klanten wordt geoptimaliseerd. Zo komen we tot een gelijkwaardige en efficiënte ondersteuning en dienstverlening, die we waar mogelijk proberen te verhogen. Het agentschap is daarom op zoek naar een organisatieondersteuner die mee instaat voor de opstart van het nieuwe Infopunt Erfgoed en dit optimalisatietraject actief mee kan uitbouwen. JE TAKENPAKKET 1
Je takenpakket bestaat uit het bijstaan van het Infopunt Erfgoed en interne klanten via coördinatie, ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening. Dit met als doel ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. Je ondersteunt hierbij het team Infopunt Erfgoed en het gehele agentschap, en zal werken vanuit de verschillende locaties waar het agentschap actief is. Vanuit deze ondersteuning en een analyse van de huidige werking werk je aan een efficiënte, uitvoerbare en klantvriendelijke optimalisatie van de werking. RESULTAATSGEBIEDEN Kennis met betrekking tot het vakgebied. Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied om de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. - Doorlopende on-the-job ervaring opdoen en meedraaien bij het volledige takenpakket als Infopuntmedewerker en op alle locaties waar het Infopunt actief is - In nauw en direct contact staan met de verschillende Infopuntmedewerkers - Vergelijkend onderzoek doen naar de uitbouw en werking soortgelijke dienstverleningen, op zoek gaan naar best practices - Opvolgen van actuele ontwikkelingen, toepassingen, werkwijzen, vormingen, binnen het vakgebied - Oog hebben voor en actief of zoek gaan naar interessante vormingsactiviteiten binnen het vakgebied, niet enkel voor zichzelf maar ook voor de teamleden Behoeftenanalyse. (Proactief) analyseren van de behoeften van de organisatie en klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. - Evalueren en analyseren van de huidige dienstverlening - Aftoetsen van analyses aan de dagelijkse werkpraktijk en bij de Infopuntmedewerkers - Fungeren als aanspreekpunt bij concrete vragen en problemen inzake de inhoud van het takenpakket van de Infopuntmedewerkers. Deze vragen enerzijds concreet beantwoorden en oplossen en anderzijds verwerken in de behoeftenanalyse - Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Werkinstrumenten. Ontwikkelen of aanpassen van processen, instrumenten, kaders, in nauw overleg met de klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten, processen en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. - Toepassingen, instrumenten, kaders, opvolgen en/of verbeteren zodanig dat deze de werking van het team Infopunt effectief vereenvoudigen, uniformiseren en efficiënter maken - Uitwerken van processen, procedures en richtlijnen die effectief op dagelijkse basis toepasbaar zijn voor de medewerkers van het Infopunt - Verzorgen van opleidingen, toelichtingen en permante ondersteuning on-the-job bij de implementatie 2
Projectdeelname. Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. - Opnemen van de trekkersrol in deelprojecten - Een bijdrage leveren aan en deelnemen aan projecten - Leveren van specifieke input voor projecten Coördinatie. Coördineren en opvolgen van de taken van medewerkers teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. - De correcte uitvoering van specifieke taken (bv. openbaarheid van bestuur, opzoeken eigenaarsgegevens, ) coördineren, begeleiden en valideren - Afstemmen van de taken en werking van verschillende medewerkers op elkaar, en op de noden van de organisatie - Opstellen en van nabij opvolgen van planningstools voor taken en processen - Zorgen voor het goed verloop van de dagelijkse werking Dienstverlening uitbouwen en/of optimaliseren. Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen het vakgebied proactief mee definiëren, uitbouwen, optimaliseren en bijsturen, en een trekkende rol opnemen in deze projecten/opdrachten teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen - De continue werking van het Infopunt meehelpen verzekeren - Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening binnen het team en zijn directe belanghebbenden - Actieplan opstellen, werkmethode definiëren - Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, toepassingen, afspraken - Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort, maken van verslagen, projectvoortgang helder weergeven, Adviesverlening. Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het vakgebied teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. - Antwoorden op vragen van klanten en collega s - Fungeren als aanspreekpunt voor vragen van de medewerkers van het team Infopunt Erfgoed - Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen - Proactief knelpunten signaleren Kwaliteitsborging. Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. - Bewaken van correcte toepassing van processen, kaders, afspraken, - Evalueren en opvolgen van klanttevredenheid in verschillende richtingen: zowel binnen het team Infopunt over de werkwijzen, toepassingen, afspraken, tools, als van de (interne en externe klanten) van het Infopunt over de dienstverlening 3
- Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren - Input leveren voor management rapportering - Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen, en toezien op naleving van kwaliteitsnormen - Voorstellen doen voor verbetering - Deelproces afstemmen met andere processen binnen de organisatie Communicatie en contacten. Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te Informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. - De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de klant - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, Infosessies - Fungeren als aanspreekpunt - Feedback vragen aan klanten JE PROFIEL DEELNEMINGSVOORWAARDEN JE DIPLOMA Je hebt een master-diploma of gelijkwaardig. Ervaring met de uitbouw van klanten- en organisatie-ondersteunende taken, en affiniteit met onroerend erfgoed zijn een pluspunt. JE GEDRAGSCOMPETENTIES o Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) o Analyseren: Je legt verbanden en ziet oorzaken (niveau 1) o Initiatief: Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) (niveau 1) o Samenwerken: Je stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen) (niveau 2) o Oordeelsvorming: trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese (niveau 1) o Verantwoordelijkheid nemen: Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk (niveau 1) JE TECHNISCHE COMPETENTIES - Je beschikt over goede communicatievaardigheden, en kan processen en tools op een heldere en praktische manier analyseren en toelichten. - Je kunt de toepassing van processen, regelgeving, tools en richtlijnen op correcte en klantgerichte wijze doorvertalen, zowel mondeling als schriftelijk. 4
- Je hebt een goede kennis van de onroerenderfgoedregelgeving (Onroerenderfgoeddecreet- en besluit, Varenderfgoeddecreet en -besluit) en van de regelgeving van aanverwante domeinen (bv. Ruimtelijke ordening ), van de wet op de openbaarheid van bestuur,. - Je hebt een grondige kennis van de gebruikelijke informaticasystemen (Office, ) JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES - Je bent klantgericht en een dienstverlenende functie uitoefenen is jouw ambitie. - Je pikt snel nieuwe praktische en theoretische kennis op en hebt inzicht in processen en tools. - Je bent communicatief ingesteld, bezit een analytische geest en toont een grote inzet. - Het kunnen stellen van prioriteiten, flexibiliteit en motivatie behoren tot je kwaliteiten. - Je denkt oplossingsgericht. - Je schrikt er niet voor terug om afwisselend in verschillende provinciehoofdplaatsen en in Brussel aan de slag te gaan. ONS AANBOD - Onmiddellijke indiensttreding met een contract tot 31/01/2019. - De werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. - Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag). - Je wordt aangeworven in de graad van Adjunct van de directeur (rang A111) met de bijbehorende salarisschaal. Je aanvangssalaris is minimaal 2001,38 euro (nettomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. - Relevante erkende beroepservaring in de openbare sector kan volledig in rekening gebracht worden. Erkende ervaring in de private sector kan voor maximum twintig jaar anciënniteit in rekening gebracht worden. HOE SOLLICITEREN? De Vlaamse overheid draagt gelijke kansen en diversiteit hoog in het vaandel. Je wordt aangeworven op basis van competenties. Kwaliteiten van mensen zijn doorslaggevend ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Personen met een handicap krijgen de nodige faciliteiten indien zij hierom verzoeken. Spreekt deze functie je aan? Stuur dan snel je CV met bijhorende motivatiebrief naar het agentschap Onroerend Erfgoed, Havenlaan 88 bus 5, 1000 Brussel, of per e-mail naar: vacatures@onroerenderfgoed.be. Solliciteren kan tot en met 11/05/2018 Vermeld bij je sollicitatie volgende referentie: 201710 Specialist Infopunt Erfgoed. 5
SELECTIEPROCEDURE - CV-screening: je cv wordt zorgvuldig vergeleken met de gevraagde ervaring en de gevraagde technische en persoonsgebonden competenties (timing o.v. week van 14/05/2018) - Interview (mogelijk met case): er wordt een gestructureerd interview gehouden waarin zowel je motivatie, je ervaring en de gevraagde competenties worden bevraagd (timing o.v. week van 28/05/2018) - WERFRESERVE Bij deze aanwerving wordt een werfreserve aangelegd van 2 jaar. Deze termijn kan verlengd worden door de leidend ambtenaar van het agentschap. MEER WETEN? Wil je graag wat meer inhoudelijke Informatie over deze functie, dan kan je contact opnemen met Els Verbert, directeur Infopunt (02 553 58 10 els.verbert@vlaanderen.be ). Wil je graag wat meer Informatie over de procedure, dan kan je contact opnemen met Bart Lippens (0476 22 60 81 bart.lippens@vlaanderen.be). 6