communicatieverantwoordelijke EIP-Agri Service Point en dienst Communicatie (M/V)

Transcriptie

1 De Vlaamse Landmaatschappij werft aan in contractueel dienstverband: communicatieverantwoordelijke EIP-Agri Service Point en dienst Communicatie (M/V) Afdeling: Algemene Diensten Graad en rang: adjunct van de directeur, A1 Standplaats: Brussel Vacaturenummer: EVOO05 DE ORGANISATIE De Vlaamse Landmaatschappij, met als missie Samen investeren in de open ruimte, is een echte duizendpoot binnen het beleidsdomein Leefmilieu en Natuur in Vlaanderen. De VLM zorgt o.a. voor de kwaliteitsvolle inrichting van het buitengebied, de plattelandsontwikkeling en het Vlaams plattelandsbeleid. De VLM voorziet ook in een flankerend beleid bij grote strategische en Europese ontwikkelingsprojecten. Daarnaast behoren ook bedrijfsbegeleiding voor landbouwers en controle op de mestwetgeving tot ons takenpakket. De VLM telt ongeveer 680 personeelsleden, verdeeld over de regio s Oost en West, met een vestiging in elke provincie, en een centrale directie in Brussel. Hoogopgeleide specialisten vormen samen met de administratieve medewerkers een hecht team. Samen werken we aan een meer harmonische en vooral meer duurzame open ruimte. Onze bedrijfscultuur wordt geïnspireerd door de waarden: creativiteit, klantgerichtheid, vakmanschap, samenwerken en loyauteit. De vacante betrekking situeert zich in de afdeling Algemene Diensten. De communicatieverantwoordelijke komt in het team van communicatieverantwoordelijken van de Vlaamse Landmaatschappij bij de dienst Communicatie in Brussel. Op dezelfde locatie bij de VLM in Brussel is ook het EIP-AGRI Service Point gehuisvest. De communicatieverantwoordelijke werkt de helft van de tijd in ondersteuning van het communicatieteam voor het EIP-AGRI Service Point en de helft van de tijd in ondersteuning van het VLM-communicatieteam in de dienst Communicatie. De communicatieverantwoordelijke wordt aangestuurd door het diensthoofd Communicatie. Het EIP-AGRI Service Point van het Europees innovatie partnerschap (EIP) is opgestart in april De VLM is de organisatie die instaat voor het beheer van dit EIP-AGRI Service Point. Het EIP-AGRI Service Point voert taken uit in opdracht van de Europese Commissie en heeft ten minste tien voltijdse eenheden ter beschikking om deze taken uit te voeren. Het omvat mensen uit zeven organisaties uit zes verschillende Europese lidstaten (België, Duitsland, Estland, Frankrijk, Nederland en Spanje). Deze tien voltijdse eenheden omvatten een aantal permanente mensen en een aantal niet-permanente mensen, die gedeeltelijk voor het EIP-AGRI Service Point werken. Een aantal mensen werkt geheel of gedeeltelijk bij de VLM te Brussel, anderen werken vanuit de locatie van hun organisatie. Alle communicatie binnen het service point en naar buiten gebeurt in het Engels en beperkt in het Frans. Meer info over het EIP en het service point is te vinden op:

2 FUNCTIEBESCHRIJVING In ondersteuning van het EIP-AGRI Service Point staat de communicatieverantwoordelijke in voor: - journalistieke taken, in het Engels: o het updaten en stofferen van de website van het EIP-AGRI Service Point - o redactie, eindredactie en na goedkeuring door de Europese Commissie versturen van elektronische nieuwsbrieven - coördinatie, redactie en eindredactie van folders, brochures, rapporten, publicaties - inhoudelijke voorbereiding en organisatie van workshops en focusgroepen in het buitenland, met ondersteuning van het secretariaat en teamleden van het EIP-AGRI Service Point. In de dienst Communicatie zal de communicatieverantwoordelijke zeer nauw samenwerken met en ondersteuning geven aan de communicatieverantwoordelijke Platteland en Mestbeleid. Dit houdt eveneens journalistieke taken in (websites, nieuwsbrieven, publicaties, ) in het Nederlands of het Engels en praktische organisatie van seminars, voorlichtingsvergaderingen, workshops voor o.a.: - projecten van de VLM met Europese co-financiering - communicatie over plattelandsbeleid, plattelandsfonds - PDPOIII (Programmeringsdocument voor Plattelandsontwikkeling) - bedrijfsadvies voor landbouwers - communicatie over volkstuinen en buurttuinen Doel van de functie Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met het functionele domein communicatie teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. Resultaatgebieden Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein communicatie teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Antwoorden op vragen van klanten Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Proactief knelpunten signaleren Management adviseren over thema's die te maken hebben met het functionele domein Gebruikers adviseren over interpretatie van regelgeving Inspelen op specifieke vragen van het management Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden.

3 Uitvoeren van (probleem)analysen Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van de huidige dienstverlening Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Inhoudelijk beheren en onderhouden van informatica-applicaties (programma's, databanken,...) Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Fungeren als aanspreekpunt Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Overleggen en coördineren met collega's De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de klant Feedback vragen aan klanten Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen het functionele domein definiëren, implementeren en bijsturen teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: In overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen,... Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort Vergaderingen over communicatie bijwonen, er over rapporteren en verslagen opmaken Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren Definiëren van langere termijnplanning Actieplan opstellen, werkmethode definiëren Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Voorstellen doen voor verbetering Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen, procedures, richtlijnen Evalueren van klanttevredenheid Input leveren voor managementrapportering Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd Toezien op naleving van kwaliteitsnormen en/of instructies Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen,...

4 Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Opbouwen en onderhouden van netwerken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Context: m.b.t. het eigen functionele domein. Adviseren, controleren en bijsturen van projecten Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten Het opvolgen van de werkzaamheden Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden Deelnemen aan cross functionele projectgroepen Projecten plannen, coördineren en leiden Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Meewerken aan projecten van productontwikkeling Innovatieve ideeën ontwikkelen Uitwerken van procedures en richtlijnen Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken PROFIELBESCHRIJVING Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Niveau 2 Verzorgt de interactie Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, )

5 Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, ) Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, ) Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Niveau 2 Legt verbanden en ziet oorzaken Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Benoemt de oorzaken van problemen Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 1 Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese Komt tot een synthese van de verzamelde informatie Evalueert de beschikbare informatie met een gezonde kritische ingesteldheid Weegt alternatieven tegen elkaar af Redeneert logisch en ziet de voor de hand liggende effecten van acties Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 1 Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen Gaat uit zichzelf achter informatie aan Ziet werk liggen en gaat over tot actie Grijpt de kansen die zich aandienen Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Vaktechnische competenties

6 Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden zowel mondeling als schriftelijk (redactionele vaardigheden). Je hebt kennis van of affiniteit met landbouw- en milieumateries. Je hebt een sterke interesse voor plattelands- en inrichtingsprojecten in Vlaanderen en in een Europees kader. Je beschikt over een courante informaticakennis ( MS Office, internet en ). Je hebt een goede kennis van het Nederlands, Engels en Frans. Kennis van een extra Europese taal is een pluspunt Je kan communicatieproducten schrijven en corrigeren in een perfecte Engelstalige journalistieke stijl. DEELNEMINGSVOORWAARDEN - Beschikken over een diploma licentiaat/master, bij voorkeur in de richting communicatiewetenschappen of beschikken over een ander diploma licentiaat/master met enige ervaring op het vlak van communicatie. - Zowel voor statutaire als contractuele functies moet een kandidaat bewijzen dat hij Nederlands kent. Dat bewijs kan door een Nederlandstalig diploma op minstens het niveau van de functie voor te leggen of door te slagen voor een taalexamen artikel 7 van Selor, voorafgaand aan de deelname aan de selectie. Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking. De burgerlijke en politieke rechten genieten. Aan de dienstplichtwetten voldoen. De medische geschiktheid bezitten die vereist is voor de uit te oefenen functie. AANBOD Het gaat om een contractuele betrekking van 1 jaar. Een boeiende en uitdagende functie met maatschappelijke relevantie. Je komt terecht in een dynamische organisatie die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden inzake vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. Er is catering voorzien in de werkzetel. Verloning gebeurt in de salarisschaal A111 (startsalaris is 3019,77 bruto per maand) en per gewerkte dag ontvang je een maaltijdcheque van 7. Voor meer informatie over de arbeidsvoorwaarden bij de Vlaamse Overheid: De Vlaamse Landmaatschappij wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht leeftijd, geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. SELECTIEPROCEDURE

7 Afhankelijk van het aantal kandidaten zal er een eerste selectie gebeuren op basis van relevante ervaring opgenomen in het cv. De eigenlijke selectie zal gebeuren d.m.v. een gedragsgericht interview eventueel aangevuld met een gevallenstudie of praktijkoefening. MEER INFORMATIE? Voor meer informatie over de inhoud van de functie kan je terecht bij Paul De Ligne, diensthoofd Communicatie en woordvoerder VLM, GSM , Als je meer informatie wilt over de arbeidsvoorwaarden en/of de selectieprocedure kan je terecht bij Karen De Swaef, HR-verantwoordelijke, tel.: 02/ , HOE SOLLICITEREN? Solliciteren voor deze functie kan tot uiterlijk 22 juni Om te solliciteren vul je het standaard-cv in dat je kunt vinden op Je stuurt het standaard-cv bij voorkeur via naar of eventueel per post naar: Vlaamse Landmaatschappij Personeelsdienst t.a.v. Karen De Swaef Gulden Vlieslaan Brussel