Precisieonderhoud bij Bo-Ex: Willen, Kunnen, Doen Spencer Schols, manager vastgoed & ontwikkeling, Bo-Ex, 6-3-2018
Utrechts 9000 eenheden Van vooroorlogs tot nieuwbouw
Waarom data-gestuurd woningonderhoud?
Veranderingen in de omgeving zijn voor Bo-Ex de drijfveer om te moderniseren BIG DATA Informatie genereren uit verschillende databronnen Moderne ICT gereedschappen Business Intelligence BO-EX Missie Doelstellingen Ontwikkelingen overheidsbeleid Informatiepositie Hoe kan Bo-Ex middels een sterke informatiepositie de kosten van onderhoud verlagen en de kwaliteit voor de huurders verhogen?
Bo-Ex is begonnen met modernisering van de basis: Precisieonderhoud Precisieonderhoud is een aanpak waarbij onderhoudswerk wordt geïdentificeerd, gepland en uitgevoerd op basis van actuele informatie over de conditie van onderhoudsobjecten Met behulp van precisieonderhoud kan Bo-Ex: het vastgoed op het juiste kwaliteitsniveau houden, de overlast van onderhoudswerk voor de huurder tot een minimum beperken, de productiviteit verbeteren door minder tijd te besteden aan het verzamelen van informatie, de effectiviteit verbeteren doordat onderhoudswerk precies en snel gedefinieerd kan worden, en onderhoudskosten verlagen, doordat problemen eerder kunnen worden vastgesteld, schaalvoordelen beter kunnen worden benut en opdrachten scherper geformuleerd kunnen worden. Precisieonderhoud bij Bo-Ex is een operationele invulling van vastgoedsturing en vormt de basis voor de verdere vernieuwing
Precisieonderhoud zal kosten verlagen en de kwaliteit van de woningvoorraad verhogen 10 tot 20% minder onderhoudskosten door het voorkomen van (onnodige) werkzaamheden en een integrale aanpak van onderhoud Minder tijd besteden aan ad-hoc activiteiten door snelle en simpele analyses te gebruiken Tot 80% minder tijd besteden aan activiteiten die niet tot de kern behoren (bv. zoeken naar informatie) Minder risico s door betere stuurinformatie en operationele inzichten op het gebied van wet- en regelgeving en eigen normen Beter opdrachtgeverschap door meer precisie in opdrachtverlening en betere samenwerking. Optimaliseren van opbrengsten door het vragen van de juiste prijs voor de juiste kwaliteit
Hoe dan?
Gezamenlijk gebruik van data is het leidende principe voor het organiseren van de informatievoorziening Portfolio management Functionele intelligentie & ICT Basisregistratie vastgoed Het doel is niet om één centrale database te bouwen, maar om de juiste gegevens centraal uit de verschillende systemen te halen
Precisieonderhoud vraagt om een aanpak op het gebied van data, ICT en processen PRECISIEONDERHOUD IS DIGITAAL. Voor het bewerken van grote hoeveelheden data is ICT onmisbaar. Deze ondersteund de werknemer maximaal en is eenvoudig aan te passen of te vervangen indien de behoefte aan functionaliteiten verandert. ICT Data PRECISIEONDERHOUD IS INFORMATIE- INTENSIEF. Onderhoudswerkzaamheden worden bepaald op basis van inhoudelijke analyses met behulp van feitelijke informatie over de kenmerken, locatie en conditie van onderhoudsobjecten. Werkwijze PRECISIEONDERHOUD IS TEAMWERK. Professionals die een rol vervullen in het beheer en onderhoud zullen kennis en informatie moeten delen en elkaar opzoeken zodra de situatie daarom vraagt, ongeacht de afdeling. Procesmatig werken, geen verkokering.
Precisieonderhoud heeft impact op de manier waarop Bo-Ex zich organiseert alsmede de manier waarop zij samenwerkt EXTERN Opdrachtgeverschap vanuit een sterke informatiepositie Eigendom van data INTERN Informatiemanagement Datagovernance Procesgericht samenwerken Ongeschreven regels van het spel
Aantal woningen KENNISFASE IMPLEMENTEER -FASE De implementatie is pragmatisch en beheersbaar, geënt op het organisatorische vermogen van Bo-Ex AANPAK Klein beginnen; VERANDERPRINCIPES Verder groeien op basis van het vermogen van de organisatie; Gedreven vanuit de praktijk; Data op orde; Bouwen aan betrokkenheid; Leren door te doen. Tijd Beginnen
Precisieonderhoud wordt geïmplementeerd in een programma met verschillende projecten 2016. ONTWERP 2017. PRAKTIJKTEST 2018. UITBOUWEN 2019. INVOEREN A. Eigen maken van principes PO A.1 - Communicatie A.2 - Business case B.2 - Vaststellen principles & rules informatiemgt A.3 Training in werkwijze PO B.3- Inrichten data governance B.8 Financieringsvraagstuk PO C.2 PO opdrachtgeverschap D.2 - Taken en beloning Precisieonderhoud B. Inrichten werkarchitectuur Planmatig onderhoud B.1 Proces & organisatie uitvoering PO B.4 Dashboard PO B.5 Inrichten ICT landschap B.6 - Onderhoudslabel B.7 MJOB en PO C.1 - Bewoners in PO D. 1 - Opleiding en ontwikkeling E.1 - Governance organisatieverandering PO C. Vernieuwen externe relaties D. Aanpassen intern samenspel (cultuur) E. Sturen van de organisatieontwikkeling
Dashboards en visuele analyses om op elk gewenst moment de prestatie van de woningvoorraad te kunnen beoordelen
De gehele woningvoorraad digitaal beschikbaar met up-todate informatie, visueel en voor iedereen