OKT ICT INFORMATIESHEET VOOR MEDEWERKERS OKT INLEIDING - Alle OKT-ers krijgen een eigen OKTemailadres, -agenda en -documentenopslag. Deze zijn te bereiken via de online OKT-portal. De afgelopen weken is hard gewerkt om alles gereed te krijgen. Zoals normaal bij zulke grote ICT-acties zullen er in de praktijk de nodige vragen zijn, extra zaken moeten worden ingesteld, etc. De OKT-portal is alleen via internet te benaderen, je moet dus internetverbinding hebben om te kunnen werken. Omdat je nieuwe (online) versies van Outlook, Office en documentenopslag gaat gebruiken, zal ook dat wennen zijn! 1. WAT KOMT NOG? HELPDESK ictsupport@oktamsterdam.nl 036 539 3126 Er is één helpdesk voor alle ICTvragen, storingen, aanvragen voor accounts, etc. Deze helpdesk zoekt uit bij welke partij de melding thuishoort en helpt je verder. Sla je wachtwoord niet automatisch op. Cliëntinformatie hoort in RIS. Documenten uploaden naar RIS, rechtstreeks vanuit je OKT-documentenopslag (januari). Inloggen met sms-verificatie als je buiten een OKT-locatie werkt (januari). Niet iedereen heeft namelijk al een smartphone van zijn/haar organisatie ontvangen. OKT-email en agenda toevoegen op je telefoon, voor integratie van je verschillende mailboxen en agenda s (januari). Automatisch invullen emailadres in AAN-veld, als je al eerder iemand hebt gemaild of hij/zij voorkomt in het OKT-adresboek (januari). Per locatie enkele grote computerschermen, om je laptop/tabletpc op aan te sluiten. Dit werkt fijner bij bijv. het uitwerken van verslagen. Centrale OKTportal Laptop/tabletpc en smartphone van je werkgever. Er staan geen vaste computers op de OKT-locaties. portal.oktamsterdam.nl/okt email adresboek agenda documenten RIS, Matchpoint, WMO-ned, etc. Wi-Fi en print op de OKTlocaties print Wi-Fi Computerprogramma s voor registratie, etc. 1
2. DE EERSTE KEER AAN DE SLAG BIJ HET OKT Wi-Fi login STAP 1: Maak verbinding met internet o o Voor Wi-Fi-verbinding in een Ouder- en Kindcentrum maak je voor de eerste keer verbinding met de GGD Hotspot. Hiervoor is geen wachtwoord nodig. Op de locaties Hofgeest, der Kinderenstraat, Houtmankade, 2 de van der Helststraat is een gastennetwerk beschikbaar. Op de locatie vind je de inloginformatie. Je kunt ook online via Gedeeld Internet van je smartphone of met je laptop/tabletpc (als deze over een eigen internetabonnement beschikt). Als je al een GGD-account had, kun je daarmee op Wi-Fi en printen (stap 3. overslaan) STAP 2: Haal je inlognaam & wachtwoord uit je e-mailbox van je organisatie Je hebt 2 e-mails van ictsupport@oktamsterdam.nl ontvangen in je mailbox van je moederinstelling: één met je login-naam en 1 met je wachtwoord. Log hiermee in op de OKT-portal (wijzig je wachtwoord: maak een sterk wachtwoord met een hoofdletters, kleine letters, leestekens en cijfers). VEILIGHEID: als je computer aanbiedt het wachtwoord op te slaan, kies dan Nee of Nooit voor deze website Via Nieuwe Groep zet onderdelen op de pagina aan of uit. Wi-Fi STAP 3: voor in een OKC: log in het op beveiligde GGD-BYOD Wi-Fi. Je hebt een sms ontvangen met je GGD-wachtwoord (als je nog geen GGD-account had. Je hebt in je OKT-email een e-mail ontvangen van de GGD met instructies. Meld je computer (en smartphone) aan op de beveiligde Wi-Fi van het OKC. Volg de instructies op de GGD-website. Je moet de unieke code (mac-adres) van je computer opzoeken en invullen. Hiervoor staan op de GGD-website handleidingen. Vind je dit ingewikkeld, vraag dan hulp aan een collega. 2
3. PORTAL AANPASSEN AAN JE VOORKEUREN Klik op je accountnaam of pasfoto rechts bovenin INSTELLINGEN WIJZIGEN Klik op [Instellingen] voor: Pasfoto (handig voor nieuwe collega s) Klik op [Klaar] links bovenin. Handtekening (onderaan de pagina) Voornaam tussenvoegsels Achternaam Functie(s) Ouder- en Kindteam [teamna(a)m(en)] 06 12345678 Werkdagen: ma, di, woe, do, vr. Klik op [Klaar] links bovenin. Wachtwoord veranderen Klik op [Klaar] links bovenin. Selecteer Nederlands of Engels. Contactgegevens ICTsupport. Log uit als je klaar bent. Dat gebeurt ook automatisch (veiligheid). gebruik deze tegel links bovenin om terug te keren naar het startscherm Print 4. PRINTEN Iedereen kan op alle vaste OKT-locaties printen. Omdat iedereen mobiel werkt, print je ook mobiel. Dit betekent dat je het te printen bestand naar een printadres mailt, in plaats van op een Printknop klikt. Je kunt vervolgens met een eenmalige of vaste pincode je print ophalen. Locatie Print-mailadres Opmerking Ouder- en Kindcentra wifiprint@ggd.amsterdam.nl Van de GGD ontvangen alle OKT-ers een vaste pincode, deze kun je op alle OKC s gebruiken. Hofgeest print@altra.nl Je krijgt per printopdracht een pincode in je OKT-mailbox Der Kinderenstraat Op locatie beschikbaar Houtmankade Op locatie beschikbaar 2 de van der Helststraat Op locatie beschikbaar Mensen die al een GGD-account hadden, kunnen op de manier printen zoals ze gewend zijn (ook met hun vaste printpas/key). 3
5. E-MAIL Je hebt een eigen OKT-emailadres: voorletter.tussenvoegselsachternaam@oktamsterdam.nl. Alle teams hebben ook een team-mailadres. Deze kan worden geopend door de managementassistent. De teamadressen vind je bij de tegel Contacten [All Distributionslists] en zoek op zoekterm [Ouder- en Kindteam]. De MA s krijgen hier over apart bericht. Klik je in de portal op de tegel E-mail, dan opent je OKT-mailapp: Gebruik [Weergeven] om een bijlage te bekijken. Gebruik [Opslaan als] om een bijlage in je OKT-map naar keuze op te slaan Gebruik [Opslaan] om automatisch in je persoonlijke OKT-map Downloads op te slaan. Klik je op de tegel E-mail, dan opent het emailprogramma waarmee je naar OKT-documenten kunt opslaan /toevoegen (zie hierboven). Dit is het OKT-emailprogramma, welke je meestal zult gebruiken. Voor uitgebreide functies van Outlook, zoals Afwezigheidsassistent, regels en toevoegen van Groepsmailboxen klik je op Ga naar Outlook rechts bovenin je OKT-email. 4
7. DOCUMENTEN Je hebt 3 hoofdmappen mappen tot je beschikking (daarbinnen kun je eigen mappen maken): 1. Mijn documenten hierin kun alleen jij lezen/schrijven 2. Teammap(pen) deze documenten kan iedereen in je team gebruiken. Ben je lid van meerdere teams, dan zie je meerdere teammappen. 3. Stedelijke info - alles wat je hierin plaatst kan door iedere OKT-er worden gebruikt. Handig voor bijv. trainingen die je wilt delen. VEILIGHEID: sla geen documenten op op je lokale C-schijf, maar alleen op het OKT-platform Cliëntinformatie hoort niet in een map, maar in RIS NIEUW DOCUMENT AANMAKEN DOE JE VIA DE TEGELS WORD, EXCEL, POWERPOINT, ONENOTE OF: Klik op de om een nieuw document te maken. Kies het type document dat je wilt maken. Geef het document de gewenste naam. Selecteer de juiste map. Klik op [Klaar]. Het nieuwe lege document opent. 2 1 3 Ook vanuit Mappen & Documenten kun je een nieuw document aanmaken. Met deze knop [Nieuw] maak je ook een nieuwe submap aan. 5
8. AGENDA je kunt een overleg- of vergaderruimte reserveren op de meeste vaste OKT-locaties (m.u.v. de JGZ-spreekkamers, die gaan via de GGD). Het aantal personen dat in een ruimte past, staat tussen haakjes achter de kamernaam. o Deze kamerreserveringen zijn leidend: heb je online gereserveerd, dan kun jij de ruimte gebruiken (geen papieren kamerreserveringen meer dus). o Is een ruimte gereserveerd op het tijdstip van een nieuwe afspraak, dan zie je deze ruimte niet meer bij het maken van een nieuwe afspraak. In de loop van januari kun je je agenda (en e-mail) op je telefoon/tablet toevoegen, zodat je verschillende agenda s op je apparaten kunt integreren (bijv. van je moederinstellingen, privé-agenda en OKT-agenda). 6. CONTACTEN Gebruik [All users] om al je collega s te vinden. Gebruik [All Distributions lists] om groepen te mailen (een team, alle teamleiders, alle verpleegkundigen, etc.). Gebruik [Mijn contactpersonen] om persoonlijke contacten toe te voegen. 6
9. COMPUTERPROGRAMMA S: RIS, MATCHPOINT, BERGOP, WMO-NED. Via de centrale digitale werkplek kunnen de voor het OKT benodigde computerprogramma s RIS, Matchpoint en Bergop (laatste is gekoppeld aan RIS, niet rechtstreeks te benaderen). Medewerkers ontvangen voor de verschillende programma s een apart wachtwoord (na training/schriftelijke aanvraag). WMO-ned zal in eerste instantie door een beperkte groep kunnen gebruikt, alleen op de OKC s (dit i.v.m. de beveiligingseisen die WMOned stelt). De overige 4 werklocaties zullen worden toegevoegd. 10. WERKWIJZER is de plek voor alle werkinstructies, formulieren, uitgangspunten, etc. Deze website is bereikbaar via de OKT-portal. 7