RAADSVOORSTEL Agendanummer 9.1 Raadsvergadering van 2 oktober 2008 Onderwerp: Voortgang uitvoering plan van aanpak voor de realisatie van risicomanagement Verantwoordelijke portefeuillehouder: M.G. de Wit-Greuter SAMENVATTING Op 18 december 2007 heeft het college van burgemeester en wethouders de notitie Aanzet tot risicomanagement gemeente Moerdijk, waarin ook een plan van aanpak voor de realisatie van risicomanagement is opgenomen, vastgesteld. Genoemde notitie is begin januari 2008 via een raadsinformatiebrief aan de gemeenteraad ter informatie aangeboden. Aansluitend is een aanvang gemaakt met de uitvoering van het plan van aanpak. Inmiddels zijn de risico s met beheersmaatregelen en de rest-risico s inclusief de financiële omvang daarvan in beeld gebracht. WAT WILLEN WE BEREIKEN? Aanleiding Op 18 december 2007 heeft het college van burgemeester en wethouders de notitie Aanzet tot risicomanagement gemeente Moerdijk vastgesteld. Deze notitie bevat een plan van aanpak voor de realisatie van risicomanagement. Daarnaast wordt in de notitie aandacht geschonken aan onder andere het doel, het wettelijk kader, de uitgangspunten en begripsomschrijving ten aanzien van risicomanagement. Genoemde notitie is begin januari 2008 via een raadsinformatiebrief aan de gemeenteraad ter informatie aangeboden. Aansluitend is een aanvang gemaakt met de uitvoering van het plan van aanpak. Doelstellingen Doel is: het risicobewustzijn van de gemeentelijke organisatie te stimuleren en verhogen; de weerstandsratio te bepalen, zodat aan de hand daarvan de omvang van het weerstandsvermogen kan worden bepaald. Beleidsmarges Collegewerkprogramma Uitgangspunten en randvoorwaarden Financiële verordening Reserve en voorzieningenbeleid Notitie "Aanzet tot risicomanagement gemeente Moerdijk" Betrokken partijen De gehele gemeentelijke organisatie is betrokken bij de uitvoering van het plan van aanpak. Relaties met andere beleidsvelden Risicomanagement raakt alle beleidsvelden waar de gemeente mee van doen heeft.
WAT GAAN WE DAARVOOR DOEN? Toetsingskader Door uitvoering van het plan van aanpak komen tot inzicht in de risico s, de beheersing van de risico s en de afstemming van de omvang van het weerstandsvermogen op de risico s. Stand van zaken Voor de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van bovenaangehaald plan van aanpak wordt verwezen naar bijlage 1. Bepalen weerstandsratio en weerstandsvermogen Om de rest-risico s te ondervangen, is het zaak dat de organisatie beschikt over een financiële buffer, het weerstandsvermogen. Nu de omvang van de rest-risico s inzichtelijk is, is de vervolgstap het bepalen van de omvang van het weerstandsvermogen. Alvorens de omvang bepaald kan worden, zal eerst de weerstandsratio bepaald moeten worden. Het is aan de gemeenteraad om vanuit zijn kaderstellende rol hier een keuze in te maken. De huidige weerstandsratio bedraagt 3,40 (beschikbare weerstandscapaciteit 29.791.156 gedeeld door benodigde weerstandscapaciteit 8.740.000). Bij de afwegingen om de weerstandsratio te bepalen, is het zinvol de volgende aspecten mee te nemen: 1) Een terugblik op de afgelopen 10 jaar leert dat de onderstaande risico s van enige omvang zich hebben gemanifesteerd: - Houseparty industrieterrein; - Wateroverlast binnen de gemeente; - Busongeluk A16; - Vaccinatiecampagne tegen meningokokken; - Brand Sancta Maria; - Brand Arenbergschool. Deze risico s waren afgedekt en hebben zodoende niet voor noemenswaardige financiële claims gezorgd. 2) Een doorkijk naar de toekomst leert dat financiële meevallers niet meer voor de hand liggen, omdat de nutsbedrijven grotendeels verkocht zijn en op het terrein van de grondexploitatie bijna geen uitleglocaties meer beschikbaar zijn. Verder is de lucht uit de gemeentelijke begroting (begroting is grotendeels onderbouwd met prijs x hoeveelheid) en zullen rekeningoverschotten zich zodoende minder voordoen. 3) Het is van belang of de gemeente een beheer- of groeigemeente is en of de gemeente risicomijdend dan wel risicozoekend acteert. 4) Door het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement is de navolgende, inmiddels algemeen geaccepteerde indeling voor de weerstandsratio ontwikkeld: Ratio Betekenis > 2,0 Uitstekend 1,4 2,0 Ruim voldoende 1,0 1,4 Voldoende 0,8 1,0 Matig 0,6 0,8 Onvoldoende < 0,6 Ruim onvoldoende 2
Gezond weerstandsratio Minimaal 1 Maximaal 2 Weerstandscapaciteit = de potentieel in te zetten middelen om de rest-risico s op te vangen. Weerstandsratio = beschikbare weerstandscapaciteit gedeeld door benodigde weerstandscapaciteit. Weerstandsvermogen = de beschikbaar gestelde middelen om de rest-risico s op te vangen. Voorgesteld wordt de weerstandsratio te bepalen op 2,0 (betekenis: ruim voldoende) en als uitgangspunt voor de looptijd c.q. geldigheidsduur een koppeling aan de bestuursperiode te hanteren. Op basis van de weerstandsratio kan vervolgens de omvang van het weerstandsvermogen bepaald worden. Rekenvoorbeeld: Als wordt gekozen voor een ratio van 2,0 bij een rest-risico met een omvang van 8.740.000 resulteert dat in een weerstandsvermogen van 17.480.000. Bij een weerstandsvermogen van 17.480.000 kan de omvang van het rest-risico oplopen tot 12.485.714 om nog steeds binnen de categorie ruim voldoende te vallen. Bij een omvang van het rest-risico van 12.485.714 is namelijk sprake van een ratio van 1,4. Als de omvang van het weerstandsvermogen bepaald is, kan aansluitend bezien worden hoe de huidige reservepositie (weerstandscapaciteit) zich verhoudt tot de bepaalde omvang van het weerstandsvermogen. Alternatieven Het voorstel om de weerstandsratio te bepalen op 2,0 en als uitgangspunt voor de looptijd c.q. geldigheidsduur een koppeling aan de bestuursperiode te hanteren niet volgen, maar een afwijkend besluit nemen. Evaluatie Zoals in het plan van aanpak is benoemd, is de rapportage gekoppeld aan de bestaande rapportagestructuur van de organisatie. De rapportages dienen als input voor de evaluatie en actualisatie. Er is op dit moment sprake van een eerste aanzet op het terrein van risicomanagement. Werkende weg zal zich een en ander verder ontwikkelen. Het betreft een leertraject. In de loop der tijd zal daardoor een steeds beter en vollediger beeld ontstaan. Regelmatige evaluatie zal hier een belangrijke bijdrage aan leveren. WAT MAG HET KOSTEN? Personeel Organisatie De verantwoordelijkheid voor de uitvoerende taken op het terrein van risicomanagement ligt bij de afdelingsmanagers. Voor de ondersteunende en coördinerende taken ligt de verantwoordelijkheid bij de afdeling Concerncontrol. Financiën Als de omvang van het weerstandsvermogen bepaald is, kan aansluitend bezien worden hoe de huidige reservepositie (weerstandscapaciteit) zich verhoudt tot de bepaalde omvang van het weerstandsvermogen. 3
Rekenvoorbeeld: Bij een maximaal weerstandsvermogen van 17.480.000 blijft er 12.311.156 (29.791.156-17.480.000) over van de beschikbare weerstandscapaciteit. De algemene reserve die vrij besteedbaar is, bedraagt dan 12.171.156 (12.311.156-140.000 (= post onvoorzien)). Rentetoerekening Met betrekking tot de rentetoerekening is in het collegewerkprogramma 2006-2010 opgenomen dat met het aanscherpen van het beleid rond de algemene reserve ook het feit dat deze reserve via rente bijdraagt aan structurele dekkingsmiddelen, wordt beoordeeld. Het aanscherpen van voornoemd beleid wordt op korte termijn opgestart en de effecten zullen bij de eerste bestuursrapportage 2009 in beeld worden gebracht. Bij aanwending van het vrij besteedbare gedeelte van de algemene reserve komen er minder renteopbrengsten op beleggingen binnen. In de begroting 2009 wordt hierbij gerekend met een rentepercentage van 4,5%. Rekenvoorbeeld: De algemene reserve die vrij besteedbaar is, bedraagt 12.171.156 (12.311.156-140.000 (= post onvoorzien)). Bij aanwending van dit bedrag zal er jaarlijks een bedrag van 547.702 minder aan rente-opbrengsten binnenkomen. Risico s OVERIG Juridische consequenties Communicatie Met de accountant heeft afstemming plaatsgevonden over voorliggend voorstel aan de gemeenteraad. Onze aanpak van risicomanagement is besproken met het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement. Het adviesbureau was positief over de door ons gevolgde aanpak. De gehele gemeentelijke organisatie is bij de uitvoering van het plan van aanpak betrokken en zal ook worden geïnformeerd over de voortgang. Voorliggend voorstel aan de gemeenteraad is door middel van een presentatie in het college van burgemeester en wethouders en de commissie Bestuur en Middelen toegelicht. ICT Planning Risicomanagement is een continu proces en dus niet éénmalig. Een cyclus die zich steeds herhaalt. Een van de uitgangspunten genoemd in het plan van aanpak is dat risicomanagement werkende weg ontwikkeld zal gaan worden. Door actief met risicomanagement bezig te zijn, zal steeds beter inzicht in en grip op de risico s ontstaan. 4
Het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement hanteert de regel dat een organisatie wel een jaar of 3 met risicomanagement bezig moet zijn, wil men daar een redelijk volledig inzicht in krijgen voor de eigen organisatie. Na besluitvorming door de gemeenteraad op 2 oktober 2008 zal verwerking in de begroting 2009 plaatsvinden. VOORSTEL Voorgesteld wordt: Kennis te nemen van de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van het plan van aanpak voor de realisatie van risicomanagement; De weerstandsratio te bepalen op 2,0 en als uitgangspunt voor de looptijd c.q. geldigheidsduur een koppeling aan de bestuursperiode te hanteren. Mocht u vragen hebben over dit voorstel, kunt u contact opnemen met de opsteller: B.G.A. Vermeulen, via tel.nr. 0168-373600. Burgemeester en wethouders van de gemeente Moerdijk d.d. 19 augustus 2008, de gemeentesecretaris, de burgemeester, drs. A.E.B. Kandel drs. W.M.J. Denie 5
RAADSBESLUIT Raadsvergadering van 2 oktober 2008 De raad van de gemeente Moerdijk, gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 19 augustus 2008; BESLUIT: Kennis te nemen van de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van het plan van aanpak voor de realisatie van risicomanagement; De weerstandsratio te bepalen op 2,0 en als uitgangspunt voor de looptijd c.q. geldigheidsduur een koppeling aan de bestuursperiode te hanteren. Vastgesteld in de vergadering van de raad d.d. 2 oktober 2008, de griffier, de voorzitter, J.A.M. Hereijgers drs. W.M.J. Denie 6