INSCHRIJVINGSFORMULIER EXAMENS ADMINISTRATIEF MEDEWERKER PERSONEELSDIENST + aanleg werfreserve GEMEENTE HULSHOUT Naam / voornaam:.. Straat / nummer:.. Gemeente / postnummer:. Telefoon/GSM nummer:. E-mailadres:. Ondergetekende stelt zich kandidaat voor een functie in contractueel verband voor 38/38ste van: Administratief medewerker personeelsdienst contract onbepaalde duur. Niveau C Ondergetekende verklaart hierbij door het gemeentebestuur in het bezit te zijn gesteld en kennis te hebben genomen van de toelatingsvoorwaarden, de algemene voorwaarden, de aanwervingsprocedure, de beoordelingsproef, en de functieomschrijving van de functie waarvoor hij/zij zich kandidaat wenst te stellen. Naam, datum en handtekening
De inschrijving dient voorzien te zijn van volgende documenten: Een volledig ingevuld en ondertekend inschrijvingsformulier; Een sollicitatiebrief met Curriculum Vitae; Uittreksel uit het strafregister Uittreksel geboorteakte. Gelieve de verplichte documenten vast te hechten aan dit voorblad in de hiervoor vermelde volgorde en aan te kruisen welke documenten wij in bijlage kunnen terugvinden. U dient uw kandidatuur per post over te maken t.a.v. college van burgemeester en schepenen, Prof. Dr. Vital Celenplein 2, 2235 Hulshout De inschrijvingen dienen binnen te zijn uiterlijk op 26 mei 2019.
BIJLAGE Ter verduidelijking vindt u op de hierna volgende pagina s: - de functiebeschrijving; - de toelatingsvoorwaarden; - de aanwervingsvoorwaarden; - de aanwervingsprocedure; - selectieprocedure (selectiereglement); - valorisatie diensten; - de beoordelingsproef; - voordelen; - weddeschaal;
FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF MEDEWERKER PERSONEEL EN ORGANISATIE 1. IDENTIFICATIE functienaam : dienst of afdeling : niveau en functionele loopbaan : graad : administratief medewerker personeel & organisatie personeel & organisatie C1-C3 administratief medewerker 2. ALGEMENE SITUERING Plaats in organisatie: Werkt onder leiding van en rapporteert aan: Coördinator (Interne ondersteuning, Personeel en Organisatie). Hoofddoel van de functie: De dienst personeel & organisatie staat in voor de voorbereiding en opvolging van een strategisch en integraal personeelsbeleid en personeelsbeheer. Het personeelsbeleid is gericht op het zorgen voor voldoende, gemotiveerde, bekwame en tevreden personeelsleden die allen bijdragen aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van deelaspecten zoals personeelsbehoeftenplan, organogram, functiebeschrijvingen, werving en selectie, onthaal, loopbaanbegeleiding, opleiding en ontwikkeling, rechtspositieregeling, enz. Personeelsbeheer is gericht op het verzorgen van een correcte personeels- en loonadministratie, uitvoeren van sociale en fiscale verplichtingen, opvolgen van personeelssubsidies en zorgdragen voor het welzijn van de personeelsleden. 3. KERNRESULTATEN 3.1. Personeelsadministratie Instaan voor de opmaak en het opvolgen van de persoonlijke dossiers van de personeelsleden. Doel: De informatie over de loopbaan van de verschillende personeelsleden up-to-date houden Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: opmaak en afhandelen van personeelsdossiers volgens de procedures en reglementen die gelden voor de dienst. beheren van de personeelsdossiers opmaken van diverse overeenkomsten en formulieren bijhouden van verloven en afwezigheden bijhouden van het tijdsregistratiesysteem bijhouden van verschillende vergoedingen (maaltijdcheques, onregelmatige prestaties, ) 1
opvolgen van doorschalingen opvolgen personeelssubsidies ingeven en opvolgen van de Dimona-dossiers verzorgen van de briefwisseling inzake personeelszaken bijhouden van gegevens voor de pensioendossiers + afhandelen en doorgeven aan looncentrale. opmaken en opvolgen van de RSZ- aangiften opvolgen ziekteverzuim 3.2. Loonadministratie De nodige gegevens verzamelen en de loonberekening voor de uitbetaling van de lonen en vergoedingen. Doel: een correcte uitbetaling van de personeelsleden garanderen Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: bijhouden van relevante registratiegegevens nodig voor het berekenen van de lonen verdelen van de loonstroken informeren van het personeelslid over zijn loon Instaan voor de berekening, verwerking en boeking van lonen en vergoedingen correct toepassen en opvolgen van de wetgeving en personeelsreglementering (sociale wetgeving, arbeidsreglement, ) 3.3. Administratie Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de dienst Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende opmaken van verslagen en nota's opstellen van beleidsbeslissingen opstellen en opvolgen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen opmaken van uitgaande brieven
voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen administratieve ondersteuning bij de opmaak van strategische plannen en beleidsnota's controleren en toegang verlenen tot specifieke infrastructuur verwerken van inkomende en uitgaande post 3.4. Ondersteuning collega s Collega s ondersteunen op de eigen dienst of bijspringen voor gelijkwaardige taken op andere diensten. Doel: een optimale dienstverlening en een vlotte werking van het lokaal bestuur bewaken Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: ondersteunen van collega s van andere diensten om te helpen bij afwezigheid of een tijdelijke werktoename ondersteunen van collega s van de eigen dienst bij afwezigheid of tijdelijke werktoename 3.5. Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijken, de collega's van andere diensten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de dienst afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse diensten en medewerkers actief deelnemen aan intern overleg 3.6. Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de dienst. Doel: de dienst voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken
grondig voldoende elementair Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie wetgeving en regelgeving kunnen toepassen (sociale wetgeving, Decreet Lokaal Bestuur, rechtspositieregeling, arbeidsreglement ) vakgerichte informatie raadplegen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de medewerker ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. 4. FUNCTIEPROFIEL 4.1. Technische competenties De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Gradatie Cluster Competentie Management en beleid Strategisch management X PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X PIM (Personal Information Manager) (Outlook) X X Rekenbladen (Excel) X X Software eigen aan de functie X X Tekstverwerking (Word) X X Werking en werkmiddelen Mondelinge communicatie X X Procedures en procesbeheer X Projectmatig werken X Schriftelijke communicatie X X Werking van de organisatie X X Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X 4.2. Gedragscompetenties Gradatie
gradatie 3 gradatie 2 gradatie 1 Cluster Competentie Beheersmatige vaardigheden Plannen en organiseren X X Voortgangscontrole X Interactief gedrag Teamwerk en samenwerken X X Persoonsgebonden gedrag Kwaliteit en nauwgezetheid X X Zelfstandig gedrag X X Leerbereidheid X X Probleemoplossend gedrag Klantgerichtheid X X Creativiteit X Waardegebonden gedrag Integriteit X X Loyauteit X X TOELATINGSVOORWAARDEN Artikel 7 rechtspositieregeling 1. Om toegang te hebben tot een functie bij het gemeentebestuur, moeten de kandidaten: 1 een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; 2 de burgerlijke en politieke rechten genieten; 3 medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. Het passend gedrag vermeld in punt 1, wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen aan de aanstellende overheid. Die beschikt bij haar beoordeling van de kandidaturen over een appreciatiebevoegdheid. Ze zal bij eventuele ongunstige vermeldingen die informatie toetsen aan de gedragsvereisten van de betrekking (dienstbelang) en aan de overheidscontext (waardigheid van de openbare functie) en zich voor de toelating van de kandidaat laten leiden door redelijkheid en evenredigheid. De aanstellende overheid kan daarbij rekening houden met het tewerkstellingsverband. Voor de tewerkstelling in een werkgelegenheidsmaatregel van een hogere overheid kan ze als uitgangspunt hanteren dat die tewerkstelling ook een kans op reclassering en re-integratie kan bieden. Zo hoeft de vermelding van een veroordeling niet noodzakelijk te leiden tot de uitsluiting van een kandidaat. De voorwaarde over de burgerlijke en politieke rechten, vermeld in punt 2, is daarentegen wel imperatief en betekent dat een kandidaat niet op strafrechtelijke grond uit zijn burgerlijke en politieke rechten mag ontzet zijn. Voor kandidaten die de Belgische nationaliteit niet hebben, houdt de bepaling in dat ze in het land waarvan ze de nationaliteit hebben, niet op strafrechtelijke grond uit de burgerlijke en politieke rechten ontzet mogen zijn. De medische geschiktheid van de kandidaat, vermeld in punt 3, moet in overeenstemming met artikel 26 van het koninklijk besluit van 28 mei 2003 betreffende het gezondheidstoezicht op de werknemers, vaststaan vóór de effectieve tewerkstelling bij de gemeente.
AANWERVINGSVOORWAARDEN Artikel 8 RPR Om in aanmerking te komen voor aanwerving, moeten de kandidaten: voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966, het decreet van 18 november 2011 en het uitvoeringsbesluit van 3 mei 2013. Als een kandidaat zijn diploma niet in het Nederlandstalig onderwijs behaald heeft, moet hij voor de indiensttreding een bewijs van taalkennis voorleggen volgens de niveaus vastgelegd in het Gemeenschappelijk Europees Referentiekader voor Talen: voor het aanwervingsniveau C (secundair onderwijs of gelijkgesteld) is de kennis van het Nederlands op minstens B2 van het Gemeenschappelijk Europees Referentiekader voor Talen vereist; slagen voor de selectieprocedure. diploma: diploma secundair onderwijs of gelijkgesteld. AANWERVINGSPROCEDURE Artikel 14 RPR 1. Tenzij anders bepaald, moeten de kandidaten voor de deelname aan de selectieprocedure voldoen aan de algemene toelatingsvoorwaarden en aan de aanwervingsvoorwaarden, de selectie uitgezonderd. 2. De kandidaten leveren het bewijs dat ze voldoen aan de algemene toelatingsvoorwaarden en aan alle aanwervingsvoorwaarden, de selectie uitgezonderd, voor de aanstelling. WERFRESERVE Artikel 26 RPR De aanstellende overheid kan voor aanwervingsbetrekkingen wervingsreserves aanleggen. De geldigheidsduur kan met een periode van telkens 1 jaar tot het maximum van drie jaar worden verlengd. De geldigheidsduur van de reserve begint te lopen vanaf de datum waarop het proces-verbaal van het laatste examengedeelte is afgesloten. Alle geslaagde kandidaten, die niet onmiddellijk worden aangesteld, worden in de wervingsreserve opgenomen. Artikel 27 RPR Kandidaten opgenomen in een wervingsreserve, die definitief de aanstelling verzaken, verliezen hun aanspraken en worden uit de reserve geschrapt. Hetzelfde geldt voor de kandidaten die hun kandidatuur niet bevestigen wanneer zij daartoe door het bestuur, naar aanleiding van een vacature, worden uitgenodigd. Artikel 28 RPR
De aanstellende overheid, kan geen nieuwe aanwervingsprocedure organiseren zolang er voor dezelfde functie of graad nog kandidaten opgenomen zijn in een daarvoor nog geldige wervingsreserve. SELECTIEPROCEDURE/SELECTIEREGLEMENT Artikel 19 RPR De selectieprocedures toetsen de bekwaamheid of geschiktheid van de kandidaten en resulteren in een opsomming van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten. De meest geschikte kandidaat wordt gekozen op basis van een volledige vergelijking van de titels en verdiensten van alle kandidaten en een uitdrukkelijke motivering in overeenstemming met de bepalingen van de Wet betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen van 29 juli 1991. DIENSTEN IN DE PRIVE-SECTOR OF ALS ZELFSTANDIGE Artikel 99 en 175 RPR Beroepservaring in de privésector of als zelfstandige wordt, voor maximum 5 jaar, in aanmerking genomen voor de toekenning van periodieke salarisverhogingen, op voorwaarde dat ze relevant is voor de uitoefening van de functie. De relevantie van de beroepservaring wordt beoordeeld op basis van een vergelijking van die ervaring met de voorwaarden en met het functieprofiel voor de functie waarin het personeelslid aangesteld wordt. Het personeelslid levert zelf de bewijsstukken van de beroepservaring. De geldelijke anciënniteit die op die manier verkregen wordt, blijft behouden voor het verdere verloop van de loopbaan. DIENSTEN IN DE OPENBARE-SECTOR De diensten die gepresteerd werden bij een andere overheid dan de gemeente, worden in aanmerking genomen voor de vaststelling van de administratieve anciënniteit met uitzondering van de schaalanciënniteit. SELECTIEPROEF Het examen bestaat uit 2 proeven: a) Schriftelijke proef: 60 punten - proef over de algemene vorming; synthese en commentaar van een tekst of voordracht op niveau van de functie (20 punten) - Kennisproef (40 punten): overeenkomstig de aspecten vermeld in het functieprofiel b) Mondelinge proef: 40 punten Proef om de persoonlijkheid van de kandidaat verder te kunnen beoordelen door middel van een gesprek van de hak op de tak.
De kandidaten dienen 50 % op elke proef en deel van een proef te behalen en 60 % op het totaal der proeven. De jury bestaat uit 3 deskundigen uit de openbare sector met een wettelijke graad of van minstens niveau B die betrokken zijn op het werkveld. Als secretaris wordt de algemeen directeur of een gemeentebediende aangeduid. VOORDELEN maaltijdcheques 8 euro per cheque; 35 dagen verlof (afhankelijk van de prestaties in het vakantiedienstjaar); vergoeding onkosten openbaar vervoer; vergoeding onkosten dienstverplaatsing; fietsvergoeding; voordelen sociale dienst o.m. vakantiedienst, verschillende premies; hospitalisatieverzekering; aanvullende pensioenverzekering. SALARISSCHAAL Ervaring in privésector of als zelfstandige, worden in aanmerking genomen voor een maximum van 5 jaar op voorwaarde dat de beroepservaring relevant is voor de uitoefening van de functie. Diensten in de openbare sector worden voor de vaststelling van de geldelijke anciënniteit meegerekend voor 100%. Huidig indexpercentage: 170,69 %. Bruto Aanvangsjaarwedde: 23 128,50, functie voor 38/38ste (0 dienstjaren, schaal C1, trap 0).
salaris-schalen C1 C2 C3 Minimum 13.550 14.250 15.900 Maximum 21.950 22.800 24.800 Verhoging 1x1x600 1x1x550 1x1x650 1x2x600 9x2x600 2x2x600 1x2x550 1x2x550 1x2x650 8x2x600 2x2x600 1x2x600 1x2x550 1x2x850 1x2x650 1x2x600 2x2x600 1x2x700 1x2x650 1x2x600 1x2x650 2x2x600 1x2x850 0 13.550 14.250 15.900 1 14.150 14.800 16.550 2 14.150 14.800 16.550 3 14.750 15.400 17.150 4 14.750 15.400 17.150 5 15.300 16.000 17.750 6 15.300 16.000 17.750 7 15.900 16.600 18.400 8 15.900 16.600 18.400 9 16.500 17.200 19.000 10 16.500 17.200 19.000 11 17.100 17.800 19.650 12 17.100 17.800 19.650 13 17.700 18.400 20.250 14 17.700 18.400 20.250 15 18.300 19.000 20.850 16 18.300 19.000 20.850 17 18.900 19.600 21.500 18 18.900 19.600 21.500 19 19.500 20.200 22.100 20 19.500 20.200 22.100 21 20.100 20.750 22.750 22 20.100 20.750 22.750 23 20.650 21.350 23.350 24 20.650 21.350 23.350 25 21.250 21.950 23.950 26 21.250 21.950 23.950 27 21.950 22.800 24.800