Lean als tool bij procesoptimalisatie binnen ziekenhuizen Nascholingsbijeenkomst BMTZ 27 september 2012 St. Elisabeth Ziekenhuis Bureau Zorg Innovatie Ronald Aalbersberg
Laboratorium voor Medische Microbiologie en Immunologie Bureau Zorg Innovatie
Inhoud presentatie Lean Elisabeth ziekenhuis Proces Waarde/verspilling Tools : VSM, SMED, 5S
Doel lean binnen EZ 1.Probleemoplossend vermogen vergroten 2.Processen verbeteren Voor patiënt Voor zorgverlener, direct als indirect Verspilling verwijderen
Alles draait om het proces in 85% van de gevallen dat een organisatie faalt om aan de eisen van de klant te voldoen ligt de oorzaak bij falende processen. niet bij de medewerker W. Edwards Deming Geef de mensen niet de schuld, maar verbeter het proces!! Wereldwijd zoeken bedrijven naar toptalent en laten hen vervolgens aan falende processen werken. Taichii Ohno Toyota zoekt normaal talent, maar we laten hen aan de beste processen van de wereld werken
Wat is een proces? Elk proces wordt gekenmerkt door een input, output en transformatie Input transformatie output transformatie output
151 112 93 1714 116 124 1 Ook ziekenhuizen kennen veel processen Bijvoorbeeld: Proces voor eerste polikliniekbezoek 1 116 minuten 41 minuten 75 minuten
Wat is Lean? Er zijn waarde toevoegende en nietwaarde toevoegende activiteiten Capaciteit = Waarde toevoegende activiteiten + Niet waarde toevoegende activiteiten
Waarde voor patiënt 1. Het beantwoorden van de zorgvraag 2. Wat van belang is voor deze patiënt tijdens het proces
Verspilling herkennen Waarde Het beantwoorden van deze zorgvraag Wat van belang is voor deze patiënt tijdens het proces Verspilling Alle overige handelingen
Waarde / verspilling voor klanten Alleen díe activiteiten die echt nodig zijn om een product of dienst te realiseren met de eigenschappen die de klant werkelijk wil. Waar klant voor wil betalen
Ball passing video oefening
Waarde (VA) Alleen díe activiteiten die echt nodig zijn om een product of dienst te realiseren met de eigenschappen die de klant werkelijk wil. Zorgvraag van de patient. Verspilling (NVA) Elke activiteit die middelen gebruikt en geen waarde toevoegt Soms moeten we verspillingen accepteren
7 traditionele vormen van verspilling Overproductie Wachten Transport van materialen Onnodig handelen (overprocessing) Transport (bewegingen van mensen) Voorraad Afwijkingen
8. Onbenutte creativiteit Gelieve hersenen op te bergen in uw kastje bij het betreden van dit bedrijf. U krijgt ze terug bij het buiten gaan.
Value Stream Map (VSM)
) 1 ) 12 ) 3 ) 14 ) 16 ) 24 ) 1 10% 1N VSM Analyse doorlooptijd= 116 min Totale proces tijd= 45 min Waardetoevoegend= 41 min Verzamel data per processtap Bepaal welke stappen waarde toevoegen en welke niet Reken totale proces tijd en totale doorlooptijd uit ` PACS/MIRADOR PT(m 1inFreq(%) PT(m 15inFreq(%) 21 % VA1 PT(m 1inFreq(%) 21 % PT(m 9inFreq(%) 25 % PT(m 17inFreq(%) VA12 PT(m 1inFreq(%) 28 % PT(m 1inFreq(%) 10% 3: C: 72 %
0 12 20100301 versie 8 VSM cardiologie patienten via SEH 09:00-17:00 TAKT : (8*60)/(3934/90)= 11 min thuis 112 17:00-09:00 TAKT : (16*60)/(3386/90) = 25 min Poli ext thuis ext HA EPD Theriak 2,2 p dag 2,9 p dag KCHL 0,5 p dag 0,1 p dag 1,9 p dag 0,1 p dag 1 312 min Med. 48 min PACS Cardioloog (overleg) Dagelijks besproken en dan weg!!! 0,3 p dag 2,8 p dag 2 p dag 3 % 5,5 p dag 4,1 p dag 1 96 min Med. 10 min C7 C9 Verpleegkundige SEH ICC arts C10 C11 C12 17 % 30 % Afspraak etc. 20 % 20 % C8a C14 Toewijzen SEH 80 % Verpleegkundige transport radiologie balie triage extra Beslissing kamer arts SEH arts C1 C2 C3 C4 C5 C6 C8b C13 80 % 7 patienten 9 patienten 70 % 18 Mins 11 patienten 41 Mins 6 Mins 9 patienten 7 patieneten 3-64 16 Mins 31 Mins 0-6 5 Mins 0-120 7 Mins 4-30 9-61 1-14 6 Mins LT 184 PT 91 85 patienten 2 Mins 0-73 22 patienten 15 patienten 3 patienten C14 en C13 4 Mins 5 Mins 5 Mins 4 Mins 2 Mins 76 Mins 11 Mins LT 166 0-21 0-39 1-78 0-20 0-124 21-82 4-65 0-19 PT 57 2 Mins 6 Mins 4 Mins 12 Mins 12 Mins 3 Mins 5 Mins 13 Mins 0-26 1-17 3-5 3-38 Incl admin, 12-23 overleg 1-14 3-35 en labtijd LT 49 min PT 27 (gegevens uit tijdslijn) LT mediaan 156 min (18 447 min) (372 card patienten, gegevens uit database)
SMED Changeover time (omsteltijd)
De tijd die nodig is om een machine om te stellen, tussen het laatste goede product A en het eerste goede product B.
Changeover time = stilstand = WASTE
Changeover time niet alleen het omstellen van machines Onderhoud op machine Herinrichten werkplek voor andere werkzaamheden Inrichten van een ruimte, bv OK
Omsteltijd-reductie Verminderen van de stilstand Verbeteren van de first time right capability Verbeteren van de repeatability van de omstelhandelingen. SMED
Film pitstop
Verbeterproces Mixed Fase SMED stap 1 Split Fase SMED stap 2 Transferred Fase SMED stap 3 Improved Fase
Mixed Fase (current state) Proces staat stil tijdens het omstellen Basis activiteiten gemixed Geen goede of onvolledige instructies Verschillende werkmethoden Geen verschil off-line en on-line Gereedschappen niet goed geordend Instellen: vaak op gevoel Veel proefruns, re-adjusting
Verbeterproces Mixed Fase SMED stap 1 Split Fase SMED stap 2 Transferred Fase SMED stap 3 Improved Fase
SMED stap 1 scheiden van off-line en on-line Video-opname, of 1 e screening visueel Analyseer alle activiteiten (Pareto) Belangrijke vraag: moet de machine stilstaan voor deze activiteiten? Meet de tijden van alle activiteiten Scheid alle activiteiten in on-line en off-line Maak een checklist > die moet er blijven! (voorbereiding, after-care activiteiten, gereedschappen, benodigde onderdelen)
Omstel-reductie
Verbeterproces Mixed Fase SMED stap 1 Split Fase SMED stap 2 Transferred Fase SMED stap 3 Improved Fase
SMED stap 2 transformeer on-line naar off-line Dmv technische modificaties en hulpmiddelen Modulaire onderdelen Zoveel mogelijk off-line doen
Verbeterproces Mixed Fase SMED stap 1 Split Fase SMED stap 2 Transferred Fase SMED stap 3 Improved Fase
ON-LINE SMED stap 3 minimaliseer on-line / off-line Activiteiten vervangen / verwijderen > technische modificatie, automatisering Maak gebruik snelkoppelingen Specifieke gereedschappen (electronisch, pneumatisch) Elimineren van test-runs Parallel werken met bv 2 medewerkers Industrial engeneering OFF-LINE Maak speciale omstel sets (gereedschap etc) Organiseer opslag onderdelen etc, minimaliseer transport Via industrial engeneering de beste werkmethode vinden.
Improved fase On-line en off-line is geminimaliseerd Speciale gereedschap zijn geintroduceerd Speciale hulpmiddelen om af te stellen Speciale omstel sets Standaard omstel methode > instructie Omstellen zo simpel mogelijk > uitvoer baar door operators zelf, geen speciale technieker Parallel werken > pitstop Omsteltijd is zo kort mogelijk
5S Werkplek organisatie
5S (5 stappen) Sorteren Structureren Schoonmaken Standaardiseren Stabiliseren
Doel 5S: Wegnemen verspillingen Signaleren van afwijkende situaties Uitgangspunt van verbeteren
Sorteren Structureren Stabiliseren Schoonmaken Standaardiseren
Sorteren Structureren Stabiliseren Schoonmaken Standaardiseren
Sorteren Structureren Stabiliseren Schoonmaken Standaardiseren
Sorteren Structureren Stabiliseren Schoonmaken Standaardiseren
Sorteren Structureren Stabiliseren Schoonmaken Standaardiseren
Ziekenhuizen en Lean Uitdaging ziekenhuis Patient centraal Processen organiseren vanuit de patiënt Flow creëren Lean Druk op efficiëntie en kosten Hoge werkdruk Focus op waarde toevoegende activiteiten verspilling elimineren Realistisch plannen Kwaliteit Veiligheid Variatie verminderen/ controleren Standaardisatie Continu verbetercultuur