Workshop. Procesoptimalisatie. Ronde 1-11:25 tot 12:15 Ronde 2-12:20 tot 13:00 Zaal 1-3. Donderdag 23 mei 2013 Glenn Francois, Robbert van Overmeire

Transcriptie

1 Workshop Procesoptimalisatie Ronde 1-11:25 tot 12:15 Ronde 2-12:20 tot 13:00 Zaal 1-3 Donderdag 23 mei 2013 Glenn Francois, Robbert van Overmeire 1

2 Voorstellen Robbert van Overmeire (adviseur) Operational Excellence Lean Six Sigma Bedrijfsvoering Regeldruk Glenn François (adviseur/ trainer) Procesoptimalisatie Strategie ontwikkeling en realisatie Veranderkunde Innovatie werk (HNW) 2

3 Procesoptimalisatie Waar denken jullie aan? 3

4 Doel van vandaag 1. Een kennismaking met Berenschot en haar aanpak van procesoptimalisatie 2. Eerste kennismaking met begrippen en handvatten om met (procesoptimalisatie) Lean Six Sigma aan de slag te gaan 4

5 Programma van vandaag 1. Wat is procesoptimalisatie? 2. Waarom procesoptimalisatie? 3. Aan de slag 4. Conclusies, tips & tricks 5

6 Programma van vandaag 1. Wat is procesoptimalisatie? 2. Waarom procesoptimalisatie? 3. Aan de slag 4. Conclusies, tips & trics 6

7 Complex verloop van processen (Klant)vraag (Klant)levering Van (klant)vraag tot (klant)levering (interne/externe klanten) 7

8 Kenmerken van processen een systematische serie handelingen die er op gericht is een doel te bereiken een aantal opeenvolgende activiteiten die waarde toevoegen aan de ingebrachte goederen en/of diensten overeenkomstig de gespecificeerde vraag iedere activiteit of groep activiteiten die input tot zich neemt, er waarde aan toevoegt, en voorziet in output naar een interne of externe klant

9 Lean en procesoptimalisatie DOEL Minimale verspilling Alle activiteiten voegen klantwaarde toe om door klant vereiste kwaliteit op het vroegst mogelijke tijdstip te leveren (volgens afspraak) Minimale kosten Juiste kwaliteit Minimale tijd De klant krijgt precies wat zij/ hij nodig heeft 9

10 ~~ ~ ~~ ~ ~~ ~ ~~ ~ ~~ ~ ~~ Six Sigma en procesoptimalisatie Het doel van Six Sigma is om processen substantieel en aantoonbaar te verbeteren door een projectmatige aanpak en statistiek. Sigma betekent letterlijk 6x de standaardafwijking. Dit betekent dat de output van een proces in 99,99966% van de gevallen binnen de gewenste grenzen valt. Dat betekent: 3,4 fouten per miljoen. Minimale verspilling Define Measure Analyze Improve Control Process Control System Solution Selection Aabc Babc Cabc Dabc Eabc 10

11 Programma van vandaag 1. Wat is procesoptimalisatie? 2. Waarom procesoptimalisatie? 3. Aan de slag 4. Aandachtspunten (tips & tricks) 11

12 Inzicht en overzicht Veel organisaties zoeken naar mogelijkheden voor verdere verbetering met als belangrijk aangrijpingspunt de zaken waar medewerkers dagelijks mee bezig zijn Voor elk bedrijfsproces is het van belang dat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht Sommige certificeringen eisen procesbeschrijvingen (vb. ISO) In veel organisaties zijn de afspraken echter niet helder en voelen meerdere mensen zich voor dezelfde onderdelen verantwoordelijk Medewerkers en managers moeten weten waarop ze worden beoordeeld Voor het ontwerpen, verbeteren, inrichten en beheersen van (nieuwe) processen zijn goede procesbeschrijvingen onontbeerlijk

13 Voorkomen van verspillingen (muda) 1. Wachten Wachten op bijv. documentatie, materiaal, handtekeningen, antwoord op 8. Talent Niet benutten van aanwezig talent: Niet motiveren, structureel onder niveau laten werken 7. Correctie Maken van fouten waardoor dingen gecorrigeerd of opnieuw gedaan moeten worden, bijv. verkeerde bestellingen, of fouten in digitalisering orders 2. Overproductie Meer maken of doen dan strikt noodzakelijk en nodig is, bijv. meer folders afdrukken dan nodig 6. Overprocessing Werk mooier maken dan nodig (beter doen dan waar de klant voor betaalt,) bijv. onnodig uitvoeren van dubbele controles over afdelingen heen 3. Transport Onnodig transport van mensen, materialen en onderhanden werk, bijv. regelmatig naar archief lopen, vergaderen in plaats van telefoneren, onnodig verplaatsen van dossiers tussen mensen 4. Voorraad Werken met te grote batches, te veel onderhanden werk, te veel kopieën 5. Beweging Onnodige bewegingen van medewerkers of machines : onnodig zoeken, onnatuurlijke buigingen, te zwaar tillen, lopen naar printers, postvakjes op verkeerde plek 13

14 Opbrengsten! Burgergerichtheid vergroten Onnodige processtappen reduceren Kwaliteit verbetering Doorlooptijden verkorten (indirecte kosten) Interne samenwerking verbeteren (over afdelingen) Continuïteit verbeteren Kennisborging vergroten Knelpunten (risico s) verminderen Inzicht in elkaars werkzaamheden 14

15 Programma van vandaag 1. Wat is procesoptimalisatie? 2. Waarom procesoptimalisatie? 3. Aan de slag 4. Conclusies, tips & tricks 15

16 Voorbeeld van een bakkerij 16

17 Brown paper minisessie 17

18 Aan de slag! (1) - Proces subsidieaanvraag - Maak drie teams Vul gezamenlijk het proces subsidieaanvraag in Plaats de processtappen in logische volgorde op de brown paper (aan de muur) Schrijf mogelijke of verwachte knelpunten op post its Tijd max. 20 minuten Presenteer bevindingen kort 18

19 Enkele tips: Aan de slag! (2) - Proces subsidieaanvraag - Denk in hoofdlijnen (zoals bij de bakkerij!) Gebruik verspillingen om knelpunten te adresseren Schrijf (indien mogelijk) verwachte knelpunten of verbeterpunten 19

20 Programma van vandaag 1. Wat is procesoptimalisatie? 2. Waarom procesoptimalisatie? 3. Aan de slag 4. Conclusies, tips & tricks 20

21 De praktijk: proces van subsidieaanvraag 21

22 De praktijk: proces van subsidieaanvraag 22

23 Conclusies Het op juiste wijze beschrijven van een proces en daarover onderlinge overeenstemming verkrijgen is vaak al een uitdaging Procesbeschrijving vergroot inzicht en overzicht Beschrijving van processen vergroot grip op de zaak en continuïteit Procesoptimalisatie is niet eenvoudig Afstemming tussen processtappen is een uitdaging (voorkomen van verspilling) 23

24 Tips & tricks Betrek het management Geef het proces met alle stakeholders vorm Prioriteer processen Redeneer vanuit de eindgebruiker (gewenste resultaat) Wees zorgvuldig (gebruik een expert voor de proces en/ of inhoudelijke begeleiding) 24

25 Contact Robbert van Overmeire (adviseur) Glenn François (adviseur/ trainer) Robbert werkt als consultant bij Berenschot aan projecten op het gebied van Operational Excellence (o.a. Lean Six Sigma methode), kosten-onderzoeken, en verlaging van regeldruk. T E. Glenn werkt als consultant bij Berenschot aan projecten op het gebied van Processen, Strategie (Implementatie) en Het Nieuwe Werken. T E. 25

26 BIJLAGEN

27 Processheet (voorbeeld bakkerij) HOOFDPROCES drijven bakkerij meel, gist, melk, e.d. verkochte broden SUB PROCES materiaal aanvoeren deeg maken vormen bakken verkopen voorraad grondstoffen deeg ongebakken brood brood SUB PROCES afwegen kneden rijzen ELEMENTAIR PROCES afgewogen hoeveelheid deeg gekneed deeg 27

28 De tien geboden voor Lean Six Sigma 1. Weet wat je klant wil, maar neem dat niet klakkeloos over 2. Begin met kwaliteit: voldoe aan de klantvraag 3. Werk dan aan betrouwbaarheid van processen 4. Zorg dan dat je kunt inspelen op wisselende klantvragen 5. Pluk als laatste de vruchten ervan in termen van efficiency 6. Besef dat het resultaat de resultante is van de kwaliteit van de oplossing én de acceptatie ervan 7. Leer de verspillingen in een proces te zien, maar besef dat zij een gevolg zijn, niet de oorzaak 8. Richt je ook altijd op doorlooptijdverkorting; dit legt de belangrijkste problemen bloot 9. Reduceer (ongewenste) variatie; dit draagt bij aan alle doelstellingen 10.Zorg voor goede werklastbeheersing; overlaad medewerkers niet (structureel) 28

29 Kenmerken van processen 1. Ordening van activiteiten 2. Ordening naar producten en diensten 3. Volgordelijkheid en afhankelijkheid 4. Vaste structuur 5. Input 6. Output 7. Transformatie 8. Waardetoevoeging 9. Consumers of resources 10.Interfaces