Hoofdproces: 120 Boekhouding Onderdeel: 120.010 Algemeen Handleiding: 120.010.020 Maand en jaarafsluitingen Programmaversie: HSP 3.32 4 november 2014 1 Doel Het definitief afsluiten van periodes in de boekhouding, zodat er geen boekingen in die periode meer gemaakt kunnen worden. Deze actie is niet terug te draaien. 2 Voorwaarden en instellingen Alle boekingen uit de af te sluiten periodes dienen te zijn verwerkt. 3 Werkwijze Als een periode definitief is afgesloten, dan is het boeken in deze periode niet meer mogelijk. Deze actie is onherroepelijk. Er worden bij het definitief afsluiten geen journaalposten gemaakt door het programma. 3.1 Boekend printen van de boekingsjournalen Het boeken printen van de boekingsjournalen zorgt ervoor dat de periode definitief wordt afgesloten. De te volgen stappen voor het definitief afsluiten van een periode worden in de volgende paragrafen beschreven. 3.1.1 Batch controleren Start Financiële Boekhouding (rode puzzelstuk ). Ga bij het verticale tabbladenmenu naar: Boeken - Boekingslijsten Batchboekingen Controleer de batch of er nog boekingen klaar staan voor de periode die afgesloten moet worden en boek deze door. 3.1.2 Boekend printen van de boekingsjournalen Ga via het tabbladenmenu naar: Overzichten - Journalen Boekingsjournaal: Maand en jaarafsluitingen Pagina 1
Selecteer onder <Periodefilter> in het blauwe hyperlinkmenu de periode die dient te worden afgesloten. Druk vervolgens op <Afdrukken > en selecteer: "Boekend printen": Via <Printerinstelling> kunt u een PDF printer selecteren mits deze is geïnstalleerd op uw computer. In plaats van op papier zal het hele verslag worden geprint naar een bestand. Wanneer er op <OK> wordt gedrukt verschijnt volgende melding: Maand en jaarafsluitingen Pagina 2
Indien u zeker bent definitief te willen afsluiten kiest u voor <Ja>. Het boekingsverslag zal worden geprint en de gekozen periode is nu definitief afgesloten. Op de startpagina zal de status worden bijgewerkt: De startdatum in het periodefilter bij het boekingsjournaal zal worden veranderd in de eerste maand welke nog niet definitief is afgesloten. Wanneer het boekingsverslag opnieuw dient te worden uitgeprint over een reeds afgesloten periode dan kan er een vinkje worden gezet bij <Afdrukherhaling>. Dit staat onder de kop <Opties> in het blauwe hyperlinkmenu. 3.2 Boekend printen van de grootboekkaarten Het boekend printen van de grootboekkaarten is optioneel. Het werkelijke afsluiten van het jaar is reeds gebeurd door het boekend printen van de boekingsjournalen. Ga bij het verticale tabbladenmenu naar: Overzichten - Grootboekkaarten A4 Grootboekrekeningen. In onderstaand voorbeeld is gekozen voor de "Grootboekrekeningen". "Debiteuren" en "Crediteuren" tonen dezelfde soort overzichten: Druk op de knop <Rekeningbereik & periode> onder de kop <Filter>. Het volgende detailvenster verschijnt: Maand en jaarafsluitingen Pagina 3
Selecteer vervolgens de gewenste grootboekrekening. In dit scherm kan door middel van <F5> het grootboekschema worden opgeroepen. Druk op <Volgende>: Selecteer de eerste optie en druk op <Voltooien> Ga naar afdrukken en kies voor <Boekend printen> Het boekend printen van grootboekkaarten kan alleen wanneer de desbetreffende periode reeds is afgesloten door middel van het boekend uitprinten van het boekingsjournaal. Maand en jaarafsluitingen Pagina 4
3.3 Boekend printen van de dagboeken Door het boekend printen van de dagboekoverzichten is inzicht te krijgen in de boekingscyclus van een dagboek. Deze overzichten zullen voor elke boekende afdruk een apart dagboeknummer en verwerkingsnummer krijgen. Deze dagboekoverzichten kunnen per dag of per maand boekend worden geprint, zodat in een later stadium de overzichten zijn op te vragen per dag of per maand. De dagboeken zijn aanvullende overzichten die ook boekend kunnen worden uitgeprint, zodat ze een geboekte status krijgen. Dit staat echter los van het definitief afsluiten van een periode door middel van het boekend printen van de boekingsjournalen en grootboekkaartjes. 3.3.1 Instellingen dagboekoverzichten Ga bij het verticale tabbladenmenu naar: Stamgegevens Instellingen - Dagboeken. Stel hier in het veld Rapportperiode in of de dagboeken per maand (Standaard) of per dag dienen te worden afgedrukt. Deze instelling werkt niet met terugwerkende kracht wanneer er al boekend is geprint. Maand en jaarafsluitingen Pagina 5
3.3.2 Afdrukken dagboekoverzichten Ga bij het verticale tabbladenmenu naar: Overzichten Dagboeken. In onderstaand voorbeeld is gekozen voor het Memoriaalboek maar de andere dagboeken tonen dezelfde soort overzichten: Een specifiekere selectie moet worden gemaakt in het blauwe hyperlinkmenu onder de kop <Periode>. Vul hier de gewenste startdatum in. Druk op <Afdrukken >. Vul bij verwerkingsnummer en dagboekafdruknummer een voorloop jaartal in, zodat elk jaar een uniek nummer krijgt. Bijvoorbeeld 2009001. Maand en jaarafsluitingen Pagina 6
Kies daarna voor <Boekend printen> en druk op <OK>. De velden verwerkingsnummer en dagboekafdruknummer moeten eenmalig worden ingegeven, de afdrukken erna zijn niet meer te veranderen en nummert het programma automatisch door. Bij het openen van een nieuw boekjaar kan dit veld weer worden veranderd, zodat u het voorloopjaartal kunt aanpassen. Alle boekingen in de gekozen periode in dit dagboek zullen nu verdwijnen uit dit overzicht. Wanneer deze boekingen opnieuw moeten worden getoond dient in het hyperlinkmenu <Modus> omgezet te worden van "Standaard" naar "Afdrukherhaling". Wanneer een dagboek elke dag boekend wordt uitgeprint, zal het scherm wél alle boekingen tonen van de gekozen maand(en). Echter, bij het opnieuw afdrukken, zal het alleen per dag mogelijk zijn aangezien deze worden uitgeprint per dagboek/verwerkingsnummer en dit is per dag verschillend. Maand en jaarafsluitingen Pagina 7