Alleen zorgregels die gefiatteerd zijn, worden meegenomen in declaratie, facturatie en verloning. De regels zijn vanuit het oogpunt van de medewerkers (teams) te fiatteren. Een leidinggevend persoon (bijvoorbeeld de teamleider) controleert de zorgregels van de medewerkers. Alle voorgaande periodes/weken van het team moeten ook gefiatteerd zijn, voordat gefiatteerd kan worden voor de huidige periode/week. Omdat er veel afhankelijkheden zijn, is het niet mogelijk om reeds gedane fiattering ongedaan te maken. Navigeren Ga naar Zorg --> Zorgregels fiatteren Team Selecteer het betreffende team. Nedap healthcare Pagina 1 / 6
Overzicht van het fiatteerscherm Het fiatteerscherm is grofweg in 4 delen op te splitsen: 1. Een overzicht met de totale tijd, ingedeeld in verschillende categoriëen en vervoerdeclaraties. Ook het fiatteren van het gehele team over de betreffende week (of periode of maand, afhankelijk van de ingestelde voorkeur) is mogelijk middels de groene knop. 2. Een cirkeldiagram met een schematische verdeling van de tijd, verdeeld in de categorieen 'Tijd voor zorg' (dit is de clienttijd), 'Indirecte tijd', 'Vakantie' en 'Ziekte'. De waardes hiervan worden berekend op basis van de geregistreerde werktijd. 3. Elke medewerker is zichtbaar. Zodra bepaalde medewerkers niet gefiatteerd zijn, worden de namen blauw en bijbehorende gegevens felgekleurd weergegeven. Namen van reeds gefiatteerde medewerkers worden grijs en de bijbehorende gegevens minder fel. 4. Op medewerkerniveau worden diverse gegevens zichtbaar. Door op de titels van deze gegevens te klikken, wordt de lijst op basis van deze gegevens gesorteerd. Door met de muis stil te staan op deze titels, verschijnt meer informatie. Ook verschijnt meer informatie over de betreffende gegevens zodra hierop stilgestaan wordt. Nedap healthcare Pagina 2 / 6
Selecteer de juiste periode / week. Standaard wordt de week voorafgaand aan de huidige week geselecteerd, omdat de huidige week niet te fiatteren is. Controleer de gegevens en klik wanneer alles gecontroleerd is, op de groene button ' Week [ ]' om de betreffende week te fiatteren. Ondanks het feit dat er waarschuwingen kunnen staan op het fiatteerscherm, kan er gewoon gefiatteerd worden. Bij fouten of waarschuwingen neemt degene die fiatteert dus een bewuste beslissing om deze fouten te negeren. Eventuele waarschuwingen Het fiatteerscherm genereert diverse waarschuwingen en meldingen als registraties niet kloppen, niet volledig zijn of mogelijk problemen kunnen gaan opleveren. De volgende meldingen kunnen voorkomen: Het doorklikken op deze melding geeft de week/periode waarin nog ongefiatteerde regels voorkomen. Het kan zijn dat het overzicht van het huidige team niet laat zien bij welke medewerker dit het geval is. Veelal komt dat omdat deze in die week/periode aan een ander team is gekoppeld en die registraties zullen eerst moeten worden gefiatteerd, voordat het nieuwe team dit kan overnemen. Nedap healthcare Pagina 3 / 6
Als het niet direct duidelijk is om welke medewerker het gaat, is de volgende methode hiervoor te gebruiken: ga naar menu Beheer, optie Exportcontrole, vul de datum in van de laatste dag van de probleemweek en zoek het team. Dan kom je bij een medewerker. Zoek deze medewerker dmv menu Medewerker en ga naar de Organisatorische eenheid. Naar alle waarschijnlijkheid is in deze week een ander team gekoppeld dan het team dat te fiatteren is. Vanuit dit oude team zal eerst moeten worden gefiatteerd, voordat dit vanuit het nieuwe team kan worden gedaan. Waarschuwing: de weekkaart is niet ingevuld. Wanneer de weekkaart nog niet goed gevuld is, verschijnt er een oranje waarschuwingsdriehoek bij de medewerker. Als je hierop hovert, verschijnt de onderstaande waarschuwing: 'De weekkaart is ingevuld t/m... Er moeten nog... dagen geaccordeerd worden'. Spreek deze medewerkers er op aan of corrigeer de weekkaart. Waarschuwing: de uren zijn niet goedgekeurd in het Medewerkerportaal. Wanneer de medewerker de registraties in het Medewerkerportaal nog niet goedgekeurd heeft, verschijnt er een oranje waarschuwingsdriehoek bij de medewerker. Als je hierop hovert, verschijnt de onderstaande waarschuwing: 'Uren zijn geaccordeerd t/m..... dagen moeten nog worden geaccordeerd in het Medewerkerportaal. Waarschuwingen en aandachtspunten indien bij de weekkaart van de medewerker 'Splitsing cliënttijd/werktijd' staat ingeschakeld. Bij een medewerker waar bij de weekkaart 'Splitsing cliënttijd/werktijd' staat ingeschakeld, geldt dat dit op een specifieke manier doorwerkt in de verhouding 'Tijd voor zorg' versus 'Indirecte tijd'. De geregistreerde clienttijd wordt meegenomen onder 'Tijd voor zorg'. Deze clienttijd wordt afgetrokken van de geregistreerde werktijd. Het restant aan werktijd wordt meegenomen onder 'Indirecte tijd'. Bij de registratie van deze werktijden kunnen bepaalde registraties tot waarschuwingen leiden, omdat deze mogelijk tot problemen kunnen leiden. Nedap healthcare Pagina 4 / 6
Waarschuwing: de geregistreerde werktijd is minder dan de geregistreerde cliënttijd Indien een medewerker met de 'Splitsing cliënttijd/werktijd' meer cliënttijd heeft geregistreerd dan werktijd, is dit op twee manieren zichtbaar: 1. Er verschijnt er een rood uitroepteken (1) bij deze medewerker. Door te hoveren op het uitroepteken wordt de specifieke uitleg zichtbaar: 'De geregistreerde werktijd is minder dan de geregistreerde cliënttijd'. 2. Het staafdiagram onder 'Tijdsverdeling' is helemaal groen. In de groene balk is het percentage clienttijd en de absolute tijd van de 'overschrijding' terug te vinden. In het onderstaande voorbeeld is er dus 2x zoveel clienttijd geregistreerd (200%) als werktijd. De totale overschrijding bedraagt 2:30 uur. Omdat alleen de geregistreerde werktijd doorwerkt in de verloning, loopt de medewerker met deze registratie het risico dat zijn gewerkte uren die alleen opgegeven zijn als cliënttijd, niet meekomen in de verloning. Waarschuwing: er is geen indirecte tijd geregistreerd waarmee de geregistreerde clienttijd vergeleken kan worden Als er bij een medewerker met de 'Splitsing cliënttijd/werktijd' helemaal geen werktijd heeft ingevuld, alleen cliënttijd, is dit te zien aan een vraagteken in de groene balk onder 'Tijdsverdeling'. Daarnaast zijn hier de waarschuwingen zichtbaar zoals hierboven genoemd onder 'de geregistreerde werktijd is minder dan de geregistreerde cliënttijd. Nedap healthcare Pagina 5 / 6
Waarschuwing bij kilometerdeclaraties: de maximale declaratie-afwijking is voor deze periode overschreden. In het geval kilometers automatisch geregistreerd worden (aanvullende functionaliteit), kan in de applicatie een marge ingegeven worden hoeveel kilometer de medewerker per week handmatig mag corrigeren, zonder dat hierop een signalering komt. Indien de medewerker meer kilometers handmatig toevoegt dan de marge toelaat,wordt dit als signalering in het fiatteerscherm weergegeven. De signalering kenmerkt zich door een rood getal in combinatie met een rode +. Ook verschijnt een mouse-over met meer informatie. Waarschuwing bij kilometerdeclaraties: Indien een medewerker kilometers geregistreerd heeft op een dag waar geen directe uren (cliententijd) geregistreerd is, verschijnt een signalering. De signalering kenmerkt zich door een rood getal. Nedap healthcare Pagina 6 / 6