ONS PLANNING - ZELFROOSTEREN

Transcriptie

1 ONS PLANNING - ZELFROOSTEREN Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

2 Table of Contents Algemene informatie en configuratie... 3 Zelfroosteren uitgelegd... 4 Configuratie van het zelfroosteren... 6 Zelfroosteren door medewerkers... 9 Het zelfroosterscherm uitgelegd...10 Zelfroosteren in de vrije fase...15 Zelfroosteren in de verbeterfase...18 Rooster (laten) aanpassen in de review- of vaste fase...21 Veelgestelde vragen...22 Op basis waarvan wordt in het zelfroosterscherm de keuze getoond om een team te kiezen? Waarom kan ik voor een bepaald team niet zelfroosteren?...24

3 Algemene informatie en configuratie Pagina 3 / 24

4 Zelfroosteren uitgelegd Kort samengevat is zelfroosteren het door zorgmedewerkers laten inroosteren van hun eigen diensten. Essentieel hierbij is dat de medewerkers meer verantwoordelijkheden krijgen en dat de bestaande centrale rol van de planner afneemt. Het maken van het rooster is dus een taak die decentraal binnen het team gedaan wordt. Zelfroosteren moet niet verward wordt met de flex-functionaliteit. Het verschil hierbij is dat de flex-functionaliteit wordt gebruikt om nog enkele openstaande diensten, door een planner op te laten vullen met medewerkers uit een flex-team. De gebruikte applicaties Het zelfroosteren wordt door medewerkers gedaan vanuit het Medewerkerportaal. De gegevens voor het zelfroosteren, komen uit Ons Planning en worden ook daar opgeslagen. Er is een directe koppeling tussen het Medewerkerportaal en Ons Planning. Dit houdt in dat zodra gegevens in Ons Planning aangepast worden (een medewerker wordt op een dienst ingeroosterd), dit na het verversen van de zelfroosterpagina in het Medewerkerportaal, direct te zien is. Elke 30 seconden worden de gegevens in het zelfroosterscherm in het Medewerkerportaal automatisch ververst. Acties die gedaan worden in het zelfroosterscherm, worden direct opgeslagen in Ons Planning. In Ons Planning zijn deze gegevens dus ook zichtbaar, zodra de pagina wordt ververst (dit moet in Ons Planning wel handmatig gedaan worden). Personen die kunnen zelfroosteren De personen die kunnen zelfroosteren, zijn lid van een team waarvoor zelfroosteren is ingeschakeld. Ook zullen deze medewerkers moeten werken voor dit team; administratieve medewerkers zullen dus niet voor het betreffende team kunnen zelfroosteren. Het is raadzaam om een persoon aan te wijzen die, zodra de medewerkers het rooster hebben gemaakt, de laatste stappen controleert. Het heeft de voorkeur om dit een medewerker uit het team te laten zijn. Deze persoon zal moeten letten op niet gevulde diensten, of er diensten zijn waarop nog meerdere medewerkers staan ingeroosterd, of dat er nog andere (CAO-)conflicten zijn. Fases Het maken van het rooster is niet van de ene op de andere dag gedaan. Om het proces te faciliteren om van een niet gevuld rooster naar een volledig gevuld rooster te gaan, zal gewerkt worden via een aantal fases: Pagina 4 / 24

5 Vrije fase: De medewerkers kunnen vrij inschrijven en uitschrijven op diensten, maar er worden signaleringen gegeven op basis van de CAO, arbeidstijden en uren van de medewerker. Verbeterfase: Medewerkers kunnen vrij inschrijven en uitschrijven op diensten, maar er worden diverse aanvullende signaleringen gegegeven, rekening houdend met inschrijvingen van andere medewerkers. Reviewfase: Dit is het conceptrooster, maar medewerkers kunnen hierop geen wijzigingen meer aanbrengen. Roosteraars kunnen dit nog wel. Vaste fase: Dit is het definitieve rooster. Er zal echter wel een afspraak gemaakt moeten worden dat planners alleen nog maar wijzigingen aanbrengen in overleg met betrokken medewerkers. Doorlopende fases De genoemde fases worden elke week, één week opgeschoven. Dit gebeurt rond de nachtovergang van zondag op maandag. Hierdoor ontstaat een doorlopende situatie. Stel: Het is nu zondag in week 20. Ik kan nu nog de vrije fase invullen van week 26 t/m 30. Morgen is het maandag (in week 21). Dan kan ik de vrije fase invullen van week 27 t/m 31. (dit voorbeeld geldt voor alle fases). Pagina 5 / 24

6 Configuratie van het zelfroosteren Voor het gebruik van het zelfroosteren dienen een aantal zaken te worden ingericht. Voordat je kunt gaan starten met zelfroosteren dient een ticket aangemaakt te worden, zodat Support het zelfroosteren kan activeren. Let wel: Dit is alleen mogelijk voor het gebruik van zelfroosteren in de testomgeving. Wanneer je het zelfroosteren wil gebruiken in de productie-omgeving, dient er contact te worden gezocht met de accountmanager aangezien hier kosten aan verbonden zijn. Configuratie in Ons Planning Nadat Support het zelfroosteren heeft ingeschakeld, heb je de mogelijkheid om voor de V&V teams het zelfroosteren aan te zetten en in te richten. Wanneer je voor een team zelfroosteren wil inschakelen, dien je het betreffende team te selecteren in het overzichtsscherm van Ons Planning. 1. Selecteer het betreffende team in Ons Planning. In dit geval kiezen we voor het team "V&V de Sloot". 2. Klik op "Mijn team instellingen". Pagina 6 / 24

7 Teaminstellingen In het overzicht van de team instellingen heb je verschillende mogelijkheden. Hieronder lichten we de instellingen van het zelfroosteren toe. Wanneer je klikt op "Toon/Verberg zelfrooster opties" zie je alle opties die betrekking hebben op het zelfroosteren. Vervolgens krijg je een aantal opties te zien zoals beschikbaarheden, zelfroosteren en de fases. 1. Beschikbaarheden: deze optie kun je aanvinken wanneer je wil dat medewerkers hun beschikbaarheden kunnen aanpassen in het medewerkerportaal. 2. Zelfroosteren: het vinkje "Zelfroosteren" dien je aan te vinken wanneer je zelfroosteren wilt activeren voor dit team. 3. Vervolgens zie je 4 verschillende fases met invoervelden ervoor. Hier kan aangegeven worden hoeveel weken de fase duurt. Tevens geeft het de kleur aan, zoals deze ook in het zelfroosterscherm in het medewerkerportaal wordt weergegeven. - Vaste fase (gesloten): Dit is het definitieve rooster. Er zal echter wel een afspraak gemaakt moeten worden dat planners alleen nog maar wijzigingen aanbrengen in overleg met betrokken medewerkers. - Reviewfase: Dit is het conceptrooster, maar medewerkers kunnen hierop geen wijzigingen meer aanbrengen. Roosteraars kunnen dit nog wel. - Verbeterfase: Medewerkers kunnen vrij inschrijven en uitschrijven op diensten, maar er worden diverse aanvullende signaleringen gegegeven, rekening houdend met inschrijvingen van andere medewerkers. - Vrije fase: De medewerkers kunnen vrij inschrijven en uitschrijven op diensten, maar er worden signaleringen gegeven op basis van de CAO, arbeidstijden en uren van de medewerker. Pagina 7 / 24

8 De huidige week telt niet mee in het aantal ingestelde weken. De telling van de weken begint dus op de eerstvolgende maandag, om 00:00 uur. Let op: Volgens de CAO's moet het rooster 4 weken vooraf bekend zijn. Ingangsdatum Wanneer je start met het zelfroosteren dien je voor het betreffende team aan te geven op welke datum het zelfroosteren van start zal gaan. Dit dient een maandag in de toekomst te zijn. (Zodra een maandag in het verleden wordt ingevoerd, zal zelfroosteren geactiveerd zijn in de eerstvolgende week.) Op het moment dat men start met het zelfroosteren zullen de komende weken, tot de week waar gestart wordt met het zelfroosteren, getoond worden als gesloten fase. Dit omdat de nabije weken wel ingeroosterd zijn door de planners, terwijl ook het zelfroosteren in de weken daarna, mogelijk moet zijn. Vanaf die week zullen de fases getoond worden, zoals deze ingesteld zijn. Pagina 8 / 24

9 Zelfroosteren door medewerkers Pagina 9 / 24

10 Het zelfroosterscherm uitgelegd Het zelfroosterscherm is onderdeel van het Medewerkerportaal. Om bij het zelfroosterscherm te komen dien je dus eerst in te loggen in het Medewerkerportaal. Klik daarna op het kopje 'Zelfroosteren'. Pagina 10 / 24

11 Verschillende fases van het zelfroosteren Er zijn vier verschillende fases te onderscheiden wanneer je als team gaat zelfroosteren. In Ons Planning is per team in te stellen hoeveel weken iedere fase duurt. We leggen het scherm uit van onder naar boven (van het conceptrooster, naar het definitieve rooster). 1. Vrije fase (groen): In deze fase kan ieder lid van het team zich vrij in- en uitschrijven op iedere dienst. 2. Verbeter fase (blauw): In deze fase werkt het team samen aan het verbeteren van het rooster. 3. Review fase (grijs/gestreept): In deze fase kan een teamverantwoordelijke of zorgcoördinator het rooster controleren en indien nodig aanpassen. In deze fase is het voor de leden van het team niet meer mogelijk zich in- en uit te schrijven voor diensten. 4. Gesloten fase (paars): In deze fase is het rooster definitief. 5. Het aantal compensatie-uren van de ingelogde medewerker wordt hier getoond. 6. Door op het vraagteken te klikken verschijnt een uitleg over het zelfroosterscherm. Hierin staat uitgelegd wat alle kleuren en vakjes betekenen. 7. Door op één van de bladwijzers te klikken ga je direct naar de betreffende periode. Wanneer de muis boven één van de fases wordt gehouden, wordt de kleur van de betreffende fase getoond. 8. Als een medewerker lid is van meerdere teams die zelfroosteren, kan hier een selectie gemaakt worden voor het team. Pagina 11 / 24

12 9. Om duidelijk weer te geven welke dag vandaag is, wordt het vakje als roze weergegeven. Door op één van de weken van een fase te klikken verschijnen eronder alle bij die week horende diensten. Om dit te illustreren gebruiken we een voorbeeld uit de vrije (groene) fase. Na het aanklikken van de gewenste week wordt het vakje lichtblauw en verschijnen de diensten van de aangeklikte week. In dit vak staat het weeknummer en het periodenummer. Verder staat voor hoeveel uur de ingelogde medewerker zichzelf al heeft ingeroosterd deze week. Onderin het vak staat een indicator die aangeeft hoeveel afwijking er is met de contracturen van de medewerker. Zodra er links van de streep een lijn te zien is, is er een afwijking dat de medewerker minder uren staat ingeroosterd t.o.v. het contract; een lijn rechts van de streep geeft aan dat er meer uren zijn ingeroosterd. 1. In dit vak is de betreffende week en periode te zien. Ook is te zien hoeveel uren de ingelogde medewerker als is ingeroosterd in deze week. 2. Dit zijn alle diensten die deze week gevuld moeten worden. Door met de muis boven één van deze diensten te hangen verschijnt de naam van de dienst voluit. Door te klikken op één van de diensten verschijnt een pop-up met extra informatie over deze dienst. Indien een medewerker lid is van meerdere teams en de teaminstellingen voor het zelfroosteren zijn aan elkaar gelijk, worden alle diensten van alle teams bij elkaar getoond. In deze handleiding lees je hier meer over. Pagina 12 / 24

13 3. Voor het tonen van deze diensten kan gekozen worden voor drie verschillende weergaves: Mijn diensten: Deze weergave toont alle diensten die de ingelogde medewerker in de afgelopen vier weken heeft uitgevoerd. Ook worden diensten met conflicten getoond. Standaard wordt deze weergave gekozen voor het tonen van de diensten. Mijn deskundigheid: Met deze weergave worden alleen de diensten getoond die exact dezelfde deskundigheid hebben als de ingelogde medewerker. Ook worden diensten met conlficten getoond. Alle diensten: Deze weergavemogelijkheid zorgt ervoor dat alle diensten van dit team worden getoond, maar alleen voor de deskundigheden van de medewerker, of lagere deskundigheden. 4. Ieder lichtblauw-gekleurd vakje staat voor een dienst die door de medewerker opgevuld kan worden. De vakken waar nog geen namen in staat, staan voor diensten waarop nog geen enkele medewerker zich heeft ingeschreven. Ook de vakken waar namen van collega's in staan, kunnen gekozen worden door een medewerker. In de verbeterfase (blauwe fase) kan het team immers samen het rooster nog verbeteren. Door een lichtblauw-gekleurd vakje aan te klikken roostert de medewerker zichzelf in voor deze dienst. Het lichtgekleurde vakje wordt dan groen gekleurd en de naam van de medewerker verschijnt in het vakje. Door een groen gekleurd vakje nogmaals aan te klikken verdwijnt de naam weer uit het vakje. Eigenschappen van een dienst Pagina 13 / 24

14 Wanneer je klikt op een dienst, verschijnt bovenstaande pop-up. Hierin staan de diensteigenschappen beschreven, maar ook welke collega's deze dienst deze week en in de afgelopen vier weken nog meer hebben gewerkt. Voor iedere medewerker wordt een bolletje getoond en hoe meer bolletjes, hoe meer verschillende medewerkers bij een cliënt langs zijn gekomen. Deze informatie kan een medewerker gebruiken bij het kiezen van een dienst. Pagina 14 / 24

15 Zelfroosteren in de vrije fase In de vrije fase kan iedere medewerker binnen het team zich in- en uitschrijven op de getoonde diensten. Er zal alleen in het geval van CAO-conflicten een waarschuwing getoond worden (bijvoorbeeld: als je je hebt ingeschreven voor 2 achtereenvolgende diensten die meer dan 10 uur in totaal duren, zal dit een melding geven). Het zelfroosteren in de vrije fase is grofweg op te delen in 3 stappen. 1. Klik op de betreffende week Klik op de betreffende week. In dit voorbeeld week Kies een overzicht van diensten Kies een overzicht van diensten (bekijk hier wat de opties betekenen). Pagina 15 / 24

16 3. Schrijf je in en uit op de diensten Je kunt je vrij inschrijven op elke dienst (een spinner wordt getoond en vervolgens verschijnt je naam). Ook kan je je vrij uitschrijven op diensten waarvoor je je hebt ingeschreven. Ook kan je inschrijven op diensten waar al andere medewerkers op zijn ingeschreven (zie pijl). Eventuele dubbelingen worden in de volgende fase verbeterd. Pagina 16 / 24

17 Hoeveel diensten inschrijven? Het is verstandig om elke week zo min mogelijk afwijking te hebben ten opzicht van je contract. Het aantal uren waarvoor je de betreffende week bent ingeroosterd, worden getoond. Ook wordt een indicator getoond of je boven of onder je contract bent ingeroosterd. Minder uren Onderin het vak staat een indicator die aangeeft hoeveel afwijking er is met de contracturen van de medewerker. Zodra er links van de streep een lijn te zien is (zoals in dit voorbeeld), is er een afwijking dat de medewerker minder uren staat ingeroosterd t.o.v. het contract. Meer uren Een lijn rechts van de streep geeft aan dat er meer uren zijn ingeroosterd. Pagina 17 / 24

18 Zelfroosteren in de verbeterfase Als de vrije fase voorbij is en teamleden zich vrij hebben ingeschreven voor diensten die zij willen werken, belandt men in de verbeterfase. In deze fase werkt het team samen aan het verbeteren van het rooster. Het zelfroosterscherm ziet er in de verbeterfase grotendeels uit als in de vrije fase. Je schrijft je op dezelfde wijze in en uit voor een dienst, door op het vakje van een dienst te klikken. Een verschil is dat in de verbeterfase het team wordt geholpen het rooster sluitend te krijgen door middel van signaleringen in pop-ups. Deze signaleringen werken niet blokkerend: de medewerkers kunnen zich (na een signalering en bevestiging) toch inschrijven voor een dienst. Er wordt bij de signalering onder andere rekening gehouden met CAO-bepalingen (zoals aaneengesloten gewerkte uren, maar ook praktische zaken als dubbele inschrijvingen). Een aanpassing in het rooster kan er voor zorgen dat de signaleringen veranderen. Het zelfroosterscherm kan er in de verbeterfase uitzien zoals in onderstaand voorbeeld, waarbij een aantal verschillende kleuren en meldingen te zien zijn. Deze meldingen worden hieronder verder toegelicht. Meldingen uitgelegd 1. Rood vakje met vraagteken: Dit betekent dat er nog geen medewerker is die zichzelf voor deze dienst op deze dag heeft ingeroosterd. Deze signalering wordt opvallend weergegeven, omdat het belangrijk is dat dit gat in het rooster wordt opgevuld. Door Pagina 18 / 24

19 te klikken op het rode vakje met het vraagteken roostert een medewerker zichzelf in voor deze dienst. 2. Een rood vakje met daarin twee namen: Voor deze dienst hebben twee medewerkers, waaronder jijzelf, zich ingeroosterd. Door op de dienst te klikken kun je je uitschrijven voor de dienst waarna het vakje een lichtblauwe kleur krijgt. 3. Een oranje vakje met twee namen: Hier wordt gesignaleerd dat twee medewerkers zichzelf hebben ingeroosterd voor deze dienst. Dit kun je niet oplossen, omdat je niet één van deze medewerkers bent. Het is ook nog mogelijk jezelf in te schrijven voor de dienst, naast de twee medewerkers die dit al gedaan hebben. 4. Een rood vakje met daarin je eigen naam: Je hebt jezelf ingeschreven voor deze dienst, maar er is overlap met een andere dienst. Door op het vakje te klikken kun je jezelf uitschrijven. 5. Een oranje vakje met een witte Ø: Dit betekent dat de dienst nog niet door een medewerker is ingeroosterd, maar dat er voor jou een CAO-conflict bestaat op het moment dat je de dienst uitvoert. Door te klikken op het vakje verschijnt welke CAOregels overtreden worden. Ondanks het conflict kun je je toch inschrijven voor deze dienst. 6. Een lichtblauw vakje met daarin de naam van een andere medewerker: Een ander lid uit het team heeft zich voor deze dienst ingeroosterd, maar jij zou je ook kunnen inschrijven op deze dienst zonder dat dit een CAO-conflict of overlap met een andere dienst oplevert. 7. Een lichtblauw vakje met daarin een witte Ø: Een andere medewerker heeft zich ingeroosterd. Wanneer jij jezelf inroostert voor deze dienst levert het een CAOconflict of overlap met een andere dienst op. 8. Een blauw vakje met daarin je eigen naam: Dit betekent dat je jezelf hebt ingeroosterd voor deze dienst en er zijn geen signaleringen. Uiteindelijk is het de bedoeling dat elke dienst licht- of donkerblauw gekleurd is: dit betekent dat er geen fouten zijn. Pagina 19 / 24

20 Voorbeeld van een signalering Dit voorbeeld komt tevoorschijn zodra een medewerker zich wil inschrijven voor een dienst waarvoor gewaarschuwd wordt dat er een conflict zal optreden na inschrijving (oranje vakje met Ø). Dit is echter een waarschuwing, het blijft mogelijk om je in te schrijven voor een dienst waarbij een (CAO-)conflict zal optreden door te klikken op 'Schrijf toch in'. Afhankelijk van de actie (in- of uitschrijven) wordt de knop getoond waarmee de actie bevestigd wordt. Pagina 20 / 24

21 Rooster (laten) aanpassen in de review- of vaste fase Zodra het rooster is verbeterd in de verbeterfase, zullen vrijwel alle onjuistheden, conflicten en niet-opgevulde diensten gecorrigeerd en aangevuld zijn. Het uitgangspunt van Zelfroosteren is dat in de verbeterfase alle problemen/conflicten onderling opgelost zijn. De twee laatste fases zijn niet meer door de medewerkers aan te passen, maar zijn nog wel door roosteraars aan te passen. Reviewfase De reviewfase is het conceptrooster, maar uitvoerende medewerkers kunnen hierop geen wijzigingen meer aanbrengen. Roosteraars kunnen dit nog wel. Deze fase kan dus gebruikt worden om, indien nodig, de laatste puntjes op de 'i' te zetten en het rooster definitief te maken. Ook is het mogelijk om te zelfroosteren zonder een reviewfase. Dat betekent dat er geen teamverantwoordelijke of roosteraar is die het rooster definitief maakt, maar dat het team hiervoor zelf verantwoordelijk is. Vaste fase Dit is het definitieve rooster. Deze fase zal dus geen veranderingen meer krijgen, tenzij er incidentele wijzigingen zijn die niet vooraf bekend waren (zoals bijvoorbeeld medewerkers die ziek zijn waardoor diensten door andere medewerkers overgenomen moeten worden). Omdat medewerkers ervan uitgaan dat dit het defintieve rooster is, zullen eventuele wijzigingen met de betrokken medewerkers onderling afgestemd moeten worden. Pagina 21 / 24

22 Veelgestelde vragen Pagina 22 / 24

23 Op basis waarvan wordt in het zelfroosterscherm de keuze getoond om een team te kiezen? In sommige gevallen is een dropdownmenu aanwezig om een team te selecteren. In dit artikel wordt beschreven in welke gevallen deze zichtbaar is en welke opties beschikbaar zijn. Het zelfroosterscherm bepaalt de signaleringen op basis van het op dat moment geopende zelfroosterscherm. Er wordt dus geen rekening gehouden met eventuele diensttoewijzingen die de medewerker binnen andere teams heeft. Ook kan niet worden uitgegaan van signaleringen welke betrekking hebben op de CAO (arbeidstijden, gewerkte uren). Om deze reden worden alle diensten van alle teams van de medewerker getoond in hetzelfde zelfroosterscherm. Zodra echter de duur van de fases niet binnen alle teams gelijk is ingesteld, zal in het zelfroosterscherm een dropdown-menu getoond worden. In dit menu zijn alle teams die kunnen zelfroosteren én waarvoor de medewerker werkt (dus geen administratief medewerker), zichtbaar. Indien de situatie voorkomt dat er een aantal teams zijn met gelijke duur van fases, én er is tenminste 1 team waarvan de duur van fases afwijkt, dan wordt in het dropdown-menu ook de mogelijkheid getoond om een combinatie van teams te selecteren waarvan de fases gelijk zijn. Samengevat: - Voordeel van een zelfroosterscherm per team: Het kan overzichtelijker zijn indien de medewerker erg veel diensten binnen erg veel teams zichtbaar heeft. - Nadeel van een zelfroosterscherm per team: De kans is aanwezig dat de medewerker zich inschrijft op diensten die gelijktijdig plaatsvinden. Ook zijn de signaleringen op basis van de CAO niet correct, of worden signaleringen überhaupt niet getoond. Pagina 23 / 24

24 Waarom kan ik voor een bepaald team niet zelfroosteren? Voor het team is niet ingesteld dat deze kan zelfroosteren. Bekijk de configuratie van het zelfroosteren. De medewerker is niet werkzaam voor dit team, of het lidmaatschap van deze medewerker voor dit team wordt in het rooster verborgen. Bekijk hoe dit is in te stellen. Pagina 24 / 24