ONS PLANNING - FLEX FUNCTIONALITEIT (ALLEEN V&V)

Transcriptie

1 ONS PLANNING - FLEX FUNCTIONALITEIT (ALLEEN V&V) Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

2 Table of Contents Flex functionaliteit: uitleg... 3 Wat is de flex functionaliteit?... 4 Wat is het verschil tussen Flex en Zelfroosteren?... 8 Flex functionaliteit: configuratie... 9 Flex functionaliteit: wat in te stellen?...10 Flex functionaliteit gebruiken...14 Diensten aanbieden aan het flexteam...15 Inschrijven op flexdiensten via de rooster en planning inzage...17 Toewijzen van ingeschreven medewerker...20 Medewerkers doorstrepen...21 Het flexteam roosteren Flex rapportages Toewijzing controleren Flex functionaliteit: alternatief proces...41 Alternatieve flex proces... 42

3 Flex functionaliteit: uitleg Nedap healthcare Pagina 3 / 45

4 Wat is de flex functionaliteit? De flex functionaliteit is een aanvulling op de bestaande roosterfunctionaliteit in Ons Planning. Let op: dit is een andere functionaliteit dan de zelfroosterfunctionaliteit. Bekijk: verschillen tussen flex en zelfroosteren. Bij het roosteren kan het voorkomen dat een dienst niet kan worden ingevuld door een medewerker van het team zelf. De flex functionaliteit voorziet in de mogelijkheid om zo'n dienst op te laten vullen door medewerkers uit een 'flex pool'. De flex functonaliteit kan op aanvraag worden geactiveerd. Informeer bij uw accountmanager naar de tarieven en mogeljkheden van activatie. In dit hoofdstuk geven we een globale indruk van hoe de flex functionaliteit werkt in Ons Planning. De partijen In het flex proces onderscheiden we 3 partijen: * De planner/roosteraar van een wijkteam die een beroep wil doen op medewerkers uit de flexpool (hierna te noemen wijkroosteraar) * De verantwoordelijke of roosteraar van het flex team (hierna te noemen flexroosteraar) * De medewerker die lid is van de flex-pool (hierna te noemen flexmedewerker) Onderstaande stappen geven het flex proces globaal weer zoals het door Ons Planning wordt ondersteund. Nedap healthcare Pagina 4 / 45

5 1. De wijkroosteraar doet een flex aanvraag voor een dienst Indien de flex functionaliteit is ingesteld voor een team, krijgt de wijkroosteraar de mogelijkheid om voor een open dienst een flexmedewerker aan te vragen (rechtermuisknop klikken op een openstaande dienst). 2. De flexmedewerker schrijft zich in op aangeboden diensten via het rooster, toegankelijk via het Medewerkerportaal. Als bij de teaminstellingen van het Flexteam staat ingesteld dat medewerkers zichzelf kunnen inschrijven of aangeboden flexdiensten, verschijnen deze aanvragen in het rooster via het Medewerkerportaal. Zij kunnen zich daar op inschrijven door te klikken op de dienst in het schema. Er kan gekozen worden om medewerkers zelf in te laten schrijven op diensten, maar de flexroosteraar kan ook flexmedewerkers toewijzen aan een dienst in Ons Planning. Er kan ook gekozen voor een combinatie van deze twee werkwijzes of voor het alternatieve proces. Nedap healthcare Pagina 5 / 45

6 3. De roosteraar kiest een flexmedewerker voor de dienst Bij de teaminstellingen van het Flexteam dient te worden ingesteld wie verantwoordelijk is voor het toewijzen van de diensten aan flexmedewerkers. Hier lees je hoe je deze instellingen kunt wijzigen. Er kan gekozen worden om het aanvragende team verantwoordelijk te maken voor het toewijzen van diensten aan flexmedewerkers die zich zelf hebben ingeschreven. De wijkroosteraar kan daarbij kiezen uit de flexmedewerkers die zichzelf hebben ingeschreven voor deze dienst, maar kan ook andere (flex)medewerkers toewijzen de dienst. Een andere optie is dat de flexroosteraar verantwoordelijk is voor de toewijzingen. De flexroosteraar kan naast de ingeschreven medewerkers ook andere medewerkers uit het flexteam toewijzen aan een dienst. De flexroosteraar heeft in het roosterscherm een overzicht van alle diensten waar een flexmedewerker voor is aangevraagd. Deze aanvragen kunnen vanuit verschillende teams komen. De flexroosteraar probeert voor elke aangevraagde dienst een flexmedewerker te vinden en maakt een keuze voor de meest geschikte flexmedewerker. Daarnaast is het mogelijk om in te stellen dat zowel de flexroosteraar als de wijkroosteraar verantwoordelijk is voor het toewijzen van een flexmedewerker aan een dienst. De roosteraars wijzen een medewerker aan een dienst toe door op de rechtermuisknop te klikken en vervolgens op 'Kies uit de ingeschreven medewerkers'. Nedap healthcare Pagina 6 / 45

7 De roosteraar maakt een keuze voor de meest geschikte flexmedewerker op basis van deskundigheid, beschikbaarheid en compensatiesaldo. Bij de foto van de medewerker staat voor hoeveel diensten de flexmedewerker zich die dag heeft ingeschreven. Ingeschreven medewerkers krijgen per bericht over de door de flexroosteraar gemaakte keuze. Voor meer details over de verschillende stappen in dit proces, zie de overige artikelen in de handleiding. Nedap healthcare Pagina 7 / 45

8 Wat is het verschil tussen Flex en Zelfroosteren? Het verschil uitgelegd Met de flex-functionaliteit kunnen flexteams geconfigureerd worden. Vervolgens kan de roosteraar van een wijkteam een dienst laten uitvoeren door het flexteam door in het roosterscherm een flexmedewerker aan te vragen. Medewerkers die lid zijn van het flexteam kunnen zich voor deze diensten inschrijven in het Medewerkerportaal. De roosteraar van het flexteam ziet vervolgens deze inschrijving en kan een medewerker uit het flexteam toewijzen aan de dienst. Met de zelfrooster-functionaliteit kunnen medewerkers zichzelf via het Medewerkerportaal inschrijven op diensten. Deze diensten kunnen uiteindelijk door de roosteraar definitief gemaakt worden. Het doel van deze functionaliteit is dat medewerkers zelf binnen het team het rooster maken. In deze handleiding lees je meer over de zelfroosterfunctionaliteit. De functionaliteiten zijn los van elkaar te gebruiken, maar kunnen ook in combinatie met elkaar gebruikt worden. Inschakelen van de functionaliteiten Het inschakelen van één of beide functionaliteiten kan worden gedaan in overleg met uw accountmanager. Nedap healthcare Pagina 8 / 45

9 Flex functionaliteit: configuratie Nedap healthcare Pagina 9 / 45

10 Flex functionaliteit: wat in te stellen? Flex functionaliteit activeren De flex functionaliteit is niet standaard inbegrepen in Ons Planning. Het is een module die op aanvraag kan worden geactiveerd en waarvoor aanvullende kosten voor gerekend worden. Neem contact op met uw accountmanager om de voorwaarden te bespreken en de functionaliteit te laten activeren. Zodra de functonaliteit actief is, kan per team een flexteam worden aangewezen. Deze inrichting zal hieronder worden uitgelegd. Instellen van een flexteam Een eerste stap is het toevoegen van een team dat gaat fungeren als flex team. Dit is het team die de diensten krijgt aangeboden welke het wijkteam niet zelf kan invullen. Let erop dat wanneer een team als flexteam is ingesteld voor een ander team, dit team zelf geen flexteam meer kan hebben (er verschijnt dan een foutmelding). In deze handleiding staat beschreven hoe je een team kunt toevoegen. Grootte van het flexteam Er dient aandacht besteed te worden aan de hoeveelheid medewerkers die voor het flexteam werken. Dit met het oog op het overzicht/inzichtelijkheid door de planners/roosteraars, maar ook met het oog op performance. Er worden door de applicatie geen eisen gesteld aan het maximale aantal medewerkers in een flexteam. Dit betekent echter niet dat dit geen invloed heeft op de laadtijden van de roosters van deze teams, want hoe meer gegevens door de applicatie verwerkt dienen te worden, hoe langer het duurt voordat deze op een webpagina getoond kunnen worden. Ditzelfde geldt ook voor de internetverbinding, netwerkverbinding en de computer waarmee de applicatie wordt geraadpleegd. De totale laadtijd is een optelsom van deze factoren. Omdat verschillende factoren op de laadtijd van invloed zijn is het niet mogelijk om een eenduidig advies te geven over de grootte van de flexteams. Wij kunnen echter wel adviseren om kritisch te zijn op de grootte van de teams vanuit praktisch oogpunt van de planners/ roosteraars. Ook adviseren wij om de gewenste inrichting eerst te testen alvorens de werkwijze op productie-omgevingen te gebruiken. Nedap healthcare Pagina 10 / 45

11 Flexteam toewijzen aan een team Als een team gebruik wil maken van een flexteam dient dit per team ingesteld te worden. 1. Selecteer een wijkteam in het team selectie menu. 2. Ga naar Dashboard. 3. Klik op 'Mijn team instellingen'. Nedap healthcare Pagina 11 / 45

12 1. Klik op 'Toon/verberg geavanceerde opties. 2. Indien de flex functionaliteit is geactiveerd kan er onder dit kopje een flexteam geselecteerd worden. Dit is het team die de diensten krijgt aangeboden welke het wijkteam niet zelf kan invullen. Teaminstellingen Flexteam Als in de instellingen van het wijkteam dat diensten wil gaan aanbieden áán het flexteam is ingevuld welk team gebruikt moet worden als flexteam, worden automatisch de instellingen van het betreffende flexteam aangepast. Om deze te bekijken dien je eerst in het linker team Nedap healthcare Pagina 12 / 45

13 selectie menu het Flexteam te selecteren en via het Dashboard de teaminstellingen te openen. De teaminstellingen van een flexteam zijn in 2 opzichten anders dan de instellingen van een gebruikelijk team: 1. Onder het kopje Toon/verberg zelfrooster opties staat een vinkje bij Zelfroosteren. Door deze aan te vinken stel je in dat flexmedewerkers zichzelf in het Medewerkerportaal kunnen inschrijven op een dienst waarvoor een flexaanvraag is gedaan. In deze handleiding lees je daar meer over. Dit is dus anders dan het Zelfroosterscherm in het Medewerkerportaal. Let op! Als u voor deze mogelijkheid kiest, laat dit dan ook even weten aan het Supportteam. Zij moeten in dit geval de zelfroosterfunctionaliteit activeren in het Medewerkerportaal. 2. Onder het kopje Toon/verberg zelfrooster opties verschijnt een extra functionaliteit om in te kunnen stellen welk team verantwoordelijk is voor het toewijzen van de flexdiensten. Planning of rooster = realisatie instellen voor het flexteam De export van planning of rooster wordt bepaald door de exportinstellingen van het team wat de dienst aanbiedt. Eventuele exportinstellingen gemaakt voor het flexteam worden genegeerd. Nedap healthcare Pagina 13 / 45

14 Flex functionaliteit gebruiken Nedap healthcare Pagina 14 / 45

15 Diensten aanbieden aan het flexteam In dit hoofdstuk wordt de flex fuctionaliteit uitgelegd vanuit het perspectief van de wijkroosteraar (planner/roosteraar van het team die een flex medewerker nodig heeft). Diensten aanbieden aan het flexteam Voor moeilijk op te vullen diensten kan de wijkroosteraar een verzoek indienen voor een flexmedewerker. Open daarvoor eerst het Rooster van het betreffende team en selecteer de dienst-weergaven (met de schuifbalk rechtbovenin). Diensten aanbieden aan het flexteam Door met de rechtermuisknop op een open dienst te klikken, kan gekozen worden voor de optie 'Vraag een flexmedewerker aan'. Als gevolg daarvan wordt deze dienst 'uitgezet' bij het geselecteerde flexteam. Afhankelijk van de gemaakte instellingen kunnen flexmedewerkers zich nu inschrijven op de dienst via het medewerkerportaal, kan het flexteam een medewerker kiezen, of beide. Het is ook mogelijk om flexmedewerkers aan te vragen voor extra regels die voor de dienst zijn gemaakt. Nedap healthcare Pagina 15 / 45

16 Middels de witte F is te zien dat er een flexmedewerker is aangevraagd voor deze dienst bij het flexteam. Door met de muis op de F te gaan staan, verschijnt bovenstaande pop-up. Deze aanvraag kan worden ingetrokken door met de rechtermuisknop te klikken op de witte F en te klikken op 'Verwijder Flex aanvraag'. Wachten op een inschrijving of toewijzing van een flexmedewerker Het is nu aan het flexteam om invulling te geven aan de aangeboden dienst. De wijkroosteraar kan via Ons Berichten een bericht sturen naar de flexroosteraar om te laten weten dat er een aanvraag is gedaan. Als in de teaminstellingen van het flexteam is ingesteld dat medewerkers zichzelf kunnen inschrijven voor een aangeboden dienst, krijgen zij deze mogelijk te zien in het Medewerkerportaal (mits zij de juiste deskundigheid hebben). Deze werkwijze staat hier uitgelegd. In het geval er meerdere inschrijvingen zijn (of juist geen inschrijvingen) zal de flexroosteraar een keuze moeten maken welke flexmedewerker de dienst krijgt toegewezen. Dit proces staat hier beschreven. Een alternatieve werkwijze is dat de flexroosteraar een suggestie geeft voor de meest geschikte medewerker. De wijkroosteraar bepaalt in dat geval om de suggestie wel of niet over te nemen. Voor een beschrijving van dit aangepaste proces, zie hier. Flexaanvraag verwijderen en opnieuw toevoegen Indien een flexaanvraag, waarop zich al medewerkers hadden ingeschreven, wordt verwijderd en daarna weer wordt toegevoegd, dan blijven de inschrijvingen van de medewerkers behouden. Nedap healthcare Pagina 16 / 45

17 Inschrijven op flexdiensten via de rooster en planning inzage Indien de flex functionaliteit is geconfigureerd, is het mogelijk dat de medewerker zich inschrijft op flexdiensten. In het menu is de optie voor aangevraagd flexdiensten zichtbaar. Hiermee wordt de pagina geopend waarop uitstaande flexdiensten zichtbaar zijn waarop de medewerker zich kan inschrijven. Nedap healthcare Pagina 17 / 45

18 Overzicht Boven in beeld is te filteren op flexaanvragen voor alle deskundigheden (jouw deskundigheid en lagere deskundigheden), of die specifiek overeenkomen met jouw deskundigheid. De aangevraagde diensten zijn ingedeeld in de teams die de aanvragen hebben gedaan. In dit voorbeeld is dit gedaan door twee teams (Het Woolde en Thuiszorg). Openstaande flexdiensten worden weergegeven in blokken, omrand met een stippellijn. De diensten waarop de medewerker zich heeft ingeschreven, worden blauw gekleurd. Per aangevraagde dienst is te zien hoeveel collega's zich hebben ingeschreven op de dienst. Bij het doorklikken naar details is zichtbaar welke medewerkers dit zijn. Middels het plus-icoon op een openstaande aanvraag, kan de medewerker zich inschrijven op de dienst. Met het kruisje is een inschrijving weer te verwijderen. Zodra de roosteraar een medewerker heeft geselecteerd en heeft ingeroosterd, verdwijnt de aanvraag uit het flexrooster met aangevraagde flexdiensten en verschijnt deze op het rooster van de medewerker. Uitgangspunten Een flexmedewerker kan zich alleen inschrijven op een dienst als hij/zij voldoet aan de minimale deskundigheidseis. Een verzorgende kan zich bijvoorbeeld niet inschrijven op een Nedap healthcare Pagina 18 / 45

19 verpleegkundige dienst en zal deze dienst ook niet te zien krijgen in het inschrijfscherm. Inschrijven op diensten met een lagere deskundigheidseis kan wel. In het geval er meerdere medewerkers zich hebben ingeschreven op een dienst, bepaalt de flexroosteraar wie de aangevraagde dienst krijgt toegewezen. Dit proces staat hier beschreven. Indien er voor de dienst ruimte is toegevoegd voor meerdere toewijzingen, dan geldt dat de medewerker zich gewoon op de dienst kan inschrijven. Indien meerdere medewerkers zich hebben ingeschreven, zal ook het totaal aantal ingeschreven medewerkers zichtbaar zijn. Het kan dus voorkomen dat 1 medewerker zich heeft ingeschreven, maar dat er 2 medewerkers nodig zijn om de dienst op te vullen. Bevestiging van een diensttoewijzing (per ) Wanneer de flexroosteraar heeft bepaald wie de dienst krijgt toegewezen, ontvangt de betreffende medewerker daarvan een ter bevestiging. Het adres zoals te zien bij de medewerkergegevens in Ons Planning is daarbij bepalend. Dit adres is te wijzigen via Ons Administratie, of via het Medewerkerportaal. Op basis van de volgende situaties wordt een gestuurd: Zelf ingeschreven op dienst, maar de flex-aanvraag wordt geannuleerd. Zelf ingeschreven op dienst, maar dienst wordt aan ander persoon toegewezen. Zelf ingeschreven op dienst, en dienst is aan jou toegewezen (bevestiging). Op 2 momenten per dag (tussen 13:00-14:00 en 19:00-20:00) wordt een mail gestuurd met updates, waarvan de laatste wijziging van de betreffende diensttoewijzing tenminste een uur oud zijn. Nedap healthcare Pagina 19 / 45

20 Toewijzen van ingeschreven medewerker Medewerkers die zijn voorgesteld door het flexteam kunnen worden toegewezen door het of aanvragende team, of door de flexroosteraar. Wie hiervoor verantwoordelijk is staat ingesteld bij de teaminstellingen van het flexteam. Toewijzen Een medewerker toewijzen aan de dienst wordt gedaan door met de rechtermuisknop op het icoon van de aangevraagde dienst te klikken. In het menu wordt geklikt op "Kies uit de ingeschreven medewerkers". Klik achter de medewerker die toegewezen moet worden aan deze dienst op het icoon dat achter de naam van de medewerker verschijnt. Hierdoor is deze medewerker toegewezen aan de dienst. De datum waarop de medewerker zich heeft ingeschreven op de dienst wordt tevens achter de medewerkernaam getoond; dit helpt bij het maken van een keuze indien meerdere medewerkers zich hebben ingeschreven. De kans op een juiste match is groter indien de meest recente inschrijving gebruikt wordt. Bij oude inschrijvingen bestaat de kans dat de medewerker bijvoorbeeld al over diens contracturen heen is gegaan, of veel andere diensten in dezelfde week toegewezen heeft gekregen. Meerdere toewijzingen voor een dienst In het geval gebruik is gemaakt van meerdere toewijzingen voor een dienst, dan geldt dat beide regels gevuld kunnen worden door medewerkers die zich hebben ingeschreven. Net zoals bij andere diensten geldt dat de medewerker niet aan beide regels toegewezen kan worden; dit om dubbelingen te voorkomen. Nedap healthcare Pagina 20 / 45

21 Medewerkers doorstrepen Ingeschreven medewerkers op een dienst kunnen doogestreept worden. Dit kan handig zijn om aan te geven welke medewerker voorlopig de voorkeur heeft. Het doorstrepen is alleen als hulpmiddel aanwezig en is op geen ander scherm dan het rossterscherm, zichtbaar. Als alle ingeschreven medewerkers op de dienst doorgestreept zijn wordt het icoon in de dienst grijs. Als er vervolgens een nieuwe inschrijving op deze dienst komt zal het icoon weer paars worden. Op deze manier is eenvoudig te zien of er nieuwe inschrijvingen zijn. Een medewerker doorstrepen Klik met de rechtermuisknop op de flexaanvraag. Klik in het menu 'Kies uit de ingeschreven medewerkers' aan. Er wordt een overzicht getoond van medewerkers die zich hebben ingeschreven op deze flexaanvraag. Door met de muiscursor op een medewerker te gaan staan verschijnt er achter de medewerker een 'ABC' icoon. Door hier op te klikken wordt de medewerker doorgestreept. Nedap healthcare Pagina 21 / 45

22 Om het doorstrepen van een medewerker ongedaan te maken moet op 'ABC' geklikt worden bij een medewerker die doorgestreept is. Nedap healthcare Pagina 22 / 45

23 Het flexteam roosteren In dit hoofdstuk wordt de flex fuctionaliteit uitgelegd vanuit het perspectief van de flexroosteraar (planner/roosteraar van het flexteam). De flexroosteraar is verantwoordelijk voor de opvulling van de diensten die door de wijkteams zijn aangeboden. Flexmedewerkers hebben zich via het medewerkerportaal kunnen inschrijven op de aangeboden diensten; de flexroosteraar bepaalt in dit voorbeeld uiteindelijk wie de dienst krijgt toegewezen. Hoe dit in zijn werk gaat zal in dit hoofdstuk aan bod komen. Flex rooster opvragen Selecteer eerst het Flexteam in het team selectie menu en klik op Rooster. Kies rechts bovenin het rooster scherm voor de Dienst weergave. In het rooster van het flexteam worden alle diensten getoond die een flexaanvraag hebben. Nedap healthcare Pagina 23 / 45

24 1. In bovenstaand overzicht is gesorteerd op Team, zodat eenvoudig is te zien welke flex aanvraag van welk team is. 2. Standaard worden alleen de diensten getoond die nog niet zijn ingevuld. Door dit uit te vinken worden ook de diensten getoond die reeds zijn ingevuld door het flexteam. 3. Met een witte F is aangegeven dat het hier om een flex aanvraag gaat. Een flex team kan ook eigen diensten hebben, deze worden niet aangegeven met een F. 4. De mouse-over bij een dienst laat zien wat de tijden van de dienst zijn, voor welk team en voor welke deskundigheid de dienst is. Kies een ingeschreven flexmedewerker De flexroosteraar kan zien of flexmedewerkers zich hebben ingeschreven op een dienst middels de 'icoontjes met poppetjes' in bovenstaande screenshot. Door hier met de rechtermuisknop op te klikken kan een keuze gemaakt worden voor 1 van de ingeschreven medewerkers (Kies uit de ingeschreven medewerkers). Nedap healthcare Pagina 24 / 45

25 Er verschijnt nu een lijstje met de medewerkers die zich hebben ingeschreven voor de dienst. In het voorbeeld hierboven zijn er 6 medewerkers die zich via het medewerkerportaal hebben ingeschreven op deze dienst. Door met de muis over de naam van de medewerker te gaan, verschijnen twee knopjes, een ster en ABC. Door te klikken op de ster wordt deze medewerker toegewezen aan de dienst.* Betreffende medewerker krijgt daarvan een ter bevestiging van deze keuze. De niet gekozen medewerkers krijgen een bericht dat ze de dienst niet hebben gekregen. De wijkroosteraar krijgt via de Rooster Conflicten en Signaleringen te zien dat de dienst is ingevuld (zie voor meer informatie hier). Eventueel kan de flexroosteraar via Ons Berichten de wijkroosteraar daarvan op de hoogte stellen. Om de flexroosteraar te helpen bij het maken van een keuze, zijn de medewerkers gesorteerd op geschiktheid. Deze volgorde wordt o.a. bepaald op basis van deskundigheid, beschikbaarheid en aantal compensatie uren. Achter de naam van de medewerker staat het aantal compensatie-uren (aan het eind v/d periode) en daarnaast een icoontje ter signalering. De mouse-over geeft meer informatie over de betekenis van de verschillende icoontjes. 1. Een dubbele groene V staat voor een medewerker die op dat moment nog geen ingeplande dienst heeft en bovendien heeft aangegeven beschikbaar te zijn. Dit is de beste 'match'. 2. Een enkele groene V staat betekent dat een medewerker nog geen ingeplande dienst heeft op dat moment en dus kan worden toegewezen. In het voorbeeld zijn er 2 medewerkers die dit hebben, het compensatiesaldo bepaalt in dat geval wie er 'hoger in de lijst' komt. 3. Een driehoek met een uitroepteken duidt op een CAO conflict. 4. Een driehoekje met een plusje betekent dat de medewerker een hogere deskundigheid heeft dan is gevraagd voor deze dienst. Nedap healthcare Pagina 25 / 45

26 5. Een rood kruisje geeft aan dat een medewerker afwezig is of al een andere diensttoewijzing heeft. * Een alternatieve werkwijze is dat de gekozen medewerker als 'suggestie' wordt doorgestuurd naar de wijkroosteraar, die dit kan bevestigen of wijzigen. Deze werkwijze staat hier beschreven. Toewijzing verwijderen Wanneer is gekozen voor een medewerker zie je zoals gebruikelijk de initialen van de medewerker in het rooster. Met de rechtermuisknop kan de flexroosteraar eventueel nog aanpassingen aanmaken, inclusief het verwijderen van de toewijzing. In dit laatste geval moet opnieuw een keuze gemaakt worden voor 1 van de medewerkers die zich hebben ingeschreven. Nedap healthcare Pagina 26 / 45

27 Open diensten opvullen Het kan voorkomen dat er diensten zijn waarvoor geen enkele medewerker zich heeft ingeschreven. In dat geval zal de flexroosteraar de 'gaten' moeten proberen op te vullen. In bovenstaande voorbeeld is er nog een open dienst van 3:30 uur waarvoor zich geen flexmedewerkers hebben ingeschreven. Ten eerste kan de flexroosteraar via Ons Berichten de flexmedewerkers benaderen om hen te wijzen op de nog openstaande diensten. De flexroosteraar kan er daarnaast voor kiezen om zelf een medewerker aan te wijzen die de dienst zal invullen (zie hieronder). Als laatste heeft de flexroosteraar de mogelijkheid om de flex aanvraag te verwijderen (middels de rechtermuisknop). De verantwoordelijkheid om de dienst op te vullen ligt dan weer bij de wijkroosteraar. Nedap healthcare Pagina 27 / 45

28 Om de dienst alsnog proberen in te vullen, kan de flexroosteraar het zoekveld gebruiken om de meest geschikte medewerkers te vinden (zie bovenstaand screenshot). De meest geschikte medewerker staat bovenaan. Overzicht niet toegewezen diensten Nedap healthcare Pagina 28 / 45

29 Om een eenvoudig overzicht te krijgen van de diensten die een flexteam nog open heeft staan, kan de flexroosteraar een speciale print opvragen. Klik daarvoor met de rechtermuisknop op een weeknummer in het rooster. Bovenstaande pop-up zal dan verschijnen. 1. Eventueel kan een keuze gemaakt worden om alleen de flexdiensten van een bepaalde deskundigheid te tonen. 2. Klik vervolgens op 'print'. Deze zal vervolgens in PDF-formaat worden gedownload. Nedap healthcare Pagina 29 / 45

30 Flex rapportages Het is mogelijk om stuurinformatie met betrekking tot de flexfunctionaliteit te bekijken in Ons Planning. Navigeren De informatie met betrekking tot de flexfunctionaliteit kun je in Ons Planning opvragen door het flexteam te selecteren en vervolgens op het Rooster te klikken. Onderaan de pagina is een link aanwezig, genaamd "Flex rapportages". Via deze link worden vijf rapportages getoond. Alle gegevens zijn onderverdeeld naar deskundigheid. Nedap healthcare Pagina 30 / 45

31 Hoe groot is de vraag naar flexmedewerkers? Deze grafiek is gebaseerd op het totaal openstaande en opgeloste aanvragen en toont een algemene trend over het gebruik van de flex-functionaliteit. Nedap healthcare Pagina 31 / 45

32 Hoeveel flexaanvragen zijn opgelost? Deze grafiek toont hoeveel flex-aanvragen zijn opgelost. Nedap healthcare Pagina 32 / 45

33 Hoeveel uren zijn door het flexteam opgelost? Deze grafiek toont hoeveel uren door het flexteam zijn opgelost. Nedap healthcare Pagina 33 / 45

34 Hoeveel flexaanvragen zijn door een hogere deskundigheid opgelost? Deze grafiek toont het aantal opgeloste flexaanvragen waarbij aanvullend is te zien hoeveel van deze aanvragen door een hogere deskundigheid is opgelost. Dit is aangegeven middels de donkere kleur in het diagram; het donkergekleurde gedeelte geeft aan hoeveel is overgekwalificeerd. Of een deskundigheid hoger is, wordt bepaald aan de hand van de hiërarchie van de deskundigheden. Nedap healthcare Pagina 34 / 45

35 Wat is de status van flexaanvragen? Deze grafiek toont een totaaloverzicht van opgeloste, openstaande en geannuleerde flexaanvragen. Hier betekent de kleurintensiteit het volgende: Lichte kleur:opgeloste aanvragen. Gemiddelde kleur: Niet opgelost aanvragen. Donkere kleur: Geannuleerde aanvragen. Excel-overzicht Nedap healthcare Pagina 35 / 45

36 De gegevens zijn ook in een Excel-overzicht te raadplegen. Dit overzicht is te benaderen via de knop onder aan de pagina. Het excel-overzicht toont twee soorten tabbladen: Gegevens van het flexteam. Flexgegevens van het aanvraagende team. Op alle tabbladen wordt het volgende getoond: Het aantal opgeloste, niet opgeloste en geannuleerde flexaanvragen, ingedeeld per periode en deskundigheid. Het aantal opgeloste aanvragen en aantal opgeloste uren, ingedeeld per periode en deskundigheid. Vraag en antwoord Over welk tijdsbestek zijn de flexrapportages in te zien? Van de afgelopen vijf perioden, de huidige periode en vijf toekomstige perioden zijn de flexrapportages te zien. Er is geen mogelijkheid om oudere flexrapportages te zien. Dezelfde periodes gelden ook voor het Excel-overzicht. Indien niet met periodes, maar met maanden gewerkt wordt, geldt hetzelfde; vijf maanden in het verleden, de huidige maand en vijf maanden in de toekomst zijn zichtbaar. Nedap healthcare Pagina 36 / 45

37 Hoe tellen de flextoewijzingen van meerdere toewijzingen per dienst mee? Indien er gebruik is gemaakt van extra regels om meerdere diensttoewijzingen te kunnen maken, waarop ook flexaanvragen zijn gedaan, dan tellen deze toewijzingen per stuk mee. Voorbeeld: Bij een dienst is een extra regel toegevoegd. Voor deze dienst is een flexaanvraag gedaan en medewerkers schrijven zich in. De flexroosteraar heeft twee flex-medewerkers toegewezen. Dit houdt in dat dit als twee flexaanvragen in de rapportages meegeteld wordt. Nedap healthcare Pagina 37 / 45

38 Toewijzing controleren In de teaminstellingen kan ingesteld worden welk team verantwoordelijk is voor het toewijzen van diensten aan flexmedewerkers. Het onderstaande geldt wanneer het flexteam verantwoordelijk is voor de diensttoewijzingen. In het 'Rooster conflicten en signaleringen' scherm kan de wijkroosteraar in de gaten houden of de flexroosteraar recent (de afgelopen week) diensten heeft toegekend aan flexmedewerkers. Zie de rood omcirkelde signalering hierboven. Door hier op door te klikken kan worden bekeken om welke dienst en om welke medewerker het gaat. Nedap healthcare Pagina 38 / 45

39 Nadat de dienst is toegekend aan een medewerker van het flexteam, ziet het rooster eruit zoals hierboven. De witte F blijft zichtbaar op de achtergrond, zodat de wijkroosteraar kan zien dat de dienst is ingevuld door een medewerker van het flexteam. De mouse-over laat dit ook zien. Na het toekennen van een dienst aan een flexmedewerker zijn de mogelijkheden (rechtermuisknop) om iets te wijzigen aan deze diensttoewijzing in het roosterscherm van het team beperkt tot het 'eenmalig wijzigen' en 'schakel bereikbare dienst'. De flexroosteraar heeft nu de regie over deze dienst en ziet onderstaande mogelijkheden in het roosterscherm. Nedap healthcare Pagina 39 / 45

40 Nedap healthcare Pagina 40 / 45

41 Flex functionaliteit: alternatief proces Nedap healthcare Pagina 41 / 45

42 Alternatieve flex proces In de vorige hoofdstukken is de situatie beschreven dat de flexroosteraar bepaalt welke medewerker de dienst krijgt toegewezen. Ons Planning ondersteunt nog een andere werkwijze. In dat 'alternatieve flex proces' is het de flexroosteraar die een voorstel doet voor een flexmedewerker. De wijkroosteraar krijgt dit voorstel te zien (evenals de alternatieven) en kan daarna besluiten om dit voorstel over te nemen of niet. In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe dit in Ons Planning werkt. Alternatieve proces instellen De instelling voor het alternatieve flex proces wordt gedaan bij het flex team. Selecteer het flexteam, klik op Dashboard en daarna op 'Mijn team instellingen'. 1. Klik op 'Toon/Verberg zelfrooster opties'. 2. Selecteer 'Aanvragende team' bij de vraag 'Wie maakt de flex toewijzingen?' Nedap healthcare Pagina 42 / 45

43 Selecteren van een medewerker Het selecteren van een medewerker gebeurt nog op dezelfde manier. De flexmedewerker maakt een keuze door met de rechtermuisknop op de 'poppetjes' te klikken => 'kies uit de inschreven medewerkers'. Het effect van de aangepaste instelling is te zien in bovenstaand screenshot. Wanneer de flexmedewerker nu een keuze maakt voor 1 van de medewerkers, wordt deze nog niet meteen ingeroosterd maar licht de naam groen op. Het 'poppetjes' icoon wordt ook groen, zodat is te zien dat er een keuze is gemaakt. De keuze van de flexmedewerker wordt nu als 'voorstel' doorgestuurd naar de wijkroosteraar. Nedap healthcare Pagina 43 / 45

44 De wijkroosteraar maakt een keuze Bovenstaande is te zien vanuit het oogpunt van de wijkroosteraar. Selecteer het wijkteam (het aanvragende team) in het team selectie menu en vraag dan het Rooster op. De wijkroosteraar ziet nu ook dat de flexroosteraar een suggestie heeft gedaan, zoals in bovenstaande screenshot is weergegeven. De wijkroosteraar kan middels de rechtermuisknop nu ook inzicht krijgen in de ingeschreven medewerkers. Nedap healthcare Pagina 44 / 45

45 Met groen is aangegeven welke voorstel de flexroosteraar heeft gedaan. Door op het knopje achter de naam van de voorgestelde medewerker te klikken, wordt de medewerker inroosterd (en krijgt deze een ter bevestiging). De wijkroosteraar heeft niet de mogelijkheid een andere dan de voorgestelde medewerker te kiezen. In het geval zijn/haar voorkeur uitgaat naar een andere medewerker, dan zal contact opgenomen moeten worden met de flexroosteraar om tot een ander voorstel te komen. Ons Berichten is daarvoor een handig hulpmiddel. Toewijzing bekijken/aanpassen Als er een keuze is gemaakt voor een medewerker, is de witte F zichtbaar op de achtergrond om aan te geven dat het om een flexmedewerker gaat. De rechtermuisknop-opties zijn voor de wijkroosteraar nu beperkt tot bovenstaande opties. Voor eventuele aanpassingen dient de wijkroosteraar contact op te nemen met de flexroosteraar, die de 'eigenaar' is van deze dienst. Nedap healthcare Pagina 45 / 45