ONS PLANNING - PLANNEN EN ROOSTEREN

Transcriptie

1 ONS PLANNING - PLANNEN EN ROOSTEREN Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

2 Table of Contents Cliëntacties... 5 Een zorgmoment toevoegen bij een cliënt (arrangement)... 6 Een om de dag aktie toevoegen in het arrangement...10 Een zorgmoment van een cliënt toewijzen aan een team...12 Een cliënt uit zorg halen Een cliënt tijdelijk uit zorg halen...18 Een adres toevoegen bij een cliënt...22 De locatie van een adres van een cliënt aanpassen...24 Medewerkeracties...28 Een nieuwe medewerker aan je team toevoegen...29 Een adres toevoegen bij een medewerker...33 Aan- en afwezigheden van medewerkers...36 Aan- en afwezigheid van de medewerker (via het medewerkerscherm)...37 Aan- en afwezigheid van de medewerker (via het rooster)...42 Aan- en afwezigheden door medewerkers zelf (via het Medewerkerportaal)...47 Planacties (V&V)...53 Plankaartjes inplannen in een dienst...54 Eenmalig een actie verplaatsen...58 Een actie vastzetten op een tijdstip (V&V)...59 Tijdelijk meer of minder zorg leveren (eenmalig duur van het zorgmoment aanpassen) (V&V) Eenmalig verwijderen van een zorgmoment (V&V)...63 Eenmalig een planactie toevoegen...65 Een notitie bij een actie schrijven (V&V)...67 Een logregel toevoegen bij een cliënt...70 Pauze in een route zetten... 72

3 Medewerker als dienst toevoegen (in het roosterscherm)...79 Medewerker toewijzen aan een dienst (via het planscherm)...81 Planacties (HV)...82 Een cliënt inplannen in de blokplanning...83 Labels in het blokplanscherm gebruiken...88 Eenmalig verwijderen van een zorgmoment (HV)...90 Tijdelijk meer of minder zorg leveren (eenmalig duur van het zorgmoment aanpassen) (HV) Een notitie bij een actie schrijven (HV)...94 Een actie vastzetten op een tijdstip (HV)...96 Zoeken naar medewerkers in de buurt (HV)...98 Zoeken naar vervangende medewerker (HV)...99 Beschikbaarheid van medewerker aangeven (HV) Eenmalig een actie toevoegen (HV) Een logregel toevoegen bij een cliënt (HV) Een brief sturen naar een cliënt (HV) Roosteren Medewerkers aan een dienst koppelen Diensttoewijzing verwijderen Dienst tussen medewerkers omwisselen Rooster naar toekomst kopiëren Tijdsduur van de dienst of pauze eenmalig wijzigen Bereikbaarheidsdienst in Compensatiesaldo in het rooster inzien Dienst toekennen aan een medewerker uit een ander team De markeerstift gebruiken in het rooster Labels in het rooster gebruiken Gegevensconflicten...138

4 Conflicten in Ons Planning oplossen Verwijderd maar niet opgelost conflict oplossen Meest voorkomende validatiefouten oplossen Overige acties Inloggen in Ons Planning Een medewerker of cliënt zoeken en gegevens inzien Een notitie schrijven Een notitie toevoegen in het rooster Roosters en planningen printen Bekende medewerker bij de cliënt aangeven Route optimaliseren Feestdagen: omleidingen instellen Overzicht van vakantie (afwezigheid) van medewerkers Geschiedenis inzien Geschiedenis van teams inzien Geschiedenis van diensten inzien Geschiedenis van de cliënt inzien Geschiedenis van gebruikers inzien Geschiedenis van de medewerker inzien...197

5 Cliëntacties Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 5 / 198

6 Een zorgmoment toevoegen bij een cliënt (arrangement) Normaal gesproken wordt een cliënt aangemaakt in Ons Administratie en komen de gegevens vanzelf in Ons Planning. Dit geldt ook voor de zorg die geleverd dient te worden bij deze cliënt (het zorgarrangement). Het kan voorkomen dat een cliënt nog niet in Ons Planning staat of nog geen zorgarrangement heeft, terwijl er al wel zorg geleverd moet worden. In dat geval zijn er twee opties: Wanneer een cliënt al wel in Ons Administratie staat en deze ook gekoppeld is met Ons Planning, kan men in Ons Administratie een arrangementsregel toevoegen. Vervolgens is deze arrangementsregel direct zichtbaar bij de betreffende cliënt in Ons Planning. Wel zal de arrangementsregel nog geclaimed moet worden door een team. In het geval een cliënt nog niet bekend is in Ons Planning kan er gekozen worden om deze handmatig toe te voegen in Ons Planning, zodat er vervolgens ook handmatig een zorgarrangement toegevoegd worden in Ons Planning. Het is wel van belang dat later de cliënt alsnog gekoppeld wordt aan Ons Administratie. Het zorgarrangement zorgt ervoor dat er plankaartjes worden aangemaakt voor de cliënt. Elk zorgmoment (bijvoorbeeld 10 minuten PV op donderdagochtend) wordt een plankaartje in de Planning. Dit plankaartje kan vervolgens worden ingepland in een dienst. Ga naar de cliënt 1. Klik op het menu op "Cliënten". 2. Zoek de cliënt op in het zoekveld. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 6 / 198

7 3. Klik op de naam van de cliënt, op de rechterpagina verschijnt nu meer informatie. Voeg zorg toe Klik op het plusje rechts van het kopje "Zorgarrangement". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 7 / 198

8 1. Kies een uurtype; dit is de soort zorg die geleverd wordt. 2. Vink de dagdelen aan waarop deze cliënt de zorg moet krijgen. Door op bijvoorbeeld "nacht" te klikken worden alle dagen van de week aangevinkt. 3. Geef hier de tijdsduur in minuten per moment aan. 4. Door dit aan te vinken wordt het mogelijk om per moment een tijdsduur in minuten in te vullen en meerdere acties toe te voegen als bijvoorbeeld een cliënt twee keer op een ochtend dezelfde zorg moet krijgen. (Men kan dan in het vakje van de minuten aangeven: 10,10. Dat betekent dat er voor de ochtend twee dezelfde plankaartjes worden aangemaakt voor de duur van 10 minuten) 5. Door dit aan te vinken wordt het mogelijk om de zorg om de zoveel weken in te plannen. Het is ook mogelijk een beginweek in te vullen. 6. Hier kun je zien hoeveel er is "gearrangeerd" ten opzichte van Ons Administratie. Door "legitimatie" aan te vinken wordt er vergeleken met het aantal uren waarvoor de cliënt financiering heeft. Zo kun je zien of er veel of juist te weinig is ingepland. 7. Het is ook mogelijk een zorgmoment in te plannen om een bepaald aantal dagen. Zie daarvoor de laatste stap in deze handleiding. 8. Klik tenslotte op "Toevoegen". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 8 / 198

9 Arrangementsregel uit Ons Administratie Wanneer men een arrangementsregel wijzigt of toevoegt in Ons Administratie is dit, wanneer de betreffende cliënt wordt opgezocht, direct in Ons Planning zichtbaar. In bovenstaand voorbeeld is te zien dat er zojuist in Ons Administratie twee arrangementsregels zijn toegevoegd; "Behandeling dietiek" en "Behandeling logopedie". Dat de regel is aangemaakt in Ons Administratie is te herkennen aan de lichtgrijze kleur en aan wat er achter de arrangementsregel staat, namelijk "Ons Administratie". Door onder het kopje "Mijn teams" een team te selecteren, kan de arrangementsregel door het betreffende team geclaimd worden. De wijzigingen die in Ons Administratie worden gedaan met betrekking tot het zorgarrangement, zijn direct zichtbaar in Ons Planning (In dit geval hoef je geen uur te wachten). Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 9 / 198

10 Een om de dag aktie toevoegen in het arrangement Via het zorgarrangement van de cliënt kan een om-de-dag-actie toegevoegd worden, zoals voor bijvoorbeeld het aanbrengen van morfinepleisters. Hierin is aan te geven dat om de 2, 3, 4, 5 of 6 dagen een bepaalde uursoort aan het arrangement in de planning toe te voegen is. Navigeren Ga naar de cliënt en vervolgens naar het zorgarrangement. Klik op de titel van het arrangement of het plus-icoontje aan de rechterzijde. Klik op "Voeg regel toe aan zorgarrangement". Let op: Het is niet mogelijk om een bestaande regel aan te passen naar een "om de dag actie". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 10 / 198

11 Klik vervolgens links onder op de knop "Voeg een om-de-dag aktie toe" Gegevens invoeren Selecteer de interval, het aantal minuten, het uurtype en het dagdeel, alvorens je aangeeft vanaf welke week en dag de "om de dag aktie" gestart moet worden. Zodra het moment is toegevoegd, zal het zorgmoment met de ingestelde interval in het arrangement aanwezig zijn. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 11 / 198

12 Een zorgmoment van een cliënt toewijzen aan een team Wanneer een cliënt in zorg komt, heeft het de voorkeur om deze eerst in Ons Administratie in te voeren. De gegevens komen daarna automatisch in Ons Planning terecht (via de koppeling die elk uur loopt). Om de cliënt zorg te kunnen leveren, moet elke actie van de cliënt worden geclaimd door een team. Klik in het menu op 'Cliënten' 1. Selecteer eerst het team waar je de betreffende arrangementsregel van de cliënt aan wilt toevoegen. 2. Klik daarna op "Cliënten". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 12 / 198

13 Zoek de cliënt op 1. Zoek de cliënt op door op de naam, cliëntnummer of geboortedatum in het zoekveld te typen. 2. Klik vervolgens op de naam van de cliënt. Aan de rechterkant van het scherm verschijnt nu meer informatie over deze cliënt. Zorgarrangement claimen aan het team Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 13 / 198

14 Onder het kopje "Zorgarrangement" staat de zorg die deze cliënt krijgt. Klik op "Mijn team" om de arrangementsregel (in dit geval PV aankleden/uitkleden en PV hulp met prothese) te "claimen" voor jouw team. De zorg wordt nu geleverd door jouw team. Om dit ongedaan te maken, klik op "Geen team". Let wel: dit kan alleen ongedaan worden gemaakt wanneer je het betreffende team (in dit geval Amsterdam Oost) hebt geselecteerd in het hoofdmenu. Zorg handmatig toevoegen Het kan zijn dat er nog geen (of een te beperkt) zorgarrangement is voor deze cliënt. Om de zorg toch te kunnen leveren, kan handmatig een zorgarrangement toegevoegd worden. Klik daarvoor op het plusje rechtsboven. Voor een verdere beschrijving zie hier. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 14 / 198

15 Een cliënt uit zorg halen Een cliënt kan uit zorg worden gezet, ook al is deze in Ons Administratie nog in zorg. De cliënt wordt dan uit de planning verwijderd. Over het algemeen is het raadzaam om dit altijd in Ons Administratie te doen, tenzij er anders fouten in de planning worden gemaakt. Let op: onderstaande manier geeft een einde zorg datum op, waarmee aangegeven wordt dat de cliënt niet meer in zorg is. Als de cliënt tijdelijk niet meer in zorg is, volg dan de stappen in de handleiding: een cliënt tijdelijk uit zorg halen. Zoek de cliënt op 1. Klik op "Cliënten" in het menu. 2. Zoek de cliënt op in het zoekscherm. 3. Klik op de naam van de cliënt. Er verschijnt nu meer informatie in het rechterscherm. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 15 / 198

16 Persoonlijke gegevens Klik op "Persoonlijke gegevens" aan de rechterkant van het scherm. Verander in/uit zorg datums Klik onderaan het scherm op "Verander in/uit zorg datums". Vervolgens wordt er een nieuwe pagina geopend waar de datum "Einde van zorg" ingevuld kan worden. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 16 / 198

17 In het veld "Einde van zorg" is de einddatum op te geven en vervolgens op te slaan. Let op: doe dit alleen als de cliënt defintief uit zorg is. Als de cliënt tijdelijk afwezig is (dat kan enkele dagen, maar ook enkele weken of maanden zijn), geef dit dan aan door een tijdelijke afwezigheid op te geven. Bekijk in dat geval de handleiding een cliënt tijdelijk uit zorg halen. Controleren De cliënt is nu uit zorg. Je kunt dit zien bij de Persoonlijke gegevens, aan de rechterkant staat met rode letters "Uit zorg". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 17 / 198

18 Een cliënt tijdelijk uit zorg halen Het is mogelijk om een cliënt tijdelijk uit zorg te halen, bijvoorbeeld als een cliënt opgenomen is in het ziekenhuis en tijdelijk geen zorg nodig heeft. Als de cliënt structureel geen zorg meer nodig heeft en dus uit zorg gaat, bekijk dan de handleiding "een cliënt uit zorg halen". Zoek de cliënt op 1. Klik op Cliënten in het menu. 2. Zoek de cliënt op in het zoekscherm. 3. Klik op de naam van de cliënt. Er verschijnt nu meer informatie in het rechterscherm. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 18 / 198

19 Meld de cliënt als opgenomen Klik onder het kopje "Kalender" op "Meld deze cliënt als opgenomen of als afwezig met andere reden". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 19 / 198

20 1. Geef aan dat de cliënt is opgenomen en geef de periode aan. 2. Standaard is de cliënt uit zorg voor alle teams. Geef hier aan of als bijvoorbeeld de huishoudelijke hulp wel door moet gaan tijdens de opname van de cliënt. 3. Voeg eventueel een opmerking toe om de uit zorg melding toe te lichten. 4. Klik tenslotte op "Toevoegen". Controleren Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 20 / 198

21 Bij de "Persoonlijke gegevens" van de cliënt is nu te zien dat deze tijdelijk uit zorg is. Door rechtbovenin te klikken op "Tijdelijk uit zorg" wordt de cliëntkalender geopend zoals hierboven te zien is en kan bekeken worden wanneer de cliënt weer in zorg komt. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 21 / 198

22 Een adres toevoegen bij een cliënt Normaal gesproken worden adressen vanuit Ons Administratie overgenomen. Het is daarnaast ook mogelijk om het handmatig in Ons Planning in te voeren. Let er wel op dat er geen gegevensconflicten ontstaan. Mochten deze wel ontstaan, dan dienen deze opgelost te worden door ervoor te zorgen dat de gegevens in zowel Ons Administratie als in Ons Planning hetzelfde zijn. Bij cliënten en medewerkers kunnen adressen toegevoegd worden. Dit gaat voor beiden op dezelfde wijze. In het voorbeeld hieronder wordt een adres bij een Cliënt toegevoegd. Ga naar "Cliënten" in het hoofdmenu en zoek vervolgens de cliënt op. Klik op de betreffende cliënt, aan de rechterkant van het scherm verschijnt nu meer informatie. Klik bij de "Persoonlijke gegevens" op "Voeg een adres toe voor deze cliënt". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 22 / 198

23 Adres invoeren 1. Voer de postcode in. Als de postcode wordt herkend, worden automatische Straat en Stad ingevuld. 2. Vul het huisnummer in. 3. Selecteer het type adres. Het nummer geeft de prioriteit van het adres aan. Als er meerdere (actieve) adressen zijn dan bepaalt de prioriteit welk adres getoond wordt in de planning en eventueel op de telefoon. Een tijdelijk adres (1) heeft bijvoorbeeld een hogere prioriteit dan een woonadres (2). Zolang het tijdelijke adres geldig is, wordt dit adres getoond. 4. Geef hier de geldigheidsdata van het adres op. 5. Vul hier eventueel telefoonnummers in behorende bij dit adres. 6. Klik tenslotte op "Toevoegen". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 23 / 198

24 De locatie van een adres van een cliënt aanpassen Het kan voorkomen dat een adres niet correct wordt weergegeven in de planning. Dit is te zien aan een te grote reistijd in de planning of door een grote afstand tussen de punaises in de dekkingsgrafiek. Het is mogelijk om de locatie van het adres aan te passen. Team dekkingsgrafiek opvragen 1. Selecteer eerst een team. 2. Klik vervolgens op Cliënten. Aan de rechterkant van het scherm verschijnt nu een kaartje met daarop alle adressen van alle cliënten van het geselecteerde team. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 24 / 198

25 In het voorbeeld is er een cliënt die in het westen van het land woont, terwijl de overige cliënten allemaal in het oosten wonen. Waarschijnlijk is het adres van deze ene cliënt niet goed ingevoerd of heeft Ons Planning het adres niet goed herkend. 1. Klik op de punaise, vervolgens wordt er een venster getoond met cliëntinformatie. 2. Klik op de naam van de cliënt om de cliëntgegevens op te vragen. Rechts in beeld verschijnen vervolgens de cliënt gegevens. Cliënt opvragen Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 25 / 198

26 Ga met de cursor boven het adres van de cliënt staan (onder "Persoonlijke gegevens"). Er verschijnt nu rechts in beeld "Wijzig", klik dit aan om het adres te wijzigen. Adresgegevens aanpassen 1. Wijzig eventueel het adres, indien deze niet correct is ingevoerd. 2. Indien het adres correct is, klik op "bekijk locatie op de kaart of pas hem aan" Er verschijnt een scherm met een kaartje en daaronder twee opties: Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 26 / 198

27 1. De eerste mogelijkheid is om de punaise in het kaartje te verslepen naar de juiste plek. 2. Daarnaast is het ook mogelijk om de locatie te bepalen op basis van postcode, het kadaster of Google Maps. Door te klikken op één van deze opties kan de locatie worden bepaald. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 27 / 198

28 Medewerkeracties Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 28 / 198

29 Een nieuwe medewerker aan je team toevoegen Wanneer er een medewerker in dienst komt, wordt deze meestal eerst ingevoerd in Ons Administratie. De gegevens komen daarna automatisch in Ons Planning terecht (via de koppeling die elk uur loopt). Om de medewerker te kunnen gebruiken en in te kunnen, moet deze nog worden toegevoegd aan een team. Er zijn twee manieren om het team en de medewerker te koppelen: 1. Medewerker toevoegen via het team, en 2. Team toevoegen via de medewerker. 1. Medewerker toevoegen via het team 1. Selecteer eerst het team waaraan je de medewerker wilt toevoegen. 2. Klik daarna op "Medewerkers" Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 29 / 198

30 Voeg de medewerker toe aan je team 1. Zoek op de naam van de medewerker in het tekstveld. Je kunt zoeken op voornaam, achternaam, medewerkercode of geboortedatum (bijvoorbeeld voor 15 mei 1971). Ons Planning laat vervolgens de suggesties zien terwijl je typt. 2. Klik op "Voeg toe aan mijn team". De medewerker is nu toegevoegd. Als je nu op Medewerkers klikt, kun je de betreffende medewerker opzoeken. Wanneer aan de linkerzijde een team hebt geselecteerd, dan worden er alleen medewerkers uit dat team geselecteerd die voldoen aan de zoekcriteria. Wanneer je geen team hebt geselecteerd, dan worden alle medewerkers uit de gehele organisatie getoond die voldoen aan de zoekcriteria. De medewerker is nu toegevoegd aan het team. Je ziet nu in het bovenstaande plaatje "Zit in mijn team" achter de naam van de medewerker staan. 2. Team toevoegen via de medewerker 1. Klik op medewerkers. 2. Vul de naam of het medewerkernummer in. 3. Klik op de juiste medewerker. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 30 / 198

31 Voeg teamlidmaatschap toe Klik op het plusje om de medewerker aan een team toe te voegen. Voer gegevens in 1. Selecteer het betreffende team. 2. Selecteer of deze medewerker al dan niet ingeroosterd kan worden en zelf kan. (Deze optie is standaard uitgeschakeld en van toepassing op een medewerker die daadwerkelijk zorg levert voor het betreffende team. Het vinkje inschakelen is alleen voor een administratief medewerker zoals bijvoorbeeld een planner, van toepassing). 3. Voer tenminste de begindatum in. Vanaf deze datum is de teamtoewijzing actief. Wanneer een einddatum ingevoerd wordt, is vanaf die datum het team niet meer toegewezen aan de medewerker. Sla de gegevens op door op "Opslaan" te klikken. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 31 / 198

32 De medewerker staat nog niet in Ons Planning Soms staat een medewerker nog niet in Ons Planning, terwijl je hem/haar wel wilt inplannen. In dat geval kun je een medewerker in Ons Planning toevoegen. Klik rechtsonder in het medewerker overzicht op "Nieuwe medewerker". 1. Vul een unieke code in. Als je niet weet wat je hier moet invullen, overleg dan even met je Ons Planning Coach. 2. Vul de medewerkergegevens zo correct en volledig mogelijk in. Ons Planning kan dan automatisch een koppeling maken wanneer de medewerker alsnog in Ons Administratie wordt aangemaakt. Let er daarbij wel op dat de juiste gegevens op een correcte wijze zijn ingevoerd en overeenkomen met gegevens in Ons Administratie. 3. Klik tenslotte op "Toevoegen". De medewerker is aangemaakt. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 32 / 198

33 Een adres toevoegen bij een medewerker Normaal gesproken worden adressen vanuit Ons Administratie overgenomen. Het is daarnaast ook mogelijk om het handmatig in Ons Planning in te voeren. Let er wel op dat er geen gegevensconflicten ontstaan. Mochten deze wel ontstaan, dan dienen deze opgelost te worden door ervoor te zorgen dat de gegevens in zowel Ons Administratie als in Ons Planning hetzelfde zijn. Bij cliënten en medewerkers kunnen adressen toegevoegd worden. Dit gaat voor beiden op dezelfde wijze. In het voorbeeld hieronder wordt een adres bij een medewerker toegevoegd. Ga in het hoofdmenu naar "Medewerker" en zoek de betreffende medewerker op. Klik op de naam, vervolgens verschijnt er aan de rechterkant van het scherm meer informatie. Klik onder het kopje "Persoonlijke gegevens" op "Voeg een adres voor deze medewerker toe". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 33 / 198

34 Als er al een adres aanwezig is, ga dan met de cursor ter hoogte van het adres staan en klik op "Wijzig". Adres invoeren 1. Voer de postcode in. Als de postcode wordt herkend, worden automatische Straat en Stad ingevuld. 2. Vul het huisnummer in. 3. Selecteer het type adres. Het nummer geeft de prioriteit van het adres aan. Als er meerdere (actieve) adressen zijn dan bepaalt de prioriteit welk adres getoond wordt. Een tijdelijk adres (1) heeft bijvoorbeeld een hogere prioriteit dan een woonadres (2). Zolang het tijdelijke adres geldig is, wordt dit adres getoond. 4. Geef hier de geldigheidsdata van het adres op. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 34 / 198

35 5. Vul hier eventueel telefoonnummers in behorende bij dit adres. 6. Klik tenslotte op "Toevoegen". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 35 / 198

36 Aan- en afwezigheden van medewerkers Het is mogelijk om de aan- en afwezigheden van medewerkers in te voeren. Dit vergemakkelijkt het en geeft signaleringen indien medewerkers zijn ingeroosterd, terwijl deze niet beschikbaar zijn. De volgende mogelijkheden om aan- en afwezigheden in te voeren zijn aanwezig: Aan- en afwezigheid, via het medewerkerscherm Aan- en afwezigheid, via het rooster Per aan- en afwezigheid zijn de volgende gegevens van belang: De duur (datum, tijd) De reden (vakantie, ziek, beschikbaar, etc.) De teams waarop het van toepassing is Het hangt af van de plek in de applicatie welke keuzes gemaakt kunnen worden. Zo wordt bijvoorbeeld in het roosterscherm, bij het opgeven van ziekte, automatisch de duur en het team geselecteerd waarop de afwezigheid van toepassing is. Let op: Het blokplanscherm is bedoeld om zorg per dagdelen in te plannen. Medewerkers dienen hun aan- en afwezigheden per dag of dagdelen in te voeren. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 36 / 198

37 Aan- en afwezigheid van de medewerker (via het medewerkerscherm) Het is mogelijk om aan te geven wanneer medewerkers afwezig zijn, bijvoorbeeld door ziekte, overleg of vakantie. Het is ook mogelijk om expliciet aan te geven of een medewerker beschikbaar (aanwezig) is. In het rooster en in de planning wordt een signalering getoond wanneer een medewerker wordt ingepland op een tijdstip dat hij/zij afwezig is. Bij het geven van suggesties in het rooster wordt dit mede op basis van deze gegevens gedaan. Er zijn twee manieren om de afwezigheid van een medewerker in te voeren: 1. Aan- en afwezigheid toevoegen via het medewerkerscherm (zoals hieronder in stappen zal worden uitgelegd) 2. Aan- en afwezigheid via het Rooster toevoegen Deze handleiding beschrijft de aan- en afwezigheid die via het medewerkerscherm ingevoerd kan worden. Zoek de medewerker op 1. Klik op "Medewerkers". 2. Zoek de medewerker op. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 37 / 198

38 3. Klik op de naam van de medewerker. Op het rechterscherm verschijnt nu meer informatie. Onder het kopje "Beschikbaarheid, vakantie en ziekte", klik je op "Meld vakanties, ziekte en andere afwezigheid." Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 38 / 198

39 Afwezigheid toevoegen 1. Voer de aan- of afwezigheid in door op de vakjes te klikken, bijvoorbeeld een vakantie zoals in het voorbeeld. Let op: de einddatum is tot, dus niet tot en met. 2. Geef aan of,in dit geval de afwezigheid, geldt voor 1 of alle teams. 3. Klik op tenslotte op "Toevoegen" om op te slaan. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 39 / 198

40 Het is ook mogelijk om aan te geven dat een medewerker bijvoorbeeld elke week op dinsdag en donderdag niet beschikbaar is. Zoals hierboven in het voorbeeld is aangegeven. Â Om meerdere dagen te selecteren, zal de Shift-toets ingedrukt moeten worden. Controleren / aan- en afwezigheid inzien Controleer de ingevoerde aan- en/of afwezigheid door de kalender van de medewerker op te vragen. Dit kan door bij de Medeweker gegevens onder het kopje "Beschikbaarheid, vakantie en ziekte" te klikken op "Verander de uren die deze medewerker beschikbaar heeft." Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 40 / 198

41 Vervolgens is er een overzicht met de aan-en afwezigheden te zien. De aan- of afwezigheid is te verwijderen door met de muis op de aan- of afwezigheid te gaan staan en te klikken op het prullenbakje (deze verschijnt als de muis wordt geplaatst op de aanof afwezigheid). Hoeveelheid geã«xporteerde uren Indien op deze manier afwezigheden of ziekte worden vastgelegd, zal het aantal uren berekend worden aan de hand van het contract: Afwezigheden volgens contract hebben geen start- en stoptijden. Medewerkers zijn de hele dag afwezig voor de signalering, en in de tellingen wordt rekening gehouden met het contract. Alle diensttoewijzingen van de geselecteerde medewerkers op de geselecteerde dagen worden verwijderd. Bij berekening van uren volgens contract wordt op elke doordeweekse dag 1/5 deel van het contract per week geteld, en in weekenden wordt niks geteld. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 41 / 198

42 Aan- en afwezigheid van de medewerker (via het rooster) Via het rooster is op twee manieren de aan- of afwezigheid toe te voegen. Dit is afhankelijk van de weergave: diensten of medewerker. Via de dienstenweergave is alleen afwezigheid toe te voegen met als reden ziekte of vakantie. Via de medewerkerweergave zijn alle soorten aan-en afwezigheden toe te voegen. In deze handleiding wordt eerst de dienstenweergave getoond en daarna de medewerkerweergave. Afwezigheid via dienstenweergave Zet in het rooster rechtsboven de slider op "Dienst". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 42 / 198

43 Klik met de rechtermuisknop op een diensttoewijzing en kies voor "Medewerker is ziek" of "Medewerker heeft vakantie". De medewerker wordt nu direct uitgepland (het is eventueel wel mogelijk de medewerker daarna weer in te plannen, er zal dan een signalering verschijnen). De afwezigheid is nu eenmalig, alleen voor deze week, alleen voor dit team en alleen gedurende de tijd van de dienst. Dit is te zien door nogmaals de medewerkerkalender op te vragen zoals in de volgende stap is weergegeven. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 43 / 198

44 Afwezigheid inzien via medewerkerscherm Via het medewerkerscherm is de betreffende afwezigheid te zien. Aan- of afwezigheid via medewerkerweergave Zet rechtsboven in het rooster de slider op "Medewerker." Via het rooster in medewerkerweergave, kunnen beschikbaarheden op twee wijzen ingevoerd worden: Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 44 / 198

45 Met de rechtermuisknop op de diensttoewijzing (dus op dezelfde wijze als het rooster in dienstenweergave). In dit geval is het alleen mogelijk om ziekte of vakantie in te voeren. Op dezelfde manier als het toewijzen van een dienst aan een medewerker. Deze optie wordt hieronder beschreven. 1. Selecteer het vak van de medewerker en selecteer de betreffende dag. 2. Klik op het scherm om de diensten toe te wijzen. Scroll naar beneden en klik op de betreffende aan- of afwezigheid aan. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 45 / 198

46 1. Kies de start en stoptijd. De gekozen aan -of afwezigheid zal alleen voor de geselecteerde dag zijn. Er kan ook gekozen worden om "volgens contract" te selecteren. Dit houdt het volgende in: Afwezigheden volgens contract hebben geen starten stoptijden. Medewerkers zijn de hele dag afwezig voor de signalering, en in de tellingen wordt rekening gehouden met het contract. Alle diensttoewijzingen van de geselecteerde medewerkers op de geselecteerde dagen worden verwijderd. Bij berekening van uren volgens contract wordt op elke doordeweekse dag 1/5 deel van het contract per week geteld, en in weekenden wordt niks geteld. 2. Klik op vervolgens op "Kiezen." 1. De betreffende afwezigheid en tijdsduur is nu te zien. 2. Klik als laastste op "Toewijzen". Door met de muis over de diensttoewijzing te gaan, zijn de details zichtbaar. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 46 / 198

47 Aan- en afwezigheden door medewerkers zelf (via het Medewerkerportaal) Medewerkers kunnen via het medewerkerportaal aan- en afwezigheden aanpassen. Deze functionaliteit is aan te zetten per team in Ons Planning. Aan- of afwezigheden die door medewerkers zijn ingevuld, zijn direct in te zien door de roosteraars en planners. Zodra een medewerker aan tenminste 1 team is toegewezen waarvan de beschikbaarheid door de medewerkers is in te vullen, en de medewerker vult zijn/haar beschikbaarheid zelf in via het medewerkerportaal, geldt de beschikbaarheid van de medewerker voor alle teams. Deze functionaliteit dient door Nedap Support ingeschakeld te worden; dit kunt u aanvragen middels een ticket. Instellingen in Ons Planning In Ons Planning is door de beheerder per team in te stellen dat medewerkers zelf hun aan- en afwezigheden kunnen doorgeven in het medewerkerportaal (nadat deze functionaliteit is ingeschakeld door Nedap Support). Dit doet men door Beschikbaarheden aan te vinken in "Mijn team instellingen" onder "Toon/Verberg zelfrooster opties". Dit houdt in dat alle medewerkers die in Ons Planning lid zijn van dit team in het Medewerkerportaal hun beschikbaarheden kunnen wijzigen. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 47 / 198

48 Knop "Beschikbaar" in het Medewerkerportaal Wanneer de beschikbaarheden bij de teaminstellingen in Ons Planning zijn aangevinkt, worden voor de medewerkers van dat team de "Beschikbaar" knop op het dashboard van het Medewerkerportaal zichtbaar. Voor overige medewerkers blijft deze knop verborgen. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 48 / 198

49 Beschikbaarheden Dit kalenderoverzicht toont alle (on)beschikbaarheden van de betreffende medewerker. De groene vakken duiden op de beschikbaarheden en de rode op de onbeschikbaarheden. Per (on)beschikbaarheid is ook de beschrijving en een zelf te kiezen symbool zichtbaar. Door middel van de knop "Toevoegen" kan de medewerker een (on)beschikbaarheid toevoegen. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 49 / 198

50 Toevoegen beschikbaarheid Nadat op "Toevoegen" is geklikt, verschijnt bovenstaand scherm waarin men de (on)beschikbaarheid kan aangeven. 1. Hier kan men aangeven of het om een beschikbaarheid of onbeschikbaarheid gaat. 2. Vervolgens kan men aangeven of het om een eenmalige (on)beschikbaarheid gaat of dat er een herhalingspatroon zit in de (on)beschikbaarheid. 3. Klik tenslotte op "Volgende. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 50 / 198

51 Vervolgens kunnen details worden opgegeven. 1. Er kan een beschrijving worden ingevuld, deze is ook zichtbaar in de beschikbaarheden kalender. 2. Het aangeven van een begin- en eindtijd is verplicht. De eindtijd moet altijd na de begintijd liggen. 3. Het symbool kan worden aangepast door hierop te klikken. Er verschijnt dan een lijst met andere symbolen waar er één uitgekozen kan worden. 4. Tevens moet er een datum worden gekozen. Bij een eenmalige (on)beschikbaarheid dient de betreffende datum te worden geselecteerd. Bij wekelijkse of tweewekelijkse (on)beschikbaarheden moet in het datumveld de datum worden geselecteerd van de eerste keer dat deze (on)beschikbaarheid in gaat. 5. Na het klikken op Opslaan wordt de (on)beschikbaarheid opgeslagen. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 51 / 198

52 Alle (on)beschikbaarheden Onder het kalenderoverzicht worden alle (on)beschikbaarheden van de medewerker getoond. Beschikbaarheden zijn groen en onbeschikbaarheden rood. Achter het symbool staat achtereenvolgens de beschrijving, het patroon, de dag en de tijd. Door op de prullenbak te klikken kan een (on)beschikbaarheid worden verwijderd. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 52 / 198

53 Planacties (V&V) Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 53 / 198

54 Plankaartjes inplannen in een dienst Dag Omdat de zorg altijd per dag ingepland worden, is het belangrijk om de juiste dag te selecteren. Plankaartjes verslepen De plankaartjes die aan de linkerkant van het scherm staan, moeten versleept worden naar een dienst. Klik met de linkermuisknop op een plankaartje en hou deze ingedrukt terwijl je deze naar de juist dienst versleept. Door het loslaten van de linkermuisknop wordt het plankaartje in de dienst geplaatst. De volgorde van de diensten kunnen ook worden gewijzigd. Hoe men dit kan doen, is te lezen in deze handleiding. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 54 / 198

55 Stapelen van plankaartjes Wanneer plankaartjes van dezelfde client achter elkaar worden gepland, worden de kaartjes automatisch gestapeld mits deze in hetzelfde dagdeel gearrangeerd zijn. Als we bovenstaande cliënt gaan inplannen, zal dat leiden tot een stapel voor de ochtend, en twee losse kaartjes voor de middag en de avond. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 55 / 198

56 Zoals te zien zijn er inderdaad meerdere stapels gemaakt. Overzicht In het bovenstaande voorbeeld zijn diverse plankaartjes toegekend aan de dienst. Bij 3 van de 4 cliënten zijn meerdere kaartjes aanwezig. Dit is te herkennen aan het driehoekje aan de rechterkant van het plankaartje. Wanneer je klikt op het driehoekje zie je vervolgens dat de verschillende kaartjes die eronder hangen; deze worden nu individueel getoond. De volgorde van de cliënten binnen een dienst is aan te passen door de (stapeltjes) plankaartjes naar beneden of boven te verslepen. Wanneer de kaartjes rood zijn moet altijd gekeken worden (met de muis stil gaan staan op het kaartje) wat er aan de hand is. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 56 / 198

57 (in dit voorbeeld zijn fictieve gegevens gebruikt, vandaar dat er gesignaleerd wordt op verkeerde deskundigheid van de medewerker bij de cliënt, een hoge reisafstand en een te lange dienst.) Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 57 / 198

58 Eenmalig een actie verplaatsen Plankaartjes eenmalig verslepen Normaal gesproken geldt een wijziging in de planning voor nu en alle volgende weken. Als je een eenmalige wijziging wilt maken, kan dit door het betreffende plankaartje te verslepen en tegelijk de spatiebalk ingedrukt te houden. Een eenmalig versleept plankaartje is te herkennen door een * voor de naam van de cliënt, zoals ook te zien is in het bovenstaande voorbeeld. Bovendien blijft er een "schaduwkaartje" staan op de plek waar het kaartje eerst stond. Zie de bijgevoegde afbeelding: PV-wassen bij cliënt Cozijnsen-Eijt is eenmalig verplaatst van O1 (Ochtenddienst 1) naar A1 (Avonddienst 1). NB. Het is niet mogelijk om een plankaartje dat nog niet is ingepland, en dus in de linkerbalk staat, eenmalig in te plannen. NB 2: een * wordt ook getoond voor de cliënt in geval van een eenmalig toegevoegde actie. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 58 / 198

59 Een actie vastzetten op een tijdstip (V&V) Het is mogelijk om in de planning aan te geven dat een bepaald zorgmoment op een specifiek tijdstip geleverd moet worden, of binnen een bepaald tijdsvenster. Dit kan handig zijn als met een cliënt een bepaald tijdstip is afgesproken voor zorg. Zet vanaf nu vast op tijd op tijd Vraag eerst de Planning op door een team te selecteren en daarna op "Planning" te klikken. Selecteer vervolgens een dag. Klik in het planscherm met de rechtermuisknop op een plankaartje. Kies voor "Zet vanaf nu vast op tijd". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 59 / 198

60 Er zijn nu verschillende keuzemogelijkheden: 1. Hiermee geef je een specifiek tijdstip aan. Vul het tijdstip in. Er komt een signalering (kaartje wordt rood) als de zorg eerder of later is ingepand dan dit tijdstip. 2. Hiermee geef je een tijdsvenster aan waarbinnen de zorg plaatst moet vinden, bijvoorbeeld tussen en 12.00uur. 3. Kies deze optie om het vastzetten op tijd ongedaan te maken, het zorgmoment vindt dan weer 'gewoon' plaats na het vorige zorgmoment. 4. Normaal gesproken is het vastzetten op tijd voor langere duur. Vink deze optie aan als het om een eenmalige wijziging gaat. Normaal gesproken worden zorgmomenten direct achter elkaar ingepland. Als een vaste tijd is aangegeven, kan het zijn dat er een 'gat' ontstaat (5), zo kun je zien dat er nog ruimte is (in dit geval 70 minuten) om andere kaartjes in te plannen. Als het 'gat' niet wordt opgevuld, moet de medewerker wachten tot het afgesproken tijdstip of krijgt de cliënt de zorg eerder dan gepland. Als er teveel klankaartjes voor het vastgezette plankaartjes worden toegevoegd, zal de aktie verschuiven naar een later tijdstip. 6. Sla tenslotte op door op "Opslaan" te klikken. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 60 / 198

61 Tijdelijk meer of minder zorg leveren (eenmalig duur van het zorgmoment aanpassen) (V&V) Het is mogelijk om tijdelijk meer tijd in te plannen voor een zorgmoment bij een cliënt. Stel dat je normaal gesproken 10 minuten nodig hebt voor aankleden van een cliënt, maar dat je nu al weet dat het langer gaat duren omdat de cliënt bijvoorbeeld van de trap is gevallen. Je kunt daarvoor eenmalig de duur aanpassen. Het aanpassen van de duur van de actie kun je doen door naar het betreffende plankaartje van de cliënt te gaan. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op het plankaartje en kies voor "Wijzig vandaag de duur". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 61 / 198

62 De duur kan vervolgens veranderd worden door bij "Nieuwe duur van deze actie in minuten" een aantal minuten in te vullen. Klik daarna op "Opslaan". Je ziet nu dat het zorgmoment 25 minuten is in plaats van 10 minuten. De week erna zal het zorgmoment de oorspronkelijke tijd hebben, omdat het om eenmalige wijziging ging. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 62 / 198

63 Eenmalig verwijderen van een zorgmoment (V&V) Open de planning en open door middel van de rechtermuisknop (wanneer je op het betreffende plankaartje staat) de opties voor dit plankaartje. Selecteer "Verwijder actie vandaag". Het zorgmoment wordt dan alleen voor deze dag verwijderd. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 63 / 198

64 Het verwijderde kaartje blijft als een "schaduwkaartje" (licht gekleurd) zichtbaar, zodat je altijd kunt zien wat je hebt verwijderd (zie afbeelding). Verwijderen ongedaan maken Door wederom met de rechtermuisknop op het "schaduwkaartje" te klikken, kan het verwijderen ongedaan gemaakt worden. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 64 / 198

65 Eenmalig een planactie toevoegen Het kan nodig zijn om eenmalig een actie toe te voegen. Dit is te doen door een eenmalig plankaartje te maken. Klik met de rechtermuisknop op de dienst en vervolgens op Actie toevoegen. Vul de gegevens in. Alle gegevens (cliënt, uurtype, duur) zijn verplicht. Klik tot slot op toevoegen. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 65 / 198

66 Het plankaartje is toegevoegd. Net zoals het geval is bij een eenmalig verplaatste actie is aan het sterretje (*) te zien dat het om een eenmalige actie gaat. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 66 / 198

67 Een notitie bij een actie schrijven (V&V) Het is mogelijk een notitie te schrijven bij een specifiek plankaartje. Deze notitie wordt alleen getoond in de planning. De notitie verschijnt niet op de telefoon en op prints. Notities toevoegen aan een plankaartje kan handig zijn als geheugensteuntje voor planners. Klik met de rechtermuisknop op het plankaartje en kies voor "aanpassen notitie". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 67 / 198

68 Schrijf de notitie in het teksvak en klik op "Opslaan". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 68 / 198

69 Door met de muis op het plankaartje te staan verschijnt er meer informatie, waar ook de notitie terug te zien is. De notitie blijft zichtbaar in de volgende weken, totdat de notitie wordt verwijderd. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 69 / 198

70 Een logregel toevoegen bij een cliënt Wanneer een planner of roosteraar contact heeft met een cliënt, kan de communicatie worden vastgelegd in zogenaamde logregels. Logregel toevoegen Logregels kunnen worden toegevoegd bij de cliëntinformatie. Zoek de cliënt op en kijk bij de cliënt gegevens onder het kopje "Communicatie". Klik op "Log een gesprek met deze cliënt". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 70 / 198

71 1. Vul hier de logregel in en klik op "Toevoegen". 2. Het is mogelijk om de logregel ook zichtbaar te maken als notitie voor iedereen. 3. De geschiedenis van logregels is in te zien onder "Geschiedenis". Een andere mogelijkheid om een logregel toe te voegen is door met de rechtermuisknop op een plankaartje te klikken en te kiezen voor "Voeg logregel toe". Schrijf in het tekstvak de logregel en klik vervolgens op "Opslaan". Vanuit hier is het ook mogelijk om rechtstreeks naar het logboek van de cliënt te gaan. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 71 / 198

72 Pauze in een route zetten In sommige gevallen is het wenselijk om een pauze in een route te introduceren. Er zijn verschillende manieren om dit te doen. In de regel is optie 1 wenselijk voor situaties waarbij de planning redelijk vast staat van week tot week. Optie 2 is wenselijk voor situaties waarbij de planning vaak wordt veranderd. 1. Kaartje vastzetten op tijd Stel de route begint om 07:15 en je wilt een pauze om 11:00. Om dit te realiseren zoek je het laatste kaartje voor 11:00 op. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 72 / 198

73 Door een kaartje vast te zetten op een tijd die later is dan waar het kaartje nu op staat, creëer je een "gat" tussen het voorgaande kaartje en het kaartje dat je op tijd vastzet. Wanneer je met de rechtermuisknop klikt op het plankaartje en vervolgens klikt op "Zet vanaf nu vast op tijd", dan verschijnt onderstaande pop-up. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 73 / 198

74 1. Selecteer "op een vaste tijd". 2. Vul het gewenste tijdstip in 3. Klik op "Opslaan". Nu is er een gat in de planning gerealiseerd. In dit voorbeeld blijft de planning vrijwel elke week hetzelfde en zal de pauze ook vrijwel elke week op hetzelfde tijdstip zijn. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 74 / 198

75 Ongedaan maken van het vastzetten van een actie en overige mogelijkheden vastzetten In het geval je het vastzetten ongedaan wilt maken, navigeer naar het plankaartje en klik op de rechtermuisknop. Selecteer dan "na de vorige aktie" en klik vervolgens op "Opslaan". 2. Dummy-cliënt gebruiken Een dummy-cliënt is een "cliënt" welke niet in exports en dergelijke meegenomen wordt. Ook ontstaan er geen conflicten voor deze "cliënt". Deze dummy-cliënt kun je gebruiken voor het inplannen van bijvoorbeeld een pauze van een vaste duur. Deze optie wordt vaak gebruikt wanneer de planning regelmatig verandert. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 75 / 198

76 Begin met het toevoegen van een nieuwe cliënt. Bedenk een cliëntnummer (1) en voer deze in. Vink het vakje "Dummy" (2) aan en geef een naam, bijvoorbeeld "Pauze" (3). Alleen een gebruiker met de rechten voor het aanpassen van instellingen, kan een dummy cliënt invoeren. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 76 / 198

77 Maak een arrangement voor deze cliënt. Kies als uursoort bijvoorbeeld "Pauze". Geef per moment aan hoe lang de pauze moet duren en klik vervolgens op "Opslaan". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 77 / 198

78 Er is nu een kaartje "Pauze" aangemaakt, welke in te plannen is voor pauze. Zoals hierboven te zien is, is er nu een Pauze in de route gezet. Dit kaartje is rood, omdat er een signalering is ontstaan. In dit voorbeeld kan de signalering worden genegeerd. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 78 / 198

79 Medewerker als dienst toevoegen (in het roosterscherm) Het kan zijn dat er extra hulp nodig is om de zorg binnen een team aan de cliënten te leveren. In zo'n geval kan het handig zijn om een nieuwe dienst te maken en daar een extra medewerker op in te. Omdat het waarschijnlijk om incidentele hulp gaat, hoeft er niet apart een nieuwe dienst geconfigureerd te worden, maar kan ook eenmalig een dienst toegevoegd worden. De dienst zal de naam dragen van de medewerker die de dienst doet. Medewerker als dienst toevoegen Klik in het planscherm met de rechtermuisknop op een willekeurige dienst en vervolgens op "Nieuwe medewerker". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 79 / 198

80 Begint met typen (1), selecteer de betreffende medewerker (2) en klik op "Toevoegen" (3). De medewerkerdienst is toegevoegd. Deze zal op een willekeurige plek op het planscherm zichtbaar zijn. Medewerkerdienst verwijderen De medewerkerdienst zal op de betreffende dag, elke week in de toekomst op het planscherm staan, totdat de dienst wordt verwijderd. Dit houdt in dat als je op donderdag de dienst toevoegt, deze op elke donderdag aanwezig is. Klik met de rechtermuisknop op de dienst en klik op "Verbergen". De gehele dienst zal verborgen worden. Dit zal ook met terugwerkende kracht gebeuren, dus als je de dienst op de donderdag van volgende week verwijderd, zal ook de dienst in de huidige week worden verwijderd. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 80 / 198

81 Medewerker toewijzen aan een dienst (via het planscherm) Medewerker toewijzen aan een dienst Normaal gesproken worden diensten via het rooster toegekend aan medewerkers. De naam van de medewerker staat dan onder de naam van dienst genoemd (1). Is dit niet het geval, dan kan er in het planscherm een medewerker worden toegewezen aan een dienst, door met de rechtermuisknop op de naam van de dienst te klikken en te kiezen voor "Toewijzen aan medewerker" (2). Kies vervolgens de betreffende medewerker en klik op "Opslaan". Een dienstoewijzing weghalen kan op dezelfde manier. Klik met de rechtermuisknop in het bovenste gedeelte van de dienst (1), kies voor "Toewijzen aan medewerker"(2), kies in dat geval geen medewerker en klik vervolgens op "Opslaan". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 81 / 198

82 Planacties (HV) Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 82 / 198

83 Een cliënt inplannen in de blokplanning Het blokplanscherm werkt iets anders dan het V&V planscherm. In deze les wordt uitgelegd hoe het plannen in de blokplanning in zijn werk gaat. Blokplanscherm openen 1. Selecteer een HV team. Dit is een team waarbij bij de teaminstellingen is aangegeven dat het om blokplanning gaat. 2. Klik op "Planning". 3. Selecteer een dag in de kalender, bijvoorbeeld vandaag. Het blokplanscherm wordt nu geopend. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 83 / 198

84 Een medewerker bij een cliënt zoeken 1. Onder in beeld staan de cliënten die nog ingepland moeten worden. In dit voorbeeld is te zien dat er 4 cliënten zijn die nog niet zijn ingepland. 2. Door met de cursor boven een cliënt te staan, verschijnt er meer informatie. In het voorbeeld hierboven is te zien dat deze cliënt elke week op dinsdagochtend 3 uur huishoudelijke hulp krijgt. 3. We zoeken nu naar een medewerker (die in de linkerzijbalk staan) die nog uren beschikbaar heeft op de dinsdagochtend. In het voorbeeld heeft Annelies Aalbers op dinsdagochtend nog ruimte. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 84 / 198

85 Verslepen Een cliënt kan worden ingepland door deze te verslepen naar bijvoorbeeld de dinsdagmiddag bij medewerker Aalbers. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 85 / 198

86 Controleren Door de muis te verplaatsen en stil te houden op het moment, verschijnt aanvullende informatie. Grote groepen plannen (alleen beshcikbare medewerkers) Bij grote groepen medewerkers is het soms lastig om een geschikte medewerker bij een cliënt te vinden. Om daarbij te helpen kan in het blokplanscherm gebruik gemaakt worden van het de mogelijkheid om alleen medewerkers te tonen die beschikbaar zijn in die week. Gebruik daarvoor de optie "Toon alleen beschikbare" rechts boven in beeld. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 86 / 198

87 Er wordt nu een selectie van medewerkers weergegeven die allemaal tenminste een dagdeel beschikbaar zijn die week. Alleen medewerkers waarbij expliciet is aangegeven dat deze beschikbaar zijn, worden dan getoond. Bekijk de uitleg hoe de beschikbaarheid van de medewerker in de blokplanning is aan te geven. Een ander middel om een geschikte medewerker te vinden is het gebruik van de rechtermuisknop-functie op een cliënt. Nadat je op de rechtermuisknop hebt geklikt, verschijnt er scherm met daarin een aantal opties. Kies voor "Medewerkers in de buurt". Er wordt dan een lijst getoond van medewerkers die dicht in de buurt van de betreffende cliënt wonen. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 87 / 198

88 Labels in het blokplanscherm gebruiken In het blokplanscherm is het mogelijk om kleuren (labels) toe te voegen aan medewerkers. Dit kan handig zijn om medewerkers in de thuiszorg in bepaalde categorieën in te delen. Configuratie Om labels in de blokplanning te gebruiken is het nodig om de labels eerst aan te maken en een betekenis te geven aan de verschillende kleuren. In deze handleiding staat beschreven hoe de labels geconfigureerd kunnen worden. Labels in de blokplanning Labels zijn te zien in het blokplanscherm, links van de naam van de medewerker. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 88 / 198

89 Een label toekennen Om een label toe te kennen, klik met de rechtermuisknop op de naam van de medewerker en selecteer een label. Om een label weg te halen, kies voor "Geen". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 89 / 198

90 Eenmalig verwijderen van een zorgmoment (HV) Open de planning en open door middel van de rechtermuisknop (wanneer je op het betreffende moment staat) de opties voor dit plankaartje. Selecteer "Verwijder actie". Het zorgmoment wordt dan alleen voor deze dag verwijderd. Het verwijderde kaartje blijft als een "schaduwkaartje" (licht gekleurd) zichtbaar, zodat je altijd kunt zien wat je hebt verwijderd (zie afbeelding). Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 90 / 198

91 Verwijderen ongedaan maken Door wederom met de rechtermuisknop op het "schaduwkaartje" te klikken, kan het verwijderen ongedaan gemaakt worden. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 91 / 198

92 Tijdelijk meer of minder zorg leveren (eenmalig duur van het zorgmoment aanpassen) (HV) Het is mogelijk om tijdelijk meer tijd in te plannen voor een zorgmoment bij een cliënt. Het aanpassen van de duur van de actie kun je doen door naar het betreffende moment te gaan. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op het moment en kies voor "Pas duur aan". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 92 / 198

93 De duur kan vervolgens veranderd worden door bij "Nieuwe duur van deze actie in minuten" een aantal minuten in te vullen. Te selecteren is of het alleen voor het geselecteerde moment geldt, of voor alle komende weken. Klik daarna op "Opslaan". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 93 / 198

94 Een notitie bij een actie schrijven (HV) Het is mogelijk een notitie te schrijven bij een specifiek planmoment. Deze notitie wordt alleen getoond in de planning. De notitie verschijnt niet op de telefoon of op prints. Notities toevoegen aan een planmoment kan handig zijn als geheugensteuntje voor planners. Klik met de rechtermuisknop op het planmoment en kies voor "aanpassen notitie". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 94 / 198

95 Schrijf de notitie in het teksvak en klik op "Opslaan". Door met de muis op het planmoment te staan verschijnt er meer informatie, waar ook de notitie terug te zien is. De notitie blijft zichtbaar in de volgende weken, totdat de notitie wordt verwijderd. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 95 / 198

96 Een actie vastzetten op een tijdstip (HV) Het is mogelijk om in de planning aan te geven dat een bepaald zorgmoment op een specifiek tijdstip geleverd moet worden, of binnen een bepaald tijdsvenster. Dit kan handig zijn als met een cliënt een bepaald tijdstip is afgesproken voor zorg. Zet vanaf nu vast op tijd op tijd Klik in het planscherm met de rechtermuisknop op een moment. Kies voor "Zet vanaf nu vast op tijd". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 96 / 198

97 Er zijn nu verschillende keuzemogelijkheden: 1. Hiermee geef je een specifiek tijdstip aan. Vul het tijdstip in. Er komt een signalering (kaartje wordt rood) als de zorg eerder of later is ingepand dan dit tijdstip. 2. Hiermee geef je een tijdsvenster aan waarbinnen de zorg plaatst moet vinden, bijvoorbeeld tussen en 12.00uur. 3. Kies deze optie om het vastzetten op tijd ongedaan te maken, het zorgmoment vindt dan weer 'gewoon' plaats na het vorige zorgmoment. 4. Normaal gesproken is het vastzetten op tijd voor langere duur. Vink deze optie aan als het om een eenmalige wijziging gaat. 5. Sla tenslotte op door op "Opslaan" te klikken. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 97 / 198

98 Zoeken naar medewerkers in de buurt (HV) Het is mogelijk om te zoeken naar medewerkers in de buurt. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn in geval van een calamiteit. Vervolgens wordt een regel getoond. Indien medewerkers recent in de buurt van de betreffende cliënt waren, worden die hier getoond. In dit voorbeeld zijn er geen medewerkers in de buurt. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 98 / 198

99 Zoeken naar vervangende medewerker (HV) Indien de ingeplande medewerker verhinderd is, kan eenvoudig een selectie gemaakt worden op medewerkers die op hetzelfde moment beschikbaar zijn. Klik met de rechtermuisknop op het planmoment. Klik vervolgens op Vervangende medewerker. Vervolgens worden medewerkers met beschikbaarheid op hetzelfde moment getoond. In dit voorbeeld zijn er geen medewerkers gevonden. Indien er wel medewerkers zijn gevonden, kan het plankaartje versleept worden naar een van deze medewerkers. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 99 / 198

100 Beschikbaarheid van medewerker aangeven (HV) Via de blokplanning is de beschikbaarheid van de medewerker op te geven. Indien niet expliciet is aangegeven dat de medewerker beschikbaar is, zal er een signalering op ontstaan. Beschikbaarheid van de medewerker via de blokplanning Klik in de blokplanning met de rechtermuisknop op het blok. Klik vervolgens op Pas beschikbaarheid aan. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 100 / 198

101 Geef de beschikbaarheid op. Kies ervoor of het eenmalig is, of op elke zelfde dag van de week vanaf dit moment. Kies er voor of het voor alle teams geldt, of voor 1 specifiek team. Klik tot slot op opslaan. Het aantal uren wat is weergegeven (in dit voorbeeld 4:00) geeft aan dat de medewerker dit blok 4 uur beschikbaar is. Indien het niet is opgegeven (en er wel wordt ingepland) zal de signalering in het rood optreden (zoals in het rechterblok in dit voorbeeld is te zien). Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 101 / 198

102 Eenmalig een actie toevoegen (HV) Het kan voorkomen dat een cliënt eenmalig toegevoegd dient te worden op de blokplanning. Dit is eenvoudig direct vanuit de blokplanning te doen. Actie toevoegen Klik met de rechtermuisknop op een blok en klik op Voeg actie toe. Gegevens invoeren Selecteer de cliënt, het uurtype en de duur in minuten. Klik op Toevoegen. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 102 / 198

103 De cliënt is voor alleen dit moment ingepland. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 103 / 198

104 Een logregel toevoegen bij een cliënt (HV) Wanneer een planner of roosteraar contact heeft met een cliënt, kan de communicatie worden vastgelegd in zogenaamde logregels. Ga naar het blokplanscherm en klik met de rechtermuisknop op een plankaartje. Kies voor "Voeg logregel toe". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 104 / 198

105 Schrijf in het tekstvak de logregel en klik vervolgens op "Opslaan". Vanuit hier is het ook mogelijk om rechtstreeks naar het logboek van de cliënt te gaan. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 105 / 198

106 Een brief sturen naar een cliënt (HV) Het kan nodig zijn om een brief te versturen naar de cliënt, bijvoorbeeld als de planning wijzigt. Dit is direct vanuit het blokpanscherm te doen. Klik met de rechtermuisknop op het planmoment. Kies vervolgens voor Stuur brief. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 106 / 198

107 Vul de tekst in en klik op Verzenden. Het is hiervoor wel nodig dat de briefkoppeling is ingesteld. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 107 / 198

108 Roosteren Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 108 / 198

109 Medewerkers aan een dienst koppelen In het roosterscherm kan op de meest eenvoudige wijze een medewerker aan een dienst gekoppeld worden. Er zit onderscheid in gebruik van de weergave: de dienstenweergave of de roosterweergave. In deze handleiding zullen we beide weergaven behandelen. Dienstweergave Selecteer de dienstweergave. Deze weergave is met name handig om een basisrooster te maken, omdat goed te zien is of elke dienst is toegewezen. Selecteer per dag de betreffende dienst die aan een bepaalde medewerker toegewezen moet worden. Dit is te doen door te klikken op het betreffende moment. Meerdere cellen zijn te Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 109 / 198

110 selecteren door deze afzonderlijk aan te klikken of door de linkermuisknop ingedrukt te houden en vervolgens de muis verder te slepen. Selecteer boven in beeld de medewerker die aan de geselecteerde momenten toegewezen moet worden. 1. De medewerkers die voor het geselecteerde team werken zijn zichtbaar. 2. Er kan gezocht worden op naam om te zoeken tussen de medewerkers uit het team. 3. Door aan te vinken "zoek meer flex" kunnen ook medewerkers gezocht worden uit andere teams. 4. De lijst die dan wordt geopend is een lijst met medewerkers die wordt gesorteerd op basis van een aantal aspecten. De medewerkers die boven in beeld staan voldoen het beste aan deze aspecten en vormen daardoor waarschijnlijk de beste keus. Bekijk op basis waarvan de suggesties worden gedaan. Zodra de medewerker is geselecteerd, moet deze nog toegewezen worden. Klik op de knop "Toewijzen". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 110 / 198

111 De medewerker is aan de diensten toegewezen. Dit is te herkennen aan de afkorting van de medewerker die achter de betreffende dienst te zien is. Medewerkerweergave Vanaf dit punt beschrijven we het toewijzen van een dienst aan medewerker, maar dan volgens de medewerkerweergave. Het voordeel van deze weergave is dat ingeroosterde tijd met het contract vergeleken kan worden. Maak selectie Selecteer per dag de betreffende medewerker die aan een bepaalde dienst toegewezen moet worden. Dit is te doen door te klikken op het betreffende moment. Meerdere cellen zijn te selecteren door deze afzonderlijk aan te klikken of met de muis te slepen, terwijl de linkermuisknop in wordt gehouden. In dit voorbeeld selecteren we vijf dagen bij medewerker Stefan Teijgeler. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 111 / 198

112 Selecteer vervolgens boven in beeld een dienst en klik deze aan. Nadat de betreffende dienst is gekozen (Middag 1 PV) kan de dienst worden toegewezen aan de medewerker door op "Toewijzen" te klikken. Vervolgens is te zien dat bij de medewerker de betreffende dienst is toegewezen. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 112 / 198

113 Meerdere medewerkers aan een dienst toewijzen Het is mogelijk om meerdere medewerkers aan een dienst toe te wijzen. Dit is bijvoorbeeld handig in het geval van het meelopen door stagairs. Zet de weergave (rechtsboven) op dienst. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de dienst. Kies voor Ruimte toevoegen voor extra toewijzingen. Nu is te zien dat voor deze dienst er twee regels zijn waar medewerkers op ingeroosterd kunnen worden. De extra regel is aanwezig op de betreffende roosterpagina; de volgende periode of maand is niet automatisch voorzien van een extra regel van de dienst. Indien na het toevoegen van de extra regel geen medewerkers worden ingeroosterd, zal de regel vanzelf weer verdwijnen. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 113 / 198

114 Diensttoewijzing verwijderen Het kan voorkomen dat een diensttoewijzing ongedaan gemaakt moet worden. Deze handleiding beschrijft hoe dat te doen is. Er zijn twee mogelijkheden: Via het toewijsvenster boven in beeld, of via de rechtermuisknop. De eerste mogelijkheid is vooral handig als er veel toewijzingen tegelijkertijd verwijderd moeten worden. De tweede optie is vooral handig als er slechts 1 toewijzing verwijderd moet worden. Diensttoewijzing verwijderen via het toewijsvenster Ga in het roosterscherm naar de betreffende cel en klik een of meerdere cellen aan. De geselecteerde cellen zijn geel. Klik boven in beeld op "Verwijderen". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 114 / 198

115 In het voorbeeld is te zien dat de diensttoewijzingen zijn verwijderd. Diensttoewijzing verwijderen via rechtermuisknop Klik op de betreffende diensttoewijzing met de rechtermuisknop en klik vervolgens in het menu op "Verwijder deze toewijzing". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 115 / 198

116 De diensttoewijzing is nu verwijderd. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 116 / 198

117 Dienst tussen medewerkers omwisselen Er kan eenvoudig een toewijzing tussen twee medewerkers worden omgewisseld. Dit is eenvoudiger dan het 2 keer verwijderen en toewijzen van de diensttoewijzing. Het gedrag is via de medewerkerweergave gelijk aan de dienstenweergave. Toewijzing omwisselen 1. Klik met de rechtermuisknop op de dienst die omgewisseld moet worden. 2. Klik vervolgens op "Toewijzing omwisselen". (De muiscursor veranderd in twee pijltjes in tegenovergestelde richting) Selecteer de andere diensttoewijzing Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 117 / 198

118 Klik op de andere diensttoewijzing om met de geselecteerde diensttoewijzing te wisselen. Voltooid De diensttoewijzing is omgewisseld. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 118 / 198

119 Rooster naar toekomst kopiëren Om dubbel werk te voorkomen is het mogelijk om het rooster per week te kopiëren. Het wordt gedaan vanaf de week waarnaar het rooster naar toe gekopieerd moet worden. Het rooster wordt dus als het ware uit het verleden gehaald. Rooster kopiëren Selecteer de juiste periode van de week die geroosterd moet gaan worden. 1. Klik met de rechtermuisknop op het weeknummer waar naar toe gekopieerd moet worden. 2. Klik daarna op "Kopieer week". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 119 / 198

120 Selecteer de bronweek 1. Selecteer de week waarvan de gegevens opgehaald moeten worden. Er zijn verschillende opties beschikbaar. In dit voorbeeld kiezen we ervoor om week 21 te kopiëren naar week Klik vervolgens op "Kopieer". Andere opties zijn "dezelfde week uit de vorige periode". Dit houdt in dat als nu de eerste week uit de periode is geselecteerd, de eerste week uit de vorige periode wordt gebruikt. Wanneer het gaat om een rooster van 4 weken, zal het rooster van 4 weken geleden worden gekopieerd. Verder zijn er de opties "vanaf vorige week", waarbij het rooster vanaf de vorige week wordt gekopieerd en "volledig vorige periode", waarbij de volledige vorige periode wordt gekopieerd. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 120 / 198

121 Voltooid De gegevens zijn gekopieerd. De week heeft nu dezelfde inhoud als week 21. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 121 / 198

122 Tijdsduur van de dienst of pauze eenmalig wijzigen In sommige gevallen moet het tijdstip van dienst of pauze eenmalig gewijzigd worden. Selecteer de diensttoewijzing 1. Klik met de rechtermuisknop op de diensttoewijzing. 2. Klik vervolgens in het menu op "Eenmalig wijzigen". Wijzig de gegevens Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 122 / 198

123 Liquid error: No route matches {:action=>"show", :controller=>"spaces/chapters", :id=>nil, :manual_id=>"12025", :space_id=>"ons"} missing required keys: [:id] Voltooid Wanneer de dienst eenmalig is gewijzigd, is een asterisk (*) te zien bij de betreffende dienst. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 123 / 198

124 Bereikbaarheidsdienst in Het is mogelijk om een bereikbare dienst aan te geven. Via bijvoorbeeld Mini Moves is het daardoor mogelijk om voor receptionistes snel inzichtelijk te hebben welke medewerker bereikbare dienst heeft. Dit is via de dienstweergave per diensttoewijzing te doen. Open het menu Voltooid 1. Klik met de rechtermuisknop op een diensttoewijzing. 2. Klik op "Schakel bereikbare dienst". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 124 / 198

125 De dienst is nu gekenmerkt als bereikbare dienst. Dit is te zien aan het driehoekje rechts boven in het vakje van de betreffende dienst. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 125 / 198

126 Compensatiesaldo in het rooster inzien In het roosterscherm, waarbij de weergave op medewerker staat, is het mogelijk om details over onder andere het compensatiesaldo in te zien. Deze gegevens zijn alleen inzichtelijk als in de teaminstelling "Toon doorlopende compensatie- en vakantiesaldi" is ingeschakeld. Verschil in weergaves verleden en huidige/toekomstige periodes Er zijn verschillen in de weergave van het compensatiesaldo in het rooster tussen het verleden enerzijds en de huidige of toekomstige periode anderzijds. In de roosters in het verleden wordt minder informatie getoond, aangezien bepaalde gegevens niet relevant zijn in het verleden. De gegevens van het compensatiesaldo geven altijd een schatting en zullen daarom anders dan de gerealiseerde situatie zijn. Tevens kan niet in het verleden geroosterd worden, waardoor er geen invloed op de waardes uitgeoefend kan worden. Een periode ligt in het verleden als alle dagen van de periode verstreken zijn. Indien vandaag in de periode aanwezig is, zal het nog als huidige periode worden gezien. Dit omdat wijzigingen in het rooster die op de huidige dag worden gedaan nog van invloed kunnen zijn op de saldo's. De gegevens die in periodes in het verleden niet worden getoond, worden hieronder aangeduid. Omdat in roosters in het verleden deze gegevens niet meer getoond worden, zal ook het compensatiesaldo dat zichtbaar was voor de naam van de medewerker, niet meer getoond worden in roosters in het verleden. Ook is het niet meer mogelijk om bij roosters in het verleden de medewerkers te sorteren op basis van inzet. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 126 / 198

127 Details bekijken Door in het rooster te kiezen voor de weergave op Medewerker (rechtsboven) en de muis op de naam van de medewerker te plaatsen, verschijnt een venster met daarin details. 1. Dit zijn de compensatiegegevens waarbij de gegevens berekend zijn tot het eind van de zichtbare periode in het rooster. (Deze informatie is alleen zichtbaar in huidige en toekomstige periodes). Compensatie: Deze waarde geeft de startcompensatie weer. Deze waarde is geldig aan het begin van de periode, tenzij in Ons Administratie een recentere compensatie berekend is / gefiatteerd is. Dan wordt de laatste fiatteer datum getoond en gebruikt in de berekening. De gegevens vanuit Ons Administratie zijn hierin leidend. Deze gegevens zijn vanuit een medewerker oogpunt. Een negatieve compensatie betekent dat er minder gewerkt is dan volgens contract. Medewerkers met 0uren contract hebben geen compensatie opbouw en hierdoor is deze saldo niet relevant voor deze medewerkers. Ingeroosterd: Dit zijn de uren die zijn ingeroosterd vanaf de compensatiedatum tot het eind van de roosterperiode. Contract: Dit zijn de uren die volgens het contract gewerkt moeten worden vanaf de compensatiedatum tot het eind van de roosterperiode. Voor de berekening van de compensatie worden deze uren van de compensatie en ingeroosterde uren afgetrokken, vandaar dat er een minteken voor staat. Nieuwe compensatie: Dit is een optelsom van de drie bovenstaande gegevens. Onder de streep staat het eindsaldo aan het eind van de roosterperiode. Het pijltje geeft aan of het de nieuwe compensatie meer (pijltje omhoog) of minder (pijltje omlaag) is dan de begincompensatie. Bovendien geeft de kleur van het pijltje aan of hiermee de eindcompensatie dichter bij 0 komt. Groen is een verbetering, rood een verslechtering. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 127 / 198

128 2. Dit geeft aan hoeveel uren nog maximaal in te zijn, in de periode die erachter staat vermeld (in dit voorbeeld 25 januari - 1 feb). Contract: Dit zijn de uren die volgens het contract gewerkt moeten worden vanaf de compensatiedatum tot het eind van de roosterperiode. Flex: Dit zijn de eventuele flexibele uren zoals deze in het contract staan vermeld. Deze uren zijn dus het verschil tussen maximum en minimum van contract. Ingeroosterd: Dit zijn de uren die ingeroosterd zijn. Maximaal nog in te uren: Dit is het totaal aantal uren dat in de vermelde periode nog in te is, volgens het maximum van het contract. Hierbij worden de vaste uren en flex uren opgeteld, en de ingeroosterde uren afgetrokken. 3. Hierbij worden de uren van alle vakantiepotjes, niet zijnde PLB-potjes (in Ons Administratie) bij elkaar opgeteld. Vakantiesaldo: Dit is het saldo zoals deze bekend was op de datum die erachter vermeld staat. (Deze informatie is alleen zichtbaar in huidige en toekomstige periodes). Ingeroosterde vakantie: Dit zijn de uren die zijn ingeroosterd in de periode die erachter staat vermeld. Overgebleven vakantieuren: Dit zijn de overgebleven vakantieuren, aan het eind van de vermelde periode. (Deze informatie is alleen zichtbaar in huidige en toekomstige periodes). 4. Hier worden de deskundigheden van de medewerker weergegeven. Instellingen aanpassen Wanneer bij de teaminstellingen is aangegeven dat "Toon doorlopende compensatie- en vakantiesaldi" is ingeschakeld, wordt deze in het roosterscherm getoond. Wanneer dit is uitgeschakeld, wordt deze niet getoond. Zodra het ingeschakeld wordt, wordt het startsaldo getoond. De startwaarde wordt alleen bepaald zodra compensatiegegevens in Ons Administratie bekend zijn. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 128 / 198

129 Dit is in te stellen bij Beheer > Teams > het team selecteren > Team Aanpassen > Toon geavanceerde opties (1) > Geavanceerd (2). Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 129 / 198

130 Dienst toekennen aan een medewerker uit een ander team Het is mogelijk een dienst toe te kennen aan een medewerker uit een ander team. In het rooster wordt dan een witte F getoond (F van Flex), om aan te geven dat de dienst wordt ingevuld door een medewerker uit een ander team. Let op: dit is niet hetzelfde als de flex functionaliteit (waarbij een speciaal flexteam is aangewezen). Zie voor meer informatie over flex het hoofdstuk Flexfunctionaliteit Gebruik het medewerker zoekveld in het rooster om een medewerker te zoeken. Gebruik daarbij de optie "Zoek meer flex" zoals hierboven aangegeven. Wanneer de medewerker is geselecteerd, wordt de dienst ingevuld door een medewerker die lid is van een ander team. Dit is te zien aan de witte F die in het vakje verschijnt. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 130 / 198

131 De markeerstift gebruiken in het rooster Het is mogelijk om in het rooster de "vakjes" in te kleuren, bijvoorbeeld om aan te geven dat voor een bepaalde dienst vervanging gezocht moet worden. Dit wordt gedaan met de markeerstift-functie. Elke organisatie kan zelf invulling geven aan de betekenis van verschillende kleuren. Om dit te gebruiken dienen eerst zogenaamde "labels" aangemaakt te worden. Het aanmaken van labels wordt uitgelegd in deze handleiding. De markeerstift gebruiken 1. Selecteer in het drop-down menu een bepaald label. 2. Klik vervolgens op het markeerstift-icoon. Ga nu met de cursor naar het rooster, de cursor is nu veranderd in een markeerstift met de kleur van het geselecteerde label. Klik een vakje in het rooster aan om het te kleuren. Door de muisknop ingedruk te houden, kunnen meerdere vakjes tegelijk gekleurd worden. Kleuren "uitgummen" Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 131 / 198

132 Het "uitgummen" of ongedaan maken kan gedaan worden door eerst op de "gum" te klikken. De cursor verandert dan in gummetje. Door de vakjes aan te klikken, wordt de aangebrachte kleur gewist. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 132 / 198

133 Labels in het rooster gebruiken In het rooster is het mogelijk om kleuren (labels) toe te voegen aan diensten en medewerkers. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe labels toe te voegen aan diensten. We gaan er dus vanuit dat de roosterweergave op "diensten" staat. Voor medewerkers werkt dit op dezelfde manier wanneer het rooster in "medewerker" weergave gezet wordt. Het is ook mogelijk om afzonderlijke diensten te markeren, zie daarvoor deze handleiding. Configuratie Om labels in het rooster te gebruiken is het nodig om de labels eerst aan te maken en een betekenis te geven aan de verschillende kleuren. In deze handleiding staat beschreven hoe de labels geconfigureerd kunnen worden. Labels in het rooster Labels zijn te zien in het rooster, links van de naam van de dienst. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 133 / 198

134 Een label toekennen Om een label toe te kennen open je het menu door te klikken op het pijltje naast de markeerstift (1). Maak een keuze voor het gewenste label (2). De markeerstift verandert nu van kleur. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 134 / 198

135 Klik vervolgens op de markeerstift. Het knopje met de markeerstift staat nu ingedrukt. De cursor verandert in een stift. Klik met de linkermuisknop op de dienst (1). De dienst kleurt dan blauw (2). Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 135 / 198

136 Een label verwijderen Klik op het gummetje. De knop met het gummetje staat dan ingedrukt. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 136 / 198

137 De cursor verandert in een gummetje. Klik nu met de linkermuisknop op de dienst. Het label wordt verwijderd. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 137 / 198

138 Gegevensconflicten Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 138 / 198

139 Conflicten in Ons Planning oplossen Ons Planning wisselt gegevens uit met Ons Administratie middels een koppeling. Als bijvoorbeeld een nieuwe cliënt wordt aangemaakt in Ons Administratie, wordt deze cliënt 'geïmporteerd' in Ons Planning. Welke gegevens uitgewisseld worden staat beschreven in deze handleiding. Wanneer er iets mis gaat in de koppeling van gegevens tussen Ons Planning en Ons Administratie spreken we van een conflict. Het conflictenoverzicht geeft een overzicht van de gegevens die niet goed zijn overgekomen met de koppeling of waar een koppeling ontbreekt. Het is belangrijk om deze conflicten op te lossen, zodat er geen verschillen ontstaan tussen de informatie in Ons Administratie en Ons Planning. Het conflictenoverzicht vormt een takenlijst voor de Beheerder van Ons Planning. Omdat het lastig kan zijn om in te schatten waar een bepaald conflict vandaan komt, of hoe je die kunt oplossen, geven we hier een nadere uitleg over de verschillende soorten conflicten. Naast het inzien van de conflicten via het conflictenoverzicht, zijn deze ook zichtbaar op de betreffende pagina (bijvoorbeeld bij de cliënt of medewerker). Conflicten op de pagina Op de pagina waar gegevensconflicten zijn (in dit voorbeeld de cliënt), is te zien dat deze een conflict heeft en welk conflict het betreft. Afhankelijk van de inhoud daarvan wordt een keuze getoond. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 139 / 198

140 Door op een keuze te klikken, verschijnt (afhankelijk van de keuze), een knop om de actie uit te voeren om de gegevens op de juiste plek te herstellen. In dit voorbeeld wordt doorgeleid naar de pagina Ons Administratie waar de betreffende gegevens aangepast kunnen worden. Conflictenoverzicht Ga naar Dashboard > Conflicten Op de hoofdpagina staat een link met 'Conflicten'. Klik op de link om het conflictenoverzicht te openen. In dat geval worden conflicten getoond die voor de gehele organisatie gelden. Het is ook mogelijk om conflicten te zien die enkel voor het geselecteerde team gelden. Selecteer hiervoor eerst het juiste team en navigeer daarna naar het conflictenscherm. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 140 / 198

141 Er zijn 5 verschillende soorten conflicten te zien. Over het algemeen geldt bij conflicten dat je de keuze krijgt om het nogmaals te proberen. Als je op 'nee' klikt, verdwijnt daarmee het conflict. Het conflict is dan verwijderd, maar niet opgelost. Hoe je deze conflicten alsnog kunt oplossen, kun je lezen in deze handleiding. Als je op 'ja' klikt, wordt geprobeerd om het conflict nogmaals op te lossen. Meestal heeft dit alleen effect als eerst een wijziging in bepaalde gegevens gedaan wordt. In de volgende stappen staat aanvullende informatie over de verschillende soorten conflicten. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 141 / 198

142 1. Validatie fouten Alle objecten die geïmporteerd, maar niet geaccepteerd worden door Ons Planning, komen onder validatie fouten te staan. Hieronder vallen bijvoorbeeld: ongeldige adressen, ongeldige telefoonnummers en ongeldige postcodes. Om deze conflicten op te lossen is het meestal nodig de gegevens in Ons Administratie aan te passen. Wanneer de gegevens in Ons Administratie zijn aangepast, kan geprobeerd worden om de gegevens nogmaals te importeren door bij 'Wilt u het nogmaals proberen?" op 'Ja' te klikken. Kijk hier voor de meest voorkomende validatiefouten en hoe deze opgelost kunnen worden. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 142 / 198

143 2. Dubbele personen Dubbele personen ontstaan wanneer er een persoon wordt geïmporteerd met hetzelfde medewerkernummer / cliëntnummer als een reeds bestaande persoon. Oplossen: Dit conflict moet handmatig opgelost worden. Wanneer op de naam van een persoon geklikt wordt, klapt een scherm uit. Wanneer is gecontroleerd of het om dezelfde persoon gaat, kan op 'ja' of 'nee' geklikt worden. Aanvullende informatie: Dit conflict kan voorkomen als bijvoorbeeld een cliënt handmatig in Ons Planning is ingevoerd. Normaal gesproken zal Ons Planning automatisch de cliënt koppelen wanneer deze vanuit Ons Administratie binnenkomt. Dit gebeurt alleen als naam, geboortedatum en initialen overeenkomen. Komen deze niet exact overeen (zoals in het voorbeeld hierboven), dan wordt het een conflict en moet handmatig worden aangegeven of deze twee personen inderdaad dezelfde persoon zijn. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 143 / 198

144 3. Personen zonder koppeling Het is de bedoeling altijd personen in te voeren in Ons Administratie, zodat deze met de koppeling die ieder uur plaatsvindt geimporteerd worden in Ons Planning. Als de personen toch handmatig worden ingevoerd ontstaan conflicten en staan ze onder het kopje Personen zonder koppeling. Hieronder vallen alle personen die handmatig in Ons Planning ingevoerd zijn. Deze zijn dus niet via de koppeling overgekomen. De personen die hier staan moeten als dummy geregistreerd worden of handmatig gekoppeld worden met Ons Administratie. Door op de naam van een cliënt of medewerker te klikken is het mogelijk om te kiezen uit een suggestie (1). Wanneer geen suggesties zijn gevonden, is het mogelijk om zelf te zoeken naar een cliënt of medewerker (2). Wanneer de juiste persoon is gevonden moet op "Koppel" geklikt worden. Als niet de juiste persoon gevonden kan worden, kan het zijn dat deze persoon nog niet is aangemaakt in Ons Administratie. Een andere mogelijkheid is dat deze is 'blijven hangen' in de validatiefouten, waardoor het niet mogelijk was deze persoon te importeren. Kijk daarvoor bij de validatiefouten of de persoon daar voorkomt en los deze eerst op. De kans is groot dat de handmatig aangemaakte persoon hetzelfde nummer heeft gekregen als deze in Ons Administatie heeft en de validatiefout is in dat geval Code moet uniek zijn. Lees in de handleiding over de validatiefouten hoe je dit kunt oplossen. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 144 / 198

145 Wanneer alles is gecontroleerd en het om een onterecht conflict gaat is het mogelijk om te klikken op Conflict verwijderen (4). Doe dit alleen als je er zeker van bent dat het conflict ongeldig is. Kijk hier hoe een verwijdering van een conflict ongedaan gemaakt kan worden. 4. Geldigheidsconflicten Geldigheidsconflicten kunnen voorkomen in het geval van een aanpassing van de uit-zorg datum van een cliënt, die niet verder dan twee maanden in de toekomst ligt. Deze moeten handmatig goedgekeurd worden omdat de planning hier direct door wordt aangepast. Door op de naam van het conflict te klikken, klapt het scherm uit met details. Bekijk het conflict nauwkeurig en maak de keuze of de gegevens in Ons Planning aangepast moeten worden. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 145 / 198

146 5. Export conflicten Wanneer het systeem is ingesteld op planning = realisatie of rooster = realisatie, dan komen hier alle gerelateerde problemen te staan. Wanneer een conflict wordt verwijderd dan zal de export niet nogmaals draaien voor de betreffende medewerker. Als geklikt wordt op een conflict klapt een scherm met details uit. Dit gaat om uren. Er kan gekozen worden om het uurtype al dan niet nogmaals te exporteren. Klik hiervoor op ja (nogmaals laten exporteren) of nee (conflict verwijderen). Meestal is er eerst een aanpassing nodig om het nogmaals te kunnen proberen. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 146 / 198

147 Verwijderd maar niet opgelost conflict oplossen Het kan voorkomen dat er bij een cliënt of medewerker wel een confllict is te zien, maar geen mogelijkheid om deze op te lossen. Dit betekent dat het conflict nog bestaat maar (door een andere gebruiker) is verwijderd. Dit is ook te zien in de geschiedenis van de betreffende medewerker of cliënt waarvoor het conflict bestaat. Het gele driehoekje voor de naam geeft aan er nog een conflict is. Rechts is vervolgens te zien dat het conflict is verwijderd maar niet opgelost. Deze client is nog niet gekoppeld aan Ons Administratie. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 147 / 198

148 Pas iets aan in de personalia en sla op In het voorbeeld is er een puntje gezet achter de initialen. Vervolgens kan op 'Toon conflicten geklikt worden'. Let op: Zet de gemaakte wijziging weer terug. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 148 / 198

149 Los het conflict vervolgens op Daarna is het conflict op de gebruikelijk manier op te lossen. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 149 / 198

150 Meest voorkomende validatiefouten oplossen Validatiefouten ontstaan wanneer Ons Planning verkeerde data van Ons Administratie krijgt aangeleverd. Soms is het lastig deze conflicten op te lossen. Hier staan de meestvoorkomende genoemd, met daarbij uitgelegd hoe ze opgelost kunnen worden Fout in de Postcode Dit conflict wordt veroorzaakt doordat een postcode niet van het juiste formaat is. Ons Planning doet een validatie op de postcode, omdat deze van belang is voor de reistijdberekening etc. Vanaf versie van Ons Administratie vindt validatie van de postcode plaats. In oudere versies van Ons Adminstratie kan het nog voorkomen dat Ons Administratie ongeldige postcodes aanlevert aan Ons Planning. In het voorbeeld is te zien dat het hier gaat om Dhr. T.Test (zie rode kader bovenin), het betreft een medewerker (zie rode kader onderin). In de details is te lezen wat er fout gaat: de Postcode die in Ons Adminstratie staat ( ) is niet van het juiste formaat. Dit is eenvoudig op te lossen door betreffende medewerker in Ons Administratie op te zoeken en de Postcode aan te Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 150 / 198

151 passen. Vervolgens kan opnieuw worden geprobeerd het conflict op te lossen door op 'Ja' te klikken in bovenstaand scherm. Medewerker zit al in dit team Dit conflict wordt veroorzaakt doordat in Ons Administratie een medewerker aan een team gekoppeld is, terwijl de medewerker in Ons Planning hier al lid van was. Dit is op te lossen door het teamlidmaatschap in Ons Planning te verwijderen en daarna het conflict opnieuw proberen op te lossen. In het geval een medewerker lid is van meedere teams in Ons Planning, bekijk dan even in Ons Administratie om welk team het gaat. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 151 / 198

152 Code wordt reeds gebruikt door een ander team dat in Ons Planning staat. Ons Planning probeert een team te importeren met in dit geval de code Het blijkt dat er in Ons Planning al een team bestaat met deze code. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 152 / 198

153 Onder Beheer => Teams is te zien dat er inderdaad al een team bestaat met die code, welke (kennelijk) handmatig is aangemaakt in Ons Planning. Het conflict is op te lossen door de code van het team in Ons Planning (in dit geval van 'De skipper') aan te passen. Selecteer daarvoor eerst het juiste team. Ga dan naar 'Mijn teaminstellingen', waar vervolgens de code kan woden aangepast. Daarna kan opnieuw worden geprobeerd het conflict op te lossen. Code moet uniek zijn Waarschijnlijk is de cliënt die wordt geprobeerd te importeren al handmatig ingevoerd in Ons Planning, met hetzelfde cliëntnummer waarmee deze is aangemaakt in Ons Administratie. Het is in alle gevallen beter om cliënten en medewerkers in Ons Administratie in te voeren en te wachten tot deze met de koppeling naar Ons Planning, dat ieder uur gebeurd, doorkomen. Wanneer je een cliënt handmatig invoert in Ons Planning met hetzelfde cliëntnummer als de cliënt in Ons Administratie heeft en de applicatie de gekoppelde client vanuit Ons Administratie probeert te importeren, zal de bovenstaande validatiefout ontstaan. De melding 'Code moet uniek zijn' betekent dat het cliëntnummer al aanwezig is. Dit is op te lossen door de handmatig ingevoerde cliënt tijdelijk even een ander cliëntnummer te geven, dat niet in de applicatie gebruikt wordt. De validatiefout is dan opgelost en de cliënt is dan geimporteerd. Deze nieuw geimporteerde cliënt is dus gekoppeld aan Ons Administratie. Je kunt nu bij de handmatig ingevoerde cliënt het conflict dat er geen koppeling is met Ons Administratie oplossen. Klik hiervoor op het conflict, zoek in de lijst met suggesties naar de juiste cliënt en klik op koppel. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 153 / 198

154 Conflicten op te lossen door op nogmaals te proberen Er zijn conflicten die voeger onterecht naar voren kwamen. Het kan echter voorkomen dat er vanuit het verleden nog enkele van deze conflicten in de lijst staan. Deze zijn op te lossen door bij de vraag 'wilt u het nogmaals proberen?' op 'Ja' te klikken. Het gaat om validatiefouten met onderstaande omschrijvingen * Decree type moet gelijk zijn aan regels die deze legitimatie bevat. Verwijder deze eerst. * Valid to moet na de startdatum liggen Niet op te lossen conflicten Er is een aantal validatiefouten waar momenteel nog geen goede oplossing voor is. We werken daarvoor aan een oplossing, zodat deze conflicten niet meer voorkomen dan wel opgelost kunnen worden. Het gaat om de volgende meldingen: * Gegevens van expertiseprofile kunnen niet geïmporteerd worden wegens een fout in de gegevens.details: Naam is niet beschikbaar Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 154 / 198

155 Overige acties Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 155 / 198

156 Inloggen in Ons Planning Hoe moet ik inloggen in Ons Planning? Ga naar de inlogpagina van Ons Planning Typ het juiste adres in de adresbalk van de browser. Dit is van het formaat Let op: je kunt geen Internet Explorer gebruiken. Gebruik in plaats daarvan Chrome, Firefox, of Safari (Safari wordt niet meer door Windows ondersteund). Voer je gebruikersnaam en wachtwoord in Druk na het invoeren van je gebruikersnaam en wachtwoord op 'aanmelden' of ENTER op je toetsenbord. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 156 / 198

157 Als de ingevoerde gegevens juist zijn kom je nu in Ons Planning terecht. Het aanmeldscherm schudt 'nee' Dit betekent dat je gebruikersnaam of wachtwoord verkeerd is. Probeer het nog een keer opnieuw. Controleer voor de zekerheid of je het juiste adres in de adresbalk staat (zie eerste stap). Als het weer niet lukt, neem dan contact op met de Ons Planning Coach binnen je organisatie. Ik krijg een foutmelding Een andere mogelijkheid is dat je bovenstaande melding in beeld krijg. In dit geval is nog geen wachtwoord ingevoerd of is het wachtwoord verlopen. Neem in dit geval contact op met je Ons Planning Coach om een nieuw wachtwoord in te stellen. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 157 / 198

158 Iemand anders is nog ingelogd Het kan zijn dat iemand anders nog is aangemeld in Ons Planning. Klik in dat geval op 'Afmelden' aan de linkerkant van het scherm, zoals hierboven aangegeven. Log vervolgens zelf in. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 158 / 198

159 Een medewerker of cliënt zoeken en gegevens inzien Een cliënt of medewerker is te zoeken via het menu cliënt of medewerker. De zoekwijze is vrijwel gelijk. Zoeken via het menu Kies in de linkerkolom voor Cliënten of Medewerkers. Nu heb je 2 opties: 1. Zoeken op basis van cliëntgegevens (naam, geboortedatum, cliëntnummer, medewerkernummer). 2. Bladeren binnen de cliënten van het geselecteerde team. Als er geen team is geselecteerd, dan worden alle cliënten van de organisatie getoond. Vervolgens kan je op de naam van de cliënt of medewerker klikken, waarna details getoond worden. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 159 / 198

160 Vanuit het plan- of roosterscherm Vanuit de planning of het rooster kan direct naar een medewerker of cliënt genavigeerd worden. Klik met de rechtermuisknop op een naam en kies voor "ga naar deze medewerker" of "ga naar deze cliënt". Gegevens inzien Zeer diverse informatie van de cliënt of medewerker is in te zien en te bewerken. Let er op dat het bewerken van gegevens, indien mogelijk, in Ons Administratie gedaan wordt om conflicten te voorkomen. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 160 / 198

161 Een notitie schrijven Het is mogelijk om notities toe te voegen aan medewerkers, cliënten of diensten. Hieronder staat beschreven hoe dat werkt. Klik op de cliënt, medewerker of dienst waarbij je een notitie wilt schrijven 1. Klik op 'Medewerkers', 'Diensten' of 'Cliënten'. In het voorbeeld is gekozen voor Medewerkers. Bij Diensten en Cliënten werkt het op dezelfde wijze. 2. Klik op de naam van de persoon of dienst. Aan de rechterkant van het scherm wordt nu meer informatie getoond 3. Klik onder het kopje 'Notities' op 'Schrijf een notitie' Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 161 / 198

162 Voeg de notitie toe 1. Schrijf hier je notitie. 2. Je kunt hier aangeven of de notitie wordt getoond door zorgmedewerkers op looplijsten en op zijn/haar telefoon. 3. Geef hier aan of planners deze notitie te zien krijgen op het planscherm (bij de mouse-over op een medewerker) en rapportages. 4. Geef hier aan of de notitie zichtbaar is voor alle teams of een bepaald team. 5. Vul hier de eventuele begin- en einddatum van de notitie in. 6. Klik tenslotte op 'Opslaan'. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 162 / 198

163 De notitie is nu te zien onder het kopje 'Notities'. Met het plusje aan de rechterkant kan nog een notitie toegevoegd worden. De notitie wijzigen Klik op de notitie op de notitie om deze aan te passen, deze wordt nu zichtbaar in het rechter scherm zoals hierboven getoond. Klik op 'Notitie aanpassen'. De notitie kan nu aangepast worden. Klik vervolgens op Opslaan of eventueel op Verwijderen (onderin beeld). Notities bij een plan-actie Het is ook mogelijk om notities te maken in het planscherm bij een specifieke actie (met de rechtermuisknop). Dit staat hier beschreven. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 163 / 198

164 Een notitie toevoegen in het rooster Je kunt op verschillende plekken in de applicatie een notitie toevoegen. Zo ook in het rooster. Hieronder wordt beschreven hoe je een notitie kunt toevoegen. Navigeer naar het rooster en selecteer een dienst. Door op de rechtermuisknop te klikken, verschijnt er een drop-downmenu waarbij men kan kiezen voor "Notities". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 164 / 198

165 Ons Planning - Plannen en Notities van dienst inzien Wanneer je op de knop "Notities"klikt, zie je het scherm verschijnen met notities van de betreffende dienst. Ook is de notitie te zien zodra je met de muiscursor stil gaat staan op de dienst. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 165 / 198

166 Notitie maken Door in het witte tekstvlak ("Begin hier met typen") een tekst te typen, maak je een notitie aan. Zodra je de tekst klaar hebt, klik je linksonderin op "post-it". Wijzigen van de notitie Als je de notitietekst wilt aanpassen, dan kun je door middel van een dubbelklik op de betreffende notitie, de tekst aanpassen. De notitie verdwijnt op dat moment even van het bord en de tekst komt onderin het witte tekstvlak te staan, zodat deze aangepast kan worden. Als de tekst is aangepast, klik je opnieuw op "post-it" en de notitie komt weer op het bord te staan. Notitie verwijderen Je kunt de notitie op elk gewenst moment verwijderen. Dit kun je doen door de notitie van het bord naar de prullenmand te slepen. Op die manier is de notitie verwijderd. Je kunt notities maken in het verleden, heden en in de toekomst. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 166 / 198

167 Roosters en planningen printen Op verschillende plekken kunnen roosters en planningen geprint worden. Dit kan in verschillende situaties nuttig zijn. Er moet echter wel rekening gehouden worden met het feit dat de planning of het rooster na het moment van afdrukken nog gewijzigd kan worden en dat daarmee de informatie op papier verouderd kan zijn. De print wordt niet direct naar de printer gestuurd, maar een bestand in PDF formaat wordt gegenereerd. Planning printwizard 1. Selecteer het team. 2. Klik op het weeknummer aan de linkerkant van het overzicht. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 167 / 198

168 De printwizard wordt geopend en diverse keuzes zijn te maken. Selecteer voor wie de print bestemd is: 1. Bij medewerkers wordt de planning getoond van die diensten waarvoor de geselecteerde medewerker(s) is ingepland. 2. Bij cliënten worden per cliënt de acties getoond. De cliënten worden apart per pagina getoond. 3. De kantoormap geeft een overzicht van de gehele planning van de geselecteerde periode. Een nieuwe dag wordt altijd op een nieuwe pagina getoond. Alleen in het geval de kantoormap is geselecteerd, zijn printsjablonen te definiëren. Met printsjablonen is te selecteren welke diensten afgedrukt moeten worden en kan de volgorde van de diensten op de pagina aangepast worden. Het printsjabloon is te maken en later te wijzigen door op het printericoontje te klikken. 4. In het print sjabloon selecteer je welke diensten op de print getoond moeten worden. Meer informatie over hoe je een print sjabloon kan toevoegen of wijzigen vind je hieronder. 5. Selecteer de periode waarover de print gemaakt moet worden. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 168 / 198

169 6. Aanvullende opties zijn naar eigen inzicht te selecteren. Met de laatste optie kan ervoor gekozen worden om geen PDF te genereren in de browser, maar een te sturen naar jou als gebruiker, mits er een adres bij jou als medewerker is ingesteld. Klik als laatste stap op 'Druk af'. Print sjabloon Als je in de print wizard zoals bovenstaande afbeelding bent en klikt op 'Wijzig print sjabloon' (4) krijg je te zien of er al print sjablonen er al zijn. Als je een bestaand sjabloon wilt wijzigen klik je op de betreffende sjabloon. Onderstaande afbeelding laat zien hoe je een nieuw sjabloon maakt. 1. Klik op 'Voeg een nieuw print sjabloon toe' om een nieuw leeg sjabloon te krijgen zoals te zien is aan de rechter kant van de afbeelding. 2. Geef een omschrijving van de sjabloon op. 3. Hier worden alle diensten van het betreffende team getoond. Selecteer de diensten waarvan je wilt dat ze op de print getoond worden. 4. Klik op toevoegen om de sjabloon op te slaan. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 169 / 198

170 Medewerkers print Je kunt ook direct via het scherm van de medewerker een print maken. Zoek de medewerker op, klik op de detailpagina van de medewerker op Bekijk de zorg die deze medewerker levert. De kalender is te zien. Selecteer de periode (1) en klik op Print kalender. Er wordt een PDF gemaakt van de planning van de medewerker. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 170 / 198

171 Cliënten print Op dezelfde wijze kan een print gemaakt worden per cliënt. Zoek de cliënt op, klik op de detailpagina van de cliënt op Bekijk de zorg die aan deze cliënt geleverd wordt. De kalender is te zien. Selecteer de periode (1) en klik op Print kalender. Er wordt een PDF gemaakt van de planning van de cliënt. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 171 / 198

172 Rooster vanuit het roosterscherm Klik in het rooster met de rechtermuisknop op de week (1) en vervolgens op druk af (2). Maak de keuze of het rooster van twee weken of de hele periode geprint moet worden. Desgewenst kan ervoor gekozen worden om het rooster niet te printen, maar als PDF als mail te versturen. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 172 / 198

173 Looplijst openen (blokplanscherm) Klik met de rechtermuisknop op de naam van de medewerker en vervolgens op Open looplijst. Looplijst openen (planscherm) Via de rechtermuisknop op een dienst in het planscherm (1) is de looplijst te openen (2). Dit is de planning voor alle diensten, gesorteerd per dienst per pagina. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 173 / 198

174 Persoonlijk rooster van de medewerker Via het roosterscherm, ingesteld op medewerkerweergave, is het persoonlijk rooster van de medewerker in PDF formaat te openen. Klik met de rechtermuisknop op de medewerker en vervolgens op 'Ga naar persoonlijk rooster'. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 174 / 198

175 Bekende medewerker bij de cliënt aangeven Bij de cliënten zijn "soorten bekenden" aan te geven. Op basis hiervan kunnen signaleringen ontstaan, bijvoorbeeld als er een ongunstige combinatie is tussen de medewerker en de cliënt. Positieve relatie Indien er meer dan 5 bekende medewerkers bij de cliënt als positieve relatie zijn gekenmerkt, en er wordt een andere medewerker bij de cliënt ingepland, zal hierop ook een signalering in de planning ontstaan. Primaire relatie Een primaire relatie is altijd een positieve relatie. Via het Cliëntscherm --> "bekijk de zorg die aan deze cliënt geleverd wordt", is middels een sterretje te zien of de primaire relatie is ingepland. Negatieve relatie Indien een negatieve relatie bij de cliënt wordt ingepland, dan zal hierop een signalering in de planning ontstaan. De soorten bekenden kunnen geconfigureerd worden. Cliënt zoeken Zoek de cliënt op en klik op diens naam. Doorklikken Om bestaande bekenden te bekijken, klik dan op de knop 'Wie kent deze cliënt?' Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 175 / 198

176 Om direct een nieuw soort bekende toe te voegen, klik op 'Voeg direct een bekende aan deze cliënt toe'. Gegegevens invoeren Voltooid 1. Zoek de medewerker op door diens naam of code te typen. 2. Selecteer de soort relatie. 3. Voer de geldigheidsdatum in van de koppeling tussen de cliënt en medewerker. Laat de einddatum leeg als er geen einddatum bekend is. 4. Klik tot slot op toevoegen. De bekende is toegevoegd. Zowel bij de cliënt als bij de medewerker is dit zichtbaar. Bovendien wordt deze wijziging ook vastgelegd in Ons Administratie, onder 'Client, Algemeen, Medewerkerrelaties'. Binnen Ons Administratie kunnen op diezelfde plek deze gegevens ook aangepast worden, waarbij de wijziging ook weer doorgezet wordt naar Ons Planning. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 176 / 198

177 Als bij een cliënt minimaal 5 bekenden zijn toegevoegd, zal het planscherm signaleren dat deze cliënt zorg krijgt van een medewerker die de cliënt niet kent. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 177 / 198

178 Route optimaliseren Het is mogelijk om de route te optimaliseren. Dit houdt in dat het systeem automatisch de volgorde van de plankaartjes bepaalt. Dit wordt gedaan op basis van de geografische ligging van de cliënten onderling, zodat de onderlinge reistijd wordt geminimaliseerd. Hierbij wordt er geen rekening gehouden met persoonlijke voorkeuren van de cliënt (bijv. tussen 10:00 en 12:00 zorg). Het blijft altijd mogelijk om desgewenst de plankaartjes in een andere volgorde te zetten. Optimaliseer route Ga naar de planning Klik met de rechtermuisknop op een nog niet gevuld deel van de dienst Klik op Optimaliseer route Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 178 / 198

179 De volgorde van de route is aangepast. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 179 / 198

180 Feestdagen: omleidingen instellen Het is mogelijk om de planning van een bepaalde dag eenmalig te kopiëren naar een andere dag. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden bij feestdagen. Het is van belang dat de feestdagen staan gedefinieerd. Dit is in te stellen in Ons Administratie via Beheer > Instellingen > Overige instellingen > Feestdagen. Ga naar Beheer => Omleidingen Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 180 / 198

181 Nieuwe omleiding toevoegen Maak een nieuwe omleiding 1. Kies een team 2. De omgeleide datum is de datum die moet worden aangepast. LET OP: Deze datum moet in de toekomst liggen (zie onderstaand voorbeeld). Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 181 / 198

182 3. Hier geef je aan van welke datum je planning afkomstig is. LET OP: Deze datum moet na de omgeleide datum liggen (zie onderstaand voorbeeld), maar dient wel een datum te zijn die in dezelfde kalenderweek (maandag t/m zondag) als de feestdag valt. 4. Klik op "Toevoegen" De omleidingen zullen de eerstvolgende nacht worden aangemaakt. Voorbeeld Wat niet: Als bron: 23 december Als doel: 26 december Wat wel: Als bron: 30 december Als doel: 26 december Omleidingen bekijken en annuleren Het is mogelijk om een ingeplande omleiding te annuleren nadat deze is aangemaakt. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 182 / 198

183 Een omleiding herstellen Het kan voorkomen dat de omleiding niet correct is. Dit is op te lossen door de omleiding te verwijderen en opnieuw te maken. Ga naar Beheer > Omleidingen en klik achter de omleiding op "Verwijderen". Maak, indien gewenst, opnieuw een omleiding aan. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 183 / 198

184 Overzicht van vakantie (afwezigheid) van medewerkers Het is mogelijk om een PDF een overzicht van de afwezigheid van medewekers van het team te zien. Selecteer het team en ga naar Vakantieoverzicht. Selecteer de eerste week van het rapport. Het rapport toont 14 weken. Klik tot slot op Druk af. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 184 / 198

185 Het vakantieoverzicht wordt als PDF-bestand geopend. Per medewerker is een regel te zien. De weken zijn opgedeeld in 7 vakjes; elk voor 1 dag in de week. Indien er een kruisje of V staat, is de medewerker afwezig op die dag. Onder in beeld is het totale aantal afwezige medewerkers te zien. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 185 / 198

186 Geschiedenis inzien Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 186 / 198

187 Geschiedenis van teams inzien 1. Ga naar het dashboard 2. Selecteer het team waar je de geschiedenis van wil zien 3. Klik op "mijn team instellingen" Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 187 / 198

188 Klik op "toon geschiedenis" Hier is de geschiedenis van het team te zien. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 188 / 198

189 Geschiedenis van diensten inzien 1. Ga naar het dashboard 2. Selecteer het team waar de diensten bij horen waarvan je de geschiedenis wil zien 3. Klik op "diensten" Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 189 / 198

190 Klik op de dienst waarvan je de geschiedenis wil inzien. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 190 / 198

191 Klik op "toon geschiedenis" Hier is de geschiedenis te zien. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 191 / 198

192 Geschiedenis van de cliënt inzien In de geschiedenis van de cliënt is te zien welke acties er op de cliënt zijn uitgevoerd, zoals het aanmaken van arrangementen, teamtoewijzingen en acties op kaartjes. Ga naar het overzichtsscherm van de cliënt Klik op "toon geschiedenis". Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 192 / 198

193 Hier zie je de acties die voor de cliënt hebben plaatsgevonden. Ook is te zien welke gebruiker een bepaalde actie heeft uitgevoerd en wanneer. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 193 / 198

194 Geschiedenis van gebruikers inzien Het is mogelijk om in te zien wat je als gebruiker zelf gedaan hebt. Je kunt als beheerder ook de acties van anderen bekijken. Je eigen acties bekijken Het bekijken van je eigen acties staat uitgelegd op deze pagina Acties van een andere gebruiker bekijken Let op, dit kan alleen met wanneer je de rechten "Wijzigen van instellingen/inrichting" hebt. 1. Ga naar "Beheer" 2. Klik op het "gebruikers" icoon Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 194 / 198

195 Klik op "Tonen" achter de gebruiker waarvan je de geschiedenis wil zien. Klik op "Toon geschiedenis" Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 195 / 198

196 Hier vind je een overzicht van gedane acties door de gebruiker. Indien er geen verdere geschiedenis beschikbaar is, staat onderaan de pagina "Niet meer geschiedenis beschikbaar". Indien meer geschiedenis beschikbaar is, verandert dit in "Klik hier voor meer geschiedenis" waarop doorgeklikt kan worden. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 196 / 198

197 Geschiedenis van de medewerker inzien Het is in Ons Planning mogelijk in te zien welke acties zijn uitgevoerd bij een medewerker. Ga naar de detailgegevens van de medewerker door op de naam van een medewerker te klikken. Klik vervolgens op 'Toon geschiedenis' zoals hierboven aangegeven. Nedap healthcare Ons Planning - Plannen en Pagina 197 / 198