BEWAKEN Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

Transcriptie

1 BEWAKEN Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

2 Table of Contents Introductie... 3 Wat is bewaken?... 4 Dashboard... 5 Controle op bandbreedte/leverbetrouwbaarheid (verschil legitimatie met arrangement)... 6 Cockpit...10 Geleverde zorg vergelijken met zorgarrangement of zorglegitimatie...11 Rapporten...15 Globale uitleg rapportages...16 Rapportages maken Intramurale productierapportages...19 Aanvullende diensten rapportage...21 Kamerbezettingsrapportage...22 Rapport: Facturatie alle clienten...23 Mutaties bekijken (audittrail rapport)...26 Rapporten - Verschillen verklaren...29 'WMO aanlevering per cliënt' met 'cliënt zorglegitmatie overzicht per cliënt' met 'Productie vs afspraak per cliënt'...30

3 Introductie Pagina 3 / 30

4 Wat is bewaken? Bewaken is het proces dat zich bezighoudt met het inzicht in de geleverde zorg. Is dit te veel of te weinig? Wat zijn de oorzaken en hoe kan het opgelost worden? Deze handleiding geeft uitleg over hoe tot op clientniveau bekeken kan worden of er bijvoorbeeld te veel of te weinig zorg geleverd is. Tevens omvat deze manual uitleg over rapportages. Pagina 4 / 30

5 Dashboard Pagina 5 / 30

6 Controle op bandbreedte/leverbetrouwbaarheid (verschil legitimatie met arrangement) De bandbreedte of leverbetrouwbaarheid is een vergelijking van de uren die gearrangeerd zijn met daadwerkelijk geleverde uren. Wanneer er 4 uren gearrangeerd zijn en er is 3 uur zorg geleverd, is de leverbetrouwbaarheid 75%. Dashboard Ga in het dashboard naar de gewenste leverbetrouwbaarheidscategorie. In dit geval kiezen we voor Totaal. Pagina 6 / 30

7 Overzicht per locatie Een grafiek wordt getoond, gebaseerd op de alle locaties. In het scherm eronder is per locatie de leverbetrouwbaarheid te zien. In dit voorbeeld klikken we op een willekeurige locatie. Overzicht Pagina 7 / 30

8 Vervolgens wordt het overzicht aangepast op de betreffende locatie. De grafiek geldt alleen voor de aangeklikte locatie. Bij de details is de leverbetrouwbaarheid per sublocactie te zien. Leverbetrouwbaarheid van de cliënt Wanneer op de locaties is doorgeklikt tot op het niveau van de cliënten, verschijnt de leverbetrouwbaarheid van de cliënten. Leverbetrouwbaarheid van de cliënt Door te klikken op de naam van een cliënt, verschijnt een grafiek en de mogelijkheid om meer details te bekijken. Klik op Meer details. Pagina 8 / 30

9 Periodeoverzicht van de cliënt Het periodeoverzicht met zorgregels van de cliënt is verschenen. Nu zijn details tot op het laagste niveau in te zien. Pagina 9 / 30

10 Cockpit Pagina 10 / 30

11 Geleverde zorg vergelijken met zorgarrangement of zorglegitimatie Navigeren Ga naar Zorg --> Cockpit Selecteer Selecteer welk inzicht u wilt hebben. Kies in dit geval voor inzicht client. Periode Selecteer de periode. Tevens kan geselecteerd welke leverbetrouwbaarheidscategorie van toepassing moet zijn. Pagina 11 / 30

12 Locatie Kies een locatie waarop de weergaven van toepassing is. Inzicht vergeleken met zorgarrangement Een overzicht met de geleverde zorg ten opzichte van het zorgarrangement is zichtbaar. Dit is links boven in beeld aan te geven. 1. Hier wordt aangegeven of teveel of te weinig zorg geleverd werd. 2. Hier wordt het totaal aantal uur geleverde zorg weergegeven. 3. Hier wordt eventueel een reden gegeven van de afwijking. Pagina 12 / 30

13 Inzicht vergeleken met zorglegitimatie De signalering is dezelfde als in de vergelijking met het arrangement, alleen wordt hier vergeleken met de zorglegitimatie. Bij de eerste cliënt is de geleverde zorg teveel ten opzichte van de legitimatie. Bij het voorgaande scherm was te zien dat ten opzichte van het arrangement deze cliënt te weinig zorg ontvangen heeft. Op basis hiervan kan je dus concluderen dat het arrangement te veel verschillen vertoont met de legitimatie. LET OP! Als er bij een uursoort onder Onbekende Financiering is gekozen voor een specifiek product, wordt er desondanks een bolletje getoond bij 2 = geen zorgvraag / geen zorglegitimatie! Optredende verschillen in de vergelijking In het algemene overzicht van de locatie wordt met een gele c.q. rode pijl aangegeven of er te weinig c.q. te veel zorg is geleverd. Met de mouse-over wordt aangegeven om welk product het gaat en hoeveel de overschrijding is t.o.v. (het gemiddelde van) de zorglegitimatie. Hierbij geldt dat het grijze gedeelte aangeeft welk aandeel de klasse (min/max toewijzing in vergelijking met te weinig/veel) hiervan heeft. De grafieken kunnen niet onderling worden vergeleken, maar hebben alleen betekenis tov de uren geleverde zorg. De grafieken dienen in ieder geval samen te worden bekeken met de pijltjes en eventueel aanwezige bolletjes om de goede conclusie te kunnen trekken. Pagina 13 / 30

14 Doorklikken naar de periodegegevens van een cliënt, wordt per functie de min-max uren getoond naast het totaal aantal geleverde uren. In het onderhavige geval geeft dit wel een verschil bij PV (gemiddeld 58 uur of max 64 uur) maar niet bij KAP-HH (gemiddeld 18 uur of max 18 uur). Corrigeer de zorgregels van deze cliënt Het overzicht per client vanuit de Cockpit is hetzelfde als het overzicht dat bij de client zelf kan worden opgeroepen bij de optie Corrigeer de zorgregels van deze cliënt. De keuzes, die bij het gebruik van de Cockpit (overzicht per periode/maand, vergelijking met arrangement/legitimatie) zijn bepalend voor de weergave bij de client. Standaard wordt hier het periodeoverzicht getoond en wordt vergeleken met het arrangement. Pagina 14 / 30

15 Rapporten Pagina 15 / 30

16 Globale uitleg rapportages Rapportages/rapporten zijn overzichten van gegevens, weergegeven in een Excel bestand. De gegevens die gegenereerd worden, kunnen bij zeer diverse werkzaamheden handig zijn om een inzicht en overzicht te krijgen. Afhankelijk van het soort rapport worden verschillende gegevens getoond. Per rapport zijn instellingen te maken om te filteren op gegevens, zoals bijvoorbeeld een peildatum, periode, locatie, team, filter en dergelijke. Omdat we niet alle gegevens middels rapporten kunnen weergeven, maar omdat we begrijpen dat soms aan meer informatie behoefte is, is het mogelijk om met behulp van OnsDB gegevens op te halen om vervolgens deze zelf te analyseren. Pagina 16 / 30

17 Rapportages maken Navigeren Ga naar Rapporten Soort selecteren Selecteer een categorie. 1. Het overzicht van rapporten laat een overzicht zien van reeds gemaakte rapporten die opgeslagen zijn. 2. Rapporten over cliëntgeregelateerde zaken worden hier getoond. 3. Rapporten over medewerkereregelateerde zaken worden hier getoond. 4. Overige rapporten worden hier getoond. In dit voorbeeld kiezen we voor Medewerker. Kies de rapportage Pagina 17 / 30

18 Kies de gewenste rapportage. In dit voorbeeld kiezen we voor een saldirapport per medewerker. Gegevens invoeren Afhankelijk van het soort rapport zijn de invoervelden verschillend. Selecteer de gegevens waarop de rapportage op van toepassing is en klik op 'maak rapport'. Gereed De rapportage wordt gegenereerd. Afhankelijk van de omvang kan dit tot enige minuten duren. Er verschijnt een link 'Bekijk rapportage. Het rapport kan hierna geopend en ingezien worden. Tevens is het mogelijk om te klikken op 'laat deze rapportage permanent staan' (2). Dit heeft tot gevolg dat het rapport zichtbaar blijft in het systeem en niet opnieuw gegenereerd hoeft te worden. Wanneer nieuwe gegevens gewenst zijn, is het maken van een nieuw rapport wel noodzakelijk. Pagina 18 / 30

19 Intramurale productierapportages Soorten rapportages Er zijn twee soorten intramurale productie rapportages: Intramurale productie per cliënt (nieuw) en Intramurale productie per locatie (nieuw). Intramurale productie per cliënt (nieuw) Dit rapport geeft een overzicht van de geleverde productie per cliënt in de periode en voor de geselecteerde locatie die bij het aanmaken ingegeven is. In dit rapport worden de ZZPprestaties, mutatiedagen en Eerstelijnsverblijfsprestaties (ZVW) getoond, gesorteerd op cliëntnaam. Per cliënt staan de regels in dezelfde kleur. Op het tabblad "Legenda" wordt toelichting gegeven op de informatie in de kolommen. Pagina 19 / 30

20 Intramurale productie per locatie (nieuw) Dit rapport geeft een overzicht van de geleverde productie per kamer in de geselecteerde periode voor de geselecteerde cliënten. Hierin staat grotendeels dezelfde informatie als in de vorige rapportage, maar dan gesorteerd op hoofdlocatie en kamer. De kamerinformatie is bovendien alleen in deze rapportage beschikbaar. Per kamer worden de regels in dezelfde kleur aangehouden en per variabele die voor de locatie verschilt wordt een aparte regel aangemaakt. Op het tabblad "Legenda" wordt toelichting gegeven op de informatie in de kolommen. Pagina 20 / 30

21 Aanvullende diensten rapportage Aanvullende diensten per cliënt (nieuw) In dit rapport is een overzicht te vinden van de aanvullende diensten per cliënt binnen de geselecteerde periode en locatie. Hier zijn geen prestaties en mutatiedagen zichtbaar; die zijn te vinden in de intramurale productierapportages. Per cliënt hebben de regels dezelfde kleur: je ziet hier dus dat sommige cliënten meerdere aanvullende diensten hebben afgenomen in deze periode. Op het tabblad "Legenda" wordt toelichting gegeven op de informatie in de kolommen. Pagina 21 / 30

22 Kamerbezettingsrapportage Kamerbezetting (nieuw) Dit rapport geeft een overzicht van de kamerbezetting van de geselecteerde locatie. Als er een cliënt binnen de geselecteerde periode van kamer wisselt, wordt de kamerregel opgesplitst in twee regels met per regel de juiste variabelen. Per kamer hebben de regels dezelfde kleur. Op het tabblad "Legenda" wordt toelichting gegeven op de informatie in de kolommen. Pagina 22 / 30

23 Rapport: Facturatie alle clienten Het rapport Facturatie alle clienten staat onder Rapporten --> Clientrapporten --> Facturatie/ Facturatie alle clienten. Pagina 23 / 30

24 1) Kies een tijdsvenster waarover je wilt rapporteren 2) Kies alle clienten, een specifieke client of een lcatie waarover je wilt rapporteren 3) Kies de eenheid waarin gerapporteerd moet worden (uren of minuten) 4) Kies het uitvoer formaat (Excel of CSV) Het rapport toont aan de hand van de bij stap 1 en 2 gekozen waardes alle gefactureerde zorg die voortkomt uit zorgregels in uren of minuten in Excel of CSV formaat. De getoonde informatie bestaat uit: Clientinformatie: Cliëntnummer Geslacht Initialen Naam Voorvoegsel Geboortedatum Pagina 24 / 30

25 Financiele regel informatie: Datum Product Tarief Hoeveelheid Aantal (minuten, uren) Bedrag Eenheid (Eenheid waarin het product wordt aangeleverd) AGB-code Debiteurinformatie: UZOVI Naam Straat Huisnummer Postcode Woonplaats Pagina 25 / 30

26 Mutaties bekijken (audittrail rapport) Als Interne controle functionaris heb je inzicht in de mutaties in Ons Administratie. Op het moment dat er onduidelijkheid is over het tot stand komen van bijvoorbeeld de urenverdeling kan je aanvullende rapportages raadplegen. Navigeren Ga naar Rapporten --> Overige rapporten --> 1. Kies Audittrail rapport voor een uitgebreider overzicht. 2. Kies Mutaties gefiatteerde productie om enkel de mutaties te bekijken. In dit voorbeeld kiezen we voor het Audittrail rapport Tijdsvenster Pagina 26 / 30

27 1. Bepaal het tijdvenster waarover je gegevenswijzigingen wilt zien. Let op! In verband met de mogelijk grote hoeveelheid gegevens in de audittrail rapportage dient een klein tijdvenster gekozen te worden. 2. Selecteer de cliënten en medewerkers waarover je gegevens wilt zien. De combinatie die hierin gemaakt wordt, zorgt ervoor dat je alleen mutaties ziet waarbij zowel de geselecteerde cliënten als medewerkers betrokken zijn. Voorbeeld: Als cliënt X en medewerker Y zijn geselecteerd, worden alleen mutaties getoond die medewerker Y bij cliënt X heeft gedaan. Met de optie die beschreven is bij punt 4 is dit anders in te stellen. 3. Met deze optie is te selecteren of ook audits weergegeven moeten worden die niet specifiek met een cliënt of medewerker te maken hebben (zoals wijzigingen in algemene instellingen). 4. Met deze optie is te selecteren of ook audits weergegeven moeten worden waarbij niet specifiek een cliënt/medewerker-combinatie geldt (zoals beschreven bij optie 2). Als dit wordt ingeschakeld, worden ook audits van een geselecteerde cliënt getoond, waarbij medewerkers anders dan de geselecteerde betrokken zijn, of waarbij geen medewerker is betrokken. 5. Selecteer tot slot het uitvoerformaat. Bij grotere hoeveelheden data is het raadzaam om het bestandsformaat CSV te kiezen, aangezien Excel geen grote bestandshoeveelheden kan verwerken. Voor kleinere hoeveelheden data is Excel het meer praktische bestandsformaat. Pagina 27 / 30

28 Rapportage inzien Open de rapportage en zoek naar de gewenste informatie. Pagina 28 / 30

29 Rapporten - Verschillen verklaren Pagina 29 / 30

30 'WMO aanlevering per cliënt' met 'cliënt zorglegitmatie overzicht per cliënt' met 'Productie vs afspraak per cliënt' Scenario De rapporten 'WMO aanlevering per client' en 'Productie vs afspraak per client' geven op wat afronding na dezelfde getallen. Het rapport 'Zorglegitimatieoverzicht per client' geeft echter met name voor de PV hogere indicaties. Verklaring van het verschil Het verschil is te verklaren doordat het zorglegitimatie-overzicht per client alle op dat moment geldige legitimaties laat zien, zelfs als de cliënt uit zorg is. Normaalgesproken wordt een legitimatie beeindigd zodra de cliënt uit zorg is, maar bij een aantal cliënten is dat niet zo. Dit is te achterhalen door te vergelijken welke clienten in het productierapport zitten vs. welke clienten er in het legitimatierapport zitten. Wanneer je dus stelt dat je de legitimaties wil zien van de cliënten die in 2011 zorg hebben ontvangen, is het rapport productieoverzicht vs. afspraak per client, juist. Het rapport productie vs. afspraak is kortgezegd als volgt opgebouwd: welke productie heb ik, welke cliënt hoort daarbij en welke legitimatie hoort daarbij. Het rapport legitimatieoverzicht per client is opgebouwd als volgt: welke geldige legitimatie heb ik en welke cliënt hoort daarbij. Hierbij kunnen dus cliënten uit zorg getoond worden wanneer hun legitimatie nog geldig is. Pagina 30 / 30