KWALITEITSMONITOR Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

Transcriptie

1 KWALITEITSMONITOR Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

2 Table of Contents Algemene uitleg... 3 Algemene uitleg Kwaliteitsmonitor... 4 Voorwaarden en configuratie... 6 Voorwaarden voor gebruik en configuratie van de Kwaliteitsmonitor... 7 Filters van de Kwaliteitsmonitor beheren...11 De Kwaliteitsmonitor gebruiken...15 Pagina's van de Kwaliteitsmonitor toegelicht...16 Signaleringen in de Kwaliteitsmonitor verwerken...23 Managementoverzicht Vraag en antwoord...29 Kwaliteitsmonitor: Wie moet wat met welke signalering doen?...30

3 Algemene uitleg Pagina 3 / 30

4 Algemene uitleg Kwaliteitsmonitor Doel De Kwaliteitsmonitor is een applicatie die de eindgebruiker inzicht geeft in kwaliteitsgerelateerde signaleringen die nog open staan voor de van de medewerker bekende cliënten. Dit overzicht wordt automatisch gegenereerd en bijgewerkt door het gebruik van Ons, waardoor het niet nodig is om handmatige signaleringen te maken of af te vinken. Het primaire doel is om de kwaliteit van de zorg te behouden en te verbeteren. De getoonde signaleringen zijn zorginhoudelijk en van toepassing op de middellange termijn. Deze applicatie is gemaakt voor de zorgverlener die in direct contact staat met zijn of haar cliënten. Met het persoonlijk overzicht is te zien voor welke van cliënten die een bekende zijn van de medewerker er signaleringen optreden. Met het groepsoverzicht is inzichtelijk voor welke cliënten van een specifieke locatie er nog signaleringen open staan. Samen met collega s, kan de zorgverlener eraan werken om taken zo op tijd mogelijk af te ronden. Zodra dat is gedaan, zal de signalering verdwijnen. De zorgverleners kunnen zonder tussenkomt van een extra persoon zelf de kwaliteit van de zorg waarborgen en misschien zelf verbeteren. Daar waar over taken gesproken wordt, kan ook de term 'signaleringen' gebruikt worden en vice versa. Ondersteunde typen signaleringen De Kwaliteitsmonitor is afhankelijk van andere applicaties op het gebied van signaleringen. Door het gebruik van andere applicaties worden er signaleringen gegenereerd die in de Kwaliteitsmonitor worden weergegeven. Dit overzicht breidt zich uit, naarmate de tijd vordert. Op het moment van schrijven worden de volgende signaleringen ondersteund: Zorgplan Vernieuwen van het zorgplan De standaard-termijn waarover signaleringen worden getoond: 6 maanden (bij geen ingevoerde einddatum), of op einddatum (bij ingevoerde einddatum). Activeren van het zorgplan De standaard-termijn waarover signaleringen worden getoond: 2 weken. Zorgplan-acties De termijn waarover signaleringen worden getoond: opgegeven einddatum. Vrijheidsbeperkende maatregelen (VBM) De termijn waarover signaleringen worden getoond: opgegeven aantal dagen waarbinnen de VBM's geactiveerd dienen te worden. Pagina 4 / 30

5 Vragenlijsten Vernieuwen van vragenlijsten Termijn waarover signaleringen worden getoond: opgegeven termijn in vragenlijstbeheer. Activeren van een vragenlijst Termijn waarover signaleringen worden getoond: 2 weken, alleen indien signalering is ingeschakeld. Bevestigen van een vragenlijst (indien van toepassing) Termijn waarover signaleringen worden getoond: 2 weken, alleen indien signalering is ingeschakeld. Episodes Voor de episodes is in te stellen of er een signalering moet zijn voor de evaluatie van episodes. De signalering verschijnt 6 weken voor de evaluatiedatum. Maximale termijn De maximale termijn waarop de kwaliteitsmonitor signaleringen toont, is 1 jaar. Signaleringen ouder dan 1 jaar worden dus niet meer getoond en verdwijnen uit de kwaliteitsmonitor Pagina 5 / 30

6 Voorwaarden en configuratie Pagina 6 / 30

7 Voorwaarden voor gebruik en configuratie van de Kwaliteitsmonitor Cliënt-medewerkerrelatie Om een volledig overzicht te krijgen van de aan de medewerker-gerelateerde cliënten, is het van belang om gebruik te maken van de cliënt-medewerker relaties. Dit zorgt ervoor dat een medewerker op zijn of haar persoonlijke overzicht in de Kwaliteitsmonitor een overzicht heeft van alle signaleringen van de clienten waarmee hij of zij een relatie heeft. Daarnaast kan dan nog het overzicht van de locaties waarvoor de medewerker geautoriseerd is bekeken worden. Locaties en autorisatie Om de juiste cliënten te zien is het nodig dat de rollen van de medewerker van toepassing zijn op de betreffende locaties. Dit stel je in in het account van de medewerker. Daarnaast is minimaal het recht 'Toegang tot het cliëntdossier' benodigd. Dit recht zit onder meer in het overkoepelende recht 'Basisinkijkrol' of 'Cliëntdossier bekijken en toevoegen'. Signaleringen en termijn instellen Voor de vragenlijsten en zorgplannen zijn de signaleringen instelbaar. Hierdoor is per vragenlijst en zorgplan in te stellen óf er een signalering moet plaatsvinden, en zo ja; hoe lang van tevoren. De instellingen zijn te vinden onder Beheer > Instellingen > Overige instellingen > Kwaliteitsmonitor. Pagina 7 / 30

8 Signaleringen vragenlijsten instellen De vragenlijsten zijn gesorteerd op actieve en inactieve vragenlijsten. Door op een vragenlijst te klikken zijn details in te stellen. Per vragenlijst is aan te geven of er signaleringen gegenereerd moeten worden (d.m.v. de vinkjes) en indien daarvoor is gekozen, ook het aantal dagen. De optie om ook signaleringen te tonen voor cliënten inmiddels uit zorg zijn, is nuttig in bijvoorbeeld het geval van Mic-meldingen. Afhankelijk van het feit of gebruik gemaakt wordt van het uitgebreide proces (in te stellen bij de vragenlijst) is de optie voor bespreking zichtbaar. In dit voorbeeld is de signalering daarvan uitgeschakeld. Pagina 8 / 30

9 Opslaan Tot slot dient onder op de pagina op de opslaan-knop geklikt te worden. Synchronisatie Na het opslaan van jouw instellingen krijg je een melding dat een synchronisatie voor de signaleringen van de vragenlijst gepland is. Zodra deze is voltooid, zijn alle signaleringen in de Kwaliteitsmonitor weer up-to-date. Het voltooien van deze actie kan minuten duren. Tijdens de synchronisatie kunnen de instellingen van deze vragenlijst niet nogmaals aangepast worden. Signaleringen zorgplannen instellen Pagina 9 / 30

10 Deze pagina bevat alle instellingen betreffende signaleringen voor zorgplannen. Voor elke groep signaleringen kunnen de instellingen aangepast worden voor het gebruik van de signaleringen en de termijnen die gehanteerd moeten worden voor de deadlines. Let op: in het geval van twee groepen: Zorgplan vernieuwen en Zorgplan handtekening is er een uitzondering aanwezig. Wanneer bij het vernieuwen van een zorgplan een einddatum is opgegeven, zal dit als datum voor de deadline gehanteerd worden. Een signalering voor het ondertekenen van een zorgplan wordt alleen aangemaakt wanneer dit expliciet wordt aangegeven bij het aanmaken van het zorgplan. Net zoals na het opslaan van de vragenlijst-signaleringen geldt ook voor de zorgplansignaleringen dat er na het opslaan van wijzigingen een synchronisatie uitgevoerd wordt. Tijdens deze synchronisatie is het niet mogelijk om wijzigingen in zorgplan-signaleringen te maken. Synchronisatie van gegevens Bij het inschakelen van de Kwaliteitsmonitor kunnen signaleringen worden overgenomen die voorheen via het dashboard in Ons Administratie worden getoond. Het volgende gedrag is van toepassing: Zorgplan-signaleringen worden na synchronisatie niet meer getoond in het dashboard, maar alleen nog in de Kwaliteitsmonitor. Vragenlijst-signaleringen worden deels zowel in het dashboard als in de Kwaliteitsmonitor getoond. De reden hiervan is dat het wel wenselijk is dat de signalering van de vragenlijst voor MIC-meldingen op het dashboard getoond worden. Hierop kan momenteel nog geen onderscheid worden gemaakt; op den duur wel. Verschil in test- en productieomgevingen: Zorgplan-signaleringen binnen testomgevingen worden niet standaard gemigreerd van het dashboard naar de Kwaliteitsmonitor. Dit is alleen mogelijk op aanvraag. Voor de productieomgevingen geldt dit wel; dan worden deze automatisch gemigreerd. Vragenlijst-signaleringen zullen zowel voor test- als productieomgevingen handmatig gemigreerd moeten worden. Zodra niks gesynchroniseerd wordt, worden nieuwe signaleringen wel zichtbaar in de Kwaliteitsmonitor. De synchronisatie is dus alleen om bestaande signaleringen ook in de Kwaliteitsmonitor te tonen. Pagina 10 / 30

11 Filters van de Kwaliteitsmonitor beheren Het is mogelijk om zelf filters in de kwaliteitsmonitor te maken. Dit is zowel op individueel als op organisatie-breed niveau te doen. Met deze functionaliteit kunnen verschillende signaleringen gegroepeerd worden, waardoor het voor een gebruiker mogelijk is om het specifieke filter te selecteren en daarmee in één oogopslag te zien welke signaleringen door hem/haar gedaan kunnen worden. Een gebruiker kan zelf filters samenstellen (eigen filters), maar ook is het voor applicatiebeheerders mogelijk om filters te maken die door iedereen binnen de zorgorganisatie te gebruiken zijn (organisatiebrede filters). Het gebruik van het filter is toegelicht in het artikel Pagina's van de Kwaliteitsmonitor toegelicht. Filters beheren Op de hoofdpagina van de kwaliteitsmonitor is naast het dropdown-menu van de filters een knop (plus-icoon) te vinden waarmee filters beheerd kunnen worden. Pagina 11 / 30

12 Overzicht met filters Aan de linkerkant is een lijst zichtbaar met jouw eigen filters en organisatiebrede filters. De inhoud van een filter is te zien door deze open te klappen (door op de naam van het filter te klikken). Ook is het filter te bewerken (potlood-icoon). Door op de knop Nieuw eigen filter te klikken kan je een nieuw filter toevoegen. Pagina 12 / 30

13 Nieuw filter Aan de rechterkant van het scherm zijn de eigenschappen van het filter in te geven. Selecteer de vragenlijstsignaleringen die je in het filter wilt tonen door de gewenste aan te vinken. Geef een naam van het filter op. Optioneel: selecteer of het filter voor alle medewerkers (organisatiebreed filter) zichtbaar wordt in de filter-dropdown. Deze optie is alleen in te stellen door applicatiebeheerders. Klik op aanmaken om het filter te maken. Pagina 13 / 30

14 Filter bewerken of verwijderen Een bestaand filter is te bewerken of te verwijderen. Dit kan alleen gedaan worden door de persoon die het filter ook gemaakt heeft. Klik op het potlood-icoon om het filter te bewerken. Vervolgens opent aan de rechterzijde het scherm om aanpassingen door te voeren. Klik op de knop "Eigen filter aanpassen" om de wijzigingen op te slaan. Indien het wenselijk is om het filter te verwijderen, dan is dit te doen door naast de knop "Eigen filter aanpassen" te klikken op "Eigen filter verwijderen". Bevestig tot slot dat je het filter daadwerkelijk wilt verwijderen. Pagina 14 / 30

15 De Kwaliteitsmonitor gebruiken Pagina 15 / 30

16 Pagina's van de Kwaliteitsmonitor toegelicht De Kwaliteitsmonitor kent een aantal pagina's waarvanuit gewerkt wordt. Deze worden hier kort toegelicht. De kwaliteitsmonitor benaderen Via het dashboard in Ons Administratie is de Kwaliteitsmonitor te benaderen. Ook zijn via de kwaliteitsmonitorsignaleringen direct de betreffende signaleringen in de kwaliteitsmonitor te openen. Pagina 16 / 30

17 Overzicht Boven aan de pagina zijn verschillende knoppen zichtbaar. Mijn Overzicht (1), Een totaaloverzicht (2) en het overzicht van een locatie (3). Indien een locatie is geselecteerd, verandert de naam van die knop in de naam van de locatie. Als er geen locatie is geselecteerd, wordt een overzicht van cliënten van de meest bovenliggende locatie getoond. Mijn overzicht Mijn overzicht bevat de lijst van cliënten zoals deze zijn vastgelegd als cliëntmedewerkerrelaties. Indien wenselijk is te filteren op het relatietype; alleen signaleringen van cliënten waarmee er een relatie is van dat relatietype worden in dat geval getoond. Pagina 17 / 30

18 Totaaloverzicht Op het totaaloverzicht wordt een lijst getoond met signaleringen van alle locaties. Ook signaleringen van cliënten die niet aan een locatie zijn gekoppeld worden hier getoond. Het is wel nodig om een filter te selecteren. Op deze manier is het mogelijk om een totaaloverzicht te zien van alle nog openstaande signaleringen van een bepaald filter. De lijst is gesorteerd op verloopdatum. Door te klikken op de pijl wordt de betreffende pagina in Ons Administratie geopend waarop de signalering is gebaseerd. Er worden tien signaleringen getoond. Door onder op de pagina op de knop te klikken worden de volgende 10 signaleringen getoond. Pagina 18 / 30

19 Locaties Links in beeld is een menu zichtbaar. Vanuit daar is een locatie te selecteren. De hier getoonde locaties zijn de locaties waarvoor de medewerker via diens account is geautoriseerd. Ook bovenliggende locaties worden in het overzicht getoond, ook als de medewerker daarvoor niet is geautoriseerd. In dat geval is alleen de locatienaam zichtbaar en kunnen bij doorklikken de onderliggende locaties waarvoor de medewerker wel is geautoriseerd, ingezien worden. Voor de teamnaam staat in het rood of groen het aantal signaleringen dat uitgevoerd dient te worden. De rode aantallen zijn signaleringen waarvan de deadline al is verlopen. De groene cijfers staan voor het aantal signaleringen waarop de komende twee weken actie ondernemen dient te worden. Bij het selecteren van een locatie worden alleen de signaleringen getoond die op die specifieke locatie van toepassing zijn, en dus niet onderliggende locaties. Klik daarvoor door op de onderliggende locaties. De getoonde getallen gelden wél voor de betreffende locatie én alle onderliggende locaties. Indien de medewerker voor alle locaties is geautoriseerd, wordt ook een kopje met de cliënten zonder locaties getoond. Hieronder verschijnen signaleringen van cliënten die op dit moment niet aan een locatie zijn gekoppeld. Pagina 19 / 30

20 Overzicht met signaleringen Het overzicht van signaleringen is zichtbaar zodra op een locatie geklikt wordt. Deze is opgebouwd als tijdlijn: links in beeld is te zien wanneer de deadline verloopt. Bovenaan staan de signaleringen waarop als eerste actie ondernomen moeten worden. Onderaan staan signaleringen die verder in de toekomst van toepassing zijn. Zodra er cliënten zijn waarvan er tenminste 1 signalering is waarvan de deadline (vandaag) al is verlopen, wordt deze in het rood weergegeven. Pagina 20 / 30

21 Signaleringen filteren Boven in beeld zijn de signaleringen te filteren. Alleen de daarvan relevante signaleringen worden dan getoond. Ook de teller in het menu wordt op basis van de geselecteerde signalering aangepast. Als je alles weer wilt zien, kan je het filter uit zetten. Het is daarnaast ook mogelijk om zelf filters samen te stellen, of gebruik te maken van signaleringen die binnen de zorgorganisatie zijn gedefinieerd. Bekijk voor meer informatie de handleiding Filters van de kwaliteitsmonitor beheren. Cliënt-specifiek overzicht Zodra vanuit een overzicht geklikt wordt op de naam van een cliënt, verschijnt het cliëntspecifieke overzicht. Klik op de naam van een cliënt. Pagina 21 / 30

22 Het overzicht van de cliënt wordt zichtbaar. Bovenaan worden de signaleringen getoond waarvan de deadline het eerste nadert, of het langst verlopen is. 1. De signaleringen voor deze cliënt worden opgesomd. In dit geval is er 1 signalering voor deze cliënt (het vernieuwen van het zorgplan) welke is verlopen op 23 april. Indien de signalering rood-omlijnd is (zoals in dit voorbeeld) betekent dit dat de signalering is verlopen. 2. Door te klikken op het pijltje, kan je de bijbehorende taak uitvoeren. 3. Via de knop Meer informatie ga je naar het cliëntoverzicht in Ons Administratie. 4. Om dit overzicht te sluiten gebruik je het kruisje. Ook kan je naast het venster klikken. Pagina 22 / 30

23 Signaleringen in de Kwaliteitsmonitor verwerken Ontstaan en verwerken van signaleringen De signaleringen in het overzicht worden automatisch gegenereerd en bijgewerkt door het gebruik van Ons, waardoor het niet nodig is om handmatige signaleringen te maken of af te vinken. Zodra een signalering zich voordoet is het van belang binnen het team er zorg voor te dragen dat de oorzaak ervan wordt verholpen. Indien de signalering aangeeft dat een zorgplan vernieuwd dient te worden, dan is het van belang om een nieuw zorgplan te maken. Zodra deze er is zal de signalering automatisch verdwijnen. Voorbeeld In dit voorbeeld is te zien dat er drie vragenlijsten geactiveerd dienen te worden. Door op het pijltje achter de signalering te klikken, wordt de pagina in Ons Administratie geopend waarop de signalering van toepassing is. In dit voorbeeld wordt dus de specifieke vragenlijst van deze cliënt geopend. Zodra de vragenlijst de status 'actueel' heeft, zal de signalering verdwijnen. De signalering verdwijnt op alle plekken waar deze zichtbaar was; deze is dus ook niet meer bij de collega's zichtbaar. Pagina 23 / 30

24 Melding 'Deze taak is niet met je gedeeld' In dit voorbeeld is de melding 'Deze taak is niet met je gedeeld' te zien. De signalering is voorzien van een slotje bij de datumweergave. Deze melding verschijnt als een medewerker niet de juiste deskundigheden heeft om de taak in te zien of uit te voeren. Omdat er ook andere taken voor deze cliënt zijn die de medewerker wel mag zien, verschijnt de cliënt wel op de tijdslijn in de Kwaliteitsmonitor. Op de taken met het slotje kan echter niet doorgeklikt worden. De gebruiker kan taken met deze vermelding negeren en aan de slag met de taken die wel opgepakt mogen worden. Pagina 24 / 30

25 Managementoverzicht De Kwaliteitsmonitor bevat een handig overzicht: het managementoverzicht. Dit overzicht is bedoeld voor zorgteams en geeft op verschillende manieren inzicht in de mate waarin signaleringen wel of niet op tijd zijn opgevolgd. Hiermee kunnen met name trends en opvallende situaties in beeld gebracht worden, zonder dat deze tot specifieke medewerkers te herleiden zijn. Configuratie en rechten Het managementoverzicht is standaard beschikbaar in de Kwaliteitsmonitor. Er zijn geen aanvullende rechten benodigd, los van de standaard vereiste rechten voor Ons. Afhankelijk van de toegekende rechten van de gebruiker om de specifieke locaties in te zien of de inrichting van de cliënt-medewerkerrelaties, is informatie in meer of mindere mate beschikbaar. Managementoverzicht openen Het managementoverzicht is te openen via het bijbehorende icoontje, rechts naast 'Kwaliteitsmonitor'. Hiermee opent een nieuw scherm. Pagina 25 / 30

26 Onderdelen op het scherm 1. Er kan gekozen worden voor een overzicht van jouw specifieke signaleringen (Mijn overzicht) of signaleringen van een specifieke locatie (Nedap Healthcare, waarbij het boomdiagram een keuze mogelijk maakt voor een specifieke locatie). 2. Er kan een overzicht weergegeven worden voor drie verschillende tijdsperiodes: - afgelopen maand - afgelopen half jaar - afgelopen jaar 3. Ook is het via het instellingen-icoontje mogelijk om zelf een tijdsperiode in te geven door middel van een begin- en einddatum. 4. Vervolgens worden de relevante signaleringen in het overzicht getoond. Daarbij worden in het overzicht drie specifieke informatie-elementen getoond: A - het linker getal geeft het gemiddeld aantal dagen aan dat de deadline is verstreken van signaleringen die op dit moment kritiek zijn en die dus nog niet opgepakt zijn. Is de kleur rood, dan betekent dit dat er signaleringen te lang open staan. Is de kleur groen, dan betekent dit dat er geen signaleringen zijn die te lang open staan. B - Het rechter getal geeft het gemiddeld aantal dagen aan dat een signalering voor of na de deadline is behandeld en afgerond. Is de kleur van het vlak groen, dan geeft dit aan dat de signaleringen zoveel dagen vóór de deadline opgepakt, dus op tijd. Is de kleur van het vlak rood, dan geeft dit aan dat de signalen gemiddeld zoveel dagen ná de deadline opgepakt zijn, dus te laat. Pagina 26 / 30

27 C - Het pijltje toont de trend en laat zien of de situatie in de loop van de geselecteerde periode verbeterde of verslechterde. Detailweergave trends Door op de signalering door te klikken, kan het verloop van de trend diepgaander bekeken worden via het bovenstaande pop-up scherm. Concreet zijn hier in twee tabbladen (1) het aantal verlopen signaleringen terug te vinden, alsmede het aantal afgeronde signaleringen. In dit voorbeeld is te zien dat er geen verlopen signaleringen zijn en acht op tijd afgeronde signaleringen. Per status zijn gemiddelden en uiterste gegevens (minimum en maximum bij 'Verlopen') (meest positieve afwijking en meest negatieve afwijking bij 'Afgerond') te vinden. In een grafiek (2) is daarnaast het verloop in de tijd te zien. Groepen zonder statistieken Via Toon groepen zonder statistieken kunnen signaleringen gevonden worden waar in de geselecteerde tijdsperiode geen relevante informatie voor beschikbaar is. Hier zijn bijvoorbeeld signaleringen te vinden die in de afgelopen tijdsperiode niet voorkwamen. Pagina 27 / 30

28 Mogelijke foutmeldingen Deze melding verschijnt als er binnen het geautoriseerde bereik van de medewerker geen signaleringen gevonden zijn. Deze melding verschijnt als het geautoriseerde bereik van de medewerker geen toegang geeft tot het inzien van signaleringen van deze locatie. Pagina 28 / 30

29 Vraag en antwoord Pagina 29 / 30

30 Kwaliteitsmonitor: Wie moet wat met welke signalering doen? Elke medewerker zal andere signaleringen in de Kwaliteitsmonitor zien. Dit komt omdat er zowel een overzicht is voor een locatie, als een persoonlijk overzicht van de medewerker. Op het overzicht van de locatie worden de signaleringen voor alle cliënten van die locatie getoond. Het persoonlijke overzicht toont de signaleringen van de cliënten waarbij er een relatie tussen de medewerker en cliënt is vastgelegd. Het uitgangspunt van de Kwaliteitsmonitor is dat de collega's gezamenlijk zorg dragen voor het tijdig uitvoeren van de acties omtrent de cliënt. Het kan dus voorkomen dat een signalering aanwezig is bij een cliënt, waarbij slechts enkele personen uit het team de benodigde actie kan uitvoeren. In dat geval is het zaak dat de personen die die actie kunnen uitvoeren ofwel deze zelfstandig oppakken en uitvoeren, ofwel dat deze door collega's gevraagd worden om die uit te voeren. Zodra de actie is uitgevoerd die de signalering veroorzaakte, zal de betreffende signalering van de betreffende cliënt bij alle collega's verdwijnen. Pagina 30 / 30