Nedap healthcare Locaties bij cliënten aanmaken en beheren

Transcriptie

1 Locaties kunnen eenvoudig aangemaakt en gewijzigd worden vanaf één pagina in de applicatie. Ga hiervoor bij de cliënt naar het tabblad 'Overzicht' en klik op 'Locatie'. Uitgangspunten van locaties ONS Administratie gaat ervan uit dat elke cliënt op elk moment aan slechts 1 locatie is gekoppeld. Als de behoefte ontstaat om op het zelfde moment meerdere locaties te koppelen, is het raadzaam om gebruik te maken van hoofdlocaties. Dit geldt niet alleen voor het invoeren van kamers bij intramurale cliënten, maar ook voor extramurale cliënten, die tegelijkertijd een koppeling hebben met meer dan 1 locatie. In overzichten wordt nadat de einddatum van een locatie verstreken is, de betreffende locatie niet meer gekoppeld aan de cliënt. Hoofdlocaties Bij een sublocatie moet altijd een hoofdlocatie actief staan als de hoofdlocatiefunctionaliteit aan staat. Als er een aanpassing wordt getracht te doen, waarbij er een gat ontstaat bij de hoofdlocaties waarbinnen nog wel een sublocatie ligt, dan zal dit resulteren in een foutmelding. Als er geen sublocatie actief staat, mogen er wel gaten tussen de hoofdlocaties zitten. Overlap in hoofdlocaties is niet toegestaan. Dit betekent dat bij het vervroegen van de ingangsdatum van een hoofdlocatie de eventuele einddatum van de voorgaande hoofdlocatie automatisch aangepast wordt om overlap te voorkomen. Ook is het niet mogelijk om een nieuwe hoofdlocatie aan te maken op een datum waarbij overlap ontstaat. Hoofdlocaties zijn niet standaard ingeschakeld. Meer informatie over het instellen van hoofdlocaties is te vinden in deze handleiding. Medicijnlocaties Cliënten kunnen alleen aan medicijnlocaties worden toegekend, als de locatie ook als medicijnlocatie in het locatiegram als zodanig is ingesteld. De medicijnlocaties zijn zwart/ dikgedrukt weergegeven in het locatiegram (op de plek van het toevoegen van een locatietekenning bij een cliënt). Bij het beëindigen van een medicijnlocatie (en er dus een einddatum bij de locatietoekenning wordt ingevoerd), dan wordt ook een ontslagbericht naar het EVS verstuurd. Doe dit dus alleen als de cliënt ook uit zorg is of gaat. Als de cliënt niet uit zorg Nedap healthcare Pagina 1 / 10

2 gaat, maar alleen van locatie wisselt, is het raadzaam om de bestaande medicijnlocatie aan te passen naar de nieuwe medicijnlocatie. Overlap in medicijnlocaties is niet toegestaan. De cliënt kan dus op enig moment in tijd, maar aan één medicijnlocatie gekoppeld zijn. Locaties toevoegen In dit voorbeeld is te zien dat deze cliënt nog geen enkele locatietoekenning heeft, of heeft gehad. Met de plusjes zijn locaties toe te voegen. Onderstaande punten geven uitleg over verschillende scenario's. Nedap healthcare Pagina 2 / 10

3 Hoofdlocatie toevoegen 1. Door te beginnen met typen, verschijnen locaties waarvan (een deel van) het woord overeenkomt met de zoekterm. De locaties die overeenkomen met de zoekterm worden roodgekleurd weergegeven. 2. De optie rechts in beeld "Toon alle locaties" heeft als doel om naast de momenteel actieve locaties óók de inmiddels niet meer actieve of pas in de toekomst actieve locaties te tonen. Hiermee kan een lcoatietoekenning met terugwerkende kracht, of als voorbereiding, worden opgegeven. 3. Selecteer de locatie door op een locatie te klikken. De hoofdlocatie de we willen kiezen, is ''Zorg in de wijk". We zetten de begindatum op Omdat de cliënt nog in zorg is, geven wij geen einddatum op. Tot slot slaan wij de wijzigingen op. Nedap healthcare Pagina 3 / 10

4 Te zien is dat de hoofdlocatie is toegevoegd en begint op Nieuwe hoofdlocatie toevoegen Het is mogelijk om een nieuwe hoofdlocatie toe te voegen voor of na een bestaande hoofdlocatie. Zodra een nieuwe hoofdlocatie wordt toegevoegd, waarbij de begindatum eerder is dan de einddatum van een bestaande hoofdlocatie, dan wordt de oude hoofdlocatie automatisch een dag voor de begindatum van de nieuwe hoofdlocatie beëindigd. Algemene locatie toevoegen Voor deze cliënt worden twee locaties toegevoegd met de datums zoals eerder aangegeven. Nu klikken we op het plus-icoon bij de algemene locatiekoppelingen. Nedap healthcare Pagina 4 / 10

5 Vervolgens selecteren we de locatie en de datum waarop deze koppeling actief is. Vervolgens klikken we op opslaan. Hetzelfde doen we voor locatie Oost, met de datums t/m In het resultaat is te zien dat er een hoofdlocatie geplaatst is (Zorg in de wijk) die geldt vanaf en geen einddatum heeft, dat de cliënt is gekoppeld aan de algemene locatie Wijk West vanaf , ook zonder einddatum en dat de cliënt tijdelijk aan de algemene locatie Wijk Oost gekoppeld is geweest. Nedap healthcare Pagina 5 / 10

6 Details van een locatietoekenning bekijken Locaties bij het cliëntoverzicht Op het cliëntoverzicht worden de op dit moment actieve locaties getoond. In dit voorbeeld zijn dat er twee. Details van de locatie Door met de muiscursor stil te staan op de naam van de locatie, zijn aanvullende details van de locatie te zien, zoals de AGB-code en de geldigheid (periode) van de locatie zoals deze in het systeem bekend is. Nedap healthcare Pagina 6 / 10

7 Locatietoekenningen wijzigen Zodra een locatietoekenning gewijzigd moet worden, dan is dit te doen met het bewerkicoontje. Dit kan nuttig zijn in het geval een verkeerde invoer is opgegeven, of indien de cliënt langer of korter op een locatie verblijft dan verwacht. Het wijzigen van een locatietoekenning werkt op dezelfde manier als het toevoegen van een nieuwe locatietoekenning. Let op: er gelden bepaalde restricties bij het wijzigen van locaties. Zie daarvoor de uitgangspunten zoals eerder in dit artikel zijn vermeld. Voorbeelden voor het wijzigen van medicijnlocaties zijn later in dit artikel toegelicht. In dit voorbeeld geldt dat de cliënt niet t/m op de locatie verbleef, maar tot Wij passen de einddatum aan en klikken op Aanpassen. De datum is aangepast. Nedap healthcare Pagina 7 / 10

8 Locatietoekenningen verwijderen Een cliënt kan het best losgekoppeld worden van een locatie door de locatie die niet meer van toepassing is, een einddatum mee te geven. Op deze manier blijft de locatiehistorie bewaard. Een locatie kan echter ook eenvoudig verwijderd worden. Let op: doe dit alleen als er nog geen historie aan de locatie gekoppeld is. De locatie kan je verwijderen door op hetzelfde bewerk-knopje te klikken. Klik vervolgens linksonder op Verwijder en bevestig je keuze. De locatie is verwijderd, zoals in het voorbeeld is te zien. Cliënten koppelen aan een kamer Naast het koppelen van een cliënt aan een 'normale' locatie, kan ook, indien geconfigureerd, de cliënt gekoppeld worden aan een bepaalde kamer. Het grote voordeel hiervan is een meer volledige weergave van de locaties van de organisatie in de applicatie. Tevens wordt aangegeven wanneer de locatie zijn maximale capaciteit heeft bereikt. Nedap healthcare Pagina 8 / 10

9 De manier om een cliënt aan een kamer te koppelen, is hetzelfde als voorgaand is beschreven. Er moet echter doorgeklikt worden tot of gefilterd worden op het laatste niveau bij het selecteren van de locatie, namelijk de kamer. Automatische invoer van tijdelijk verblijfadres via een verhuisdatum Bij locaties van het type 'kamer' is het mogelijk om het adres van de locatie ook als tijdelijk verblijfadres te gebruiken. Er zal in dat geval dus een tijdelijk verblijfadres bij de cliënt toegevoegd worden. Dit is te doen met het veld verhuisdatum. Het tijdelijk verblijfadres wordt ingevoerd bij de cliënt vanaf de daar ingevoerde datum. Medicijnlocaties Voor medicijnlocaties gelden enkele belangrijke uitgangspunten, welke eerder in dit artikel zijn uitgelegd. Specifiek het wijzigen van een medicijnlocatie verdient extra aandacht. Nedap healthcare Pagina 9 / 10

10 Medicijnlocatie wijzigen In dit voorbeeld is te zien dat de cliënt een medicijnlocatiekoppeling heeft voor locatie WZC Belinda vanaf , zonder einddatum. De cliënt blijft in zorg, maar verandert wel van medicijnlocatie (naar Afdeling A) per Er zijn nu drie theoretische opties: 1. De locatie wordt gewijzigd door de locatie WZC Belinda te wijzigen naar Afdeling A. Het voordeel hiervan is dat er geen ontslagbericht naar het EVS gestuurd wordt. Het nadeel is dat de historie niet bewaard blijft en zelfs onjuist is. 2. Er wordt een einddatum ingevoerd bij WZC Belinda en daarna wordt een nieuwe medicijnlocatie (Afdeling A) per toegevoegd. Het voordeel is dat de historie bewaard blijft. Het nadeel is echter dat er een ontslagbericht naar het EVS gestuurd wordt. 3. Er wordt alleen een nieuwe medicijnlocatiekoppeling toegevoegd die begint op Wanneer dat wordt gedaan, wordt automatisch een einddatum ( ) gezet bij de oude locatie (WZC Belinda) Het voordeel hiervan is dat er geen ontslagbericht naar het EVS gestuurd wordt én dat de historie bewaard blijft. Wel wordt een overplaatsingsbericht gestuurd. De schermafdruk hieronder illustreert deze situatie. De derde optie is de meest eenvoudige en minst foutgevoelige. Cliënt van medicijnlocatie ontslaan Om de cliënt van een medicijnlocatie te ontslaan, dient een einddatum voor de medicijnlocatiekoppeling ingevoerd te worden. Klik op het bewerk-icoon, voer de einddatum in, en sla de wijziging op. Deze gegevens worden met het EVS gesynchroniseerd; er zal vanaf dat moment voor deze cliënt op deze locatie geen medicatie meer afgeleverd worden. Nedap healthcare Pagina 10 / 10