Functiebeschrijving Teamleider Leefbaarheid Doel Het bevorderen en borgen van een leefbare woonomgeving en sociale cohesie in de wijken en buurten waar UWOON bezit heeft. Leidinggeven aan het team Leefbaarheid. Het verzorgen van efficiënte en effectieve processen en dito bedrijfsvoering voor de toegewezen aandachtsgebieden. Plaats in de organisatie Stafafdelingen Afdeling Vastgoed Team Niet Planmatig Onderhoud en KCC Directeur-Bestuurder Manager Wonen Team Verhuur Afdeling Bedrijfsvoering Team Leefbaarheid De Teamleider Leefbaarheid is verantwoording verschuldigd aan de Manager Wonen. Geeft leiding aan Medewerkers Huurincasso, Medewerkers Overlastzaken, Medewerkers Huurincasso en Buurtbeheerders Leefbaarheid, Medewerkers herstructurering. Resultaatgebieden Management en Organisatie 1. Realiseren van een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering voor de aandachtsgebieden Bewonersparticipatie; Overlastproblematiek; Huurincasso; Ontruiming en juridische procedures; Herstructurering; Wonen, welzijn, zorg en desgevraagd door Manager Wonen voor het aandachtgebied Verhuur maatschappelijk vastgoed. a. Aansturen van de operationele bedrijfsvoering door periodiek overleg, afstemmen van lopende zaken en bijzonderheden en besluiten over afhandeling problemen. b. Realiseren van de beschikbaarheid van (financiële) middelen, eenduidige procedures en werkwijzen, systemen e.d. c. Bevorderen van de interne afstemming en samenwerking, ook met andere afdelingen. d. Realiseert de aanlevering van gegevens voor de afdelingsbegroting. e. Stelt periodieke rapportages op met betrekking tot de toegewezen aandachtsgebieden. f. Levert een bijdrage aan het opstellen van de jaarlijkse begroting. g. Stelt overzichten op ten behoeve van budgetbewaking. h. Neemt deel aan overlegvormen, werkgroepen, doet verbetervoorstellen voor effectieve en efficiënte bedrijfsvoering van de toegewezen aandachtgebieden aan Manager Wonen. i. Vertaalt vastgesteld strategisch beleid naar uitvoeringsmaatregelen voor de eigen afdeling en/of stelt protocollen op voor de toegewezen aandachtsgebieden; legt deze ter goedkeuring voor aan Manager Wonen. 2. Realisatie kwalitatieve en kwantitatieve personele bezetting, personeelsbeleid en cultuur. a. Formuleren van aandachtspunten en doen uitvoeren van concrete acties gericht op het realiseren van de gewenste ontwikkeling van de personele bezetting. b. Motiveren, stimuleren en begeleiden van medewerkers in hun functioneren. c. Uitvoeren van overig personeelsbeleid. d. Uitvoeren van personeelsbeheer. e. Bevorderen van de gewenste organisatiecultuur. 3. Realisatie jaarplannen binnen de afdeling. Functieomschrijving Teamleider Leefbaarheid; versie 31 01 2018; Pagina 1 van 5
a. Bewaken van de voortgang en resultaten, zo nodig nemen van bijsturende/corrigerende maatregelen. 4. Realisatie optimalisaties en veranderingen in de bedrijfsvoering. a. Signaleren van mogelijke knelpunten in bedrijfsvoering (door externe of interne veranderingen). b. Opstellen van veranderplannen op basis van ervaren knelpunten en/of beleidskeuzes. c. Coördineren van de realisatie van optimalisatie c.q. veranderingen in de lopende bedrijfsvoering; stelt hiervoor plannen van aanpak op en legt deze ter goedkeuring voor aan Manager Wonen. d. Bevorderen van de interne afstemming en samenwerking met andere afdelingen. e. Bereiken van draagvlak voor mogelijke veranderingen in bedrijfsvoering (door interne of externe veranderingen). Beleid en advies 1. Doet innovatieve voorstellen m.b.t. het eigen vakgebied. 2. Levert een actieve bijdrage aan de beleidsvoorbereiding inzake het mutatiebeleid, beleid klachtenonderhoud en woonruimteverdeling beleid; adviseert, neemt deel aan overlegvormen, werkgroepen, bereidt notities voor. 3. Draagt bij aan beleidsvorming inzake dienstverlening, invoering van producten & diensten; nieuwbouw pve, voorlopig ontwerp, koop- huurprijzen; wonen, welzijn en zorgbeleid; beleid van te voeren activiteiten voor derden; leefbaarheidsbeleid/plan; beleid huurderparticipatie; kwaliteitsbeleid; VB en verkoopbeleid; meerjaren onderhoudsbegroting. 4. Vertaalt Afdelingsbeleid naar uitvoeringsmaatregelen voor de eigen afdeling. Informatievoorziening 1. Draagt zorg voor methodische informatievergaring voor de toegewezen aandachtsgebieden (monitoren). Stelt zich op de hoogte van de ontwikkelingen en problemen in de wijk. Rapporteert relevante ontwikkelingen aan Manager Wonen, eigen medewerkers en UWOON functionarissen van andere afdelingen die betrokken zijn bij de toegewezen aandachtsgebieden. 2. Draagt zorg voor methodische informatievergaring over werkprocessen voor de toegewezen aandachtsgebieden (monitoren). Stelt zich op de hoogte van knelpunten en verbeterpunten in de bedrijfsvoering. Rapporteert relevante ontwikkelingen aan Manager Wonen, eigen medewerkers en UWOON functionarissen van andere afdelingen die betrokken zijn bij de toegewezen aandachtsgebieden. 3. Draagt gegevens aan voor tertiaal- en jaarrapportage, rapporteert hierover en geeft advies aan Manager Wonen. 4. Draagt bij aan het jaarplan en begroting voor de toegewezen aandachtsgebieden. Bevorderen leefbaarheid 1. Beheert werkprocessen voor leefbaarheid. 2. Onderhoud mede contacten met (vertegenwoordigers van) bewoners met als doel de leefbaarheid in de buurt te verbeteren. Adviseert (en doet adviseren) bewoners en instellingen hoe zij leefbaarheid kunnen bevorderen. 3. Coördineert contacten en bevordert de samenwerking met stakeholders: toezichthouders, wijkteams, gemeente, politie, maatschappelijk werk en andere netwerkpartners. Bewonersparticipatie 1. Beheert werkprocessen voor bewonersparticipatie. 2. Vertegenwoordigt mede de organisatie bij overleggen met bewonersorganisaties; onderhoudt actief contacten met overige functionarissen die de organisatie vertegenwoordigen bij overleggen met bewonersorganisaties. 3. Bevordert (en initieert) nieuwe vormen van bewonersparticipatie; heeft in deze voorafgaand aan initiatieven/uitvoering overleg met Manager Wonen. 4. Draagt zorg voor uitvoering van vastgestelde acties ter bevordering van bewonersinitiatieven. Functieomschrijving Teamleider Leefbaarheid; versie 31 01 2018; Pagina 2 van 5
Resultaat: Werkprocessen zijn beheerd. Vertegenwoordigt mede UWOON bij bewonersorganisaties, stuurt proces bewonersparticipatie aan, initieert innovatieve wijzen van bewonersparticipatie in samenwerking met team. Overlastproblematiek 1. Beheert werkprocessen voor overlastproblematiek; draagt op procesniveau zorg voor correcte uitvoering van plannen van aanpak, procedures en/of protocollen voor overlast. 2. Draagt zorg voor informatie en advies inzake overlast en sociale klachten. 3. Ondersteunt medewerkers bij de behandeling van complexe (overlast)problematiek. 4. Vervult eventueel bij overlast een actief bemiddelende rol tussen betrokken individuen en/of partijen. 5. Onderhoud functionele contacten met externe partijen en instanties als buurtbemiddeling en politie. Huurincasso 1. Beheert werkprocessen voor huurincasso; draagt op procesniveau zorg voor correcte uitvoering van plannen van aanpak, procedures en/of protocollen voor huurincasso. 2. Ondersteunt medewerkers bij de aanpak van complexe problematiek. 3. Onderhoud functionele contacten met externe partijen en instanties voor maatschappelijk werk en schuldsanering. Ontruiming en juridische procedures 1. Beheert werkprocessen voor ontruiming en juridische procedures. 2. Beoordeelt voorstellen voor ontruiming wegens overlast en/of betalingsachterstand en rapporteert de voor het betreffende gebied verantwoordelijke Manager Wonen over voorgenomen ontruimingen. 3. Bewaakt een juiste procedurele uitvoering van ontruimingen en overige juridische procedures tegen klanten wegens overlast en/of betalingsachterstand. 4. Bevordert op (keten)samenwerking met partijen die betrokken zijn bij ondersteuning van niet zakelijk financieel beheer voor burgers. Herstructurering 1. Beheert werkprocessen voor herstructurering. 2. Beoordeelt plannen van aanpak voor herstructurering. Draagt zorg voor een juiste uitvoering van processen voor herstructurering. 3. Coördineert de actualisering van het sociaal plan. 4. Draagt zorg voor informatievoorziening aan klanten over herstructurering. 5. Neemt deel aan overlegvormen met belanghebbers, zoals gemeenten. Verhuur maatschappelijk vastgoed 1. Onderhoudt een netwerk met partijen die betrokken zijn bij huur van maatschappelijk vastgoed. Brengt en haalt informatie over ontwikkelingen in huur/verhuur van maatschappelijk vastgoed. Onderhoudt in deze actief contacten met Manager Wonen en (overige) functionarissen die betrokken zijn bij huur/verhuur van maatschappelijk vastgoed. 2. Ondersteunt, desgevraagd door Manager Wonen, de Beleidsmedewerker bij actief onderzoek onder zorgpartijen over de wensen/behoefte in huur/verhuur van maatschappelijk vastgoed. Onderhoudt actief contacten. 3. Initieert acties om verwachte leegstand te vermijden; heeft in deze voorafgaand overleg met Manager Wonen. Onderhoudt functionele contacten met de afdeling Vastgoed en overige functionarissen die betrokken zijn bij huur/verhuur van maatschappelijk vastgoed. 4. Bevordert (en initieert) nieuwe samenwerkingsverbanden voor het gebruik/de verhuur van maatschappelijk vastgoed; heeft in deze voorafgaand overleg met Manager Wonen. Functieomschrijving Teamleider Leefbaarheid; versie 31 01 2018; Pagina 3 van 5
Procesbeheersing eigen functie 1. Zorgt ervoor dat eigen werkzaamheden transparant en navolgbaar zijn en draagt desgevraagd zorg voor documentatie en rapportage van eigen werkzaamheden. 2. Draagt bij aan de continuering van eigen werkzaamheden bij ongeplande afwezigheid. 3. Communiceert met in- en externe belanghebbenden over (te) verwachte(n) acties en resultaten van eigen werkzaamheden. 4. Draagt bij aan onderhoud en optimalisatie van op eigen resultaatgebieden betrekking hebbende bedrijfsstandaarden, procedures en werkinstructies; past deze op correcte wijze toe. Algemeen 1. Draagt in algemene zin bij aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen. 2. Neemt desgevraagd door leidinggevende of directeur-bestuurder zitting in werkgroepen en/of coördineert projecten, ook als die niet de eigen verantwoordelijkheidsgebieden betreffen. 3. Vervangt en ondersteunt eigen medewerkers en collega s. 4. Verricht uiteenlopende uitvoerende werkzaamheden op de afdeling bij piekbelasting. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden 1. Voldoen aan de doelstelling van de functie. 2. Kennis bijhouden. 3. Resultaatverantwoordelijk voor alle activiteiten van de afdeling. De Teamleider Leefbaarheid is resultaatverantwoordelijk voor alle activiteiten van de afdeling Leefbaarheid. De Teamleider Leefbaarheid kiest een eigen aanpak en stelt zelf prioriteiten binnen globale kaders, procedures en het beleidsplan. De te maken keuzen betreffen voortgang- en kwaliteitsbeslissingen over het eigen werk en dat van anderen. Contacten Interne contacten vinden plaats met de leidinggevende (wekelijks, oplossen van problemen en informatie-uitwisseling), collega s (dagelijks, voortgang, afstemming en informatie-uitwisseling) en leidinggevenden van andere afdelingen (dagelijks, voortgang, afstemming en informatieuitwisseling). Externe contacten vinden plaats met klanten, overheid, instellingen en samenwerkingspartners (dagelijks, afstemmen, informatie-uitwisseling en oplossen van problemen). Functie-eisen Kennis Voor de functie is de volgende achtergrond van belang HBO werk- en denkniveau Daarnaast moeten op de volgende velden ontwikkelingen worden bijhouden: interne organisatie, conflicthantering, huurrecht, volkshuisvesting, juridische zaken, bedrijfs- en kantoorapplicaties en managementtechnieken. Functieomschrijving Teamleider Leefbaarheid; versie 31 01 2018; Pagina 4 van 5
Functie specifieke competenties Competentie Aansturen Plannen en organiseren/ implementatiegerichtheid Kwaliteit leveren /Resultaatgerichtheid Samenwerken en overleggen Omschrijving Geeft duidelijk richting aan anderen door het stellen van doelen en prioriteiten, het maken van (resultaat)afspraken en/of het geven van instructies en aanwijzingen; oefent daarbij het nodige gezag uit; controleert of mensen zich houden aan de gemaakte afspraken en richtlijnen en onderneemt zo nodig actie; delegeert op effectieve en duidelijke wijze taken, verantwoordelijkheden en/of bevoegdheden aan anderen; maakt daarbij goed gebruik van de aanwezige verschillen en variatie binnen een groep; gebruikt humor om de band te versterken. Het structureren en ordenen van het werk, waarbij mensen en middelen op elkaar worden afgestemd. Formuleert voor het werk/activiteiten voor zichzelf en anderen duidelijke, concrete doelen en prioriteiten; plant en organiseert activiteiten doelmatig en doeltreffend; regelt adequaat de benodigde mensen en middelen; bewaakt nauwgezet het halen van de gestelde (tussen)doelen en deadlines; controleert of anderen zich aan gemaakte afspraken houden. Bewaakt actief de voortgang van een proces. Richt zich op het daadwerkelijk realiseren van beoogde resultaten, en geeft niet op totdat deze doelen bereikt zijn. Hanteert duidelijke kwaliteit- en productiviteitsnormen waaraan het werk moet voldoen; is er sterk op gericht de afgesproken kwaliteit en productiviteit te halen; voert hiervoor de taken consistent en systematisch uit; houdt nauwkeurig in de gaten of de afgesproken kwaliteit- en productiviteitsniveaus gerealiseerd worden. Raadpleegt en betrekt anderen bij het nemen van beslissingen en/of het uitvoeren van taken; overlegt tijdig en regelmatig met anderen en informeert hen voldoende; heeft oog voor de ruimte van de ander en streeft naar haalbare afspraken; stelt zich in de samenwerking openhartig en oprecht op; waardeert openlijk de bijdrage van anderen; bevordert de samenwerking en de teamgeest in een groep en past zich waar nodig aan de groep aan. Relaties bouwen en netwerken Onderhandelen Kostenbewust handelen. Integriteit, discretie, geheimhouding Discretie is vereist bij persoonlijke situaties en gegevens van bewoners en bij prijsafspraken en beleidsvoornemens. Het opbouwen van relaties en netwerken die van pas kunnen komen om doelstellingen te realiseren, en deze contacten inzetten om zaken voor elkaar te krijgen. Effectief communiceren met het oog op bereiken van beoogde resultaten, in overeenstemming en acceptatie door onderhandelingspartner (en behoud van een werkzame relatie). Handelt sterk kostenbewust, maakt steeds een goede afweging tussen de kosten en baten van een actie of besluit; toont het nodige financiële bewustzijn; laat zien inzicht te hebben in de dynamiek van de organisatie Handhaven van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen in activiteiten die met de functie te maken hebben. Indeling (Cats ): J Voor waardering van de functie zijn zowel de functiefamilie Woningbeheer Wijkbeheer Leefbaarheid als Management van toepassing. De functie van teamleider leefbaarheid richt zich op het aansturen van het team leefbaarheid en het bevorderen en borgen van een leefbare woonomgeving en sociale cohesie. Het gebied leefbaarheid kent een grote variëteit in onderwerpen. Binnen de functie wordt een bijdrage aan beleid verwacht. De rol in het beleidsproces richt zich op het zelfstandig kunnen aanleveren van kwalitatieve (onderdelen van) beleidsnotities /verbetervoorstellen. Bovenstaande in ogenschouw nemende, wordt de functie ingedeeld op niveau J. Dit geldt zowel voor de functiefamilie Woningbeheer Wijkbeheer Leefbaarheid als Management. Functieomschrijving Teamleider Leefbaarheid; versie 31 01 2018; Pagina 5 van 5