Functiebeschrijving Teamleider Documentaire Informatievoorziening (samenvatting)

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Teamleider Documentaire Informatievoorziening (samenvatting) Doel van de functie : Digitale en fysieke beschikbaarheid van documentaire informatie binnen de organisatie. Behandelen, beheren, archiveren en ontsluiten van documenten in een daartoe ingericht informatiesysteem, volgens interne en wettelijke richtlijnen, om te voorzien ineen adequate informatievoorziening voor de organisatie of onderdelen daarvan. Leiding geven aan het team Documentaire Informatievoorziening. 1) Troughput: wat doe ik?(functiespecifieke resultaatgebieden) 2) Output: wat levert het op? (Resultaat per gebied). Management en Organisatie voor Team Div Registreren van post en interne documenten Archivering Overdracht of vernietiging van dossiers Bedrijfsvoering van werkprocessen voor het team is effectief en efficiënt. Bedrijfsvoering is in lijn met de doelen van Afdelingsbeleid. Medewerkers zijn gemotiveerd en kundig. Bezetting en personeelsbeleid is uitgevoerd conform beleid en jaarplan/begroting. Kwalitatieve en kwantitatieve bezetting is afgestemd op te behalen resultaten. Doelstellingen van het jaarplan zijn behaald. Samenwerking met collega s en andere afdelingen is constructief. Adequate informatievoorziening omtrent de verblijfplaats, voortgang en afhandeling van documenten Optimale beschikbaarheid van documenten voor gebruikers Tijdige en correcte opschoning van de archiefbestanden Dienstverlening en informatievoorziening Archiefinrichting Applicatiebeheer DIV Bevordering van een efficiënte raadpleging van documenten door gebruikers Effectieve en efficiënte archiveringsstromen Optimale werkende ICT-producten met betrekking tot de functionaliteit van de applicatie ten behoeve van de gebruikers Procesbeheersing eigen functie Eigen werkzaamheden zijn transparant en navolgbaar en desgevraagd correct en tijdig gedocumenteerd en gerapporteerd. De voortgang van de werkzaamheden bij ongeplande afwezigheid is gewaarborgd. Met in- en externe belanghebbenden is tijdig, volledig en correct gecommuniceerd over (te) verwachte(n) acties en resultaten van eigen werkzaamheden. Op eigen resultaatgebieden betrekking hebbende bedrijfsstandaarden, procedures en werkinstructies zijn up-to-date gehouden, op correcte wijze toegepast en doelmatig. Verbetermogelijkheden in de eigen werkprocessen en bijbehorende procedures en werkinstructies zijn aangegeven. Input: wat heb ik nodig? Belangrijke functiecompetenties. Aansturen: implementatiegerichtheid; Kwaliteit leveren /Resultaatgerichtheid; Samenwerken en overleggen; Actief luisteren; klantgerichtheid; Communiceren; Applicatievaardigheden; Integriteit, discretie, geheimhouding. Benodigde kennis. Werk en denkniveau MBO-HBO, met relevante opleiding voor het vakgebied. Daarnaast moeten op de volgende velden ontwikkelingen worden bijhouden Kennis van documentaire informatievoorziening en van archivering.. Kennis van geautomatiseerde informatieverwerkings- en archiefsystemen. Kennis van de organisatiestructuur en -processen en de klanten van documentaire informatievoorzieningen. Kennis van de interne organisatie Kennis van wet- en regelgeving (archief) Kennis van en ervaring met managementtechnieken Kennis van de gebruikte bedrijfsapplicaties. Standplaats: Werkgebied UWOON CATS FUWA : schaal H Pagina 1 van 7

2 Functiebeschrijving Teamleider Documentaire Informatievoorziening Doel van de functie Digitale en fysieke beschikbaarheid van documentaire informatie binnen de organisatie. Behandelen, beheren, archiveren en ontsluiten van documenten in een daartoe ingericht informatiesysteem, volgens interne en wettelijke richtlijnen, om te voorzien ineen adequate informatievoorziening voor de organisatie of onderdelen daarvan. Leiding geven aan het team Documentaire Informatievoorziening. Plaats in de organisatie Directeur -bestuurder Manager Bedrijfsvoering Manager Vastgoed Vestigingsmanager Ermelo/Elburg Vestigingsmanager harderwijk Hoofd Bestuursdiensten Controller afdeling ICT Teamleider DIV Medewerkers DIV F is verantwoording verschuldigd aan de Manager Bedrijfsvoering. Resultaatgebieden Management en Organisatie 1. Realiseren effectieve en efficiënte bedrijfsvoering: a. Aansturen van de operationele bedrijfsvoering en eventueel projectmatige activiteiten door periodiek overleg, afstemmen van lopende zaken en bijzonderheden en besluiten over afhandeling problemen. Pagina 2 van 7

3 b. Realiseren van de beschikbaarheid van middelen, eenduidige procedures en werkwijzen, systemen e.d. binnen bevoegdheden. Doet voorstellen bij eventuele tekorten of knelpunten. c. Bevorderen van de interne afstemming en samenwerking, ook met andere afdelingen. 2. Realiseren kwalitatieve en kwantitatieve personele bezetting en personeelsbeleid: a. Formuleren van aandachtspunten en doen uitvoeren van concrete acties gericht op het realiseren van de gewenste ontwikkeling van de personele bezetting. b. Motiveren, stimuleren en begeleiden van medewerkers (en stagiaires) in hun functioneren; c. Uitvoeren van overig personeelsbeleid; uitvoeren van personeelsbeheer. 3. Realiseren jaarplannen binnen het team: a. Bewaken van de voortgang en resultaten, zo nodig nemen van bijsturende/corrigerende maatregelen, ook voor activiteiten met een afdelingsoverschrijdend karakter. 4. Realisatie optimalisaties en veranderingen in de bedrijfsvoering: a. Signaleren mogelijke knelpunten in bedrijfsvoering (door externe of interne veranderingen) b. Op basis van ervaren knelpunten of beleidskeuzes; verandervoorstellen doen aan Manager Bedrijfsvoering; het vanuit klantperspectief bedenken en formuleren van oplossingen voor proces- en productverbeteringen, zodat de beschikbaarheid van documentaire informatie wordt vergroot. c. Coördineren van de realisatie van optimalisatie c.q. veranderingen in de lopende bedrijfsvoering. d. Bereiken van draagvlak onder eigen medewerkers voor mogelijke veranderingen in bedrijfsvoering. Resultaat: Bedrijfsvoering van werkprocessen voor het team Documentaire informatievoorziening is effectief en efficiënt. Bedrijfsvoering is in lijn met de doelen van Vestigingsbeleid.. Medewerkers zijn gemotiveerd en kundig. Bezetting en personeelsbeleid is uitgevoerd conform beleid en jaarplan/begroting. Kwalitatieve en kwantitatieve bezetting is afgestemd op te behalen resultaten. Doelstellingen van het jaarplan zijn behaald. Samenwerking met collega s en andere afdelingen is constructief. Registratie post en interne documenten Registreren van post en interne documenten met behulp van een geautomatiseerd systeem. Het ordenen en registreren van post, zodat inzicht bestaat in afhandeling van post door afdelingen. 1. Selecteren van documenten die geregistreerd moeten worden volgens interne criteria. 2. Bepalen van de route van documenten aan de hand van inhoud en adressering met inachtneming van privacy- en vertrouwelijkheidregels, en inbrengen van documenten in een daartoe beschikbaar informatiesysteem. 3. Analyseren van documenten en vastleggen van de (zoek)kenmerken in het informatiesysteem. 4. Secretariaten van informatie voorzien omtrent de voortgang en vindplaats van documenten. 5. Leveren van informatie ten behoeve van voortgang- en afdoeningcontrole. Resultaat: Adequate informatievoorziening omtrent de verblijfplaats, voortgang en afhandeling van documenten Archivering Archiveren van documenten en vormen van dossiers voor alle zaken op het gebied van beleid,beheer en bestuur binnen de organisatie of onderdelen daarvan. 1. Per zaak bewerken van documenten tot (digitale) dossiers, toepassen van regels omtrent autorisatie en beveiliging van documenten. Pagina 3 van 7

4 2. Maken van dossieromschrijvingen en verwijzingen naar andere dossiers;maken van dossieroverzichten voor gebruikers; bijvoegen van nieuwe stukken. 3. Toepassen van bewaar- en vernietigingstermijnen volgens daarvoor geldende regels. 4. Splitsen en reviseren van dossiers om de ordening logisch en overzichtelijk te houden. 5. Plaatsen en opbergen van informatiedragers in de daartoe beschikbare archiefruimten, bewaken van temperatuur- en andere klimaatomstandigheden volgens de richtlijnen die hiervoor gelden voor de media waarop informatie is opgeslagen. Resultaat: Optimale beschikbaarheid van documenten voor gebruikers Overdracht of vernietiging van dossiers Overdragen van afgeronde dossiers naar (semi-)statische archieven of doen vernietigen daarvan. 1. Opstellen van selectie- en vernietigingslijsten. 2. Selecteren van afgeronde dossiers binnen het dynamisch of semistatisch archief 3. Doen vernietigen van daartoe geselecteerde dossiers. 4. Overdragen van dossiers naar semistatische of (externe) statische archieven. 5. Registreren van de verblijfplaats van het dossier in het (semi-)statische archief. Resultaat: Tijdige en correcte opschoning van de archiefbestanden Dienstverlening en informatievoorziening Geven van informatie aan gebruikers over de aanwezigheid en verkrijgen van bepaalde documenten. 1. Gevraagd en ongevraagd attenderen van medewerkers op voor hen relevante documenten; beschikbaar stellen van informatiemateriaal. 2. Adviseren van gebruikers bij het gebruik van de beschikbare zoeksystemen. 3. Verstrekken van informatie over procedures en de strekking of inhoud van documenten in een dossier, adviseren aan en ondersteunen van afdelingen bij het opzetten en onderhouden van afdelingsarchieven. Resultaat: Bevordering van een efficiënte raadpleging van documenten door gebruikers Archiefinrichting Geven van vorm en inhoud aan de inrichting en organisatie van het archief. 1. Onderzoeken van mogelijkheden voor optimalisatie van de bestaande archiveringsmethodes respectievelijk de introductie van nieuwe archiveringsmethodes 2. Doen van verbetering- of vernieuwingsvoorstellen en zorgen voor de uitvoering daarvan na accordering door de leiding. 3. Zorgen voor en toezien op een optimale indeling en inrichting van de beschikbare archiefruimten; adviseren over herinrichting of uitbreiding van archiefruimten 4. Meebepalen van vernietigingstermijnen en het lichten van dossiers waarvan de verjaringstermijn is verstreken. 5. Adviseren over de mogelijkheden om media te ontsluiten en zo nodig tijdig informatie overzetten op andere media. Resultaat: Effectieve en efficiënte archiveringsstromen Applicatiebeheer DIV Beheren van ICT-applicaties ten behoeve van het vakgebied,alsmede (laten) uitvoeren van de nodige preventieve en correctieve maatregelen in de functionaliteit van de applicatie 1. Opstellen van voorstellen voor wijzigingen van de functionaliteit van de applicaties 2. Toezien op een correct gebruik van de applicaties 3. Testen van de functionele wijzigingen aan bijgestelde eisen Pagina 4 van 7

5 4. Inventariseren va gebruikerswensen en dit vertalen in functionele eisen 5. Onderhouden van de (gebruikers)documentatie 6. Instrueren van nieuwe gebruikers inzake de betreffende applicatie Resultaat: Optimale werkende ICT-producten met betrekking tot de functionaliteit van de applicatie ten behoeve van de gebruikers Procesbeheersing eigen functie. 1. Verzorgt dat eigen werkzaamheden transparant en navolgbaar zijn draagt desgevraagd zorg voor documentatie en rapportage van eigen werkzaamheden. 2. Draagt bij aan de continuering van eigen werkzaamheden bij ongeplande afwezigheid. 3. Communiceert met in- en externe belanghebbenden over (te) verwachte(n) acties en resultaten van eigen werkzaamheden 4. Draagt bij aan onderhoudt en optimalisatie van op eigen resultaatgebieden betrekking hebbende bedrijfsstandaarden, procedures en werkinstructies; past deze op correcte wijze toe. Resultaat: Eigen werkzaamheden zijn transparant en navolgbaar en desgevraagd correct en tijdig gedocumenteerd en gerapporteerd. De voortgang van de werkzaamheden bij ongeplande afwezigheid is gewaarborgd. Met in- en externe belanghebbenden is tijdig, volledig en correct gecommuniceerd over (te) verwachte(n) acties en resultaten van eigen werkzaamheden. Op eigen resultaatgebieden betrekking hebbende bedrijfsstandaarden, procedures en werkinstructies zijn up-to-date gehouden, op correcte wijze toegepast en doelmatig. Verbetermogelijkheden in de eigen werkprocessen en bijbehorende procedures en werkinstructies zijn aangegeven. Algemeen 1. Levert de benodigde informatie aan voor diverse rapportages. 2. Toetst mede op bruikbaarheid inzake nieuwe softwarereleases binnen zijn/haar vakgebied. 3. Draagt in algemene zin bij aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen. 4. Neemt desgevraagd door leidinggevende zitting in werkgroepen ook als die niet de eigen verantwoordelijkheidsgebieden betreffen. 5. Vervangt en ondersteunt collega s. 6. Verricht uiteenlopende uitvoerende werkzaamheden op de afdeling bij piekbelasting. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden. 1. Voldoen aan de doelstelling van de functie. 2. Kennis bijhouden. 3. Resultaatverantwoordelijk voor alle activiteiten van het Team Documentaire Informatievoorziening is resultaatverantwoordelijk voor alle activiteiten van de afdeling Documentaire Informatievoorziening. Contacten Interne contacten vinden plaats met de leidinggevende (aansturing, informatie-uitwisseling, voortgang), medewerkers van de afdeling (dagelijks, aansturing, informatie-uitwisseling, voortgang) en collega s van andere afdelingen (maandelijks, informatie-uitwisseling). Externe contacten vinden plaats met dienstverlenende bedrijven (periodiek, informatie-uitwisseling en problemen oplossen) en andere corporaties (periodiek, informatie-uitwisseling). Pagina 5 van 7

6 Functie-eisen Kennis Voor de functie is de volgende achtergrond van belang Werk en denkniveau MBO-HBO, met relevante opleiding voor het vakgebied. Daarnaast moeten op de volgende velden ontwikkelingen worden bijhouden Kennis van documentaire informatievoorziening en van archivering. Kennis van geautomatiseerde informatieverwerkings- en archiefsystemen. Kennis van de organisatiestructuur en -processen en de klanten van documentaire informatievoorzieningen. Kennis van de interne organisatie Kennis van wet- en regelgeving (archief) Kennis van en ervaring met managementtechnieken Kennis van de gebruikte bedrijfsapplicaties Functiespecifieke competenties Competentie Aansturen: Plannen en organiseren/ implementatiegerichtheid Kwaliteit leveren /Resultaatgerichtheid Samenwerken en overleggen. Kijken en Luisteren (actief luisteren): voor het helder krijgen van de zoekvraag Omschrijving Geeft duidelijk richting aan anderen door het stellen van doelen en prioriteiten, het maken van (resultaat)afspraken en/of het geven van instructies en aanwijzingen; oefent daarbij het nodige gezag uit; controleert of mensen zich houden aan de gemaakte afspraken en richtlijnen en onderneemt zo nodig actie; delegeert op effectieve en duidelijke wijze taken, verantwoordelijkheden en/of bevoegdheden aan anderen; maakt daarbij goed gebruik van de aanwezige verschillen en variatie binnen een groep; gebruikt humor om de band te versterken. Het structureren en ordenen van het werk, waarbij mensen en middelen op elkaar worden afgestemd. Formuleert voor het werk/activiteiten voor zichzelf en anderen duidelijke, concrete doelen en prioriteiten; plant en organiseert activiteiten doelmatig en doeltreffend; regelt adequaat de benodigde mensen en middelen; bewaakt nauwgezet het halen van de gestelde (tussen)doelen en deadlines; controleert of anderen zich aan gemaakte afspraken houden. Bewaakt actief de voortgang van een proces. Richt zich op het daadwerkelijk realiseren van beoogde resultaten, en geeft niet op totdat deze doelen bereikt zijn. Hanteert duidelijke kwaliteit- en productiviteitsnormen waaraan het werk moet voldoen; is er sterk op gericht de afgesproken kwaliteit en productiviteit te halen; voert hiervoor de taken consistent en systematisch uit; houdt nauwkeurig in de gaten of de afgesproken kwaliteit- en productiviteitsniveaus gerealiseerd worden. Raadpleegt en betrekt anderen bij het nemen van beslissingen en/of het uitvoeren van taken; overlegt tijdig en regelmatig met anderen en informeert hen voldoende; heeft oog voor de ruimte van de ander en streeft naar haalbare afspraken; stelt zich in de samenwerking openhartig en oprecht op; waardeert openlijk de bijdrage van anderen; bevordert de samenwerking en de teamgeest in een groep en past zich waar nodig aan de groep aan. Het vermogen om belangrijke informatie op te pakken in gesprekssituaties (en bij observaties), om te reageren op verbale en non-verbale signalen, door te vragen tot de informatie compleet is, de situatie helder is Pagina 6 van 7

7 Klantgerichtheid/ Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten Communicatie (mondeling en schriftelijk) Voor het toelichten van en informeren over processen en mogelijkheden bij documentaire informatie en het presenteren van verbetervoorstellen. Applicatievaardigheden. Voor het optimaal gebruiken van beschikbare applicaties. Integriteit, discretie, geheimhouding Het vlot, efficiënt en op persoonlijke wijze inspelen op uitgesproken en niet uitgesproken behoeften van klanten. Achterhaalt actief de behoeften en verwachtingen klanten; probeert hier zoveel als mogelijk bij aan te sluiten; werkt actief aan de relatie met de klant; stelt zich proactief op, verleent ook ongevraagd service. Maakt duidelijke afspraken en zorgt voor follow-up. Ziet zichzelf als een schakel in een op kwaliteit georiënteerd werkproces van dienstverlening; streeft naar het leveren van kwaliteit aan anderen in dit proces. Reageert op klacht zonder defensief gedrag. Het duidelijk, vloeiend, correct en to the point communiceren op een manier die de aandacht vasthoudt en door deze begrepen wordt door management en medewerkers van andere afdelingen binnen UWOON. Vermijdt jargon en/of technische terminologie. Gaat na of de boodschap begrepen is. Zich verdiepen in de mogelijkheden van in gebruik zijnde applicaties. De mogelijkheden van applicaties kunnen gebruiken voor het verhogen van de efficiëntie van eigen werkprocessen en/of overdracht van informatie. Anderen kunnen wijzen op efficiënte gebruiksmogelijkheden van applicaties. Bijhouden van kennis van in gebruik zijnde applicaties en oefenen in het gebruik van applicaties. Handhaven van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen in activiteiten die met de functie te maken hebben. Geheimhouding is vereist bij bedrijfsgegevens en persoonlijke gegevens( Pagina 7 van 7