Het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media werft aan in statutair dienstverband MEDEWERKER DOSSIERBEHANDELING SPORT (M/V) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Sport en Jeugd Cultuur, Jeugd, Sport en Media C Medewerker Arenbergstraat 9, 1000 Brussel Vacaturenummer: 11930 FUNCTIECONTEXT Binnen de Vlaamse overheid staat het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaams beleid inzake cultuur, jeugd, sport en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Het departement verbindt, ondersteunt, optimaliseert en innoveert het beleid op het gebied van cultuur, jeugd, sport en media. Naast het departement bestaat het Vlaamse Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media nog uit drie interne verzelfstandigde agentschappen Kunsten en Erfgoed, Koninklijk Museum voor Schone Kunsten en Sociaal-cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen die zorgen voor de uitvoering van het beleid. Het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media bestaat daarnaast ook nog uit het agentschap BLOSO en de Vlaamse Regulator voor de Media. Het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media bestaat uit Domeincoördinatie en drie afdelingen, Managementondersteunende diensten, afdeling Cultuur en Media en afdeling Sport en Jeugd. De Secretaris-generaal van het departement wordt ondersteund door een secretariaat en een stafdienst SG en Stafdienst Infrastructuur. De functie van medewerker dossierbehandeling sport situeert zich binnen de afdeling Sport en Jeugd. Deze afdeling heeft als één van de opdrachten het voorbereiden en ondersteunen van experimentele en innovatieve sportprojecten en proeftuinen sport, waarvoor de organisaties een subsidie toegekend krijgen. De medewerker dossierbehandeling is verantwoordelijk voor de administratieve opvolging van de subsidiedossiers en voor de uitbetaling van de subsidies. JE TAKENPAKKET: Doel functie: Analyseren en verwerken van binnenkomende aanvragen i.v.m. subsidies teneinde omtrent deze aanvragen een voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Conform met de procedures, wetgeving, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. en binnen de doelstellingen van het beleid. RESULTAATSGEBIEDEN Resultaatsgebied 1: vervollediging dossiers
Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens teneinde te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. - Gegevens verwerken en invoeren in de computer - Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging (Excel) - Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van klanten (telefonisch, terreinbezoek, ) en/of eigen onderzoek - Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen - Administratieve controle op volledigheid uitvoeren van de binnenkomende vragen - Een adresbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden - Checklist opmaken voor financiële gegevens Resultaatsgebied 2: analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. - Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering (correctheid en wettelijkheid) a.d.h.v. een checklist - Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures - Alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen analyseren Resultaatsgebied 3: voorstel van beslissing/advies Voorstel van beslissing/advies formuleren teneinde de beleidsmedewerker/dossierbehandelaar toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. - Uitwerken van een voorstel van beslissing/advies - Voorstel van beslissing bezorgen aan de beleidsmedewerker/dossierbehandelaar - Opmaak subsidiebesluiten - Initiëren van de uitvoering van de beslissing, voorbereiding uitbetaling subsidiedossiers (Orafin) Resultaatsgebied 4: communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen teneinde te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. - Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden - De beslissing aan de betrokkene toelichten - Klanten adviseren over de te volgen procedure - Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen - Informatie uitwisselen over het dossier Resultaatsgebied 5: kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. - Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten - Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie - Vakkennis ontwikkelen en actualiseren - Deelnemen aan projecten
Resultaatsgebied 6: opvolging Opvolgen van subsidiedossiers teneinde ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. - Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden - De uitbetaling van de subsidie initiëren uitvoeren en opvolgen - Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem (Excel) - Opvolging van de besteding van de budgetten sport - Klachten en beroepen rond het dossier behandelen Resultaatsgebied 7: ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. - Opvolgen van de beslissingen van de Vlaamse Regering en Parlementaire Vragen m.b.t. de beleidsthema s sport - Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten; opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo s, attesten, betalingsnota s, bestelbons, - Documenten en informatie beheren en klasseren (papier en elektronisch) en collega s informeren over waar deze documenten ter te vinden zijn - Fotokopies nemen en verspreiden - Helpen bij het versturen van zendingen, bv. opvolging en verdeling van promotiemateriaal - Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, chef, - Inspringen bij afwezigheid van collega s - Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes, - Reservering vergaderzalen en catering, afhandeling facturen PROFIEL DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je behoort tot een statutaire wervingsreserve (opgesteld door Selor of doorjobpunt Vlaanderen onder bevoegdheidsdelegatie van Selor) voor de graad vanmedewerker voor de diensten van de Vlaamse overheid. Daarnaast heb je een diploma hoger secundair onderwijs of getuigschrift dat inaanmerking komt voor aanwerving in de graad van medewerker bij de dienstenvan de Vlaamse overheid; Of je hebt een vrijstelling van het generieke gedeelte omdat je behoorde tot eenwervingsreserve opgesteld door Selor voor de diensten van de Vlaamse overheidvoor de graad van medewerker waarvan de geldigheidsduur op 1 januari 2006nog niet was verstreken, of die dateert van na 1 januari 2006 of je bent geslaagdvoor de generieke proef voor niveau C. Daarnaast heb je een diploma hoger secundair onderwijs of getuigschrift dat in aanmerking komt vooraanwerving in de graad van medewerker bij de diensten van de Vlaamseoverheid; Of je bent ambtenaar bij de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd vooreen loopbaanselectie voor de graad van medewerker; Of je werkt als ambtenaar in de rang C1 of in een hogere rang bij de diensten vande Vlaamse overheid.
TECHNISCHE COMPETENTIES Interesse in het sportbeleid in Vlaanderen Goede kennis van Excel en Word Goed cijfermatig inzicht Vertrouwd met of bereid zich in te werken in programma s zoals CIB klantenbestand, DMS (Document Management Systeem) en Orafin 2010. PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Betrouwbaarheid Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ) Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is II. Helpt anderen en pleegt overleg Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren I. Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen I. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen II. Levert met oog voor detail correct werk af Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep I. Hanteert een correcte en begrijpelijke taal Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen I. Plant eigen werk effectief Flexibel gedrag De eigen gedragsstijl kunnen veranderen om een gesteld doel te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen I. Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist
Oordeelsvorming (synthetisch denken) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. I. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens. HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met woensdag 22 augustus 2012. Om te solliciteren vul je het standaard cv in dat je kunt vinden op: http://www.jobpunt.be Bij voorkeur mail je dit ingevuld cv naar Kathy.tas@jobpunt.be. Vermeld in het onderwerp van je mail het vacaturenummer 11930. Of je stuurt het naar: Vlaamse overheid - Bestuurszaken Jobpunt Vlaanderen ( zone 3C ) Kathy Tas Boudewijnlaan 30 BUS 42 1000 Brussel Werk je al bij de Vlaamse overheid, dan stuur je samen met het ingevuld standaard cv ook een kopie van je meest recente aanstellingsbesluit of arbeidscontract mee. SELECTIEPROCEDURE - Screening van cv s op motivatie en nauwgezetheid van het standaard cv - Eindselectie: jurygesprek met computergestuurde redeneeroefeningen, een oefening naar nauwgezetheid en een persoonlijkheidsvragenlijst op vrijdag 7 september (datum onder voorbehoud) ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door de werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 5 euro per gewerkte dag) Je wordt aangeworven in de graad van medewerker met de bijbehorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 9 jaar verloond worden. Je aanvangssalaris is minimaal 22.045 euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan ongeveer1.837,09 euro. Je eerste 9 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap.
MEER WETEN? - Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Astrid Vervaet, teamverantwoordelijke Adres: Arenbergstraat 9, 1000 Brussel Tel. : 02 553 69 22 E-mail :astrid.vervaet@cjsm.vlaanderen.be - Voor extra informatie over de de arbeidsvoorwaarden kun je terecht op de website www.vlaanderen.be/arbeidsvoorwaarden,of kun je contact opnemen met Els Caes, HR-medewerker Adres: Arenbergstraat 9, 1000 Brussel Tel. : 02 553 32 31 E-mail : els.caes@cjsm.vlaanderen.be - Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met Heidi Verkeyn, selectieverantwoordelijke Jobpunt Vlaanderen Tel. : 02 553 60 65 E-mail :heidi.verkeyn@jobpunt.be