Klachtenregeling medewerkers

Klachtenregeling medewerkers

Inleiding De Tintengrep hecht veel waarde aan pen cmmunicatie en een ged werkklimaat. Het is belangrijk dat medewerkers nvrede en klachten ter sprake brengen, zdat er gezamenlijk gezcht kan wrden naar een plssing en gezrgd kan wrden vr een werkbare situatie. Klachten van medewerkers kunnen aanleiding zijn tt verbeteringen in de werkwijze en afspraken. Waar is deze regeling vr bedeld? Deze regeling is bedeld m vr iedere individuele medewerker een snelle en adequate behandeling van klachten mgelijk te maken. In deze regeling staat p welke wijze een medewerker een klacht kan indienen, wie deze klacht gaat behandelen en welke prcedure gevlgd met wrden. Uitgangspunt in deze regeling is dat klachten zveel mgelijk nderling wrden pgelst. Wanneer dit niet lukt is bemiddeling via de leidinggevende mgelijk. Mcht dit geen resultaat hebben, f de klacht te ernstig zijn m via bemiddeling p te lssen, dan kan de klacht wrden ingediend bij de klachtencmmissie. In smmige situaties kan het vr medewerkers lastig zijn m een klacht in te dienen. De medewerker kan dan cntact pnemen met de vertruwenspersn. De vertruwenspersn kan de medewerker aanhren, bijstaan, en advies geven. Meer infrmatie ver de vertruwenspersn is te vinden in het prtcl ngewenst gedrag. Wie kunnen er gebruik maken van deze regeling? Deze regeling is van tepassing vr alle medewerkers van de Tintengrep. Onder medewerkers wrdt verstaan: werknemers met een arbeidsvereenkmst, zzp-ers, vrijwilligers, flexwerkers, stagiairs en cliëntenraadsleden. Onderscheid tussen een klacht en een misstand Zwel bij een klacht als bij een misstand is er sprake van een gevel van ngenegen. Bij een klacht is dit persnlijk van aard; de medewerker zekt een plssing vr zichzelf en heeft een grt belang bij het nderzek naar de klacht die hij heeft ingediend. Een klacht kan.a. betrekking hebben p: Ongewenste mgangsvrmen zals agressiviteit, geweld, discriminatie (seksuele) intimidatie en ander ngewenst gedrag (zie k prtcl ngewenst gedrag) Onzrgvuldige, nredelijke f nrechtvaardige behandeling Het nvldende rekening huden met ernstige gewetensbezwaren Het niet naleven van de individuele arbeidsvereenkmst, bepalingen uit de ca f Arbwet Bij een misstand heeft het gevel van ngenegen betrekking p het maatschappelijk belang; de medewerker ndervindt ver het algemeen niet direct persnlijk de gevlgen van de misstand en heeft ver het algemeen geen direct persnlijk belang bij het nderzek. Bij een misstand gaat het er m dat de medewerker een situatie vermed waarin er sprake is van (een dreiging van): Schending van een wettelijke regel Gevaar vr de vlksgezndheid Gevaar vr de veiligheid van persnen Gevaar vr de aantasting van het milieu Gevaar vr het ged functineren van de rganisatie als gevlg van een nbehrlijke wijze van handelen f nalaten Schending van andere dan wettelijke regels Verspilling van verheidsgeld Het bewust achterhuden, manipuleren en/f vernietigen van infrmatie ver de bvengenemde feiten Vr het aan de kaak stellen van een misstand wrdt verwezen naar de klkkenluidersregeling.

Prcesschema klachtenprcedure

1. Bemiddeling leidinggevende Wanneer het niet lukt m de klacht rechtstreeks te bespreken met degene die aanleiding geeft vr de klacht, f wanneer dit niet tt het gewenste resultaat heeft geleidt, is de stap naar bemiddeling mgelijk. a. De medewerker dient een klacht in bij zijn leidinggevende. De vrm waarin dit gebeurt is vrij, als het maar duidelijk is dat het m een klacht gaat. Indien de klacht de leidinggevende betreft dient de medewerker de klacht in bij de leidinggevende van zijn leidinggevende. b. De klacht wrdt dr de leidinggevende geregistreerd en gemaild naar het meldpunt klachten en veiligheid (meldpuntklachtenenveiligheid@tintengrep.nl). c. De stafmedewerker kwaliteit stuurt de leidinggevende vervlgens een bevestigingsmail, met daarin instructies welke acties van de leidinggevende wrden verwacht en welke prtcllen eventueel van tepassing zijn. d. De leidinggevende stuurt de medewerker binnen één week na ntvangst van de klacht een ntvangstbevestiging, waarin het verlp van de prcedure wrdt aangegeven. e. De leidinggevende prbeert via hr en wederhr met betrkkenen tt een plssing te kmen en nderneemt z ndig verdere acties m de klacht p te lssen. f. Na 4 f 8 weken, afhankelijk van de aard van de klacht, infrmeert de stafmedewerker kwaliteit f de klacht al is pgelst. De stafmedewerker kwaliteit geeft bij de leidinggevende aan welke infrmatie geregistreerd dient te wrden en checkt bij de medewerker f de klacht naar tevredenheid is pgelst. 2. Behandeling dr klachtencmmissie Mcht bemiddeling dr de leidinggevende geen resultaat hebben, f de klacht te ernstig zijn m via bemiddeling p te lssen, dan kan de klacht wrden ingediend bij de klachtencmmissie. a. Samenstelling klachtencmmissie a) De raad van bestuur vrmt een klachtencmmissie, bestaande uit een vertegenwrdiger namens de werknemers, aangewezen dr de OR, een vertegenwrdiger namens de werkgever, aangewezen dr de raad van bestuur en een externe derde, eveneens aangewezen dr de raad van bestuur. De leden van de klachtencmmissie zijn zwel in hun rdeelsvrming als hun psitie nafhankelijk van de Tintengrep en zijn niet werkzaam binnen de Tintengrep. b) De leden van de klachtencmmissie wrden benemd vr een peride van drie jaar. Na het verstrijken van hun zittingsperide kunnen zij aansluitend ng eenmaal vr dezelfde peride wrden benemd. c) De raad van bestuur verschaft de klachtencmmissie, in verleg, middelen die ndig zijn vr een gede uitefening van deze functie. d) De leden van de klachtencmmissie zijn p te vragen bij de afdeling Kwaliteit & Ontwikkeling van Tinten. 2.2 Indienen klacht a) De medewerker dient de klacht schriftelijk in bij de klachtencmmissie. Annieme klachten kunnen niet in behandeling wrden genmen dr de klachtencmmissie. b) Indien er ng geen pging tt bemiddeling dr leidinggevende is gedaan kan de klachtencmmissie, afhankelijk van de aard en de ernst van de klacht, adviseren alsng eerst de stap van bemiddeling te vlgen, alvrens de klacht in behandeling te nemen. c) De klachtencmmissie bevestigt de ntvangst van de klacht. De klager en degene(n) ver wie is geklaagd, ntvangen een exemplaar van dit reglement.

2.3 Onderzek a) De klachtencmmissie stelt een nderzek in. De klachtencmmissie heeft recht p alle infrmatie van de zijde van de werkgever die ze bij de vervulling van haar taak ndig heeft. b) Binnen één maand na ntvangst van de klacht hrt de klachtencmmissie afznderlijk de werknemer die de klacht heeft ingediend en andere betrkkenen, waarnder degene(n) ver wie is geklaagd. De cmmissie is verplicht de klager en degene ver wie geklaagd is te hren. De cmmissie is bevegd k anderen te hren. De zittingen van de klachtencmmissie zijn beslten. c) De cmmissie kan besluiten een nderzek te laten den dr deskundigen. De ksten hiervan kmen vr rekening van de werkgever. d) De klager en degene ver wie geklaagd is, wrden in de gelegenheid gesteld m kennis te nemen van elkaars standpunten en m daarp te reageren. Zij hebben recht p inzage in de relevante stukken. e) Van iedere zitting wrdt een schriftelijk rapprt pgemaakt dat dr alle betrkkenen vr gezien wrdt ndertekend. Indien een betrkkene dit weigert, wrdt de reden daarvan in het rapprt vermeld. 2.4 Bijstand De klager en degene ver wie is geklaagd, hebben het recht zich te laten bijstaan dr een dr hem/haar aan te wijzen persn. 2.5 Tijdelijke maatregelen Zwel bij aanvang van de prcedure als gedurende de lptijd van het nderzek kan de klachtencmmissie de bestuurder verzeken m tijdelijke maatregelen te treffen. De bestuurder zal daaraan gevlg geven indien dit vr het welzijn van de klager en/f enige ander medewerker f betrkkene - waarnder tevens begrepen degene(n) ver wie is geklaagd - ndzakelijk is. 2.5 Advies a) De klachtencmmissie brengt z spedig mgelijk, dch uiterlijk binnen twee maanden nadat de klacht is ingediend, een schriftelijke rapprtage uit aan de raad van bestuur. b) De rapprtage bevat in ieder geval: de naam van de klager de naam van degene ver wie is geklaagd een beschrijving van de klacht; de berdeling van de cmmissie ver de aannemelijkheid van de klacht een advies aan de werkgever inzake te nemen maatregelen (waarnder eventuele sancties) in het cncrete geval een advies aan de werkgever inzake te nemen maatregelen in het algemeen c) Indien de genemde termijn wrdt verschreden, ntvangen de klager en degene ver wie is geklaagd, daarvan bericht met pgave van de afhandelingsduur. d) Een afschrift van de schriftelijke rapprtage wrdt aan de direct betrkkenen gestuurd en aan de vertruwenspersn indien deze bij de klacht betrkken was. 2.6 De beslissing a) Binnen 14 dagen na ntvangst van de rapprtage van de klachtencmmissie zal de raad van bestuur een beslissing nemen ver de te nemen maatregelen p individueel niveau. De raad van bestuur zal daarbij het advies van de klachtencmmissie als uitgangspunt nemen. Als de raad van bestuur afwijkt van het advies, dan zal zij dat in verleg met de klachtencmmissie den en dan zal zij dat met redenen mkleed in de schriftelijke beslissing mtiveren. b) Afhankelijk van de zwaarte van de klacht(en) kunnen dr de raad van bestuur nder andere de vlgende sancties wrden pgelegd aan degene tegen wie een gegrnde klacht is gericht: een schriftelijke berisping een schrsing verplaatsing

ntslag c) Indien blijkt dat de geuite klacht ngegrnd is, dan zal de raad van bestuur de ndige maatregelen nemen m de situatie p de werkplek te nrmaliseren. De klachtencmmissie zal daarver advies wrden gevraagd. d) Indien sprake is van een bewuste valse klacht, dan zal de raad van bestuur gepaste maatregelen nemen m degene tegen wie de klacht is gericht te rehabiliteren. Ok zullen gepaste maatregelen genmen wrden tegen degene die de valse klacht bewust heeft ingediend. De klachtencmmissie zal daarver m advies wrden gevraagd. e) Een afschrift van de beslissing wrdt aan de direct betrkkenen gestuurd. 2.7 Niet eens met de beslissing a) Indien één van de betrkkenen het niet eens is met de beslissing van de raad van bestuur dan kan deze zich rechtstreeks wenden tt de raad van bestuur met een met redenen mkleed schriftelijk bezwaar. De raad van bestuur zal binnen 14 dagen schriftelijk p het bezwaar reageren. b) Indien de reactie van de raad van bestuur niet bevredigend is vr de betrkkene, dan kan hij zich wenden tt de bevegde rechter. 2.8 Geheimhuding Alle betrkkenen in deze prcedure handelen zdanig dat de privacy van de klager, beklaagde en andere betrkkenen vldende wrdt gewaarbrgd. Het gemtiveerde advies van de klachtencmmissie mag uitsluitend bekend gemaakt wrden na schriftelijk vastgelegde testemming van de medewerker met een klacht en de raad van bestuur. Registratie en evaluatie Geannimiseerde klachten wrden als klachten van medewerkers drie keer per jaar in de bestuursrapprtage vermeld en jaarlijks in de systeemberdeling. Tijdens deze berdeling wrdt een analyse van de klachten van medewerkers besprken en wrden indien ndig verbeteracties gefrmuleerd. Vr de verzameling en analyse van klachten is de stafmedewerker kwaliteit verantwrdelijk.