Document Management System Aanvullende instructies voor het koppelen van documenten en het raadplegen ervan vanuit boekingen en lijsten. Rel. 90-08 Inaras N.V. WWW.OCTOPUS.BE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM 1/16
WWW.OCTOPUS.BE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM 2/16
Inhoudstafel INHOUDSTAFEL... 3 INLEIDING... 4 Wat is Document Management... 4 Instellingen... 4 DMS TOEGEVOEGDE FUNCTIES... 5 Verklaring nieuwe knoppen... 5 Document Import Viewer... 5 Locatie opgeslagen documenten... 6 Werkbalk Document viewer / Docoment import viewer... 6 Raadplegen opgeslagen documenten... 7 KOPPELEN DOCUMENTEN... 8 Te verwerken documenten... 8 Koppelen documenten tijdens het boeken... 9 Te verwerken documenten tonen.... 9 Inboeken van het getoonde document.... 10 Documenten koppelen na het inboeken.... 11 Documenten koppelen via menu Beheer,... 13 SYNCHRONISEREN OFFLINE AANPASSINGEN... 14 AUTOMATISCH VERWERKEN ELECTRONISCHE FACTUREN... 15 Alle details van de e-invoice als afzonderlijke boekingslijnen ingeven.... 16 WWW.OCTOPUS.BE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM 3/16
Inleiding Deze handleiding beschrijft de functionaliteit die Octopus aanbiedt om documenten te koppelen aan boekingen, relaties, dossiers, afschrijvingen e.d.. Tevens wordt het verwerken van elektronische facturen (e-invoice) volgens e-fff UBL formaat beschreven. Wat is Document Management Lokaal aanwezige bestanden kunnen op een zeer gebruiksvriendelijke manier direct in Octopus in een dossier bewaard worden. Dit kan tijdens het invoeren van boekingen (aankoop-, verkoop, ) maar ook nadat boekingen reeds ingebracht zijn. Behalve bij boekingen kunnen documenten ook gekoppeld worden aan andere Octopus elementen zoals dossiers, relaties, investeringen, artikels. Van alle gekoppelde documenten staat er een versie op de Octopus servers. Ze zijn dan ook altijd en overal raadpleegbaar, ongeacht de locatie of de gemachtigde gebruiker die toegang heeft tot het dossier. Op die manier kan een ondernemer/zelfboeker instaan voor het inbrengen/koppelen van de documenten en kan het adviserend kantoor direct toegang krijgen tot die documenten. Uiteraard komt dit de samenwerking tussen ondernemer en boekhouder/accountant optimaal ten goede. Instellingen Om het Octopus Document Management System (kortweg: Octopus DMS) te gebruiken dient dit door Inaras NV geactiveerd te worden. Er zijn geen andere instellingen binnen het dossier nodig. Octopus DMS is een aanvullende module. Voor meer informatie over prijs en activatie kan u terecht via info@octopus.be WWW.OCTOPUS.BE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM 4/16
DMS toegevoegde functies Met het octopus DMS actief zijn er 2 toegevoegde knoppen in de Octopus werkbalk: Knop Document Import Viewer Knop Document Viewer Verklaring nieuwe knoppen Document Viewer Laat toe alle opgeslagen documenten te bekijken vanuit een eenvoudige structuur. Boeking Documenten: alle documenten gekoppeld via de boekingsschermen. Alle boekingdocumenten worden getoond onderverdeeld per boekjaar/dagboek. Boekjaar Documenten: documenten gekoppeld via het menu Beheer, boekjaar Dossier Documenten: documenten gekoppeld via het menu Beheer, Dossier Investering Documenten: documenten gekoppeld via het menu Beheer, Afschrijvingen Dossier Documenten: documenten gekoppeld via het menu Beheer, Dossier Lening Documenten: documenten gekoppeld via het menu Beheer, Leningen Rekening Documenten: documenten gekoppeld via het menu Beheer, Rekeningen Relatie Documenten: documenten gekoppeld via het menu Beheer, Relaties Alle documenten gekoppeld via het menu Beheer, worden getoond onderverdeeld per boekjaar. WWW.OCTOPUS.BE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM 5/16
Locatie opgeslagen documenten De locatie van de te koppelen documenten op de werkpost van waaruit Octopus gebruikt wordt is niet belangrijk vermits de documenten automatisch gesynchroniseerd worden op de Octopus Servers. Van de online opgeslagen documenten is er ook telkens een offline (locale) versie. De locatie hiervan is de locale plaats voor gebruikersbestanden. Een voorbeeld: C:\Users\Uwnaam\Octopus\dataStore Indien men meerdere dossiers ter beschikking heeft is er daar een onderverdeling per dossier. Deze locatie dient men normaal niet te benaderen buiten Octopus om. Verder in deze handleiding zullen we volgende benamingen gebruiken: Online documenten voor de op de Octopus servers bewaarde documenten; Offline documenten voor de locaal opgeslagen kopie. Werkbalk Document viewer / Docoment import viewer Synchroniseren: Alle online documenten vervangen door de offline documenten. Vernieuwen: Status check. Geeft aan of offline documenten overeenstemmen met de online documenten. Map openen: De map openen in de verkenner. Hoger niveau: Naar een hoger niveau in de boomstructuur gaan. WWW.OCTOPUS.BE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM 6/16
Raadplegen opgeslagen documenten Alle gekoppelde documenten kunnen geraadpleegd worden via: De document Viewer (zie hoger). Dubbelklikken op de documentnaam/boekingsnummer toont het document in een apart tabblad. De lijsten. CTRL-Klik op een boekingsnummer toont het gekoppelde document in een apart tabblad. Een boekingsscherm. Klikken op de koppelingsknop tabblad. toont het gekoppelde document in een apart Indien een document getoond wordt in een apart tabblad kan dit blad in een afzonderlijk venster geplaatst worden met de snetoets CTRL - 1 1: Klik op de koppelingsknop 2: Maak een nieuw venster met CTRL-1 3: Sleep het extra venster naar de juiste locatie WWW.OCTOPUS.BE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM 7/16
Koppelen documenten Alle soorten documenten kunnen binnen Octopus gekoppeld worden aan boekingen, dossier, relaties e.d. Indien men gescande documenten onder.pdf formaat wil koppelen en men kan bij het scannen kiezen voor Output mode : PDF/A-1b formaat dan heeft dit de voorkeur. Behalve.pdf documenten kunnen ook Word documenten, Excel rekenbladen, afbeeldingen, e.d. worden gekoppeld. Te verwerken documenten De eenvoudigste manier om documenten te koppelen binnen Octopus is ze eerst beschikbaar te maken in de Document Import Viewer. Onderstaand voorbeeld toont hoe documenten vanuit een map op de werkpost klaar gezet worden voor verwerking in Octopus in de Document Import Viewer. Het gaat hier om een eerder gescand verzameldocument met daarin meerdere te verwerken facturen. 1: Open de document Import Viewer 1: 2: Sleep het te verwerken document naar het geopende venster en laat het daar los Bij het loslaten zal Octopus automatisch het bestand (en daarin alle aanwezige documenten) uploaden naar de octopus servers. Zonder verdere actie zijn ze vanaf dan ook online beschikbaar voor wie toegang heeft tot het dossier. WWW.OCTOPUS.BE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM 8/16
Het document is klaar voor verwerking in Octopus. Op deze manier kunnen meerdere documenten klaar gezet worden voor verdere verwerking. Koppelen documenten tijdens het boeken Te verwerken documenten tonen. De document Import viewer kunnen we best plaatsen in een afzonderlijk venster. We kunnen dan door te klikken op het tabblad Import de te verwerken documenten (afzonderlijke pagina s) zichtbaar maken. 1: Maak een nieuw venster met CTRL-1 en sleep het naar de juiste locatie 2: klik op Import om de te verwerken pagina s te zien 3: Klikken op een pagina zal dat document tonen in het voorbeeldvenster Voor optimaal werken is het gebruik van een tweede monitor aangewezen. WWW.OCTOPUS.BE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM 9/16
Inboeken van het getoonde document. In onderstaand voorbeeld verwerken we een getoonde aankoopfactuur en koppelen we het document automatisch aan de boeking. We openen het boekingsscherm. In het Import venster geven we aan dat we deze pagina willen koppelen aan de in te brengen boeking. Dit doen we door het aanklikken van de knop automatisch koppelen bij uitvoeren boekingen De gegevens van de boeking worden op de gebruikelijke manier ingebracht. 1: Geef aan dat dit document dient gekoppeld aan een boeking 2: Verwerk de gegevens van het getoonde document 3. gebruik F12 voor het opslaan van de boeking én het koppelen van het document Bij het uitvoeren (F12) van de boeking zal het getoonde document automatisch gekoppeld worden aan deze boeking en vanaf dan met een muisklik terug kunnen getoond worden in Octopus. Direct zal de volgende te boeken pagina getoond worden en tegelijkertijd een nieuw boekingsscherm, klaar voor de volgende verwerking. WWW.OCTOPUS.BE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM 10/16
Indien 3. gebruik meerdere F12 voor pagina s het opslaan 1 boeking van de moeten boeking gekopeld én het koppelen worden van kan het dit door document het aanklikken van extra pagina s met ingedrukte CTRL toets. Documenten koppelen na het inboeken. Indien aan een eerder gemaakte boeking documenten dienen gekoppeld te worden dan volstaat het die naar het boekingsscherm te slepen. Octopus zal daarbij het document automatisch online beschikbaar stellen. Het document zal direct in de viewer getoond worden. Sleep het te koppelen document naar het boekingsscherm Octopus toont het gekoppelde document direct in een WWW.OCTOPUS.BE afzonderlijk Viewer-tabblad. DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM 11/16
Klikken op de koppelingsknop toont het gekoppelde document in een apart tabblad. WWW.OCTOPUS.BE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM 12/16
Documenten koppelen via menu Beheer, Behalve aan boekingen kunnen documenten ook gekoppeld worden via het menu Beheer, Boekjaar / Dossier / Afschrijvingen / Leningen / Rekeningen / Relaties Het volstaat om een te koppelen document naar het venster Beheer, te slepen. In onderstaand voorbeeld wordt een Excel rekeningblad gekoppeld aan een afschrijving. Sleep het te koppelen document naar het octopus scherm Octopus zal het document automatisch online beschikbaar stellen. In de Document Viewer zien we het document op het tabblad Bestandsbeheer. Dubbelklik op de bestandsnaam opent automatisch de gekoppelde toepassing (in dit geval Excel). Belangrijk: Indien het gekoppelde document naderhand offline wordt aangepast dan zal dit niet automatisch aangepast zijn online! WWW.OCTOPUS.BE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM 13/16
Synchroniseren offline aanpassingen. In de Document viewer kan men met de knop Vernieuwen nagaan of offline documenten overeenstemmen met de online documenten. 2: Offline en online versie verschillen 1: Klik op vernieuwen om de status van de offline documenten te controleren Synchroniseer op de door u gewenste manier offline en online bestanden. 1: Klik op het aan te passen document 2: Gebruik de knoppen Upload of Download Upload: het online document wordt overschreven door het nieuwe offline document. Download: het offline document wordt overschreven door de online versie van de Octopus servers. WWW.OCTOPUS.BE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM 14/16
Automatisch verwerken electronische facturen Als het DMS actief is in een dossier, is er nog een bijkomende functionaliteit: het verwerken van elektronische facturen volgens de e-invoice standaard. In onderstaand voorbeeld wordt een aankoopboeking ingebracht op basis van een doorgestuurd e-invoice bestand. Eens het document aanwezig in de Document Import Viewer kan het door dubbelklikken zichtbaar gemaakt worden in de Import-tab. In onderstaand scherm is dit met de CTRL-1 sneltoets in een afzonderlijk venster geplaatst. 1: Open het boekingsscherm 2: Geef aan dat dit document dient geboekt te worden 3: Klik op het te boeken document Alle informatie over de leverancier is in het elektronische document aanwezig. Vermits de relatie in Octopus gekend is, en daar ingesteld als automatische boeking op een kostennummer, zal deze boeking correct aangevuld worden. Het volstaat de boeking te beëindigen met F12 om ze weg te schrijven en het oorspronkelijke document te koppelen. WWW.OCTOPUS.BE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM 15/16
Alle details van de e-invoice als afzonderlijke boekingslijnen ingeven. Indien men alle detaillijnen van de e-invoice als afzonderlijke boekingslijnen wenst in te geven kan men vanuit de Import-tab de sneltoets CTRL-ALT-Klik gebruiken. CTRL-ALT-Klik zorgt ervoor dat alle detaillijnen van de factuur als afzonderlijke boekingslijnen worden ingegeven. WWW.OCTOPUS.BE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM 16/16