Handleiding OFB WebModules

Handleiding OFB WebModules voor Exact Datum Versie Copyright : 4 mei 2009 : VERSIE 2.0 OFB Software 2009

Inhoudsopgave 1 Algemeen... 3 2 Uw webshop koppelen aan uw Exact administratie... 3 3 ARTIKELEN BEHEREN... 6 3.1 Algemeen... 6 3.2 Artikelen indelen in groepen... 7 3.3 Artikelgroep afbeeldingen toevoegen... 8 3.3.1 Algemeen... 8 3.3.2 De taak instellen... 9 3.3.3 Artikelen koppelen aan groepen... 9 3.3.4 Artikeldetails... 11 3.3.5 Artikelafbeeldingen koppelen... 12 4 Orderverwerking... 14 4.1 algemeen... 14 4.2 Orders downloaden... 14 4.3 Orders verwerken naar uw Exact administratie*... 15 4.4 Automatisch verwerken van Weborders... 17 5 DEBITEURBEHEER... 17 5.1 Debiteuren syncrhoniseren... 17 5.2 Inlognaam en wachtwoord toekennen... 17 OFB WebBeheer voor Exact 2

1 Algemeen Deze handleiding is een toevoeging op de handleiding Handleiding OFB Web en is bedoeld voor gebruikers van OFB Web voor Exact. OFB Web voor Exact is te gebruiken in combinatie met Exact Compact en Exact Globe. 2 Uw webshop koppelen aan uw Exact administratie U kunt in OFB WebBeheer uw webshop koppelen aan uw Exact administratie. Ga hiervoor naar bestand instellingen. Tabblad WebBeheer Eerst moet WebBeheer gekoppeld worden aan de aangemaakte SQL database. In het eerste veld kunt u ingeven aan welke database server gekoppeld moet worden. Door op de refresh-knop te klikken wordt een lijst met actuele servers opgehaald. Indien het veld leeg blijft, kunt u handmatig de naam van de server invoeren. Bij de methode van authentificatie kunt u kiezen of u met uw windows naam en wachtwoord wil inloggen op de database, of met een SQL server account. LET OP: Het kan voorkomen als meerdere users OFB WebBeheer gebruiken en de authentificatie op windows ingesteld is, de database niet voor iedereen benaderbaar is. Raadpleeg hiervoor uw systeembeheerder. Deze kan dan de rechten voor alle gebruikers instellen of er kan ingelogd worden via SQL authentificatie. Met de knop Test verbinding kunt u de verbinding testen. OFB WebBeheer voor Exact 3

Tabblad Database Exact In het tabblad Database Exact kunt u uw Exact administratie koppelen aan uw webshop. Als eerste dient u uw database server waarop uw Exact administratie draait te koppelen. Bij Naam van de server selecteerd u de gewenste server. Middels de knop refresh worden de beschikbare servers weergegeven. Indien de server niet in dit lijstje staat, kunt u deze ook handmatig invoeren. Bij de methode van authentificatie kunt u kiezen of u met uw windows naam en wachtwoord wil inloggen op de database of met een SQL server account. LET OP: Het kan voorkomen als meerdere users OFB WebBeheer gebruiken en de authentificatie op windows ingesteld is, de database niet voor iedereen benaderbaar is. Raadpleeg hiervoor uw systeembeheerder. Deze kan dan de rechten voor alle gebruikers instellen of er kan ingelogd worden via SQL authentificatie. In het laatste veld dient u het nummer van uw administratie te kiezen. Middels de knop refresh krijgt u de beschikbare administraties te zien. Indien de administratie niet in de lijst staat, kunt u handmatig het administratienummer invoeren. Met de knop Test verbinding kunt u de verbinding testen. OFB WebBeheer voor Exact 4

Tabblad CMS Als laatste dient u de webshop te koppelen. In het tabblad CMS moet u een verwijzing maken naar uw webshop. Bij Site URL (http) voert u het adres (de domeinnaam) van uw webshop in. Daaronder wordt vervolgens de URL naar de webservice automatisch ingevuld. De webservice is een belangrijk gedeelte wat nodig is om de webshop te laten functioneren. Om dit te beveiligen dient u een gebruikersnaam en wachtwoord te gebruiken. Standaard staat dit al voor u ingesteld. Indien u de gebruikersnaam en het wachtwoord wilt wijzigen, kunt u contact opnemen met OFB Software B.V. Om de connectie met de webshop te realiseren moeten ook de ftp gegevens ingevuld worden; Hostnaam (zonder ftp://), gebruikersnaam en wachtwoord. Daarnaast is het belangrijk dat bij Subfolder naar Site URL (FTP) de map ingevuld wordt, die gebruikt wordt als websiteroot. De websiteroot is het hoogst liggende pad waarin de webshopbestanden geplaatst zijn. Mocht u meerdere websites op eenzelfde hostingserver hebben, kunt u in het veld FTP Root/user folder de FTP Root instellen van uw gehele website (het hoogste niveau van de mappenstructuur van uw gehele website). OFB WebBeheer voor Exact 5

3 ARTIKELEN BEHEREN 3.1 Algemeen Met artikelbeheer kunt u uw artikelen uit uw Exact administratie beheren voor het gebruik in uw OFB Webshop. U kunt selecteren welke artikelen uit uw administratie op uw webshop aangeboden worden. Om uw webshop te etaleren kunt u afbeeldingen aan uw artikelen koppelen welke bij het product getoond worden. De artikelen kunnen ook gekoppeld worden aan hoofdgroepen, groepen en subgroepen 1. Om uw artikelen te beheren, dient u in het linkermenu op Artikelbeheer te klikken. Het volgende scherm wordt nu geopend. In het artikelbeheerscherm ziet u een overzicht van alle artikelen die in uw Exact administratie staan. U kunt de artikelen nu onder andere gaan filteren, indelen in hoofdgroepen, groepen en subgroepen. 1 Het aanmaken en beheren van groepen wordt in paragraaf 5.3 beschreven. OFB WebBeheer voor Exact 6

3.2 Artikelen indelen in groepen Om uw artikelen overzichtelijk in uw webshop aan te bieden, kunt u deze indelen in groepen. Het indelen in groepen kan tot drie niveau s diep. 1. Hoofdgroepen 2. Groepen 3. Subgroepen U kunt uw artikelen indelen in groepen in het Groepenschema. Het groepenschema is vanuit het linkermenu te benaderen (shop artikelen artikelbeheer), of vanuit het artikelbeheerscherm (knop groepenschema ) U kunt hoofdgroepen toevoegen door links in het groepenschema scherm op groepenschema te klikken. Vervolgens kunt u een naam aan de groep geven. Nadat dit gedaan heeft kunt u kiezen of de groep In Web te zien is, door het vakje aan of uit te vinken. Hierna kiest u de volgorde waarin de groep op de lijst te zien is. Ook kunt u een afbeelding aan de groep toekennen. Dit doet u door in het afbeeldingenvak het icoon rechts te klikken. U kunt nu een afbeelding van uw computer selecteren en aan de groep toekennen. De afbeeldingen verschijnen ook in uw webshop. Voor het toevoegen van groepen en subgroepen volgt u dezelfde procedure. Let erop dat als u onder een bepaalde (hoofd)groep een (sub)groep wilt aanmaken, u met uw muis op de bovenliggende (hoofd)groep klikt. OFB WebBeheer voor Exact 7

3.3 Artikelgroep afbeeldingen toevoegen 3.3.1 Algemeen U kunt afbeeldingen bij uw artikelgroepen op uw webshop tonen. Dit kunt u op twee manieren: Artikelen in het groepenschema koppelen In het groepenschema kunt u per hoofdgroep/groep/subgroep een afbeelding toekennen. Dit doet u door in het groepenschema bij afbeelding de gewenste afbeelding te selecteren. Daarna voert u de taaksoort van lokale folder naar FTP uit voor uw groepafbeeldingen. Vergeet niet eerst uw database te exporteren, zodat ook de gekoppelde artikelen herkend worden. Artikelen automatisch aan artikelnummer koppelen Om afbeeldingen sneller te koppelen, kunt u de functie Auto Afbeelding gebruiken. 1. Maak een map aan waarin u uw artikelafbeeldingen bewaart 2. Verzamel uw artikelafbeeldingen en pas de afbeeldingsnaam aan. De afbeeldingsnaam dient het zelfde te zijn als het artikelnummer van het betreffende artikel. 3. Zodra u de afbeeldingen hernoemt heeft, gaat u naar het artikelbeheerscherm in Webbeheer en klikt u op 4. Selecteer hier de map waarin de artikelafbeeldingen staan. Vul eventueel nog een bestandsfilter in (*.jpeg, *.gif enz.) 5. Selecteer Wis ongeldige bestandslocaties indien u afbeeldingen verplaatst heeft en opnieuw wilt koppelen 6. Selecteer Controleer en zoek alleen voor niet ingevulde bestandslokaties indien u ook bestanden middels het artikelbeheerscherm tabblad afbeeldingen gekoppeld heeft. 7. Selecteer eventueel waarop u de koppeling (zoekactie) wil uitvoeren OFB WebBeheer voor Exact 8

8. Als u nu op OK klikt, worden de afbeeldingen automatisch aan de groepen gekoppeld 9. Voer de taak Database export uit 10. Voer de taaksoort van lokale folder naar FTP uit om de afbeeldingen naar uw webshop te exporteren 3.3.2 De taak instellen 1. Als u een taak wilt aanmaken klikt u in het linkermenu onder de categorie taken op taken. 2. U maakt een nieuwe taak aan door op te klikken. 3. Hier kunt u de taak een naam geven. Bijvoorbeeld "Artikelgroepafbeeldingen uploaden naar website. Ook kunt u voor uzelf een omschrijving invoeren 4. Vervolgens kiest u een taaksoort. U kunt hier kiezen uit een aantal taaksoorten. In dit geval gaat het om bestanden die u van uw lokale pc naar een FTP locatie wilt brengen (de locatie waar uw websitebestanden staan). Daarom kiest u hier de taakset Synchroniseer van lokale computer naar FTP 5. Als u een taaksoort aangemaakt heeft kunt u een taakset aanmaken. Een taakset is een geautomatiseerde taak. De taken die u hier aanmaakt dient u te koppelen aan een taak welke aangemaakt is met de windowstaakplanner. U kunt bijvoorbeeld een taak aanmaken die dagelijks uw artikelgroepafbeeldingen synchroniseert. 3.3.3 Artikelen koppelen aan groepen Als u uw groepenschema gemaakt heeft kunt u beginnen met het indelen van uw artikelbestand. U kunt uw artikelen stuk voor stuk koppelen aan een groep, of per selectie. Per stuk koppelen Als u een artikel in het artikebeheerscherm selecteert ziet u onderaan het scherm het artikeldetailscherm. U kunt nu bij hoofdgroep, groep en subgroep het artikel indelen. Per selectie koppelen OFB WebBeheer voor Exact 9

Het filtergedeelte boven in het artikelbeheerscherm, zorgt ervoor dat u artikelen gemakkelijk kunt vinden, maar ook sneller kunt indelen in groepen. Door in het filter een trefwoord of deel van een trefwoord in te vullen of een (deel van een) artikelcode maakt u een selectie van producten. Als u deze selectie allemaal tegelijk aan een groep wilt toevoegen zet u het eerste artikel op een artikel hoofdgroep. Daarna klikt u met de rechtermuisknop op hoofdgroep. U kunt nu toepassen op de gehele selectie. Met de knop wis alle filters wordt het filter verwijderd en ziet u de gehele lijst met artikelen weer. U kunt dezelfde procedure volgen voor de groepen, subgroepen en de instelling In Web OFB WebBeheer voor Exact 10

3.3.4 Artikeldetails Per artikel kunt u de artikelgegevens bekijken en een aantal gegevens toevoegen, welke in de webshop zichtbaar zullen zijn. Detail artikel Art nr. / oms. Lange omschrijving Prijs (incl.) / Prijs (excl.) Omschrijving Extra Hoofdgroep Groep Subgroep Het artikelnummer en een korte omschrijving (niet te wijzigen in Webbeheer) Uitgebreide omschrijving van het artikel (niet te wijzigen in Webbeheer) Zoek de folder door op nieuwe en / of verwijderde bestanden (niet te wijzigen in Webbeheer) Een extra omschrijving van het artikel. Vul hier een omschrijving in als u een andere omschrijving op het web wil zien dan de lange omschrijving Kies de hoofdgroep waar u het artikel wilt plaatsen Kies de groep waar u het artikel wilt plaatsen Kies de subgroep waar u het artikel wilt plaatsen Artikelomschrijving De artikelbeschrijving wordt standaard uit Exact meegenomen. Dit wordt ook wel de lange omschrijving genoemd. Naast de lange omschrijving zijn er Omschrijving Extra en HTML-tekst. Indien u geen gebruik wilt maken van de lange omschrijving kunt u de andere opties gebruiken. Het is echter niet mogelijk om meer dan 1 omschrijving te gebruiken. U kunt bij OFB Software aangeven welke omschrijving u prefereert. Tabblad extra In het tabblad extra kunt u extra informatie aan artikelen toekennen; Artikelstatus, Merk en Garantie. Door op het pen icoon te klikken kunt u de waardes hiervoor zelf aanmaken. Onder Meta data kunt u een Description (beschrijving) en Keywords (zoekwoorden) ingeven. Deze data wordt aan het product gekoppeld en zorgt ervoor dat uw webshop beter opgenomen wordt door zoekmachines. Tabblad afbeeldingen Hier kunt u afbeeldingen per product toevoegen. In de paragraaf Afbeeldingen koppelen wordt het koppelen van artikelafbeeldingen uitgebreider omschreven. Tabblad html tekst OFB WebBeheer voor Exact 11

Indien geen lange omschrijving of omschrijving Extra gebruikt, kunt u een HTML tekst bij uw artikelen plaatsen. Het voordeel hiervan is dat u enige opmaak kunt toevoegen aan uw omschrijvingen. Gerelateerde artikelen Deze optie is voor Exact niet beschikbaar. 3.3.5 Artikelafbeeldingen koppelen Het koppelen van artikelafbeeldingen kan op verschillende manieren. Artikelen in artikelbeheer koppelen In het artikelbeheerscherm kunt u onder het tabblad Afbeeldingen een afbeelding aan het artikel toevoegen. Na het koppelen van de gewenste afbeeldingen kunt u door middel van een taak de afbeeldingen uploaden naar de webshop. Artikelen automatisch aan artikelnummer koppelen Om afbeeldingen sneller te koppelen, kunt u de functie Auto Afbeelding gebruiken. 11. Maak een map aan waarin u uw artikelafbeeldingen bewaart 12. Verzamel uw artikelafbeeldingen en pas de afbeeldingsnaam aan. De afbeeldingsnaam dient het zelfde te zijn als het artikelnummer van het betreffende artikel. 13. Zodra u de afbeeldingen hernoemt heeft, gaat u naar het artikelbeheerscherm in Webbeheer en klikt u op OFB WebBeheer voor Exact 12

14. Selecteer hier de map waarin de artikelafbeeldingen staan. Vul eventueel nog een bestandsfilter in (*.jpeg, *.gif enz.) 15. Selecteer Wis ongeldige bestandslocaties indien u afbeeldingen verplaatst heeft en opnieuw wilt koppelen 16. Selecteer Controleer en zoek alleen voor niet ingevulde bestandslokaties indien u ook bestanden middels het artikelbeheerscherm tabblad afbeeldingen gekoppeld heeft. 17. Als u nu op OK klikt, worden de afbeeldingen automatisch aan de artikelen gekoppeld 18. Voer de taak Database export uit 19. Voer de taaksoort van ftp naar lokale folder uit om de afbeeldingen naar uw webshop te exporteren OFB WebBeheer voor Exact 13

4 Orderverwerking 4.1 algemeen Klanten kunnen ook orders plaatsen via uw webshop. De geplaatste orders kunnen met Webbeheer worden ingelezen. Vervolgens kunt u deze orders automatisch verwerken in uw backoffice. Dit kunt u doen met de functie Orderverwerking. Binnen de orderverwerking kunt u onder andere uw orders bekijken en synchroniseren, maar ook kunt u in een orderlog alle orderdetails terugvinden. 4.2 Orders downloaden Om uw orders te kunnen verwerken in Exact, moeten deze eerst gedownload worden van uw website. Het downloaden van orders werkt middels een taak. Deze taak kunt u aanmaken in het takenscherm. 1. Selecteer een nieuwe regel 2. Geef de taak een naam 3. Selecteer de taaksoort Synchroniseer van FTP naar lokale folder 4. U kunt nu de FTP-instellingen van uw webshop invoeren. Als u op de knop klikt, worden de instellingen die u bij bestand instellingen ingevuld heeft. Bij Subfolder (FTP) dient u de map te selecteren waarin de orderbestanden worden opgeslagen. Standaard worden de orders in de map data/temp opgeslagen 5. Vervolgens kiest u een map op uw computer waarin u de weborders wil opslaan. Eventueel kunt u ervoor kiezen om de bestanden na downloaden van uw webserver te verwijderen. Ook is het mogelijk om bestaande weborders bij downloaden, te overschrijven 6. Voer de taak uit OFB WebBeheer voor Exact 14

4.3 Orders verwerken naar uw Exact administratie* Als uw uw taken gedownload heeft kunt u deze inlezen in uw Exact administratie. Als u voor de eerste keer uw orders wil inlezen dient u eerst een aantal instellingen te voltooien. Open hiervoor in het scherm Orderverwerking het instellingenscherm (knop instellignen). Kostenartikel Artikelnummer BTW code (bij incl.) BTW code (bij excl.) Geef hier het kostenartikel uit uw administratie. Indien u wilt zoeken, klikt u op het icoontje naast het invoervak Als u op de pijl rechts naast het invoervak klikt, verschijnt er een klein menu waaruit u de BTW code bij incl. kunt koppelen Als u op de pijl rechts naast het invoervak klikt, verschijnt er een klein menu waaruit u de BTW code bij excl. kunt koppelen *Automatische orderverwerking is een functie die niet standaard met de webshop geleverd wordt. Neem contact op met OFB Software voor meer informatie. Weborders boeken met Boeken als Selecteer hier de boekingsmethode. (De opties uit uw Exact pakket OFB WebBeheer voor Exact 15

worden hier getoond). Dit is de wijze waarop de order aan uw Exact administratie wordt toegevoegd Factuurcode Betalingsconditie Betaalwijze Selecteer hier de factuurcode waarmee de weborder aan uw Exact administratie wordt toegevoegd Met welke betaalconditie wordt de weborder standaard toegevoegd Met welke betaalwijze wordt de weborder standaard toegevoegd Bij toevoegen weborder van onbekende debiteur Order boeken op: Debiteur Hier kunt u een debiteurnaam invullen, waarop ALLE weborders binnenkomen. U kunt deze natuurlijk achteraf handmatig in uw administratie op de juiste debiteur boeken. Order boeken op: Nieuwe debiteur aanmaken Bij het selecteren van deze optie, wordt er voor alle binnengekomen weborders een nieuwe debiteur aangemaakt Bij toevoegen weborder Debiteur classificatie Selectiecode Order / Factuur Kies hier de debiteur waarbij de weborder wordt toegevoegd aan Exact Kies hier de order / factuur waarbij de weborder wordt toegevoegd aan Exact Als u bovenstaande informatie ingevuld heeft kunt u beginnen met het inlezen van uw weborders. Als klanten een weborder plaatsen krijgt u hiervan een bevestigingsemail. U kunt de email instellingen vinden onder bestand instellingen Web tabblad algemeen. U kunt in het scherm Orderverwerking de map instellen waarnaar u uw weborders gedownload heeft. Door op de knop Importeer te drukken worden de weborders van de webserver gedownload naar de door uw aangegeven map. Onder het tabblad Nieuwe orders ziet u nu alle nieuwe, niet ingelezen orders. Als u op een order regel klikt ziet u de daarbij horende ordergegevens verschijnen. Als u met de rechtermuisknop op de gewenste order klikt, verschijnt de optie verwerken naar backoffice. Selecteer deze optie om de order te verwerken. De verwerkte order verdwijnt u van het tabblad Nieuwe orders en verschijnt in het tabblad verwerkte orders. Als de order blijft staan en niet verwerkt wordt kunt u in het detailscherm op het tabblad log klikken. Neem indien nodig contact op met OFB Software. OFB WebBeheer voor Exact 16

4.4 Automatisch verwerken van Weborders Indien u de stappen welke in de vorige paragraaf beschreven zijn wilt overslaan, kunnen weborders ook automatisch verwerkt worden naar uw backoffice. Voor het automatisch verwerken van weborders is een aparte taaksoort bij OFB Webbeheer geleverd. Deze kunt u vinden in het taken scherm. Verwerken weborders naar backoffice. Bij het uitvoeren van deze taak worden de orders gedownload en direct verwerkt in uw Exactadministratie. LET OP: Vergeet niet in het scherm Orderverwerking de map in te stellen waarnaar de weborders gedownload worden. 5 DEBITEURBEHEER Met debiteurbeheer kunt u uw klanten op uw webshop laten inloggen. De orders die via uw ingelogde debiteuren verwerkt worden, worden dan ook op deze klant geboekt. 5.1 Debiteuren syncrhoniseren In Webbeheer selecteert u de optie Debiteurbeheer. Het debiteurbeheerscherm wordt nu geopend. Als het scherm voor de eerste keer opgestart wordt of als er nieuwe debiteuren in de Exact administratie toegevoegd zijn, dient u de debiteuren te synchroniseren met de synchroniseer knop. De lijst met debiteuren verschijnt. 5.2 Inlognaam en wachtwoord toekennen Het toekennen van een inlognaam en wachtwoord werkt op contactpersoon niveau. Door op de regel van de relatie te klikken worden de aan deze relatie gerelateerde contactpersonen getoond. U kunt per contactpersoon een naam en wachtwoord ingeven. Na het toekennen van de inloggegevens dient u deze op te slaan en een database export uit te voeren. OFB WebBeheer voor Exact 17