Opstarten boekjaar Ieder nieuw boekjaar wordt opgestart door een bedrijfsplan klaar te zetten. Misschien is dit nog niet gebeurd, of toch nog niet volledig. Dit gaan we eerst even na om zeker te zijn dat we straks vlot kunnen boeken. Voor details van invullen, kan u bijkomend onze handleiding raadplegen die te vinden is bij www.cercosoft.be > support > Ceres bedrijfsbeheer en akkerbouw, blz 32 tot 40. Bij www.cercosoft.be > videotraining > bedrijfsbeheer kan u een filmpje volgen met de verschillende boekingen. Daarvoor controleer je best nog eens of het geluid van je pc aan staat. Hier volgen de verschillende stappen. 1) Het bedrijfsplan : Het bedrijfsplan vormt de kern van de bedrijfseconomische boekhouding, het geeft de structuur van het bedrijf weer. Op dit scherm wordt dus aangegeven welke diersoorten, welke gewassen en eventueel welke andere bedrijfstakken op het bedrijf worden uitgebaat. Het bedrijfsplan moet jaarlijks opgemaakt worden, maar kan overgenomen worden met de - toets. Het eerste bedrijfsplan moet manueel ingevuld worden, de volgende jaren kunnen telkens gekopieerd worden en desnoods, daar waar nodig, gewijzigd worden. Het bedrijfsplan bestaat uit 3 tabfolders, namelijk gewassen, dieren en andere. De laatste kolommen rechts zijn niet altijd zichtbaar, en daar moet het volgende inkomen : Gewas Eenheid uitslag kolom2 Eenheid uitslag kolom3 Bij alle gewassen Euro/ ha Euro/ geoogste 100 kg Voor de dieren De verschillende diersoorten (kolom1) die op uw bedrijf vertegenwoordigd zijn moeten hier opgesomd staan. In de 3 de kolom kan men bepalen waarbij de uitslag van sommige
diersoorten bij toebehoort. Bv Biggen, Beren, opfokvarkens horen bij de uitslag zeugen en worden niet apart gegeven. De gemiddelde veebezetting kan je het best benaderen, door die bezetting die u gekregen heeft van de mestbank (maart 2010) in te vullen. Indien er uitgebreid is gedurende het afgelopen jaar dan moet u dit getal aanpassen met de grootte van de uitbreiding. Ook Eenheid uitslag kolom2 en Eenheid uitslag kolom3 (staat volledig achteraan) juist zetten. Diersoort Uitslag diersoort Eenheid uitslag kolom2 Eenheid uitslag kolom3 Jongvee Jongvee Euro/ gem aanwezig dier Euro/ 100 kg omzet en aanwas Melkvee Melkvee Euro/ gem aanwezig dier Euro/ 100 liter melk Zoogkoeien Zoogkoeien Euro/ gem aanwezig dier Euro/ 100 kg omzet en aanwas Dekstieren Jongvee Euro/ gem aanwezig dier Euro/ 100 kg omzet en aanwas Zeugen Zeugen Euro/ gem aanwezig dier Euro/ afgeleverde big Biggen Zeugen Euro/ gem aanwezig dier Euro/ afgeleverde big Beren Zeugen Euro/ gem aanwezig dier Euro/ afgeleverde big Opfokvarkens Zeugen Euro/ gem aanwezig dier Euro/ afgeleverde big Vleesvarkens Vleesvarkens Euro/ gem afgeleverd dier Euro/ 100 kg omzet en aanwas Andere : 2) Het investeringsplan: Indien dit nog niet aangemaakt is, krijg je bij het openen een lijst van investeringen met een blanco verdeling. Als je dan op de toets drukt komen de verdelingen zoals ze het vorig boekjaar golden te voorschijn. Die kan je eventueel aanpassen voor het nieuwe boekjaar indien dit nodig is. Voor nieuwe investeringen is er zeker een verdeling nodig (kolom rest moet overal nullen vertonen) alvorens men kan opslaan (ok). Lijnen met een gele achtergrond worden berekend. Een totaal van 100 % wordt bijvoorbeeld over alle gewassen verdeeld bij afdak. Soort moet zeker ingevuld staan. Indien men een eigen verdeling kiest, dan moet men zelf een schatting (tot 100%) gaan invullen.
3) Verdeelgroepen : (blz 35) U kan de verdeelgroepen van vorig boekjaar overnemen door op -toets te klikken. Indien je er één tekort hebt in de loop van het boekjaar, kan dat steeds bijgemaakt worden hier door een lijntje toe te voegen met. Indien u nog geen verdeelgroepen gemaakt heeft : In de bedrijfsboekhouding moeten alle aangekochte producten en kosten, hetzij direct via aankopen, hetzij indirect via verbruiken, toegewezen worden aan een bepaalde bedrijfstak. Deze bedrijfstak is ofwel een gewas, ofwel een diersoort. Bepaalde producten of kosten moeten mogelijks verdeeld worden over meerdere gewassen en/of meerdere diersoorten. Dit vraagt voor de gebruiker extra rekenwerk. Om hieraan te verhelpen werden verdeelgroepen ontworpen. Een verdeelgroep bestaat uit een combinatie van een groep gewassen, of een combinatie van een groep dieren of een combinatie van gewassen en dieren, waarover kosten of producten kunnen verdeeld worden. Bij het opmaken van verdeelgroepen moeten de verschillende bedrijfstakken die behoren tot de groep een procentuele waarde krijgen. Dit gebeurt door een eigenhandige verdeling van de gebruiker of door een hulp die ingebouwd is in het programma. Deze keuze wordt bepaald via Soort. Indien na het kiezen van de soort de betreffende balk geel kleurt zal het programma zorgen voor een verdeling (verdeling op basis van oppervlakte, aantal dieren en standaarduren); is er geen gele kleuring dan moet de procentuele verdeling door de gebruiker ingevuld worden. Bij een volgend boekjaar kunnen de verdeelgroepen van het vorige boekjaar telkens overgenomen worden door te klikken op het onderste icoontje. Indien je er één tekort hebt in de loop van het boekjaar, kan dat steeds bijgemaakt worden hier door een lijntje toe te voegen met. 4) Teeltplan: Wanneer je dit menupuntje opent krijg je een tabelletje met de gewassen die je in je bedrijfsplan hebt opgesteld :
1 ste menupuntje: Opstartgegevens. Vooreerst gaan we nog een aantal zaken na. Menupuntje opstartgegevens ->Algemene instellingen: Daar zie de startmaand van je boekhouding en laat je mooi staan en verder de standaard periode boekingsscherm zet je op 12 maanden. Zo kunnen we altijd alle boekingen die reeds gedaan zijn voor het boekjaar zien. Voor degenen die één of twee technische modules hebben, kunnen even nagaan of die link gelegd is tussen de technische modules en de boekhouding. Dit zie je als je link technische modules aanklikt. Dit is meestal wel in orde. 2 de menupuntje : Basisgegevens. 1) Investeringen : Hier stelt men zich de vraag of er dit jaar nieuwe investeringen gebeurd zijn. Als dit niet het geval is dan kan u dit puntje overslaan. Is dit wel het geval, bv een machine, een stal, loods, tractor, belangrijke verbeteringswerken..dan moeten die hier geboekt worden. Zeker niet bij de gewone dagelijkse aankopen boeken. Indien u voor bepaalde grote investeringen alle detailfacturen wenst bij te houden, om uiteindelijk te zien of uw geraamde investering overeenkomt met de uitgaven, klikt u op het boekje vooraan de overeenkomstige lijn. Er komt een nieuw invulscherm waarin u alle facturen van die investering kan boeken. Soms moet men het bedrag van de geraamde investering aanpassen (altijd netto bedragen boeken). 2) Percelen : het gebeurt dat hier ook nieuwe percelen bijkomen, of ook dat er reeds bestaande percelen niet meer gebruikt worden. Een nieuw perceel voegt men toe op de gewone manier, en men vergeet zeker niet het tabblad historiek in te vullen. Indien een perceel verdwijnt uit uw activiteiten, dan klikt men het perceel aan en zet de oppervlakte op 0 ha ook in de historiek : daar een lijntje bijvoegen dat vanaf 2010 de perceelsoppervlakte 0 is. U krijgt de opmerking dat de oppervlakte 0 is, maar je kan verder. Bij opnieuw ophalen van de percelen, staan de verkochte of verdwenen percelen in het roze, onderaan de grid. 3) Leningen : zijn er nieuwe leningen aangegaan dit jaar? Zo ja, dan voegt je de leningen hier toe (dit is belangrijk om de balans op te maken). Er komt dan een blanco lijn bovenaan bij te staan, gereed om in te vullen. Voor de afbetalingen van de leningen in te boeken (ook belangrijk voor het evenwicht van je balans) klik je op het gele pijltje en je krijgt een bijschermpje waar je de afbetalingen voor die lening kan inboeken.
Opmerking vooraf : 3 de menupuntje : Boekhouding > Boekingen. Neem al uw facturen van het boekjaar bij de hand, indien je nog niets geboekt hebt. Indien er wel al geboekt is neem je alleen al deze die nog moeten geboekt worden. Wie een technische module van rundvee of varkens beheert, boekt hier geen aankopen of verkopen van dieren. Dit gebeurt allemaal in die technische modules. Degenen die via koppelingen facturen inlezen van de veevoederleverancier of het slachthuis, hoeven deze facturen natuurlijk ook niet meer te boeken. 1) Aankopen : hier worden de uitgaven op structurele wijze geboekt, zodat we na uitrekenen van de boekhouding de kostprijs van onze producten kunnen bepalen. Er zijn verschillende mogelijkheden om gemakkelijk te boeken. Via het potloodje : 1 ste blauwe tonnetje : wij proberen een antwoord te vinden op 3 essentiële zaken in de boekhouding terwijl we het scherm invullen: Wanneer? hebben we wat? gekocht en waarvoor? heeft het gediend? - Men vult de factuurgegevens in, zo getrouw mogelijk. - Men duidt aan welke soort aankoop het is met eventueel hoeveelheid (voor stockeerbare producten) en prijs. - Als 3 de belangrijk puntje duidt men aan waarvoor die aankoop gediend heeft. Hier kan de keuze verschillende bestemmingen hebben, zelfs in een ander boekjaar (bv zaaizaad tarwe en een eerste bespuiting, reeds bestemd voor oogst boekjaar 2011). a) Je kan de kost of het product direct toewijzen aan een onderdeel van het bedrijfsplan, als de kost heel specifiek is. Je kan dan nog verder verdelen volgens teeltplan, of volgens stal-groep. b) Je kan ook volgens een bepaalde verdeelgroep bestemmen als de kost minder specifiek is, maar wel duidelijk voor een groep activiteiten (bv waterverbruik aan alle varkens = zeugen,beren,biggen,vleesvarkens). De computer verdeelt verhoudingsgewijs die kost. c) Soms doe je een aankoop die niet voor direct op te gebruiken is, of je weet nog niet voor wat het precies allemaal gaat dienen, en dan kan je die aankoop in stock steken, om dan later te verbruiken uit stock (zie verder).
Enkele voorbeelden : Figuur 1 : printscreen met een kost geboekt op zeugen. Figuur 2 : printscreen met een kost geboekt op wintertarwe 2011. Als je hier alle vinkjes aanzet nadat je op de knop teeltplanverdeling hebt gedrukt, en dan op calc drukt, verdeelt Ceres het zaaizaad gelijkmatig per hectare. Indien dit zaaien niet gelijkmatig is gebeurd, dan zet je geen vinkjes, maar wel de hoeveelheid zoals het moet zijn in de kolom hoeveelheid. Indien een kost op het volledige bedrijf moet verdeeld worden, zoals bijvoorbeeld de bedrijfspolis, dan neem je verdeelgroep en daaronder kies je dan voor volledig bedrijf.
Soms krijgt men in één factuur verschillende producten en kosten, dus meerdere lijnen te boeken. Bij eenzelfde factuur kan men een tweede lijn boeken door de knop onderaan het invulscherm voor aankopen te gebruiken. Het invulscherm wordt leeggemaakt (1 ste lijn wordt weggeboekt) uitgenomen het boekingsnummer, de leverancier en de datum wordt niet weggewist. Ook staat in blauw het reeds geboekte bedrag. Nu kan men het volgende product op die factuur boeken. Zo kan men verder werken tot de volledige factuur geboekt is. Daarna kan men ze terug gaan opzoeken door op één lijn van dit boekingsnummer met de rechtertoets te klikken. U krijgt een overzicht van de geboekte factuur. Een aantal kosten worden vaak vergeten in te brengen omdat men daar niet altijd een factuur van heeft. Bijvoorbeeld pachten, verzekeringen 2) Verkopen en inkomsten : hier boeken we opbrengsten en inkomsten op het bedrijf die van allerlei aard kunnen zijn, uitgenomen gewassen(bij verkoop gewassen) en dieren (in technische module, of veebeheer). Veel voorkomend in de verkoop hier is de verkoop van melk (dierlijke producten): bij aanvang vult men net op dezelfde manier de klant, datums en product in, hoeveelheid en eenheidsprijs, en men duidt hier evenzeer een bestemming aan. Voor melk is het zo dat dit van melkvee komt, en die opbrengst wordt daar naartoe geschreven. Men heeft een extra knop. Als men er op drukt krijgt men een bijschermpje met de extra kosten en/of opbrengsten in detail in te vullen. Dan ok Ontvangen premies zijn ook een inkomst en worden regelmatig vergeten. De toeslagrechten die je ontvangt voor uw bedrijf kan je bestemmen op de verdeelgroep akkerbouw. Andere diverse inkomsten kunnen zijn : loonkweek (opkweek van biggen tot vleesvarken tegen vergoeding), loonwerk als bijkomende activiteit
Zonnepanelen leveren elektriciteit waarvoor een vergoeding betaald wordt. Dit is ook een diverse inkomst te wijten aan een nevenbedrijfstak (zie bedrijfsplan 3 de tabblad) en wordt dus daarop gerekend. De nevenbedrijfstak heet energieproductie. 3) Oogsten : Oogsten zijn een opbrengst. Bij de meeste van onze bedrijven is het van belang dat de oogsten geboekt worden. Voedergewassen en marktbare teelten worden geoogst, om een goed idee te krijgen van wat dit nu precies opbrengt, en ook wat het heeft gekost om voeders zelf te telen en aan ons vee te geven. Het boeken van oogsten gaat op zeer eenvoudige wijze met het handje. Je kan hier ook alle details invoegen indien u teeltfiches nodig hebt (bij marktbare gewassen). Voor voedergewassen is de hoeveelheid geoogst product voldoende, om dan later op te voederen. Het vervoederen van geoogste producten leggen we uit in een later stadium. 4) Verkoop gewassen : Hiervoor hebben we een speciaal icoontje. De boeking gaat dan op een zeer eenvoudige manier. Als men de details wil bijboeken kan men op de teeltplanverdeling de respectievelijke kilo s invullen. Doet men dat niet dan zal de computer de kilo s (hoeveelheden) per oppervlakte verdelen.
5) Veebeheer (indien er geen technische module is). Dieren kunnen hier bijgehouden worden, zonder detail, indien we niet over een technische module beschikken. Dieren kunnen in groep verkocht worden, en aangekocht worden, zodat er een economisch resultaat kan berekend worden. Voorbeeld : 6) Interne overboekingen : Onze oogsten zijn ingeboekt en zitten in stock. Er zijn hierbij een aantal situaties te onderscheiden. a) Marktbare gewassen : zoals suikerbieten, wintertarwe, aardappelen dus gewassen die rechtstreeks verkocht worden. Dit behandelden we reeds in vorige mail. b) Graangewassen waarvan we krachtvoeder maken, zoals bijvoorbeeld mais in ccm. De geoogste korrelmaïs zit in stock volgens onze computer, maar zo kunnen we hem niet verbruiken. We hebben een tussenstap nodig om van korrelmaïs over te gaan naar ccm. korrelmaïs is een gewas. ccm is een krachtvoeder. Die omzetting gebeurt in de interne overboekingen. We kiezen voor gewassen naar krachtvoeder en we krijgen een nieuw scherm om in te vullen.
Eens dit geboekt zit de ccm als krachtvoeder in stock. Dan moeten we nog een verbruik uit stock boeken aan onze dieren om het op te gebruiken. Zie de opmerking in rood op het invulschermpje. Aan het selectieschermpje kan je zien dat er verschillende zaken op ons bedrijf naar een andere soort kunnen verhuizen. Organische mest in stock steken wordt ook hier gedaan. Als men dieren heeft komt dat vanzelf op uw bedrijf, maar niet in uw computer. 7) Verbruiken uit stock : hier kunnen we op verschillende manieren onze voorraden wegboeken naargelang de verdeling die nodig is. a) Een eenvoudige toewijzing: 1 product aan 1 bestemming : Via potloodje (boekingen) naar verbruik uit stock. Voorbeeld van verbruik uit stock van ccm aan vleesvarkens. b) Een complexe toewijzing van 1 product over verschillende bestemmingen : Via de Wizard naast het potloodje of naast het verdeeltonnetje: voor het boeken van verbruik van meststoffen, organische mest, bestrijdingsmiddelen, zaad en pootgoed uit stock.
Volg de verschillende schermpjes in geval van gebruikte meststoffen aan wintertarwe in het afgelopen seizoen. Kies je gebruikte meststof, vul in het hulpvenster de hoeveelheid (totaal of per ha) in het juiste vakje en druk op calc. Er wordt een verdeling berekend. in geval men met een bemestingsplan (BMP) heeft ingediend, en men wenst de gedane bemestingen op te volgen kan men nu op de blauwe knop drukken, en je krijgt het bemestingsplan voor dat perceel, waar je dan een vinkje kan zetten in vakje done. Twee vliegen in 1 slag dus. OK niet vergeten! om te boeken!
Hieronder nog een voorbeeldje van verbruik van zaad en pootgoed voor volgend jaar, maar dit jaar gezaaid. Klik op next en je krijgt een volgend scherm Vervolgens op calc duwen voor de gelijkmatige verdeling.
c) Meerdere toewijzing van meerdere producten : voorbeeld van verbruik van verschillende sproeistoffen in 1 sproeivat en verdelen over een teeltplan. Met ins kan je meerdere lijntjes krijgen in het hulpvenster om producten toe te voegen. Je vult de dosis in en drukt op calc. Ok niet vergeten als je alles goed bevonden hebt.
d) Een gelijkaardig venster om sproeiverbruik (of mestmengsels) te boeken is het = verbruik van mengsels, ook bij het potloodje (boekingen). Is gewoon in te vullen en te boeken. Als resultaat van al deze geboekte verbruiken, zien we een volledige oplijsting van alle producten op hun respectievelijke bestemmingen.
Controletips op de boekingen Nog voor we aan het afsluiten van ons boekjaar beginnen, gaan we eens nagaan of we wel goed geboekt hebben. Velen hebben geen zicht op de lijst van boekingen en vinden het een hele karwei om daar iets in te gaan zoeken. I. Er zijn enkele handige knoppen aangemaakt om die boekingen een beetje te organiseren, en men kan er ook verbeteren indien nodig. 1. Terug bij ons potloodje, en voor ons boekjaar, zien we alle boekingen die we reeds gedaan hebben staan : 1.Aankoop, 2.Verkoop, 3.Verbruik,. 6. Verkoop gewassen. Allemaal door elkaar volgens boekingsnummer. Hier in deze grid kan je sorteren op een kolom, of er een deel uit filteren. Dat kan door 1 of meerde kolommen te selecteren (meerdere met control-toets ingedrukt) en te sorteren, filteren 2. Bovenaan onze lijst staan ook een aantal knoppen die u direct, zonder dat je moet sorteren, een verbruik van een voor ons belangrijk product kan weergeven. Dit maakt het iets handiger om te zien of we al alles geboekt hebben. deze knop haalt er de geboekte krachtvoeders uit. aankoop en verbruik meststoffen, ook organische. zaad en pootgoed bestrijdingsmiddelen geneesmiddelen energieproducten andere II. Naast het podloodje en de wizard-vlam zijn er nog onze gekende tonnetjes, maar op een hoger niveau. Ze noemen grid. D.w.z. dat we er van alles kunnen mee doen. 1. Grid aankopen per soort is het voornaamste, omdat het het meest divers is. Als je op het tonnetje klikt krijg je een selectieschermpje. Je kiest je boekjaar en je punt 1 van de keuzemogelijkheden aan. Zie voorbeeld.
Als je OK klikt krijg je een lijst van alles wat van producten gekocht is gedurende het boekjaar, maar dan wel netjes per product gezet. Nu kan je alle getalletjes aflopen. Een belangrijke kolom daarvoor is die van EP, of eenheidsprijs. Je loopt die aandachtig af en je verifieert of die EP s allemaal kunnen. Je kijkt ook de totalen ernaast na. Misschien is iets zoveel te groot dat je vermoedt dat je dubbel hebt geboekt. Je kan op zo n product dubbel klikken en je krijgt dan de boekingen die voor dat product gedaan zijn in detail, zodat je de fout kunt vinden. Het kan daar verbeterd worden, of verwijderd of toegevoegd. met deze kan je de totalen van het vorige boekjaar ernaast zetten en vergelijken. Voorbeeld: lijn ammoniaknitraat vertoont een EP van 1.77 euro/kg. Dit is heel veel. Daar is iets fout. We dubbelklikken op die lijn en krijgen de boekingen. De lijn met het getal in blauw is duidelijk een tikfout, komma staat op de verkeerde plaats. Het getal is 100 x groter. We kunnen dat hier verbeteren en OK doen. Zo kan je je aankopen aandachtig overlopen en zien of het wel juist is. Totaal bedragen per product kunnen daar ook bij helpen. Dubbel boekingen kan je er zo ook uithalen. Boekingen die je vergeten hebt kunnen je zo te binnen schieten.
2. Grid verkopen kan je op dezelfde manier inspecteren. Dezelfde producten en inkomsten komen daar op een lijst te staan. Dikwijls worden de ontvangen premies vergeten. Diverse inkomsten van allerlei aard die met het bedrijf te maken hebben kunnen nagegaan worden op hun juistheid. 3. Grid Verkoop gewassen : hier vinden we al onze geoogste producten en reeds geboekte verkopen. We gaan na hoeveel verkocht en weg is, en brengen eventueel verbeteringen aan door dubbelklikken op een lijn om de geboekte details te zien. Op 31 december gaan we rond op ons bedrijf en tellen (opschrijven) wat er op het bedrijf aanwezig is. We maken dus een: I. Inventaris gewassen II. Inventaris dieren III. Inventaris producten IV. Inventaris krachtvoeders V. Inventaris Neventakken Naargelang de aard van het bedrijf zijn alle, of slechts enkele van die inventarissen nodig. Hieronder komt wat nader uitleg van wat men zeker moet noteren. I. Inventaris gewassen : Nadat je alles van de gewassen dat je nog liggen hebt (kuilen, silo s, pakken hooi, voordroog.) hebt opgeschreven kunnen we die boeken. De inventaris gewassen te vinden onder het menupuntje boekhouding we krijgen een nieuw scherm waarop de computer voorstelt wat er met de teelten is gebeurd. Wij geven hier enkele voorbeelden. De wintertarwe is in dit geval hier volledig verkocht en de stock is dus 0. In geval van de aardappelen is niet alles gekend door de pc. Men moet nog wat informatie bijgeven. De aardappelen zijn nog niet allemaal weg. Er is geen begininventaris, dus vorig jaar waren die wel allemaal weg. We hebben volgens onze schatting nog 55000 kg liggen. De rest hebben we opgevoederd aan het vleesvee. De aardappelen zijn uitgetrieëerde maar niet de allerbeste. We schatten ze op 4 Bef/kg of 0.10 eurocent. De meeste zullen thuis verkocht worden. De opgevoederde patatten waren de mindere van kwaliteit en zijn maar 2 BEF waard, of 0.05 euro. Die waarden vullen we hier in in de respectievelijke kolommen.
De voederbieten hadden een begininventaris, er is een hele hoop geoogst, we hebben er niets van verkocht of verloren, maar wel al een heel deel van opgevoederd, aan kostprijs (vinkje zetten). De rest schatten we aan ongeveer 1BEF/kg(afgerond in euro). Dezelfde redenering gaat ook op voor onze maiskuil : er is een begininventaris + geoogst deel verkocht opgevoederd = eindinventaris. De gewassen die opgevoederd zijn, staan nog eens onderaan. Daar passen we nu een 100 % verdeling toe aan de beesten die die gewassen opgegeten hebben. Hieronder zie je dan het resultaat. Je klikt op OK. Het vervoederen van de ruwvoeders gebeurt dus hier bij het opmaken van de inventaris. Opmerking : Misschien vroeg je je af waarom je geen begininventaris moest maken. Ons programma neemt voor begininventaris de eindinventaris van vorig jaar. Dus indien je daar geen begininventaris ziet staan, dan is het mogelijk dat je vorig jaar geen inventaris hebt gemaakt en dat je deze best eerst wel maakt. Een jaar na datum zal hij niet zo juist zijn, maar toch wel een goed gedacht geven van wat er toen nog was. II. Inventaris dieren : Indien men niet over de technische module beschikt, dan vult men die inventaris zo getrouw mogelijk in. Men neemt voor het boekjaar -> eindinventaris en men krijgt de verschillende mogelijke diergroepen in tabelvorm, waarin we dan de aantallen en de waardes kunnen noteren. De waarden van vorig jaar worden best overgenomen om geen marktverschillen in de inventaris te zien. Als je helemaal naar rechts scrollt, vind je de waarden die je vorig jaar boekte.
Als men over een technische module beschikt wordt die inventaris daar aangemaakt. De blauwe knop neemt die dan uit de technische modules over. Varkensmodule : zeugen Men zorgt ervoor dat men alles heeft ingeboekt wat zeugen en vleesvarkens aangaat. De zeugen zijn bijgewerkt voor dekken, werpen, spenen tot op 31/12/2010, alsook de veebewegingen van biggen vlees- en opfokvarkens, de aan- en verkopen van dieren. Dan gaat men naar de inventaris zeugenhouderij onder menu puntje zeugen en beren. Je kan de inventaris van vorig jaar 31/12/2009 ophalen. Dit is meteen al een controle of die erin zit. Indien die er niet inzit mag je die aanmaken. De waarden die toegekend worden per dier kunnen uit het vorige boekjaar opgehaald worden met de -toets. De verdeling van gespeende biggen tot 20 kg met de waarden kunnen ingevuld worden bij. Voorbeeld : Als de inventaris van het vorige jaar aanwezig is, kan er een nieuwe inventaris opgemaakt worden voor eind dit boekjaar. We kiezen voor nieuw op datum van 31/12/2010. We laten de pc berekenen en we gaan na of het klopt. We nemen de waardes over van het vorige jaar en we slaan de inventaris op. Een reeds bestaande inventaris kan herberekend worden met boekingen heeft moeten aanpassen.. Dit in geval men
Varkensmodule : vleesvarkens Hier maakt men geregeld inventarissen per stal om de resultaten van een ronde te kunnen berekenen. Bij all-in all-out is dit eenvoudig, maar bij continu systemen is het aan te raden die regelmatig (bv om de 4 maand) te maken en op te volgen. Het is zeker van belang die te maken op het einde van het boekjaar nl 31-12-2010. Hier onder een voorbeeld van een inventaris op 31/12/2009. Eens we 31/12/2010 voorbij zijn, kunnen we een inventaris maken voor 2010. Hier en daar zit ook een extra knop die ons helpt met de oorsprong van de getallen. De knop list geeft ons een bijkomend schermpje met overzicht van de geboekte aantallen. Verder staat er nog een geel pijltje dat ons leidt naar het detail van de boekingen. Zo kan je meteen nagaan of alles wel ingeboekt is.
Je kan hier ook de waarden van vorig jaar ophalen met prev. Als je dan akkoord bent met de inventaris (per stal te maken) doe je ok en hij wordt geboekt. Soms moeten nog wat sterfte of veebeweging genoteerd worden die vergeten zijn. Rundveemodule : inventaris rundvee Inventaris van vorig jaar ophalen met. Zo zie je of er een inventaris is voor 31/12/2009, anders moet je hem nog maken. Als alle boekingen goed bijgehouden zijn dan zal de computer die inventaris voor u berekenen. Een nieuwe inventaris maakt men met. Men neemt de laatste datum van ons boekjaar. In ons geval is dit 31/12/2010. Het is dus nog een paar dagen te vroeg. Ceres berekent het aantal dieren uit de verschillende categorieën, de waarden kunnen overgenomen worden van vorig jaar met de -toets. Het gele pijltje is een knop om meer detail te zien, en uitleg over welke dieren het gaat. Als alles is ingevuld nog eens op ok klikken en de inventaris is gemaakt.
III. Inventaris producten: Nu zien wij vele wenkbrauwen omhoog gaan, want velen vinden het onbegonnen werk om een inventaris bij te houden van de producten die rondzeilen op ons bedrijf. Op zich is het ook niet zo erg van ieder jaar een 0-inventaris in te steken, of slechts een inventaris van enkele goedgekende producten, zoals het nevenproduct stro of hooi (van een weide). In feite gaan de meesten onder ons geen grote voorraden aanleggen en hetgeen gekocht wordt is meestal om direct op te gebruiken, vandaar dat de voorraad ieder jaar ongeveer weg is. Voor degenen die wel gedetailleerd alles bijhouden, kunnen aan de hand van de artikelenlijst nagaan of hun inventaris nog klopt. Men kan die op datum opvragen. Daarvoor ga je naar Basisgegevens Producten en Kosten : ophalen. Je krijgt een lijst van alle producten en kosten. Als je dan op het groene tonnetje klikt, kan je de stock op een bepaalde datum opvragen. Daarmee kan je al nagaan of één en ander kan. In ons voorbeeld zien we dat kunstmest 10+8+3 een negatieve stock heeft. Daaraan zien we dat we waarschijnlijk een factuur vergeten boeken hebben, of een verkeerd verbruik hebben ingevuld. Dus moeten we dat eens nakijken en de fout herstellen. De eigenlijke inventaris wordt berekend op het einde van het jaar bij Boekhouding Afsluiten boekjaar Eindinventaris producten : als er vorig jaar een inventaris gemaakt is maak je dit jaar best terug een inventaris. Je drukt op calc en de inventaris wordt berekend. Daar zie je dan alle producten en hoeveelheden met gemiddelde prijs berekend staan. Rode getallen kunnen niet geboekt worden. Er moet eerst één en ander recht gezet worden, zoals hierboven in het voorbeeld van kunstmest 10+8+3. Dubbel klik op het foute product en er komt een bijschermpje
. Hier zie je duidelijk dat de aankoop niet geboekt is geweest, maar wel een verbruik. Bij aankoop kunnen we op het gele pijltje klikken en alsnog die factuur inboeken ter plaatse. Klik op aan om een aankoopscherm te krijgen. De aankoop wordt in stock gestoken. Na ok te hebben gedaan, komen we uiteindelijk aan
Waarna we op stop klikken en de volgende producten nakijken. Uiteindelijk klikken we nog eens op calc om de inventaris opnieuw te berekenen en dan OK als alles juist is. IV. Inventaris Krachtvoeders: In diezelfde lijst als hier net boven kan je ook je Krachtvoeders nakijken, en checken met de werkelijkheid. Je kan ook sorteren op kolom soort en filteren, om gemakkelijker overzicht te hebben. En eveneens zoals hierboven bij III. uitgestippeld kan je de inventaris maken op dezelfde manier. V. Inventaris Neventakken: Als je een boerderij winkel hebt en je houdt daarvan een stock bij, vind je die ook in dezelfde lijst terug en kan je de actuele stock natrekken en zien of het klopt met de werkelijkheid. Eventueel moet je enkele boekingen aanpassen om alles te doen kloppen. Die inventaris kan je dan eenvoudig boeken door met new nieuwe lijnen toe te voegen voor producten, en de hoeveelheden en waarden opgeven. Ga wel eens na of de inventaris van de neventakken niet mee in de Inventaris Producten (III.) zit, zodat die geen 2 maal geboekt wordt. 6 de mailing Afsluiten Boekhouding: Er resten ons nog enkele kleine instellingen na te gaan en we kunnen onze boekhouding uitrekenen.
Jaarinstellingen: Boekhouding Afsluiten boekjaar Jaarinstellingen In feite kunnen we zonder die waarden ook onze boekhouding uitrekenen. Echter om conform de VLIF richtlijnen te werken vraagt men van deze instellingen te laten meelopen in het berekenen van de uitslag. Indien de jaarinstellingen vorig jaar reeds ingevuld waren, kan men de instellingen overnemen via de knop. Zijn er in de loop van het jaar veranderingen gebeurd omtrent de eigendommen, dan kan men de huidige situatie. knop gebruiken om de oppervlakten aan te passen aan de Standaardwaarden zie hieronder Gezinsarbeid: 3000 uur x 8.92 /uur = 1 VAK (voor personen>18 jaar) 1000 uur x 6.20 /uur (voor personen <18 jaar) Fictieve pacht/ha : Fictieve pacht wordt gerekend op pacht in eigendom. Ong 250 /ha invullen (op CALC klikken - oppervlaktes worden automatisch overgenomen uit de historiek van de percelen.) Fictieve intrest invullen: Max. 4% voor fictieve intresten
Boekhouding Afsluiten boekjaar - Boekhouding uitrekenen Nu we denken alle boekingen te hebben doorgevoerd gaan we de boekhouding uitrekenen. Er komen spannende momenten. Meestal krijgt men hier reeds aanwijzingen en opmerkingen indien er iets essentieel ontbreekt. Op het einde krijgt men de melding dat de boekhouding succesvol is uitgerekend. Nu kan men de uitslag gaan consulteren. Opmerking : de gepresenteerde cijfers hier in dit hoofdstuk zijn van een fictief bedrijf en dus niet vergelijkbaar met een echte boekhouding. Bijvoorbeeld voor het volledige bedrijf : Waarvan u hier een stukje te zien krijgt : Men doet er goed aan de getallen aandachtig te overlopen en zich kritisch de vraag te stellen of die getallen mogelijk zijn op uw bedrijf. Grote inventarisverschillen wijzen op een uitbreiding (+) of inkrimping(-) van het bedrijf. Dit is te zien in ons model bedrijf hieronder.
Indien je de resultaten meer in detail wenst te bestuderen en per bedrijfstak, kan men die op dezelfde manier opvragen : Je wilt misschien graag weten wat die tarwe nu uiteindelijk opgebracht heeft. Je kiest WTARWE en ok. Je krijgt het resultaat op een aangepaste manier voor tarwe te zien.
Zo kan je ook specifiek voor een verdeelgroep kiezen en het resultaat van een groep activiteiten consulteren, bv de akkerbouw in zijn geheel. Je krijgt een uitslag analoog aan het volledig bedrijf, maar enkel over de akkerbouwgewassen.
Lijsten boekhouding Uitslag boekhouding Alle resultaten drukken. Indien je overtuigd bent van de resultaten van de boekhouding dan kan je ze afdrukken via Alle resultaten drukken. Deze waar VLIF tussen haakjes bijstaat zijn deze die voor de VLIF reglementering moeten afgedrukt worden. Deze moeten niet opgestuurd worden, maar moeten 5 maand na het beëindigen van het boekjaar op het bedrijf afgedrukt beschikbaar zijn. Het boekjaar is afgesloten en uitgerekend. Gefeliciteerd met het volbrengen van deze heuse opdracht. We wensen jullie allen nog veel succes. Heb je nog uitleg nodig dan kan u nog steeds de videotraining van op de website bekijken Je kiest zelf het filmpje zet je geluid aan!